5 Gründe, kollaborative Tools anstelle von E-Mail zu verwenden

Arbeitsplätze werden durch Automatisierung und effiziente Alternativen zunehmend digitalisiert. Obwohl E-Mails schon seit langem nützlich sind, hat uns die Technologie direktere und effektivere Werkzeuge für die Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglicht.

Möglicherweise suchen Sie nach Tools, die für die Zusammenarbeit besser geeignet sind. Vielleicht haben Sie E-Mails satt, weil Sie eine professionelle Sprache erwarten oder einfach nicht wissen, wie Sie Ihren überladenen E-Mail-Posteingang verwalten sollen.

Es gibt zahlreiche Tools für die Zusammenarbeit, mit denen Sie sich den Stress von E-Mails ersparen können. Deshalb sollten Sie sie stattdessen verwenden!

1. Zeit sparen

Collaboration-Tools verfügen über Benachrichtigungsoptionen, um Sie oder Ihre Kollegen zu benachrichtigen, wenn eine Nachricht vorliegt. Auch wenn Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren können, erleichtern die Tools für die Zusammenarbeit den Teammitgliedern die Kommunikation über effiziente Chats anstelle von E-Mails.

Slack ist eine der am häufigsten verwendeten Kollaborationsplattformen für Remote-Arbeit. Slack bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die eine effiziente Kommunikation ermöglichen. Um Ihre Kommunikation zu organisieren, können Sie für jedes Team und jedes Thema separate Kanäle erstellen.

2. Direkte Kommunikation

Kollaborative Tools ermöglichen Ihnen eine effizientere Form der Kommunikation. Anstatt mehrere Personen in CC zu setzen oder eine Broadcast-E-Mail zu senden, können Sie einfach eine Nachricht an eine Chat-Plattform senden. Darüber hinaus werden Sie und Ihre Kollegen durch die Verwendung von Collaboration-Tools dazu ermutigt, Fragen auf einer offenen Plattform zu stellen, anstatt E-Mails zu senden.

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Der effektivste Teil dieser Tools ist, dass Sie in Echtzeit kommunizieren können. Wenn Sie eine kurze Frage stellen müssen, ist das Senden einer E-Mail nicht die beste Option, da Ihre Teamkollegen möglicherweise länger brauchen, um zu antworten. Slack verfügt beispielsweise über eine Erwähnungsfunktion, die Push-Benachrichtigungen sendet, um die Aufmerksamkeit anderer zu erregen. Es gibt mehrere Slack-Alternativen für die Teamkommunikation.

3. Vermeiden Sie einen überladenen E-Mail-Posteingang

Wenn Sie kollaborative Apps für die Kommunikation und Zusammenarbeit verwenden, müssen Sie sich nicht mit einem überladenen E-Mail-Posteingang herumschlagen oder wichtige Dinge in Ihren E-Mails verlieren. Während kollaborative Tools möglicherweise den Bedarf an E-Mails nicht vollständig beseitigen, verwenden Sie Messenger-Apps für den Arbeitsplatz wie Microsoft Teams oder Slack reduziert die Notwendigkeit, einige E-Mails zu senden.

4. Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit

Collaboration-Software ermöglicht es Ihnen und Ihren Teammitgliedern, gleichzeitig an einem Live-Projekt zu arbeiten. Google Docs ist eines der beliebtesten Tools für die Zusammenarbeit an Dokumenten, das eine Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht.

Sie können auch Tools wie Dropbox Paper verwenden, die demselben Zweck dienen. Während Sie Live-Bearbeitungen in Dropbox Paper vornehmen, kann Ihr Team Kommentare hinzufügen und Änderungen vorschlagen. Auf diese Weise kann Ihr Team eine Live-Sitzung erleben, anstatt Ihre Dokumente zur Bearbeitung hin und her schicken zu müssen.

Google hat auch Apps und Funktionen entwickelt, mit denen Teams ihre Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern können.

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5. Informationen einfach finden

Collaboration-Software erleichtert das Auffinden von Informationen, da wichtige Dokumente auf einer gemeinsamen Plattform abgelegt werden können. E-Mail hingegen ist beim Auffinden von Informationen nicht so effektiv.

E-Mail ist eine geschlossene Plattform, die es Ihnen nicht ermöglicht, Daten zu durchsuchen, die Ihnen nicht direkt zugesandt wurden. Wenn Sie beispielsweise Slack verwenden und neue Mitglieder in Ihrem Team willkommen heißen, können Ihre neuen Mitglieder auf Informationen, Links und Dokumente zugreifen, die vor dem Beitritt zum Team geteilt wurden.

Dies sind einige Gründe, warum der Wechsel von der E-Mail-Kommunikation zu etwas intuitiveren wie der Zusammenarbeit in Echtzeit von Vorteil sein kann. Neben ihrer Benutzerfreundlichkeit bieten sie hervorragende Werkzeuge für eine schnelle und effektive Kommunikation.

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