9 Gründe, warum sich Projekte verzögern und wie man sie vermeidet

Projektverzögerungen sind eine Realität, und trotz aller Bemühungen schaffen es viele Teams nicht, die Projekte innerhalb der Frist abzuschließen. Wenn Sie bei Ihren aktuellen und zukünftigen Projekten keine Verzögerungen wünschen, müssen Sie sich der Faktoren bewusst sein, die bei Projektverzögerungen eine große Rolle spielen.

Wenn Sie die Gründe für ein verzögertes Projekt kennen, können Sie den besten Weg finden, um sie zu vermeiden. Hier sind die Gründe und Lösungen für eines der größten Projektmanagementprobleme – Projektverzögerungen.

1. Zielfernrohrkriechen

Der Projektumfang bezieht sich auf die vollständige Gliederung des Projekts, und Scope Creep bedeutet jede plötzliche Änderung dieses Umfangs ohne ordnungsgemäße Änderungsanforderungen. Stellen Sie sich vor, Ihr Team befindet sich mitten in einem Projekt und plötzlich kommt es zu einem Scope Creep. Alle Anstrengungen, die Sie bisher unternommen haben, werden vergeblich sein und eine Verzögerung des Projektabschlusses wird unvermeidlich sein.

Um dieses Problem zu vermeiden, entwerfen Sie einen Projektplan und lassen Sie die Kunden eine Vereinbarung unterzeichnen, die besagt, dass sie sich an den Entwurf halten. Behalten Sie auch alle Folgekommunikation an einem Ort, um zu vermeiden, dass mehrere Kommunikationsquellen als Referenz verfolgt werden.

2. Team ist sich des Projektziels nicht bewusst

Als Teil der geschäftigen Unternehmenswelt kennen Sie möglicherweise nicht den Grund für jede Ihrer Aufgaben. Dies kann jedoch ein Grund für die Demotivation von Teamkollegen sein, was zu Projektverzögerungen führt.

Wenn das Team den Zusammenhang zwischen seiner Aufgabe und den Projektzielen kennt, kann es sich inspirieren lassen. Daher ist es sinnvoll, alle Teammitglieder bereits in der Planungsphase eines Projekts einzubeziehen. Bitten Sie um Feedback, damit Sie das Projekt nach Belieben planen können.

Stellen Sie sicher, dass sie sehen, wie sich ihre Beiträge auf das Projekt und die Organisation auswirken. Es motiviert sie, das Projekt innerhalb der Frist erfolgreich abzuschließen.

3. Unrealistische Ergebnisse und Fristen

Ob Sie es glauben oder nicht, unrealistische Fristen sind möglicherweise der Hauptgrund für eine Projektverzögerung. Das gesamte Team kann zusätzliche Anstrengungen unternehmen, aber es ist unmöglich, ein Projekt rechtzeitig abzuschließen, wenn die Frist nicht eingehalten werden kann.

Egal wie verlockend es ist, ehrgeizige Ergebnisse zu erzielen, Unter- und Überlieferungen sind der beste Weg, um die Kunden zu beeindrucken. Setzen Sie sich deshalb realistische, erreichbare und messbare Ziele.

Viele Projekte enthalten mehrere Aufgabenabhängigkeiten. Entwerfen Sie in diesem Fall den Projektzeitplan unter Berücksichtigung der Ressourcenverfügbarkeit, der geschätzten Zeit und der Tasksequenz.

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4. Nichtverfügbarkeit von Ressourcen

Stehen die notwendigen finanziellen, personellen und materiellen Ressourcen nicht zur Verfügung, verzögert sich das Projekt zwangsläufig. Bewerten Sie bei finanziellen Ressourcen, ob das ursprüngliche Budget die Projektkosten decken kann. Wenn nicht, erhalten Sie so schnell wie möglich zusätzliche Mittel, um zu vermeiden, dass sich das Projekt aufgrund fehlender Mittel verzögert.

Überprüfen Sie im Personalwesen, ob die Teammitglieder über die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen. Andernfalls schulen Sie sie oder lagern die Aufgaben aus. Seien Sie vorsichtig mit materiellen Ressourcen wie Infrastruktur. Die Verfügbarkeit dieser Ressourcen ist nicht garantiert, und es ist gut, ein Backup für diese zu haben.

5. Unsachgemäße Fortschrittsverfolgung und Nachverfolgung

Das ständige Sammeln von Daten über den Aufgabenfortschritt ist für den Projekterfolg von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie dies nicht tun, kann dies zu Projektverzögerungen führen. Neben dem Festlegen von Zielen müssen Sie nachverfolgen, ob es bei einer Aufgabe zu Verzögerungen kommt. So können Sie sehen, ob das Team auf dem richtigen Weg ist, um das Ziel zu erreichen.

Sie können Aufgabenverwaltungstools verwenden, um den Fortschritt jeder Aufgabe zu messen. Nachdem Sie eine Verzögerung bei einer Aufgabe festgestellt haben, können Sie die Aufgabe auch an eine andere Person delegieren. Bei Bedarf helfen Ihnen diese Apps auch dabei, alle Aufgaben eines Projekts problemlos neu zuzuweisen.

6. Missverständnisse unter den Stakeholdern

Alle an einem Projekt beteiligten Parteien sollten auf der gleichen Seite sein; Andernfalls können sie ein Projekt nicht innerhalb des Fälligkeitsdatums abschließen. Missverständnisse führen zu Missverständnissen, die letztendlich den Projektfortschritt behindern.

Aus diesem Grund sollte jedes Teammitglied sofort über Änderungen des Umfangs, Kundenerwartungen und jede Verzögerung durch eine beteiligte Partei Bescheid wissen. Es sollten regelmäßige Teambesprechungen stattfinden, um aktuelle Informationen zum Projekt zu vermitteln.

Teams sollten auch verwenden Projektmanagement-Tools Fälligkeitstermine und wichtige Fristen zu kennen. Diese Apps halten auch die gesamte Teamkommunikation an einem Ort, um Klarheit zu gewährleisten.

7. Unwilligkeit, im Team zu arbeiten

Ein erfolgreiches Projekt ist eine Teamleistung. Jedes Mitglied, einschließlich des Managers, muss seine Rolle effektiv spielen, um das Ziel zu erreichen. Manchmal arbeiten Teammitglieder nicht zusammen, was zu Projektverzögerungen führt. Selbst Manager neigen heutzutage nicht zum Mikromanagement.

Aber jeder muss sich daran erinnern, dass das ultimative Ziel darin besteht, das Projekt rechtzeitig abzuschließen. Sie sollten das Projekt nicht nur gefährden, um Konflikte zu vermeiden.

Während Teammitglieder ihren eigenen Freiraum und ihre Entscheidungsbefugnis benötigen, um ihr Bestes zu geben, sollten Manager bei Bedarf eingreifen, um zu verhindern, dass das Projekt aus der Bahn gerät. Manager sollten außerdem sofort Schritte unternehmen, um Teamkonflikte zu lösen.

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8. Faktoren von Drittanbietern

Häufig benötigen Organisationen in bestimmten Phasen des Projekts die Beteiligung Dritter. Auch externe Anbieter können für Projektverzögerungen verantwortlich sein, wenn sie Ressourcen oder Aufgaben nicht rechtzeitig liefern. Dies geschieht normalerweise, weil diese Drittpersonen die Meilensteine ​​oder Ziele Ihres Projekts nicht kennen.

Außerdem gehen Teams nicht mit den Lieferanten über die zugewiesenen Aufgaben nach und geraten in Schwierigkeiten, wenn es zu Verzögerungen durch den Drittanbieter kommt. Um solche Probleme zu vermeiden, geben Sie ihnen eine strenge Frist und bleiben Sie bis zur Lieferung mit ihnen in Kontakt. Sie können auch eine Vertragsstrafe für die Verzögerung in den Vertrag aufnehmen. Daher werden sie die pünktliche Lieferung ernst nehmen.

9. Unerwartete Umstände

Zu guter Letzt werden Sie mit einigen unvorhergesehenen Situationen konfrontiert, die zu Projektverzögerungen führen können. Naturkatastrophen, Wetterstörungen, politische Instabilität, globale Rezession, Schwierigkeiten bei der Beschaffung von Investitionen – all dies kann Ihr Projekt verzögern.

Obwohl diese Ursachen nicht vermeidbar sind, können Sie ihre Auswirkungen durch die richtige Planung sicherlich reduzieren. Jedes Teammitglied sollte immer auf das Schlimmste vorbereitet sein. Die Aufgaben nicht im letzten Moment zu verlassen, ist ein starker Schritt, um dieses Problem zu bekämpfen.

Die Teammitglieder sollten auch zusammenarbeiten, wenn nach den Katastrophen zusätzliche Arbeitsbelastung entsteht, um die Projekte rechtzeitig abzuschließen.

Projekte davor bewahren, sich zu verzögern

Ein Projekt kann in jeder Phase aus der Spur geraten. Indem Sie die häufigsten Gründe für Projektverzögerungen und die Lösungen zu deren Vermeidung kennen, können Sie das Ziel einer erfolgreichen Projektabwicklung rechtzeitig erreichen. Somit wird auch das Erreichen von Produktivitätszielen einfacher denn je.

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