Die 9 besten Möglichkeiten, Ihr Team in Microsoft Teams zu verwalten

Mit Microsoft Teams können Remote-Teammitglieder nahtlos zusammenarbeiten und die Produktivität steigern.

Ein Teamleiter muss jedoch die Nutzung dieser Plattform beaufsichtigen, um unerwartete Umstände wie Datenlecks und unbefugten Zugriff zu verhindern. Erfahren Sie, wie Sie Microsoft Teams für Remote-Teams verwalten.

1. Teambildungs- und Namensstrategie

Alle wichtigen Interessengruppen sollten in der Lage sein, ein neues Team zu bilden Microsoft Teams. Diese Funktion sollte jedoch nicht für jeden zugänglich sein. Beschränken Sie die Berechtigung zur Teamerstellung auf Administratoren, Manager oder Personen, die den Zugriff benötigen.

Wenn Sie den Zweck oder die Funktion eines Teams nicht kennen, wird es schwierig, sie zu verwalten. Verwenden Sie daher in Ihrem Azure Active Directory eine effektive Namenskonvention.

Die Namenskonvention bezieht sich auf einen einheitlichen Stil oder eine einheitliche Namensstruktur, die jedes Team befolgen wird. Dieser Benennungsstil hilft Ihnen, die Teambeschreibung, Funktion, geografische Region, den Namen des Erstellers usw. zu kennen.

2. Definieren Sie einen Lebenszyklus für Daten und Nachrichten

Eine maßgeschneiderte Datenaufbewahrungsrichtlinie ist für jedes Team unerlässlich. So können Sie die Nachrichten für einen festen Zeitraum speichern und die Texte verschwinden nach dieser Zeit automatisch, wenn Sie sie nicht benötigen. Analysieren Sie Ihre Projekte und legen Sie die Zeit für die Nachrichtenaufbewahrung entsprechend fest.

Sie sollten den gleichen Prozess auf Ihre Teamdaten anwenden, indem Sie den Lebenszyklus definieren. Laut Microsoft beginnt der Zyklus, wenn Sie ein Team erstellen und einen Kanal einrichten. In der Mitte des Zyklus arbeitet das Team aktiv zusammen. Das Ende des Zyklus bedeutet, dass ein Team sein Lebensende erreicht hat, nachdem es seine vorgesehenen Aufgaben erledigt hat.

3. Externen Zugriff regulieren

Die Standardeinstellung von Microsoft Teams ermöglicht Teammitgliedern anderer Organisationen den Zugriff auf Kommunikationsdaten. Sie können damit auch Besprechungen mit externen Parteien einrichten, die Teams oder Zoom verwenden.

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Verwenden Sie diese Einstellung sorgfältig, um zu kontrollieren, wer auf Ihre Organisationsdaten zugreifen kann. Sie können eine bestimmte Domäne in die Sperrliste aufnehmen oder einige Domänen entsperren, um den Zugriff zu kontrollieren.

Während der externe Zugriff anderen Mitgliedern Ihrer Organisation vorbehalten ist, bezieht sich der Gastzugriff darauf, Personen außerhalb Ihres Unternehmens den Zugriff auf Teamdaten zu ermöglichen. Wenn Sie bei Ihrer Arbeit eng mit Kunden oder Drittanbietern zusammenarbeiten, können Sie diese Funktion in begrenztem Umfang aktivieren.

4. Entwickeln Sie eine Richtlinie für Besprechungen und Textnachrichten

Microsoft Teams ist eine Plattform für professionelle Kommunikation und je weniger persönlich sie wird, desto besser. Erstellen Sie Richtlinien für Messaging und Meetings gemäß den Unternehmensstandards.

Kontrollieren oder verbieten Sie die Verwendung von Aufklebern, GIFs und Memes, die nicht professionell sind. Sie können einem Inhaltsbewertungssystem auch erlauben, störende Inhalte zu finden.

Sie können Benutzern auch erlauben, gesendete Nachrichten zu bearbeiten oder zu löschen. Beachten Sie jedoch, dass Sie möglicherweise die ursprüngliche Nachricht zurückverfolgen müssen. Auch die Aufzeichnung und Transkription von Teams-Meetings ist möglich.

Berücksichtigen Sie diese Funktionen jedoch im Rahmen der Unternehmensrichtlinie, und informieren Sie alle Teilnehmer deutlich, wenn Sie sich für diese Aktionen entscheiden. Sie sollten auch nur den Teammitgliedern direkten Zugriff auf die Besprechungen gewähren, und Gäste sollten nach Genehmigung beitreten.

5. App-Integrationen von Drittanbietern regulieren

Als Teamleiter sollten Sie sich über die nahtlose Drittanbieter-Integration von Microsoft Teams freuen. Aber die Tatsache, dass jedes Mitglied eine unterstützte App integrieren kann, kann für Sie zu einem Problem werden. Sie müssen die Microsoft Teams-Kanäle sauber und sicher halten.

Dazu sollten Sie nur eine bestimmte Liste von Drittanbieter-Apps für die Integration zulassen. Sie können die besuchen Seite "Apps verwalten" des Microsoft Teams Admin Center, um die Teams-Apps zu verwalten, die Sie für Ihre Kollegen zulassen möchten. Dort können Sie auch die App-Erfahrung von Drittanbietern für einzelne Benutzer ändern.

6. Anrufe und Nachrichten überwachen

Microsoft Teams-Administratoren können den Anrufverlauf jedes Mitglieds der letzten 30 Tage überprüfen und überwachen. Sie können die Anrufverlaufsdaten der Person, den Verkehr, das Headset, die Netzqualität usw. verwenden, um Kommunikationsprobleme zu lösen, mit denen sie konfrontiert sind.

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Sie können auch im alten Skype for Business-Portal auf Daten zu Anrufqualitätstrends der letzten 90 Tage zugreifen, um einen Überblick über die Netzwerkleistung zu erhalten.

7. Legen Sie eine Regel für die Datenklassifizierung fest

Die Datenkategorisierung ist die Methode, die Ihnen entscheidende Informationen über den Grad der Datensensibilität liefert. Mit dieser Klassifizierung können Sie den Speicherort sensibler Daten, ihre Risikofaktoren und die Verwendung der Daten durch Teammitglieder kennen. Um diese Informationen durch Kategorisierung leicht zu ermitteln, legen Sie ein Datenklassifizierungsschema fest.

Dieses Regelwerk wird den Endnutzern die verfügbaren Optionen klar erläutern. Legen Sie daher die Regeln in einer leicht verständlichen Sprache fest. Wenden Sie die Klassifizierungsregeln für alle Teams von Microsoft an.

Nachdem Sie das Klassifizierungsschema eingerichtet haben, können Sie auch Data Loss Prevention (DLP), Aufbewahrungsbezeichnungen usw. erstellen und implementieren.

Ihre Teammitglieder brauchen die Freiheit, neue Ressourcen einzubinden, aber dies sollte die Datensicherheit nicht um jeden Preis gefährden. Sie können eine praktikable Lösung für dieses Problem anbieten, indem Sie die Sicherheitseinstellungen von Microsoft Teams je nach Vertraulichkeitsstufe des Projekts.

Je nach Verwendungszweck der Daten können Sie sogar weitere Einschränkungen hinzufügen, z. B. das Deaktivieren der Linkfreigabe. Da Teams eine einheitliche Plattform ist, die in andere Microsoft 365-Apps integriert ist, müssen Sie verschiedene Autorisierungsebenen durchlaufen, um Konfigurationen in mehreren Admin Centern durchzuführen.

Berücksichtigen Sie bei der Verwaltung der Einstellungen die Bedeutung jedes Teams, um die entsprechenden Einstellungen zu erstellen.

9. Trainieren Sie Ihr Team in Bezug auf die MS Teams-Richtlinien

Es ist unwahrscheinlich, dass ein Teammitglied allein den besten Weg findet, um das Beste aus Microsoft Teams herauszuholen. Daher müssen Sie zusammenarbeiten, um diese Plattform zu erkunden und zu wachsen. Unabhängig davon, ob Ihr Team Teams zum ersten Mal verwenden wird oder es schon länger her ist, ist eine regelmäßige Schulung hilfreich.

Dort können Menschen ihre Erfahrungen mit Microsoft Teams mit anderen teilen. Sie können auch über frühere Probleme mit Teams sprechen und wie sie diese Probleme effektiv behandeln. Sie können auch deren Vorschläge notieren und die machbaren umsetzen.

Mühelose Teamzusammenarbeit

Der richtige Einsatz von Tools ist der Schlüssel zum Erfolg jedes Teams oder Projekts. Daher liegt es in der Verantwortung des Teamleiters, eine Reihe von Regeln durchzusetzen, die die Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitglieder organisieren.

Die obigen Tipps helfen Ihnen sicherzustellen, dass Ihr Team die Teams-App für die produktive Teamkommunikation verwendet.

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