5 Möglichkeiten, wie Automatisierung Ihre Produktivität steigern kann

Möglicherweise stellen Sie fest, dass Ihre Produktivität nachlässt, da Sie ständig Schwierigkeiten haben, die Zeit zu finden, mehr Arbeit zu erledigen. Das liegt daran, dass Sie möglicherweise viel Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben wie dem Beantworten von E-Mails oder dem Sichern von Daten verbringen.

Zeit ist jedoch eine begrenzte Ressource, und Sie haben täglich nur 24 Stunden Zeit. Der beste Weg, um Ihre Zeit zu maximieren und Ihre Produktivität zu steigern, besteht darin, alltägliche, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren.

Was ist Automatisierung und was sind ihre Vorteile?

Automatisierung beschreibt den Einsatz von Technologie zur Bewältigung zeitaufwändiger oder sich wiederholender Aufgaben, um den manuellen Aufwand zu minimieren. Durch die Automatisierung redundanter Aufgaben können Sie Zeit sparen und sich auf andere umsatzgenerierende Aktivitäten konzentrieren.

Die Automatisierung reduziert auch menschliche Fehler, verbessert die betriebliche Effizienz, erhöht die Skalierbarkeit und spart Geld. Wie können Sie also das Potenzial der Automatisierung in Ihrem Tagesgeschäft nutzen? Hier sind einige Ideen zur Workflow-Automatisierung, die Sie jetzt verwenden können:

1. Beschleunigen Sie die E-Mail-Verarbeitung

Der Umgang mit E-Mails kann überwältigend und zeitaufwändig sein, wenn Sie kein System finden, um sie gut zu verwalten. Das liegt daran, dass Sie wahrscheinlich jeden Tag eine Menge E-Mails erhalten, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Wenn Sie Ihr Geschäft ausbauen möchten, sollten Sie außerdem umgehend auf E-Mail-Anfragen potenzieller Kunden antworten.

Automatische E-Mail-Antworten

Die gute Nachricht ist, dass Sie einige Prozesse automatisieren können, sodass Sie weniger Zeit in Ihrem Posteingang verbringen. Sie können beispielsweise eine Vorlage mit Daten aus Ihrem webbasierten Kontaktformular erstellen oder Verwenden Sie diese kostenlosen E-Mail-Vorlagenersteller, Sie müssen sie also nicht die ganze Zeit von Grund auf neu schreiben. Sie können auch die integrierten automatischen Antwortfunktionen in E-Mail-Diensten verwenden, z Nachverfolgen Option in Outlook zum Verfolgen und Beantworten von E-Mails.

Alternativ können Sie einen kalten E-Mail- und Seriendruckdienst wie z GMasse um Marketingkampagnen und kalte E-Mails an potenzielle Kunden zu personalisieren, zu planen oder zu senden und automatisch zu verfolgen.

Organisieren Sie Ihre E-Mails

Wir wetten, Sie erhalten täglich unzählige E-Mails von Kollegen, Familie und Freunden, anderen Unternehmen usw. In diesem Fall kann es schwierig sein, wichtige E-Mails aus dem Junk zu sortieren. Sie können jedoch das Verschieben von E-Mails von einem Ordner in einen anderen automatisieren, um die Unordnung zu beseitigen. Sie können Gmail-"Filter" verwenden oder Outlook-„Regeln“ zur Verwaltung Ihres E-Mail-Posteingangs.

Mit diesen integrierten Funktionen können Sie Nachrichten mit einer bestimmten Nachricht automatisch löschen, E-Mails mit einem bestimmten Text oder von bestimmten Kontakten in einen Ordner sortieren usw.

Daten extrahieren

Sie verbringen wahrscheinlich viel Zeit damit, Kontakte in Ihrem Posteingang zu durchsuchen, um Informationen zu erhalten, die Ihnen bei der Vermarktung oder dem Verkauf Ihrer Produkte helfen können. Durch die Nutzung Mailparser, können Sie diesen Prozess basierend auf Ihren Parsing-Regeln automatisieren.

2. Steigern Sie die Kommunikation mit Chatbots

Chatbots haben den Kundenservice in den letzten Jahren komplett revolutioniert, indem sie die Kommunikation und das Kundenerlebnis verbessert haben. Wie FAQs bieten Chatbots Automatisierung durch künstliche Intelligenz. Dadurch können sie eine Vielzahl von Aufgaben selbstständig ausführen.

Einige Vorteile der Verwendung von Chatbots sind die 24/7-Verfügbarkeit, einige sind mehrsprachig, liefern sofort konsistente Antworten, helfen Ihnen, wertvolle Einblicke in das Kundenverhalten zu gewinnen usw. Sie können verwenden diese Chatbots, um Ihre Kommunikation auf Ihrer WordPress-Website zu verbessern und steigern Sie Ihre Produktivität. Es ist jedoch erwähnenswert, dass Sie Zeit und Mühe investieren müssen, um Ihren Chatbot zu verfeinern, um die Vorteile zu genießen.

3. Datensicherung

Im Zuge der technologischen Weiterentwicklung verlassen wir uns zunehmend auf unsere Computerfestplatten, um Teile unseres Lebens wie Arbeits- und akademische Dokumente oder Familienfotos zu speichern. Meistens geht es nicht darum, ob, sondern wann, weil Festplatten verschleißen, gestohlen werden und Stromstöße erleben.

Die Frage ist, was bedeutet das für Sie, oder noch besser, was können Sie tun, um den Verlust zu minimieren? Sie können Ihre Daten sichern.

Aber die Chancen stehen gut, dass Sie von Zeit zu Zeit vergessen, es selbst zu tun. Daher ist es am besten, regelmäßige Backups zu automatisieren. Neben der Gewährleistung der Sicherheit Ihrer Daten ermöglicht Ihnen die automatische Planung Ihrer Backups, ohne Unterbrechungen an Ihrem Computer zu arbeiten.

Sie können verwenden CrashPlan um Ihre Daten auf einer externen Festplatte, einem anderen Computer in Ihrem lokalen Netzwerk oder dessen Servern zu sichern. Nach der Installation der Software scannt sie Ihr System und schlägt vor, was Sie sichern könnten. Sie können auch auswählen, was Sie sichern möchten. Sie können Ihre Backups alle 15 Minuten, eine Stunde oder immer dann planen, wenn Sie Ihren Computer nicht verwenden. Es hängt alles von dir ab.

4. Social-Media-Beiträge planen

Soziale Medien sind aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken. Und so sind diese Plattformen zu einer Goldmine für Leute geworden, die versuchen, ihre Marken zu bewerben und Produkte/Dienstleistungen zu verkaufen.

Aber mit all Ihren Interessenten und Kunden auf Ihren Social-Media-Plattformen in Kontakt zu bleiben, ist eine Aufgabe, die leicht Ihre volle Aufmerksamkeit erfordern kann. Nutzen Sie jedoch die Magie der Automatisierung durch Tools wie Hootsuite und Puffer ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Social-Media-Beiträge im Voraus zu planen. Sie können diese Tools verwenden, um in kürzerer Zeit mehr in sozialen Medien zu tun.

5. Besprechungen planen

Die erfolgreiche Planung eines Meetings oder die Buchung eines Termins erfordert oft viel Hin und Her, insbesondere wenn viele Personen daran beteiligt sind. Möglicherweise müssen Sie vor der Buchung eine E-Mail an alle senden, um ihre Verfügbarkeit zu erfahren, und riskieren, den Vorgang zu wiederholen, wenn jemand storniert.

Glücklicherweise können Sie diesen Prozess automatisieren, um Ihren Meeting-Workflow auf Autopilot zu stellen, damit Sie sich auf etwas anderes konzentrieren können. Werkzeuge wie kalendarisch ermöglichen es Ihnen, Ihre Meetings oder andere Veranstaltungen im Voraus mit jedem über einen Link zu automatisieren. Sie können verschiedene Zeitfenster für Ihre Verfügbarkeit festlegen und Besprechungsanfragen über den Link senden.

Darüber hinaus lässt sich dieses Tool nahtlos in Ihren Kalender integrieren. Wenn sich also alle einen guten Zeitpunkt ausgesucht haben, kann Calendly das Meeting in Ihrem Kalender protokollieren und Ihnen eine Benachrichtigung senden. Wenn Sie während dieser Zeit beschäftigt sind, ist die Umplanung so einfach wie die Planung.

Automatisieren Sie Ihre sich wiederholenden Aufgaben, um Ihre Produktivität zu steigern

Automatisierung ist besonders für kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern von Vorteil, die viele Hüte tragen. Wenn Sie die Technologie hier und da ein paar Aufgaben erledigen lassen, können Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen.

8 übersehene Dinge, die die Produktivität behindern (und wie man sie vermeidet)

Wir alle wollen produktiv sein, aber wir lassen uns leicht von verschiedenen Faktoren ablenken. Hier sind einige Dinge, die Sie möglicherweise übersehen und wie Sie sie vermeiden können.

Weiter lesen

Über den Autor