So verbessern Sie das Zeitmanagement mit der Verzögerungsfunktion von Outlook

Manchmal müssen Sie Informationen versenden oder Aufgabenaktualisierungen per E-Mail senden, aber das Timing ist nicht richtig. Anstatt Ihren Workflow durcheinander zu bringen und zu verschieben, können Sie die Funktion „Delay Delivery“ von Outlook verwenden und Ihre Ausgabe intelligent gestalten.

Was ist die verzögerte Zustellung von Outlook?

Mit der Funktion "Zustellungsverzögerung" von Outlook können Sie entscheiden, wann eine bestimmte E-Mail an ihre Empfänger gesendet werden soll, anstatt sie sofort zu senden. Es ist ein nützliches Tool, mit dem Sie beruhigt sein können, ohne Ihren Zeitplan zu beeinträchtigen.

Um Delay Deliver zu verwenden, folgen Sie einfach diesen Schritten:

1. Klicken Neue e-mail.
2. Nachdem Sie Ihre E-Mail geschrieben und die Empfänger eingegeben haben, gehen Sie zum Optionen Tab.
3. Klicken Verzögerte Lieferung.
4. Unter Lieferoptionen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben Nicht vorher liefern.
5. Wählen Sie a Zeit und Datum dass Ihre E-Mail versendet werden soll.
6. Klicken Nah dran.
7. Klicken Sie in der E-Mail auf Senden.

Trotz Klick Senden, Ihre E-Mail wird erst zu der von Ihnen angegebenen Uhrzeit und dem angegebenen Datum gesendet. Sehen wir uns nun an, warum Sie es verwenden möchten.

Zwei-Minuten-Aufgabenregel

Die Zwei-Minuten-Aufgabenregel besagt, dass Sie, wenn Sie eine Aufgabe auf Ihrer Agenda haben, für die Sie nur zwei Minuten benötigen, diese jetzt erledigen sollten, anstatt sie auf Ihre To-Do-Liste zu setzen. Es ist ein schnelles und einfaches Tool zur Priorisierung, aber es berücksichtigt nicht, was als nächstes passiert.

Wenn es sich bei der zweiminütigen Aufgabe um eine E-Mail handelt, die Sie versenden müssen, erhalten Sie möglicherweise Antworten darauf, für die Sie keine Zeit haben, und dies landet sowieso auf Ihrer To-Do-Liste. Um dies zu vermeiden, können Sie die Aufgabe mit „Delay Delivery“ abschließen und versenden, wenn Sie wissen, dass Sie an Ihrem Arbeitstag genügend Platz haben, um sich um Antworten zu kümmern.

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Sie können sogar das Kontrollkästchen neben aktivieren Verwenden Sie die Abstimmungsschaltflächen auf der Verzögerte LieferungEigenschaften Fenster, wenn Sie einfache Antworten von Ihren Kollegen wünschen, wie z EINgree, stimme nicht zu, vielleicht.

Versenden von Ankündigungen

Möglicherweise müssen Sie eine Ankündigung per E-Mail machen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt gesendet werden muss. Vielleicht warten Sie auf einen bestimmten Termin oder eine Frist und sind in dieser Zeit nicht im Büro oder beurlaubt.

Anstatt Zeit damit zu verschwenden, einen Kollegen für Sie zu verschicken oder vorzeitig zu versenden, kann die verzögerte Zustellung dies für Sie erledigen, ohne dass Sie eingeloggt sein müssen. Wenn Sie dann ins Büro zurückkehren, sind alle bereits auf dem Laufenden. Auf Lieferverzögerung Eigenschaften, erhalten Sie auch die Möglichkeit, die Bedeutung Dropdown-Liste mit einer Auswahl von Hoch niedrig, und Normal.

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Verwalten Sie Ihre Reaktionszeit

Dinge schnell und effektiv zu erledigen, ist ein Beweis für Ihre Fähigkeiten. Leider nutzen Manager und Kollegen dies oft aus, indem sie Ihnen mehr Arbeit schicken. Wenn Sie Ihre Arbeitsweise nicht ändern möchten, können Sie Ihre E-Mails verzögern, um die Erwartungen anderer an Ihre Verfügbarkeit zu erfüllen.

Wenn Sie mehrere Updates zu einem Projekt senden müssen, können Sie alternativ auf das Kontrollkästchen neben Verfällt nach, Dadurch wird der Nachrichtentitel nach Ablauf des Ablaufdatums durchgestrichen. Dadurch erfahren Sie und Ihre Kollegen, dass diese E-Mail nicht mehr relevant ist, und Sie können sie bei Bedarf löschen.

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Verzögerung, um Ihre Zeit besser zu verwalten

Ein gutes Zeitmanagement bedeutet manchmal, Aktualisierungen und Antworten zu verzögern, um der Eile voraus zu sein, und kann Sie von reaktiver Arbeit zu proaktiver Arbeit drängen.

Im Wesentlichen gibt Ihnen die Verwendung der verzögerten Zustellung in Outlook die Kontrolle über Ihre Reaktionsfähigkeit, während Sie in dem Wissen, dass die Aufgabe abgeschlossen ist, ruhig bleiben.

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