5 Möglichkeiten, die häufigsten Herausforderungen beim Aufgabenmanagement zu meistern

Jedes Projekt besteht aus einer Reihe von Aufgaben, die Sie rechtzeitig erledigen müssen. Richtiges Aufgabenmanagement bedeutet, Projekte von der Konzeption bis zum Abschluss zu managen. Egal, ob Sie Teil eines Teams sind, das im Büro oder zu Hause arbeitet, der Aufgabenverwaltungsprozess kann Sie mit einigen häufigen Herausforderungen konfrontiert.

Informieren Sie sich über die fünf häufigsten Herausforderungen beim Aufgabenmanagement, denen Sie und Ihr Team begegnen können, und wie Sie diese mit Tools meistern können.

1. Keine Sichtbarkeit des Aufgabenfortschritts

Eine der Voraussetzungen für eine rechtzeitige Aufgabenerledigung und erfolgreiche Zusammenarbeit ist die Sichtbarkeit des Aufgabenfortschritts. Ohne sie wird die Verwaltung der Aufgaben zu einer Herausforderung für jedes Team. Sie können erwarten, dass jedes Problem nur dann schnell gelöst wird, wenn Sie Transparenz über den Aufgabenfortschritt gewährleisten.

Mit Kanban-Boards können Sie sich einen visuellen Überblick über den Projektworkflow verschaffen.

Trello ist eine Kanban-Board-App, mit der Sie alle Aufgaben rationalisieren können, indem Sie Engpässe im Prozess identifizieren. Diese App macht nicht nur den Aufgabenfortschritt zugänglich, sondern lässt Sie auch entscheidende Maßnahmen ergreifen, um die lang anstehenden Aufgaben am Laufen zu halten.

Die Verwendung des Gantt-Diagramm-Tools ist eine weitere nützliche Möglichkeit, den Aufgabenfortschritt zu verfolgen. Mit dem Agentur app können die Teammitglieder ihre Aufgaben entsprechend synchronisieren. Außerdem können Sie den verfügbaren Ressourcen Aufgaben zuweisen und an diese delegieren.

Verwandt: Die besten kostenlosen Gantt-Diagramm-Apps für das Projektmanagement

2. E-Mail-Abhängigkeit behindert die Arbeit

Eine klare Kommunikation ist für jedes Team unerlässlich, um die Aufgaben innerhalb der vorgegebenen Zeit und mit voller Effizienz zu erledigen. Während E-Mail ein beliebtes Kommunikationsmittel unter Teammitgliedern ist, kann eine vollständige Abhängigkeit von E-Mails kontraproduktiv sein und die Produktivität beeinträchtigen.

Für ein Team besteht eine der größten Herausforderungen beim Aufgabenmanagement darin, alle auf dem gleichen Stand zu halten, indem die erforderlichen Nachrichten kommuniziert werden. Hier wird das Kommunizieren von Was und Wie entscheidend. Wenn jemand mehr Zeit damit verbringt, E-Mails zu überprüfen, zu schreiben und zu beantworten als mit produktiven Aufgaben, wird der Zweck der E-Mail-Kommunikation verfehlt.

Mit MeisterTask, können Sie den Informationsaustauschprozess durch die Teammitglieder zentralisieren. Sie können eine bessere Teamkommunikation ermöglichen, indem Sie die Aufgabenbeschreibung, Anhänge, das Aufgabenänderungsprotokoll und Kommentare in die Aufgabe selbst einfügen. Diese Funktionen machen eine Aufgabe interaktiv und nachvollziehbar.

Durch das Verfolgen eines Projekts können Sie auf dem Laufenden bleiben und alle notwendigen Informationen erhalten. Sie können mit Emojis schnell auf Aufgabenänderungen antworten und erhalten Benachrichtigungen per E-Mail für solche Änderungen.

3. Mangel an strukturierten Leistungsberichten

Um die Effizienz und Produktivität Ihres Teams zu kennen, ist es notwendig, sich einen vollständigen Überblick über die Leistung jedes Teammitglieds zu verschaffen. Ohne die richtige Einsicht kann niemand über den Fortschritt der Aufgabe wissen. Nur ein strukturierter Bericht kann Erkenntnisse über den gesamten Prozess gewinnen, den das Team durchlaufen hat.

Solche Berichte bieten nicht nur wertvolle Einblicke in Aufgaben und Projekte. Außerdem präsentieren sie die gesammelten Informationen leicht verständlich. Wenn Sie das Gesamtbild an einem Ort haben, können Sie problemlos Maßnahmen zur Verbesserung der Aufgabeneffizienz ergreifen.

Mit strukturierten Berichten können Sie auch verschiedene Statistiken mit den entscheidenden Metriken erstellen und anpassen, wie Sie die Details anzeigen möchten. Du kannst Verwenden Sie die Universal Reporting-Funktion von Asana um grafische Diagramme und Grafiken zur Leistung Ihres Teams zu erhalten. Mit wenigen Klicks erhalten Sie den Echtzeit-Produktivitätsstatus Ihres Teams.

Jedes Teammitglied kann mit diesem Tool sein Produktivitäts-Dashboard erstellen, das die Leistungskennzahlen visuell darstellt. Einzelpersonen können die schreibgeschützten Berichte für interne und externe Mitarbeiter freigeben. Das Anpassen der Berichte ist ebenfalls einfach, da Sie verschiedene Filter hinzufügen, Diagrammtypen auswählen und jedem Projekt eine eigene Farbe zuweisen können.

4. Fehlen einer mühelosen Automatisierung

In der modernen Geschäftswelt ist die Bedeutung der Aufgabenautomatisierung von größter Bedeutung. Ohne sie wird es schwierig, Ihre Aufgaben zu verwalten und das Projekt rechtzeitig abzuschließen. Das Fehlen von Automatisierung kann auch zu Produktivitätsproblemen in Ihrem Team und langsamer Ausführung von Aufgaben führen.

Daher sollten Sie verschiedene Tools verwenden, um Aufgaben zu automatisieren und Ihrem Team Zeit zu ersparen, diese Aufgaben manuell auszuführen. Achten Sie bei der Auswahl der Automatisierungstools darauf, dass diese mehr Vorteile als Nachteile haben, wie eine steile Lernkurve, eine Verlangsamung des Systems und einen übermäßigen Zeitaufwand.

Bei der Automatisierung können Sie je nach Aufgabengebiet beliebig viele Tools einsetzen. Neben der Entlastung des Teams können Sie sich dank intelligenter Automatisierung auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren. Wenn Sie mehrere Automatisierungstools verwenden, können Sie Zapier für eine mühelose Integration zwischen den Apps in Anspruch nehmen.

Einige der beliebtesten Integrationen, die Zapier unterstützt, sind:

• Google Tabellen und Toggl: Zum Verwalten von Projekten für Remote- und Hybridteams.
• ClickUp und TimeDoctor: Wird verwendet, um produktive Stunden zu verfolgen und Aufgaben zu verwalten.
• Trello und Jira: Wird verwendet, um Probleme zu verfolgen, während Aufgaben über das Kanban-ähnliche Tool verwaltet werden.
• Asana und HubSpot: Wird verwendet, um CRM-Software mit einem Projektmanagement-Tool zu synchronisieren.
• ClickUp und Jira: Wird verwendet, um Probleme beim Überwachen von Aufgaben zu verfolgen und zu beheben.

Verwandt: Zapier-Integrationen, die Ihren Aufgabenmanagement-Workflow automatisieren

5. Umgang mit Scope Creep

Scope Creep ist eine häufige Herausforderung beim Aufgabenmanagement, mit der Teams konfrontiert sind. Es bezieht sich auf die Änderungen der Projektanforderungen gegenüber Ihren Entscheidungen bei der Projektinitiierung. Diese Änderungen wirken sich sowohl auf den Zweck als auch auf die Ergebnisse des Projekts aus.

Sie müssen sich beim Planen eines Projekts und beim Zuweisen von Aufgaben an die Mitglieder bewusst sein, dass der Umfang des Umfangs schleichend ist. Unabhängig von der Branche können Sie dies durch Risikobewertung und Bewusstsein bei der Projektkartierung verhindern.

Jedes Projekt ist mit einem gewissen Risiko verbunden, und wenn Sie von Anfang an einen Notfallplan haben, können Sie jede unerwartete Situation vermeiden. Auch die ständige Bewertung von Risiken während des Projektlebenszyklus hilft Ihnen beim Management der Risiken. Durch die Nutzung montag.com, können Sie mit Scope Creep in Ihren Projekten taktvoll umgehen.

Das Projektrisikoregister dieser App ermöglicht es Ihnen, einen möglichen Vorfall zu lokalisieren, zu bewerten und zu planen, um die Risiken zu mindern. Verwenden seiner Scrum-Sprint-Planungsvorlage, können Sie Ihr Team dazu bringen, sich auf bestimmte Aufgaben und Ziele zu konzentrieren. Die Änderungsmanagement-Tracker dieses Tools können Sie Änderungsmanagementpläne skizzieren und verfolgen.

Probleme mit der Aufgabenverwaltung behoben

Probleme beim Aufgabenmanagement können zu verzögerten Projekten und unzufriedenen Kunden führen. Seien Sie sich der potenziellen Probleme bewusst, denen Sie bei der Aufgabenverwaltung begegnen können.

Da in diesem Artikel die Herausforderungen und ihre praktikablen Lösungen erörtert wurden, können Sie jetzt die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um solche Probleme zu vermeiden, um ein reibungsloses Projektmanagement zu gewährleisten.

Die 8 besten kostenlosen Asana-Alternativen für das Projektmanagement

Suchen Sie nach Alternativen zu Asana? Sehen Sie sich diese kostenlosen Tools an, mit denen Sie Ihre Projekte effizient verwalten können.

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