So exportieren Sie Microsoft Access-Daten in ein Word-Dokument

Die Office-Suite von Microsoft bietet verschiedene Apps für unterschiedliche Aufgaben. Wenn Sie also beispielsweise eine Datenbank erstellen möchten, steht Ihnen Microsoft Access im Rücken. Access bietet die meisten Funktionen, die Sie von einem relationalen Datenbankverwaltungssystem erwarten würden. Sie können Tabellen, Formulare, Abfragen, Beziehungen, Berichte, Makros, Module erstellen, um nur einige zu nennen.

Von Zeit zu Zeit möchten Sie jedoch möglicherweise Daten aus Microsoft Access nach Word exportieren. Wenn Sie nach einer einfachen Möglichkeit suchen, Access-Daten in Word zu exportieren, sind Sie hier richtig.

So exportiert Access Objekte nach Word

Bevor Sie zeigen, wie Sie Daten aus Microsoft Access nach Word exportieren, müssen Sie einige Grundlagen verstehen. Erstens können Sie nicht alle Objekttypen aus Access nach Word exportieren.

Derzeit können Sie nur Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte exportieren. Jedes Objekt hat jedoch noch einige Einschränkungen. Beginnend mit Datensätzen exportiert Access nur diejenigen, die sich in einer ausgewählten Ansicht befinden. Die Anwendung enthält nicht alle ausgeblendeten Daten in einem Bericht. Ebenso kann Access nur Formulare und Datenblätter mit Unterformularen und Unterdatenblättern exportieren.

Der einzige Weg, dies zu umgehen, besteht darin, jedes Unterformular und Unterdatenblatt zu exportieren. Wenn Sie den Hauptbericht exportieren, können Sie mehrere Unterformulare und Unterberichte exportieren.

Zweitens können Sie keine Beziehungen, Makros, Module und grafische Objekte wie Bilder und Microsoft Graph-Objekte aus Access nach Word exportieren. Außerdem exportiert Access nur Ergebnisse aus Ausdrücken und keine Ausdrücke selbst.

Schließlich gibt es keine Möglichkeit, Daten aus Microsoft Access in Word zu importieren. Sie müssen in Access starten, Ihre Daten in ein neues Dokument exportieren, dann den Inhalt kopieren und in Ihr vorhandenes Word-Dokument einfügen.

So exportieren Sie Zugangsdaten in ein Word-Dokument

Beim Exportieren von Access-Daten nach Word wird ein integriertes Export-RTF-Dateiassistent-Tool verwendet. Sicher, das Tool hat viele Einschränkungen beim Exportieren von Access-Daten, aber es ist besser als nichts.

Aber wenn das zu einschränkend ist, können Sie nach einigen der Ausschau halten beste kostenlose Microsoft Access-Alternativen für einen möglichen Ersatz. Führen Sie andernfalls diese Schritte aus, um Ihre Daten von Access nach Word zu exportieren:

1. Öffne dein Zugriff auf Datenbank.
2. Wählen Sie das Objekt aus Sie exportieren möchten in die Navigationsbereich.
3. Überprüfen Sie die Tabelle, Abfrage, das Formular oder den Bericht, um sicherzustellen, dass er fehlerfrei ist. Access enthält normalerweise Fehlerindikatoren, wenn ein Fehler erkannt wird. Dies kann grüne Dreiecke und eine Vielzahl von Fehlernummern umfassen. Dieser Schritt ist wichtig, da Access Fehlerorte nach dem Exportieren Ihrer Daten automatisch durch einen Nullwert ersetzt.
4. Wählen Sie die Ansicht oder den Teil aus der zu exportierenden Daten. Die beste Möglichkeit, Daten zum Exportieren aus mehreren Tabellen auszuwählen, ist durch Ausführen von MS Access-Abfragen. Wenn Sie alle Daten eines Objekts exportieren möchten, überspringen Sie diesen Schritt.
5. Drücke den Externe Daten Tab und wählen Sie Mehr > Wort. Der Assistent für den Export – RTF-Dateiexport wird geöffnet.
6. Geben Sie im Popup-Fenster Export – RTF-Dateiexport-Assistent Ihren Dateinamen ein und wählen Sie ein Ziel aus.
7. Überprüf den Öffnen Sie die Zieldatei, nachdem der Exportvorgang abgeschlossen ist Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie es benötigen.
8. Wenn Sie bestimmte Daten zum Exportieren ausgewählt haben, überprüfen Sie die Nur die ausgewählten Datensätze exportieren Kontrollkästchen. Lassen Sie andernfalls das Kontrollkästchen, um alle Daten im Objekt zu exportieren.
9. Klicken OK um den Exportvorgang zu starten.

Wenn eine Datei mit einem ähnlichen Namen existiert, können Sie auswählen, ob Access sie überschreiben soll oder nicht. Auswählen Jawohl um die Datei zu überschreiben, oder Nein um im Popup einen neuen Namen für Ihre Datei zu wählen.

Access erstellt standardmäßig eine Microsoft Word-Rich-Text-Format-Datei mit einer RTF-Erweiterung. Um Ihre Access-Daten zu einem Word-Dokument hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie das RTF-Dokument.
2. Kopieren Sie den gesamten Inhalt des Dokuments.
3. Fügen Sie die Daten in Ihr Word-Dokument ein.

Wenn Sie die Verwendung des Assistenten zum Exportieren – RTF-Dateiexport zu mühsam finden, gibt es einen einfacheren Ausweg. Kopieren Sie Daten aus Ihrer Access-Tabelle, -Abfrage, -Form oder -Bericht und fügen Sie sie direkt in Ihr Word-Dokument ein.

Verwandt: So erstellen Sie ein Formular in Microsoft Access

Zugangsdaten problemlos nach Word exportieren

Datenbanken sind eine großartige Möglichkeit, Daten zu speichern. Wenn Sie Ihre Access-Daten in andere Apps wie Word oder Excel exportieren müssen, sorgt der integrierte Export-RTF-Dateiassistent für einen reibungslosen Ablauf, wenn auch mit einigen Einschränkungen.

Wenn Sie über umfangreiche Daten verfügen, mit denen Sie arbeiten können, bieten Access-Formulare eine leistungsfähigere Möglichkeit, Ihrer Datenbank mehr Daten hinzuzufügen. Sie sind beim Bearbeiten von Tabellen und Hinzufügen weiterer Daten einfacher zu handhaben.

So erstellen Sie ein Formular in Microsoft Access

Es gibt viele Möglichkeiten, einer Microsoft Access-Tabelle Daten hinzuzufügen. Die Verwendung von Formularen ist der einfachste Weg, um Ihre Datenbank zu erstellen.

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