So erstellen Sie Excel-Formulare für Dateneingabetabellen

Die Eingabe von Daten in Excel ist eine entmutigende Aufgabe, insbesondere wenn Sie viele Spalten und Tonnen von Einträgen haben. Es kann auch für andere Benutzer verwirrend sein, insbesondere wenn sie mit Ihrer Tabelle nicht vertraut sind.

Aber wussten Sie, dass Sie Formulare erstellen können, um diese Aufgabe zu vereinfachen? Mit Microsoft können Sie oder andere Personen Ihrer Tabelle über ein Formular in einem neuen Fenster Daten hinzufügen. Auf diese Weise gibt es weniger Verwirrung darüber, welche Informationen in die Excel-Datei eingefügt werden sollen.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie ein Formular für Ihre eigene Excel-Tabelle erstellen.

Aufbereitung Ihrer Daten

Bevor Sie mit der Erstellung Ihres Formulars beginnen, müssen Sie zunächst die benötigten Daten vorbereiten. Wenn Sie beispielsweise eine Anwesenheitsliste für Schüler erstellen, müssen Sie zuerst die Informationen, die Sie von ihnen benötigen, in Spalten aufschreiben.

Sie benötigen beispielsweise Vorname, Nachname, Matrikelnummer, E-Mail-Adresse und Kurs; Dann sollten Sie diese in der oberen Zeile auflisten. Diese Elemente bezeichnen die Spalten, in denen die von Ihren Schülern eingegebenen Daten zusammengestellt werden.

Wenn Sie Ihre Schüler auffordern, ihre Daten manuell einzugeben, müssen sie zum Ende der Excel-Datei nach unten scrollen, um eine leere Zeile zu finden. Und wenn Sie viele Informationen benötigen, zum Beispiel für ein Jahrbuch, können die Schüler leicht eine Zelle überspringen, was zu unvollständigen Daten führt.

Ein einfaches Formular einfügen

Nachdem Sie alle Spaltentitel vorbereitet haben, können Sie jetzt mit der Erstellung eines Formulars beginnen. Wählen Sie dazu eine der Spaltenüberschriften aus. Gehe zum Suchleiste im obersten Abschnitt des Excel-Fensters und geben Sie ein Form. In den Suchergebnissen unter Aktionen, klicke auf Form.

EIN Microsoft Excel Es erscheint ein Warnfenster, das bestätigt, ob Sie die ausgewählte Zeile als Formularbeschriftung verwenden möchten. Wenn Sie dies bereits getan haben, klicken Sie auf OK. Klicken Sie andernfalls auf Abbrechen, wählen Sie die Spaltenüberschriften aus, die Sie als Formularbezeichnungen verwenden möchten, und wiederholen Sie die im vorherigen Absatz beschriebenen Schritte.

Nach dem Drücken von OK, ein Formularfenster erscheint, und das war's! Sie können jetzt mit der Dateneingabe beginnen.

Wenn Sie dieses Tool häufig verwenden, können Sie dieser Funktion in Ihrer Symbolleiste für den Schnellzugriff eine Verknüpfung hinzufügen. Gehe zurück zum Suchleiste und tippe ein Form wieder. Aber anstatt mit der linken Maustaste auf das Form Ergebnis, Rechtsklick darauf, um das Kontextmenü aufzurufen.

Auswählen Zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen, und du wirst sehen Formularsymbol darin erscheinen. Wenn Sie also das nächste Mal das Formulartool aufrufen müssen, müssen Sie nur auf die Verknüpfungsschaltfläche klicken.

Hinzufügen neuer Daten

Mit dem geöffneten Formularfenster sehen Sie die Informationen, die Sie in Ihre Datenbank eingeben müssen. Füllen Sie alle leeren Felder aus und klicken Sie anschließend auf Neu. Die von Ihnen eingegebenen Daten füllen automatisch den untersten Teil Ihrer Tabelle, und Sie erhalten ein neues leeres Formular.

Falls Sie versehentlich die falschen Daten gespeichert haben, können Sie zurückgehen und sie ändern. Navigieren Sie zu dem Eintrag, den Sie ändern möchten, indem Sie die Taste. drücken Zurück suchen oder Nächstes finden Tasten. Wenn Sie das zu bearbeitende Element erreicht haben, ändern Sie einfach die Informationen im entsprechenden Feld.

Wenn Sie mit Ihren Korrekturen fertig sind, klicken Sie auf Neu oder drücke Eintreten auf Ihrer Tastatur, um die Änderungen zu übernehmen. Wenn Ihnen jedoch ein Tippfehler unterlaufen ist und Sie den vorherigen Eintrag wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Wiederherstellen stattdessen. Beachten Sie jedoch, dass Sie die Änderungen mit Wiederherstellen nicht mehr rückgängig machen können, nachdem Sie die Änderungen festgeschrieben haben.

Durchsuchen von Einträgen mit dem Formularfenster

Da Sie nun mehrere Einträge in Ihrer Tabelle haben, können Sie das Formularfenster selbst verwenden, um Ihre Daten zu durchsuchen. In der oberen rechten Ecke des Fensters sehen Sie die Seriennummer der aktuellen Daten.

Wenn Sie die Einträge vor oder nach der aktuellen Auswahl sehen möchten, können Sie das zuvor erwähnte Zurück suchen und Nächstes finden Tasten. Alternativ können Sie mit der Bildlaufleiste schnell durch mehrere Einträge springen.

Um bestimmte Ergebnisse zu finden, können Sie die Suchfunktion des Formularfensters verwenden. Um darauf zuzugreifen, klicken Sie auf das Kriterien Knopf rechts unten, Nächstes finden. Geben Sie die Informationen, die Sie suchen möchten, in das entsprechende Feld ein und drücken Sie dann Eintreten auf Ihrer Tastatur.

Verwandt: So verwenden Sie die Suchfunktion zum Suchen und Ersetzen in Excel

Das Fenster zeigt Ihnen dann die nächste Zeile mit den entsprechenden Informationen. Um durch andere Ergebnisse zu blättern, klicken Sie entweder auf Zurück suchen oder Nächstes finden.

Sie können auch Formeln und Modifikatoren für eine erweiterte Suche verwenden. Sie können den Platzhalter verwenden Sternchen um nach einem Teil des Datensatzes zu suchen. Ebenso können Sie auch verwenden größer als oder weniger als Zeichen, um nach Zahlen- oder Datumswerten zu suchen.

Wenn Sie beispielsweise nach Studierenden für einen BA-Studiengang suchen möchten, können Sie BA* in das entsprechende Feld eingeben. Im Formularfenster werden nur Studierende aus Ihrer Tabelle angezeigt, die ein BA-Studium absolvieren.

Leere Einträge vermeiden

Sie können auch versehentlich leere Einträge verhindern, indem Sie die Datenvalidierungsfunktion verwenden. Dazu müssen Sie zunächst die Tabelle auswählen, in die Sie Daten eingeben möchten. Dann solltest du gehen zu Daten > Datenvalidierung.

Die Datenvalidierung dann öffnet sich das Fenster. In dem Einstellungen Registerkarte, unter der Erlauben Dropdown-Menü, wählen Sie Textlänge. Dann unter dem Daten Dropdown-Menü, auswählen größer als. Schließlich unter dem Minimum Feld, Eingabe 1. Drücken Sie OK.

Diese Funktion verhindert, dass Benutzer nur ein Zeichen in ein beliebiges Feld eingeben, und stellt sicher, dass Ihre Daten vollständig ausgefüllt werden.

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Eine schnelle und einfache Möglichkeit, große Datenbanken zu füllen

Wenn Sie häufig Informationen in Ihrer Tabelle verpassen oder falsche Daten in Spalten eingeben, ist es höchste Zeit, dass Sie ein Formular für sich selbst erstellen. Diese schnelle und einfache Lösung stellt sicher, dass Sie eine genaue Datenbank erhalten.

Obwohl das obige Beispiel nur fünf Einträge zeigt, werden Sie diese Funktion in Excel zu schätzen wissen, wenn Sie an vielen Einträgen arbeiten, wie beispielsweise in einer Firmendatenbank. Indem Sie ein unabhängiges Fenster für die Eingabe von Informationen zur Verfügung stellen, können Sie vermeiden, dass Sie bei Hunderten, wenn nicht Tausenden von Eingaben schielen, und gleichzeitig genaue und präzise Dateneingaben sicherstellen.

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