8 Funktionen von Workplace von Facebook für kollaboratives Projektmanagement

Das Management der Kommunikation und des Inhalts eines Projekts ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Ohne eine gemeinsame Datenquelle ist dies eine überwältigende Aufgabe. Workplace von Facebook hat dafür eine Lösung! Unabhängig von der Größe Ihrer Arbeit oder Ihres Projekts ist es ein ideales Werkzeug, um verschiedene Aufgaben und den Inhalt von Projekten zu verwalten.

Darüber hinaus sind Ihre Teammitglieder bereits mit der Benutzeroberfläche (UI) vertraut, da sie der Facebook-Plattform stark ähnelt. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie es zu einem Kraftpaket für das Projektmanagement werden kann.

1. Erstellen Sie für jedes Projekt eine eigene Gruppe

Mehrere Projekte verwalten gleichzeitig kann hektisch und verwirrend sein. Überspringen Sie die Verwirrung mit der speziellen Gruppenfunktion von Workplace. Auf dieser Plattform können Sie für jedes Projekt separate Gruppen erstellen, um die Aufgaben auseinander zu halten.

Die von Ihnen erstellten Gruppen bleiben geheim, da nur Gruppenmitglieder berechtigt sind, Beiträge zu leisten. Sie können beliebig viele Gruppen hinzufügen und beliebig viele Mitglieder zu einer Gruppe hinzufügen.

Wenn Sie mit einer anderen Organisation zusammenarbeiten, ist eine firmenübergreifende Gruppe praktisch. Eine Mehrfirmengruppe in Arbeitsplatz ermöglicht es Ihnen, mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens mit gleicher Effizienz zu arbeiten.

2. Dateien mit Teamkollegen teilen

Unabhängig davon, ob Sie aus der Ferne oder von demselben Büro aus arbeiten, müssen Sie Dateien über Online-Kanäle mit Ihren Kollegen teilen. Wie jede andere effiziente Office-Suite können Sie mit Workplace Dateien mühelos mit Ihren Teamkollegen teilen.

Sie können der Gruppe Dateien von Ihrem lokalen System hinzufügen. Alternativ können Sie auch die vom Systemadministrator der Organisation genehmigten File-Sharing-Integrationen verwenden. Gruppenadministratoren können einer Gruppe genehmigte Integrationen zur Verwendung durch ihre Mitglieder hinzufügen.

Überprüfen Sie die Registerkarte Integrationen, um die Tools zur Dateifreigabe zu finden. Derzeit unterstützt es Filesharing-Apps wie Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, SharePoint usw.

3. Gemeinsame Arbeit an Dateien und Feedback

Mit der Anmerkungsfunktion dieser Workspace-Suite kann Ihr Team Feedback zu verschiedenen in der Gruppe freigegebenen Dateien teilen. Auf diese Weise wird das Verfolgen von Kommentaren und Feedback einfacher denn je.

Darüber hinaus sind alle mit den Gruppenmitgliedern geteilten Dateien auf der Registerkarte Dateien verfügbar. Sie müssen also nicht durch den Feed scrollen, um die gewünschte Datei zu finden.

Mit dieser Suite können Sie auch eine offene Feedbackgruppe erstellen. Hier können auch andere Teammitglieder Feedback geben. Indem Sie mehr über das Projekt, wie Dokumentationsstil, Design, Zielgruppe usw., teilen, können Sie mehr Feedback von anderen erhalten und neue Perspektiven erhalten.

4. Verfolgen des Projekt- und Aufgabenfortschritts

Den Projektfortschritt zu verfolgen ist in Workplace ganz einfach. Durch wöchentliche Updates zu Fortschritten, Präferenzen und anderen außergewöhnlichen Problemen in der Gruppe können sich die Teamkollegen gegenseitig über ihre Aufgaben informieren.

Falls jemand längere Berichte oder Forschungsergebnisse teilen muss, kann er die Notizfunktion dieser Plattform nutzen. Um To-Do-Aufgaben zu verfolgen, können Sie Aktionselemente in der Gruppe freigeben, die der Beauftragte nach Abschluss als erledigt markieren kann.

Sie können die Erwähnungsfunktion verwenden, um einem Teammitglied eine Aufgabe zuzuweisen. Sie können sogar Smartsheet, Now Virtual Agent, signNow, TaskList, FacilityBot, Elium, askR.ai, Taaskly usw. integrieren. Apps für besseres Aufgabenmanagement und Produktivität über Workplace.

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5. Sichere und gemeinsame Speicherung von Dateien

Die Registerkarte Dateien der Workplace-Gruppen organisiert alle Projektdateien an einem Ort. Sie können Zeit sparen, indem Sie Workplace Ihre Projektressourcen wie Bilder, PDFs, Excel-Tabellen usw. verwalten lassen. Wenn Sie Workplace verwenden, müssen Sie keine Teammitglieder im Auge behalten, die projektbezogene vertrauliche Dokumente über verschiedene Plattformen austauschen, wodurch vertrauliche Daten gefährdet werden.

Ihr Team kann Dateien über verschiedene Kanäle wie Posts, Chat, Themen, Lernen, Medien usw. in eine Gruppe hochladen. Aber alle Dateien gehen direkt in die Registerkarte Dateien. Von hier aus können Sie den Dateizugriff und die Versionskontrolle einfach verwalten und die Datei löschen, wenn dies nicht erforderlich ist.

Es ist wichtig zu wissen, dass Sie nur bis zu 50 MB an Dateien über einen anderen Kanal als Workplace Chat hochladen können. Im Workplace Chat können Sie Dateien mit einer Größe von bis zu 75 MB hochladen. Die Dateigrößenbeschränkung hilft dem Team, produktiv zu bleiben, indem es kleine Dateien mühelos freigibt, ohne Probleme mit der Bandbreite der Upload-Geschwindigkeit zu haben.

Dies mag wie ein niedriges Datei-Upload-Limit erscheinen. Der Workplace unterstützt jedoch das Hochladen riesiger Videodateien bis zu 4 GB. Wenn Sie also ein Video-Tutorial für den Bereich Lern- oder Wissensbibliothek erstellen müssen, können Sie jederzeit lange HD-Videos hochladen.

6. Echtzeit-Messaging über Arbeitsplatz-Chat

Wenn ein Team von entfernten Standorten aus an einem Projekt arbeitet, gibt es keine Alternative zur Echtzeitkommunikation. Es ist jedoch nicht immer möglich, während der Arbeit von zu Hause aus eine Verbindung über Audio- oder Videoanrufe herzustellen. Aus diesem Grund benötigen Sie eine Instant-Chat-Option in Ihrem kollaborativen Arbeitsbereich.

Workplace bietet seinen Benutzern diese Funktion auch über die Workplace Chat-App an. Laden Sie es auf Ihr Android- oder iOS-Telefon herunter und bleiben Sie auch unterwegs in Kontakt. Verwenden Sie es, um eine sofortige Antwort auf eine wichtige Frage zu erhalten. Gruppen mit 250 oder weniger Mitgliedern können diese Option verwenden.

7. Audio- oder Videoanruf für nahtlose Kommunikation

Für ein Remote- oder Hybrid-Team ist kollaboratives Arbeiten ohne Audio-/Videoanrufe nicht möglich. Wenn Sie Workplace von Facebook verwenden für Projektmanagement, müssen Sie für diese Zwecke keine zusätzliche App verwenden. Einen Anruf bei Ihrem Teamkollegen zu tätigen ist mit Workplace nur einen Klick entfernt.

Bis zu 50 Teammitglieder können über Workplace über die Meeting-Funktion von Facebook an einem Audio- oder Video-Meeting teilnehmen. Sie können diese Möglichkeit für wöchentliche Teammeetings oder Gruppendiskussionen nutzen.

Sie können auch schnelle Einzelgespräche mit den Gruppenmitgliedern führen. Die Integration von virtuellen Anruf-Apps wie Zoom, BlueJeans und Cisco Webex Meetings ist ebenfalls verfügbar.

8. Post-Pinning-Funktion für eine schnelle Referenz

Sie können einen Beitrag oder Inhalt auch auf der Gruppenseite anheften, ähnlich einer Facebook-Seite oder -Gruppe. In jeder Gruppe gibt es wichtige Projektanweisungen, Ziele, Fristen und Ressourcen. Das Anheften von Inhalten stellt sicher, dass die Teammitglieder mühelos die Inhalte finden, die für die Arbeit an einem Projekt erforderlich sind.

Wenn Sie möchten, können Sie problemlos mehrere Beiträge anheften. Sie können auch entscheiden, welcher angeheftete Beitrag über den anderen bleiben soll. Denken Sie daran, dass nur der Gruppenadministrator einen Beitrag in der Workplace-Gruppe anheften kann.

Die Verwaltung mehrerer Projekte ist einfach

Die oben genannten Funktionalitäten sind Grundvoraussetzungen für jedes Projekt. Workplace von Facebook erfüllt all diese Funktionen effizient durch eine einfache Benutzeroberfläche.

Wenn sich Ihre Projektdaten wie To-Do-Listen, Workflows, Produkt-/Service-Mockups, Referenzinhalte usw. in mehr als einem Tool befinden, bringen Sie sie kostenlos in ein zentrales Tool wie Workplace. Es ist auch sinnvoll zu wissen, wie Workplace mit anderen Projektmanagement-Workspaces konkurriert, bevor Sie die endgültige Entscheidung treffen.

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