Die 7 besten Tools, um Ihre E-Mails zu organisieren und die Produktivität zu steigern

Sie erhalten wahrscheinlich täglich mehrere E-Mails von Kunden, Freunden oder der Familie. Der Versuch, Ihren E-Mail-Posteingang zu organisieren, kann überwältigend sein, insbesondere wenn Sie die Angewohnheit haben, jede Nachricht außer Kontrolle zu halten.

Hier sind ein paar Tipps und Tools, die Ihnen helfen, Ihren Posteingang zu organisieren, damit Sie mehr Zeit haben, um an Ihrer To-Do-Liste zu arbeiten.

Tipps zum Organisieren Ihres E-Mail-Posteingangs

• Verbringen Sie jeden Tag ein paar Minuten damit, E-Mails zu löschen, die Sie nicht benötigen.
• Abmelden von unnötigen Abonnements.
• Erstellen Sie gegebenenfalls spezielle Ordner für geschäftliche oder private E-Mails und sortieren Sie Nachrichten in diese Ordner, sobald sie eingehen.
• Verwenden Sie Labels, um eingehende E-Mails nach Themen zu organisieren (z. B. Finanzen, Reisen usw.).
• Archivieren Sie wichtige Nachrichten, die Sie zum späteren Nachschlagen speichern müssen, anstatt sie zu löschen.
• Wenn Ihr Gmail-Konto mit einer externen E-Mail-Adresse verknüpft ist, passen Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen an, um unnötige Updates zu vermeiden.
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• Verwenden Sie Ihre primäre E-Mail-Adresse für wichtige Nachrichten und erstellen Sie ein anderes Konto für weniger wichtige Nachrichten, z. B. E-Mail-Abonnements.

Diese Tipps können Ihre Produktivität erheblich steigern. Falls Sie jedoch zusätzliche Hilfe benötigen, können Sie diese Tools verwenden:

Mit Shift können Sie Ihre Posteingänge an einem Ort organisieren.

Du kannst Organisieren Sie Ihren Posteingang mit Filtern, die automatisch erstellt wird, wenn Sie E-Mails mit verschiedenen E-Mail-Clients wie Gmail oder Microsoft Outlook senden. Mit diesen Filtern können Sie E-Mails nach Absender, Liste, Thema und mehr organisieren. Nachdem Sie die Filterkriterien auf eine Nachricht angewendet haben, wird sie mit ihren Labels in einem bestimmten Ordner abgelegt.

Shift ist außerdem mit einer hervorragenden Suchfunktion ausgestattet, die über alle Ihre Konten hinweg funktioniert und andere Apps wie Slack und Facebook Messenger, damit Sie Konversationen schnell abrufen können, wenn erforderlich.

Einer der Hauptvorteile der Verwendung von Shift besteht darin, dass alle Ihre Arbeitsabläufe zentralisiert werden. spart Zeit beim Wechsel zwischen Anwendungen und E-Mail-Konten, und steigern Sie Ihre Produktivität.

Einer der Gründe, warum Sie möglicherweise keine App herunterladen oder sich nicht für eine Website anmelden möchten, ist, dass Sie befürchten, dass sie Sie ständig mit E-Mails bombardieren. Eine temporäre und wegwerfbare E-Mail-Adresse ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihren Posteingang zu organisieren und Spam zu vermeiden.

Anstatt Ihre primäre E-Mail-Adresse anzugeben, können Sie mit MailDrop eine kostenlose Wegwerfadresse für Apps/Websites mit schlechtem Sicherheitsruf erstellen oder Spam-Werbung vermeiden.

Inbox by Gmail bietet Ihnen anpassbare Kategorien und hält E-Mails mit diesen Themen oben in Ihrem Posteingang. Es bietet auch eine "Snooze" -Funktion, mit der Sie eine E-Mail bis zu einem bestimmten Datum oder einer bestimmten Uhrzeit ausblenden können. Sie können auch die Funktion „Zur Aufgabe hinzufügen“ verwenden, um wichtige E-Mails mit Ihren zu verknüpfen Google-Aufgabe Liste schnell, wo Sie Notizen hinzufügen und Fälligkeitstermine festlegen können.

„Bundles“ ist eine weitere Möglichkeit, ähnliche Nachrichten aus Newslettern und Social-Media-Updates automatisch in einfach zu verwaltende Kategorien zu sortieren. Diese Strategien helfen Ihnen, all diese Unordnung zu beseitigen – sei es von Abonnements oder endlosen Stapeln von Arbeits-E-Mails – und direkt zum Wesentlichen zu gelangen.

Unroll.me ist ein kostenloses Tool, mit dem Sie sich von Newslettern abmelden und gleichzeitig Ihren Posteingang organisieren können.

Sich von einem Newsletter abzumelden, scheint keine große Herausforderung zu sein, aber es wird überwältigend, wenn Sie mit Dutzenden oder Hunderten von Abonnements umgehen müssen.

Unroll.me macht es einfach, Hunderte von E-Mails gleichzeitig zu verwalten. Mit nur wenigen Klicks können Sie Newsletter komplett abbestellen, nach Belieben mit Labels ordnen und nach bestimmten Nachrichten nach Stichworten suchen.

Für diejenigen, die von unzähligen E-Mail-Newslettern überfordert sind, kann die Funktion „Rollup“ in Unroll.me hilfreich sein. Es ermöglicht Ihnen, alle Ihre bevorzugten E-Mail-Abonnements in einer einmal täglichen einfachen Liste zusammenzufassen.

Auf diese Weise können Sie Abonnements auf einmal abschließen, anstatt jedes Mal, wenn Sie Werbenachrichten erhalten, Zeit damit zu verschwenden, Ihren Posteingang zu durchsuchen.

Wenn Sie ein wettbewerbsfähiger Mensch sind, der gerne Dinge selbst macht, können Sie eine Massen-E-Mail-Abmeldekampagne in ein lustiges Spiel verwandeln. Das E-Mail-Spiel ist ein kostenloses Tool, das das Aufräumen Ihres Posteingangs vereinfacht.

Um deine E-Mail-Postfächer zu verwalten, gib deine E-Mail-Adresse ein und starte das Spiel. Ziel ist es, innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens möglichst viele E-Mails zu organisieren. Sie werden bestraft, wenn Sie zu lange brauchen, aber Sie erhalten mehr Punkte, wenn Sie Ihre Nachrichten schnell verwalten.

Das E-Mail-Spiel ermöglicht es Ihnen, sich zur Gewohnheit zu machen, sich auf eine E-Mail zu konzentrieren, bevor Sie zur nächsten übergehen, während der integrierte Timer Ihre Produktivität steigert.

InMoat ist ein Tool, das E-Mails nach ihrem Typ organisiert, z. B. Finanzen, Produktivität, Gesundheit usw. Dieses Tool hilft Ihnen, Ihre Produktivität zu steigern, indem es die für Sie wichtigen E-Mail-Typen auswählt und oben in Ihrem Posteingang platziert, sodass sie Vorrang vor anderen haben.

Nachdem Sie sich in Ihrem Konto angemeldet haben, werden Sie von InMoat aufgefordert, eine Branche und einen Beruf auszuwählen, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Prioritäten zu setzen. Sie können die Option „Smart Filters“ verwenden, um die Kategorie der E-Mails auszuwählen, die in Ihrem Posteingang verbleiben. Es verschiebt weniger kritische E-Mails in Ihren InMoat-Ordner, um sie später nach Belieben anzuzeigen.

InMoat analysiert auch Ihr Netzwerk und fordert Sie auf, Ihre vertrauenswürdigen Kontakte auszuwählen, um ihre E-Mails zu priorisieren, während Nachrichten aus unbekannten Quellen in einen anderen Ordner verschoben werden.

FollowUpThen ist Ihr persönlicher Assistent, der Sie daran erinnert, bestimmte E-Mails zu verfolgen. Es ist ein Lebensretter für vielbeschäftigte Menschen oder diejenigen, die oft wichtige Nachrichten vergessen.

Sobald Sie eine E-Mail mit FollowUpThen senden, wird die E-Mail genau zu dem von Ihnen angegebenen Tag und der von Ihnen angegebenen Uhrzeit in Ihren Posteingang zurückgesendet. Nie wieder kritische Geschäftsabschlüsse oder Dates mit Freunden vergessen.

Ihr Posteingang kann Ihre Produktivität schnell beeinträchtigen, da Sie viele E-Mails erhalten potenzielle Kunden, Freunde, Kollegen und diese lästigen Newsletter und Werbenachrichten, die Sie nie gefragt haben zum!

Wenn Sie sich das nächste Mal von allem in Ihrem Posteingang überwältigt fühlen, atmen Sie tief durch, beginnen Sie mit der Umsetzung dieser Tipps und verwenden Sie diese Tools, um alles unter Kontrolle zu bekommen und Ihre Produktivität zu steigern.

5 Gründe, kollaborative Tools anstelle von E-Mail zu verwenden

Kollaborationstools bieten einen koordinierteren Workflow von Teamdiskussionen, Dateifreigabe, Aufgabenverwaltung usw. Deshalb sind sie besser als E-Mails.

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