So verwenden Sie Google Docs oder Drive Offline auf PC und Mobilgeräten

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Cloud-basierte Dienste und Apps haben einen Nachteil: Sie müssen immer online sein, um sie nutzen zu können. Wenn Ihr Internet ausfällt oder Sie auf Reisen sind, kommt Ihre Arbeit zum Erliegen.

Glücklicherweise hat Google Docs, jetzt besser bekannt als Google Drive, dies abgedeckt. Sie können den Dienst offline schalten und auch ohne Internetverbindung auf Ihre Dateien zugreifen und diese bearbeiten.

Das Beste ist, dass Sie dies auf praktisch jeder Plattform oder jedem Gerät tun können. In dieser Anleitung sehen wir uns an, wie Sie es einrichten und überall dort arbeiten können, wo Sie Google Drive verwenden.

Auf dem Desktop im Browser

Sie benötigen den Chrome-Browser, um auf dem Desktop offline auf Google Drive zugreifen zu können. Dies ist für Windows, Mac und Linux verfügbar und funktioniert auf jeder Plattform gleich. Auf nicht unterstützte Browser, fehlen die Einstellungen zum Aktivieren des Offline-Zugriffs.

Um loszulegen, benötigst du die Drive Chrome-Web-App in Chrome installiert. Es kommt als Standardoption mit Chrome, aber wenn Sie es benötigen, werden Sie aufgefordert, es zu installieren, bevor Sie fortfahren.

Offline-Modus in Google Drive aktivieren

Melden Sie sich bei Ihrem Konto bei Google Drive an, drive.google.com. Drücke den Einstellungen Symbol (das Zahnrad) in die obere rechte Ecke des Bildschirms und wählen Sie Einstellungen.

Aktivieren Sie im sich öffnenden Fenster das Google-Dokumente synchronisieren… Option im Abschnitt mit der Bezeichnung Offline. Ihre Dateien werden auf Ihren Computer heruntergeladen. Dazu gehören Dokumente, Tabellen, Präsentationen und Zeichnungen.

Offline-Modus in Google Docs aktivieren

Gehen Sie zu Google Docs — docs.google.com – und einloggen. Klicken Sie oben links auf dem Bildschirm auf das Hamburger-Menüsymbol und wählen Sie Einstellungen.

Unter Offline-Synchronisierung klicken Anmachen. Es öffnet sich ein neuer Tab mit Anweisungen zur Installation der Chrome Web App bei Bedarf und zur Bestätigung, dass Sie den Offlinezugriff aktivieren möchten.

Bearbeiten von Dateien

Es dauert einige Minuten, um Ihre Dateien herunterzuladen und Kopien der Docs-Apps zwischenzuspeichern. Trennen Sie die Internetverbindung nicht zu schnell, sonst können Sie nicht darauf zugreifen. Um sicherzustellen, dass eine bestimmte Datei, die Sie benötigen, offline verfügbar ist, öffnen Sie sie einfach und schließen Sie sie wieder.

Wenn Sie offline sind, öffnen Sie Google Drive oder Google Docs in Ihrem Browser, indem Sie dieselbe URL aufrufen, die Sie im Online-Modus verwenden. Alle Ihre Dateien werden wie gewohnt aufgelistet, aber diejenigen, die nicht offline verfügbar sind, werden ausgegraut.

Doppelklicken Sie, um eine Datei zu öffnen. Neben dem Dateinamen wird ein graues „Offline“-Symbol angezeigt.

Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert, wenn Sie ein Dokument bearbeiten. Wenn Sie wieder online gehen, werden sie mit Ihrem Konto synchronisiert. Alle Dateien, die lokal bearbeitet, aber noch nicht synchronisiert wurden, werden in Ihrer Dokumentenliste in Fettdruck angezeigt.

Sie können auch offline neue Dokumente erstellen. Diese werden Ihrem Konto beim nächsten Online-Aufruf hochgeladen.

Auf dem Desktop mit der Drive App

Eine weitere Möglichkeit, Google Docs offline zu verwenden, bietet die dedizierte Google Drive-App. Dies ist für Desktop-Geräte für Windows und Mac sowie für Android und iOS auf Mobilgeräten verfügbar.

Standardmäßig lädt die Drive App für Desktop den gesamten Inhalt Ihres Drive-Kontos auf Ihren Computer herunter. Es ähnelt der Funktionsweise von Desktop-Cloud-Clients wie Dropbox. Um nur bestimmte Ordner herunterzuladen, gehen Sie zu Einstellungen > Synchronisierungsoptionen innerhalb der App.

Nach der Installation können Sie auf alle Ihre Drive-Dateien – nicht nur auf Dokumente – über ein Explorer-Fenster unter Windows oder den Finder auf dem Mac zugreifen.

Sie können jede über die Drive App heruntergeladene Datei bearbeiten. Google Docs-Dateien, gespeichert im .gdoc, .gsheet etc-Formate, werden in Chrome bearbeitet.

Sie müssen auf die Datei doppelklicken, um sie zu öffnen, daher muss Chrome als Standardbrowser festgelegt sein: Auf eine Datei kann nicht zugegriffen werden, wenn sie in einem anderen Browser geöffnet wird. Außerdem müssen Sie die Offline-Funktion in der Drive-Web-App selbst aktiviert haben, wie oben beschrieben.

Andere Dateien werden in der lokalen App Ihrer Wahl geöffnet – Excel-Tabellen in Office, Bilder in Photoshop und so weiter.

Bearbeiten Sie diese und speichern Sie Ihre Änderungen wie gewohnt. Sie werden mit Ihrem Cloud-Konto synchronisiert, wenn Sie sich das nächste Mal mit dem Internet verbinden.

Die Drive-App ist wahrscheinlich die bequemste Option, wenn Sie den Dienst hauptsächlich auf einem einzelnen Computer nutzen. Es ist mit der Unannehmlichkeit verbunden, viele Gigabyte an Daten lokal speichern zu müssen, und ist daher nicht ideal für die Verwendung auf mehreren Computern.

Auf einem Chromebook

Entgegen der landläufigen Meinung, Chromebooks funktionieren offline Chromebooks funktionieren nicht offline? Entlarvung der MythenEiner der größten Kritikpunkte an Googles Chromebooks ist, dass es sich um reine Online-Maschinen handelt – ergo kein Internet, kein Sinn. Wie wahr ist diese Aussage? Weiterlesen für eine Vielzahl von Funktionen. Dazu gehört auch die Offline-Nutzung von Docs.

Der Einrichtungsprozess ist genau der gleiche wie bei der Verwendung von Chrome unter Windows, Mac oder Linux. Öffnen Sie die Drive- oder Docs-App, um die entsprechende Website im Chrome-Browser zu laden, und aktivieren Sie dann die Offline-Funktion wie auf diesen anderen Plattformen.

In Google Apps bei der Arbeit

Der Offline-Zugriff auf Google Docs kann auch in Google Apps für Unternehmen aktiviert werden. Die Funktion ist jedoch nicht für einzelne Benutzer verfügbar und erfordert zur Aktivierung einen Administrator. Wie immer müssen die Benutzer Chrome verwenden.

Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an und gehen Sie zu Apps > Google Apps > Drive > Datenzugriff. Aktivieren Sie das Kästchen mit der Aufschrift Nutzern erlauben, Offline-Dokumente zu aktivieren gefolgt von Speichern.

Diese Einstellungen werden auf die gesamte Organisation angewendet. Bei Google Apps Unlimited- oder Google Apps for Education-Konten können Sie aus Sicherheitsgründen den Offlinezugriff auf einzelne Nutzer oder Gruppen beschränken.

Auf dem Handy

Die Google-Apps für iOS und Android So starten Sie die Verwendung von Google Docs auf MobilgerätenGoogle Docs ist ein unverzichtbares Tool, wenn Sie unterwegs sind. Hier ist eine Einführung in die Verwendung von Google Docs auf Mobilgeräten. Weiterlesen bieten Offline-Support für Smartphone- und Tablet-Benutzer. Auf Windows-Tablets sollten Sie die oben beschriebenen Desktop-Methoden für Chrome verwenden. für Windows Phone gibt es keine Unterstützung. Die Drittanbieter-App GDocs ermöglicht die Offline-Anzeige auf Windows Phone, jedoch keine Bearbeitung.

Docs offline auf iOS und Android verwenden

Die Apps für iPhone und iPad sowie Android-Geräte funktionieren auf die gleiche Weise. Sie verfügen nicht über eine allumfassende „Offline“-Einstellung, sondern Sie müssen Ihre Inhalte dateiweise offline verfügbar machen.

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, dies zu erreichen. Tippen Sie auf dem Hauptbildschirm der App einfach auf die Menüschaltfläche „Drei Punkte“ unter Ihrer ausgewählten Datei und wählen Sie Offline bleiben.

Alternativ können Sie, wenn die Datei geöffnet ist, auswählen Offline bleiben aus dem Menü. Oder wählen Sie Einzelheiten und wählen Sie dort die gleiche Option aus. Deaktivieren Sie in allen Fällen einfach die Option zum Entfernen der Offline-Version von Ihrem Gerät.

Sobald Sie es auswählen, wird die Datei heruntergeladen. Eine Benachrichtigung benachrichtigt Sie, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.

Wischen Sie vom linken Bildschirmrand nach innen und wählen Sie Offline aus den Optionen, um nur die Dateien anzuzeigen, die offline verfügbar sind.

Alle Änderungen, die Sie vornehmen, werden automatisch gespeichert und diese Änderungen werden mit Ihrem Konto synchronisiert, wenn Ihr Gerät das nächste Mal mit dem Internet verbunden wird.

Probleme beim Offline-Arbeiten vermeiden

Wenn Sie offline mit Google Docs arbeiten, sollten Sie einige Probleme beachten.

• Synchronisationsprobleme. Zwei der Hauptvorteile von Google Drive sind, dass Sie von jedem Gerät aus auf Ihre Dateien zugreifen können und dass es einfach ist, mit anderen Benutzern an Dokumenten zusammenzuarbeiten. Denken Sie daran, dass die Änderungen beim Offline-Bearbeiten eines Dokuments nicht sofort in einem anderen Browser oder für einen anderen Benutzer verfügbar sind. Wenn Sie Ihre Offline-Bearbeitungen synchronisieren, nachdem das Dokument an anderer Stelle bearbeitet wurde, werden die beiden Versionen der Datei zusammengeführt. Um Verwirrung zu vermeiden, sollten Sie alle Mitbearbeiter informieren, wenn Sie eine Datei offline schalten, damit sie wissen, dass sie nicht selbst daran arbeiten sollen.
• Kompatibilität von Offline-Tabellen. Tabellen, die vor Dezember 2013 in Google Tabellen erstellt wurden, können nicht bearbeitet und nur im schreibgeschützten Modus aufgerufen werden. Kopieren Sie den Inhalt und fügen Sie ihn in ein neues Dokument ein, wenn Sie eine ältere Tabelle bearbeiten müssen.
• Eingeschränkte Funktionalität. Wenn Sie Google Docs auf dem Desktop offline nehmen, ist es nicht mehr als ein einfacher Texteditor. Sie erhalten grundlegende Formatierungsoptionen, aber viele allgemeine Funktionen wurden entfernt. Dazu gehören die Rechtschreibprüfung, das Hinzufügen von Bildern und Zugriff auf alle von Ihnen installierten Add-Ons Verbessern Sie die Google-Dienste mit diesen 5 Add-OnsDie meisten von uns nutzen täglich mindestens einen Google-Dienst – in der Regel viel mehr als nur einen. Suche, Google Mail, Reader, Kalender, Drive, Play, YouTube…. Dies ist nur eine unvollständige Liste der Dienstleistungen, die wir... Weiterlesen . Auf Mobilgeräten ist dies weniger problematisch, da die Apps bereits mit weniger Funktionen ausgestattet sind.

Offline arbeiten ist ein Kompromiss

Wenn Sie Google Docs offline schalten, erhalten Sie keine ein vollwertiger Ersatz für MS Office, oder jede andere herkömmliche Desktop-Office-Suite. Sie holen das Beste aus dem Dienst heraus, indem Sie ihn online verwenden, wenn eine Internetverbindung verfügbar ist.

Aber solange Sie sich der Einschränkungen sowie einiger potenzieller Fallstricke bewusst sind, ist die Funktionalität unglaublich nützlich. Es ermöglicht Ihnen, von überall aus weiterzuarbeiten, in dem Wissen, dass Ihre Daten sicher sind und nahtlos synchronisiert werden, sobald Ihre Verbindung wiederhergestellt ist. Ohne Leistungseinbußen für das Einschalten der Funktion empfehlen wir, sie jetzt zu aktivieren, auch wenn Sie denken, dass Sie sie nicht so oft benötigen.

Und denken Sie daran, dass es wie bei Google Docs noch viel mehr gibt ausgezeichnete Produktivitäts-Apps, die offline funktionieren 10 Killer-Produktivitäts-Apps, die offline funktionierenKonnektivitätsprobleme können jederzeit auftreten. Diese Offline-Apps helfen Ihnen, produktiv zu bleiben, wenn Sie vom Internet abgeschnitten sind. Weiterlesen .