So sichern Sie eine SharePoint-Teamwebsite effektiv: 11 Tipps

Datensicherheit ist in der modernen IT-Branche zu einem Thema geworden. Abgesehen von Datenschutzverletzungen sollten Sie auf versehentlichen und vorsätzlichen Datenverlust und Datenlöschung achten.

Da SharePoint-Teamwebsites sensible Daten speichern, müssen Sie diese vor internen oder externen Bedrohungen schützen. In diesem Artikel geben wir einige Tipps zum Sichern von funktionierenden SharePoint-Teamwebsites.

1. Weisen Sie einen Admin pro Team-Site zu

Ein Fehler, der häufig zu Datenverlust führt, besteht darin, mehrere Personen zum Administrator einer Teamwebsite zu machen. Wenn Sie fünf Administratoren festlegen, woher wissen Sie dann, wer für das Löschen der Website oder das unbefugte Teilen verantwortlich ist? Um solche Probleme zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass eine Teamwebsite einen einzigen Administrator hat.

Diese Methode verringert nicht nur die Wahrscheinlichkeit von Datenlecks, sondern begrenzt auch die Personen mit vollständigem Zugriff auf die SharePoint Website oder Websitegruppe.

2. Spezifische IPs und Standorte auf die Whitelist setzen

Während das Blacklisting einer lästigen Nummer für Ihr Telefon funktionieren kann, muss es im Fall von SharePoint-Teamwebsitedaten eine Whitelist sein. Möglicherweise kennen Sie die IP und den Standort der Kriminellen nicht, aber Sie kennen sicherlich Ihren eigenen Standort und Ihre eigene IP. Sie müssen eine Genehmigung für die IP festlegen, von der aus Sie und Ihr Team auf die SharePoint-Teamwebsite zugreifen.

Die Implementierung dieser Methode ist möglicherweise nicht die beste Idee, wenn Sie ein Remote-Team haben, das von verteilten Standorten aus arbeitet. Sie können jedoch jederzeit ausgewiesene Standorte auf die Whitelist setzen, um die Wahrscheinlichkeit einer Datenverletzung auf ein Minimum zu reduzieren.

3. Aktivieren Sie den automatischen Datenaufbewahrungsprozess

Datenverlust entsteht nicht immer durch versehentliches Löschen von Daten. Sie können einen Datensatz löschen, weil Sie ihn für unnötig halten. Aber später erfährst du von seiner Bedeutung.

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In solchen Szenarien kann sich die automatische Datenaufbewahrung als nützlich erweisen. Legen Sie eine praktische Richtlinie zur Datenaufbewahrung fest, um unbeabsichtigtes Löschen und andere Fälle zu verhindern.

Je nach Bedarf können Sie etikettenbasierte Richtlinien für eine Datei, einen Ordner oder eine Bibliothek anwenden. Sie können auch eine Richtlinie für die gesamte Site einrichten.

4. Freigabeeinstellungen immer anpassen

Teilen mag in der Bürokultur nach einer trivialen Angelegenheit klingen, und die meisten Menschen schenken ihm nicht viel Aufmerksamkeit. Bei den Freigabeberechtigungen von SharePoint sieht es anders aus. Damit können Sie ein Element über einen einzigen Link mit jedem innerhalb von SharePoint teilen.

Da es ein wichtiges Sicherheitsrisiko birgt, müssen Sie es verwalten und dabei alle Möglichkeiten und Überlegungen berücksichtigen. Überprüfen Sie alle Freigabeberechtigungen auf verschiedenen Ebenen und passen Sie die erforderlichen an.

5. Zugriffsberechtigungen für Sites kontrollieren

Wenn Sie die Sicherheit der SharePoint-Teamwebsite erhöhen möchten, müssen Sie steuern, wer auf welchen Abschnitt davon zugreift.

Manchmal haben Benutzer höhere Berechtigungen, als sie tatsächlich benötigen. Ihre SharePoint-Inhaltsbibliothek ist gefährdet, wenn Sie zu viel Zugriff gewähren, als tatsächlich erforderlich ist.

6. Aktivieren Sie die Dokumente nur für die Zielgruppe

Zielgruppen-Targeting ist eine Funktion, mit der Sie auf Inhalte für eine Gruppe von Benutzern basierend auf ihren Rollen zugreifen können. Obwohl es sich nicht um eine Sicherheitsfunktion handelt, stellt sie sicher, dass ein Teammitglied sieht, was es sehen muss und nichts anderes.

Auf diese Weise können Sie Teamwebsitedaten vor unbefugtem Zugriff schützen. Diese Funktion ist für Navigation, Seiten und Dokumente verfügbar.

7. Bibliothekssynchronisierung für vertrauliche Daten verbieten

Wissen Sie, dass die Synchronisierung sensibler Daten mit Ihrem lokalen System diese anfällig für Datenverlust macht? Zahlreiche versehentliche Datenlöschungen passieren, wenn SharePoint-Benutzer die Dokumentbibliotheken mit den lokalen Computern synchronisieren und alle C: Drive-Daten löschen.

Darüber hinaus erhalten Sie beim Löschen von SharePoint-Daten aus der synchronisierten lokalen Bibliothek nicht einmal eine Warnung. Deaktivieren Sie die Bibliothekssynchronisierung, um solche katastrophalen Ereignisse zu vermeiden und die Daten Ihrer Teamwebsite zu schützen.

8. Seitenbearbeitung regulieren

Sie sollten vorsichtig sein, wenn Sie anderen erlauben, die Teamwebsite-Seite zu bearbeiten. Da SharePoint seine Seiten wie andere Inhalte behandelt, können Benutzer mit Bearbeitungsberechtigung Dokumente aus der Bibliothek löschen oder die Seiten ändern.

Um diese Schäden zu verhindern, brechen Sie die Vererbung und die Bibliothek schreibgeschützt. Es verhindert, dass sie alle Bibliotheksseiten bearbeiten.

Wenn dies kein bequemer Schritt für Sie ist, können Sie auch verhindern, dass sie eine bestimmte Seite bearbeiten. Sie können Bearbeitungseinschränkungen nur auf den kritischen Seiten hinzufügen und den Rest zur Bearbeitung geöffnet lassen.

9. Benutzerdefinierte Berechtigungsstufen verwenden

Möglicherweise müssen Sie eine benutzerdefinierte Berechtigungsstufe für Ihre SharePoint-Teamwebsite erstellen, obwohl Sie andere erforderliche Maßnahmen ergriffen haben. Wenn es die Situation erfordert, zögern Sie nicht, für jedes Teammitglied eine maßgeschneiderte Berechtigungsstufe auszuwählen.

In der Standardeinstellung können Besucher die Site-Daten nur lesen, während Site-Mitglieder Inhalte hinzufügen, bearbeiten oder löschen können. Wenn Sie möchten, dass ein Benutzer ein Dokument nur bearbeitet, aber nicht löscht, erstellen Sie eine für Ihre Anforderungen geeignete Berechtigungsstufe. Sobald Sie die Berechtigung eingerichtet haben, sieht der Benutzer nur die Optionen, die er ausführen darf.

10. Eine narrensichere Richtlinie gegen Datenlecks

Das Datenleck kann durch jede einfache Aktion wie Drucken, Teilen und vieles mehr auftreten. Um Datenverlust durch diese zu verhindern, müssen Sie eine luftdichte Richtlinie gegen Datenlecks treffen. Dies kann dazu führen, dass Sie Aktionen wie das Teilen, Drucken oder Herunterladen von Daten basierend auf bestimmten Kriterien verbieten.

Berücksichtigen Sie alle möglichen Schwachstellen und erstellen Sie eine Richtlinie zur Verhinderung von Datenverlust, die für Ihr Team geeignet ist. Stellen Sie sicher, dass Datenverluste zumindest in den Kernszenarien verhindert werden.

11. Schulen Sie Ihr Team in Site-Sicherheit

Der letzte Punkt dieser Liste besteht darin, allen Teammitgliedern, die Teamwebsites verwenden, geeignete Sicherheitsschulungen anzubieten. Vorbei sind die Zeiten, in denen sich früher nur IT-Administratoren Gedanken um die Datensicherheit machten. Jetzt sollte jeder Mitarbeiter seinen Teil zum Datenschutz beitragen.

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Sie müssen für eine eingehende Schulung sorgen, damit sie die Folgen der Datensynchronisierung und der externen Freigabe erkennen. Bringen Sie ihnen auch bei, wie sie gelöschte Elemente innerhalb der festgelegten Zeit wiederherstellen können. Machen Sie ihnen vor allem den Arbeitsprozess von SharePoint verständlich, damit sie ihre Aktionen selbst überwachen können.

Teamwebsites effektiv sichern

Es ist wichtig, Vorkehrungen zu treffen, um die Daten der SharePoint-Teamwebsite zu schützen. Probieren Sie diese Tipps aus, um die vorherrschenden Risiken zu minimieren und Ihren SharePoint-Teamwebsites 360°-Sicherheit zu bieten.

SharePoint ist ein leistungsstarkes Content-Management-Tool, das Sie auch bei der kollaborativen Arbeit und beim Projektmanagement unterstützt. Wenn Sie die Daten der Teamwebsite schützen, können Sie sich auf wichtige Dinge konzentrieren, anstatt Sicherheitsverletzungen nachzujagen.

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