So bringen Sie ein verzögertes Projekt schnell wieder in Gang

Jedes Projekt beginnt mit guten Absichten und besten Bemühungen, aber viele von ihnen gehen mit geringem Engagement vom Weg ab und verpassen Meilensteine. Aber Sie müssen nicht enttäuscht sein, da einige Korrekturmaßnahmen Ihr verzögertes Projekt in kürzester Zeit wieder auf den richtigen Weg bringen können.

Hier sind einige effektive Techniken zur Projektwiederherstellung, mit denen Sie versuchen sollten, die Dinge in die richtige Richtung zu bewegen.

1. Rufen Sie zu einem Teammeeting an

Ihr Team hat sich vielleicht schon bei zahlreichen getroffen virtuelle Teambesprechungen für dieses Projekt. Sobald Sie jedoch wissen, dass Sie eine Frist verpassen, ist es obligatorisch, dass alle noch einmal zusammensitzen. Dieses Teammeeting sollte eine neue Strategie entwickeln, was als nächstes zu tun ist.

Berücksichtigen Sie die Projektleistungen, das Budget und die verbleibende oder zusätzliche Zeit, die Sie für den Abschluss des Projekts benötigen. Überprüfen Sie die Auswirkungen Ihrer Verzögerung auf jeden dieser Aspekte. Finden Sie heraus, was das Team leisten kann, während das ursprüngliche Budget und die Frist gleich bleiben.

Abgesehen davon, sehen Sie, wie lange es dauert, das Projekt abzuschließen. Sprechen Sie dann mit Ihrem Kunden über die Auswahl einer der oben genannten Optionen.

2. Finden Sie den Grund für die Verzögerung heraus

Nutzen Sie das Meeting nicht nur zur Auswahl praktikabler Optionen für Ihre Kunden, sondern ermitteln Sie auch das Problem des Projekts. Nur wenn Sie den Grund für die Projektverzögerung kennen, können Sie Schritte zur Behebung des Problems unternehmen.

Es kann verschiedene Gründe für eine Projektverzögerung geben, einschließlich Budgetknappheit, Ressourcenmangel, Änderung der organisatorischen Prioritäten, Umfangsschwankung, Ineffizienz des Teams usw. Finden Sie heraus, wer für die Verzögerung verantwortlich ist und wie sich diese auf das Projekt ausgewirkt hat. Überlegen Sie auch, wie Sie das Problem so schnell wie möglich beheben können.

3. Legen Sie eine neue, aber realistische Frist fest

Wenn Sie die ursprüngliche Frist verpasst haben, ist es an der Zeit, weiterzumachen und stattdessen eine neue festzulegen. Gehen Sie den ursprünglichen Zeitplan durch, um festzustellen, wie viele Aufgaben des Projekts noch ausstehen. Setzen Sie herausfordernde, aber machbare Meilensteine ​​für jede der verbleibenden Aufgaben und finden Sie einen neuen Fälligkeitstermin für das Projekt.

Ihr Ziel ist es, das Projekt innerhalb der neuen Frist zu liefern. Berücksichtigen Sie daher die Kapazität, Ressourcen und Verfügbarkeit Ihres Teams, bevor Sie das neue Fälligkeitsdatum festlegen.

4. Projektumfang überdenken

Wenn ein unrealistischer Projektumfang zu einer Verzögerung Ihres Projekts geführt hat, sollten Sie die Gliederung überarbeiten, damit sie in kurzer Zeit erreicht werden kann. Besprechen Sie den Umfang mit dem Auftraggeber oder den Stakeholdern und prüfen Sie, welche Bereiche der Projekte Sie entfernen können.

Lassen Sie niemals Scope Creep passieren, wenn Sie tatsächlich um eine Scope-Reduzierung bitten. Eine Änderung des Umfangs erschwert den Abschluss des Projekts. Es kann auch erforderlich sein, den Fokus Ihres Teams auf eine ganz neue Richtung zu lenken.

5. In kleine Aufgaben aufteilen und priorisieren

Sobald Sie vom Kunden ein Nicken zum überarbeiteten Projektumfang erhalten haben, beginnen Sie mit der Arbeit. Teilen Sie zunächst die verbleibende Arbeit in kleine Aufgabenblöcke auf. Suchen Sie dann nach Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben. Wenn ja, bedenken Sie sie, bevor Sie die Aufgaben priorisieren.

Bitten Sie das Team, zuerst an den priorisierten Aufgaben zu arbeiten. Manchmal kann ein Kunde Sie bitten, während einer Projektverzögerung zuerst einen Abschnitt oder einen Teil eines Projekts zu liefern. Geben Sie in solchen Fällen diesem Segment Priorität.

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6. Verantwortlichkeiten bekräftigen oder neu zuweisen

Sie müssen mit dem gesamten Team zusammenarbeiten, um ihre Rollen für den verbleibenden Projektumfang oder die restlichen Aufgaben zu bestimmen. Überprüfen Sie die erledigten Aufgaben, um Konflikte oder Ineffizienzen in der bisher an diesem Projekt durchgeführten Arbeit zu identifizieren. Es kann erforderlich sein, Aufgaben basierend auf der vorherigen Leistung zu bestätigen oder neu zuzuweisen.

Beseitigen Sie während der Neuzuweisung von Aufgaben alle Zweifel am ursprünglichen Plan. Stellen Sie sicher, dass die neu zugewiesene Person über die erforderlichen Fähigkeiten zur Ausführung dieser Aufgabe verfügt und keine anderen Prioritäten hat.

7. Fokus auf Echtzeitkommunikation

Es gibt keinen Spielraum mehr für Verzögerungen bei einem Projekt, das bereits aus der Bahn geraten ist. Manchmal bleiben entscheidende Entscheidungen aufgrund der verspäteten Antwort noch ausstehend. Daher sollte Ihr Team keine Zeit mit asynchroner Kommunikation verschwenden, bei der es nicht weiß, wann es eine Antwort erhält.

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Legen Sie bei verzögerten Projekten Wert auf synchronisierte Kommunikation wie Instant-Chat. Kollegen können auch an Audio- oder Videoanrufen teilnehmen, um Zweifel zu klären oder eine wichtige Frage zu stellen. Was auch immer Sie tun, verlassen Sie sich in solchen Situationen nie auf verzögerte Kommunikationsmodi wie E-Mail.

8. Aufgaben genau verfolgen und verwalten

Sie möchten sich bei einem einzelnen Projekt nicht zweimal verzögern. Um dies zu vermeiden, ist es unerlässlich, die Aufgaben zu verwalten und ihren Fortschritt täglich zu verfolgen. Machen Sie Leistungsverfolgung zu einem Teil Ihrer täglichen Routine mit dynamic Projektmanagement-Apps wo Mitglieder Aufgaben- und Projektfortschritt überprüfen können.

Das Nachverfolgen von Leistungen reicht nicht aus, da Sie sie mit den prognostizierten Leistungen vergleichen müssen. Wenn Sie bemerken, dass jemand im Rückstand ist, kontaktieren Sie ihn sofort, um das Problem herauszufinden und es so schnell wie möglich zu beheben.

9. Einen Risikomanagementplan erstellen

Eine überarbeitete Gliederung für ein verzögertes Projekt beinhaltet oft zusätzliche Arbeitsbelastung, neue Ressourcen und einen strengen Zeitplan. Es besteht zwar eine hohe Chance, dass Sie das Projekt erfolgreich abschließen, es birgt jedoch auch ein gewisses Risiko. Daher müssen Sie einen Risikomanagementplan erstellen.

Identifizieren Sie dazu die Risikofaktoren. Sie sollten sie auch analysieren, um einen Plan zur Minderung ihrer negativen Auswirkungen zu entwickeln. Bemühen Sie sich, die Wahrscheinlichkeit des Auftretens dieser Risikofaktoren zu verringern. Machen Sie das gesamte Team auf den Risikomanagementplan aufmerksam und aktualisieren Sie ihn ständig im Verlauf des Projekts.

10. Setzen Sie zusätzlichen Aufwand

Es ist unnötig zu erwähnen, dass Sie zusätzliche Anstrengungen unternehmen müssen, um ein verzögertes Projekt schnell zu liefern. Es kann auch bedeuten, dass viele Teammitglieder Überstunden machen. Je nach Projektumfang variiert die Zeit. Dies kann jedoch das Team demotivieren, wenn die Überstunden zu umfangreich werden.

Aus diesem Grund sollten Manager ihren Teamkollegen eine klare Vorstellung davon machen, wie lange die Überstunden andauern. Wenn jemand einem verzögerten Projekt nicht mehr Zeit widmen kann, müssen Sie seine Aufgabe auslagern.

Effektive Tipps für verzögerte Projekte

Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Projekt den Fokus verliert. Sobald es passiert, ist es notwendig, die Schwachstellen des Projekts zu identifizieren und zu erkennen.

Um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen, befolgen Sie die oben genannten Tipps. Sie können auch Projektmanagement-Apps für einen erfolgreichen und termingerechten Projektabschluss verwenden.

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