Was ist Todoist und wie kann es deine Produktivität verbessern?

Heutzutage arbeiten und studieren mehr von uns aus der Ferne als früher. Außerdem sind wir umweltbewusster geworden. Mit beidem im Hinterkopf gehören To-Do-Listen auf Papier der Vergangenheit an.

Um diesen Anforderungen und den wachsenden Anforderungen nach einer besseren Zeitoptimierung gerecht zu werden, haben sich viele Benutzer stattdessen digitalen To-Do-Listen zugewandt. Aber anstatt ihre eigenen in einem Word-Dokument zu erstellen, verwenden sie Apps.

Eine solche App ist Todoist. In diesem Artikel erklären wir, was Todoist ist, wie es funktioniert und warum es eine gute Wahl für die Verwaltung Ihres Workflows ist.

Was ist Todoist?

Todoist ist eine App, mit der du plane deinen Tag und deine Woche. Sie können das Tool verwenden, um einfache Aufgaben hinzuzufügen, die Sie unterwegs ankreuzen, und Beschreibungen für jede dieser Aufgaben hinzufügen. Die App wurde 2007 eingeführt und das Unternehmen hat seinen Sitz in Kalifornien.

Benutzen Todoist, können Sie ein kostenloses Konto erstellen, um loszulegen. Alternativ können Sie sich mit Ihrem Google-Konto anmelden. Die Basisversion ist kostenlos und mit dieser erhalten Sie Folgendes:

• 300 aktive Aufgaben pro Projekt
• 20 aktive Abschnitte pro Projekt
• Maximal fünf Mitarbeiter pro Projekt

Wenn Sie das Bedürfnis verspüren, können Sie auf einen der kostenpflichtigen Pläne des Unternehmens upgraden (mehr dazu später).

Wer sollte Todoist verwenden?

Die demografische Zielgruppe von Todoist ist ziemlich breit gefächert. Wenn Sie es verwenden möchten, um Ihre Solo-Aufgaben im Auge zu behalten, ist es ein hilfreiches Werkzeug dafür. Neben der Erstellung täglicher Aufgabenlisten können Sie die Plattform auch nutzen, um Termine für bestimmte Projekte hervorzuheben.

Wenn du Todoist als Teil einer größeren Organisation nutzen möchtest, wird dir die Plattform ebenfalls hilfreich sein. Möglicherweise möchten Sie jedoch ein Upgrade auf Pro (4 USD pro Monat) oder Business (6 USD pro Monat) in Betracht ziehen.

Mit Pro können Sie bis zu 300 aktive, nicht archivierte Projekte haben – im Vergleich zu nur fünf in der kostenlosen Version. Diese Zahl erhöht sich für den Businessplan auf 500. Darüber hinaus können Sie für beide bis zu 100 Megabyte an Dateien hochladen.

Generell ist Todoist eine gute Option für diejenigen, die ihre täglichen Aufgaben mit traditionellem Ankreuzen erledigen möchten. Wenn Sie jedoch besser arbeiten, indem Sie die Pomodoro-Technik oder die Kalenderblockierung verwenden, möchten Sie vielleicht woanders suchen.

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Die besten Funktionen von Todoist

Todoist hat viele coole Funktionen, auch wenn du keinen kostenpflichtigen Plan benötigst. Nachfolgend finden Sie einige der besten davon.

1. Beschreibungen zu Aufgaben hinzufügen

Mit der Heftfunktion von Todoist kannst du neue Aufgaben erstellen. Ein cooler Vorteil – im Vergleich zur Verwendung von To-Do-Listen auf Papier – ist jedoch, dass Sie auch Beschreibungen hinzufügen können.

In diesen Beschreibungen können Sie so viele Details hinzufügen, wie Sie benötigen. Darüber hinaus können Sie nützliche Links einfügen, um alles an einem Ort zu halten.

2. Neue Projekte erstellen

Egal, ob Sie hauptberuflich arbeiten, studieren oder selbstständig sind, die Chancen stehen gut, dass Sie oft mit mehr als einem Projekt jonglieren. In diesen Fällen profitieren Sie wahrscheinlich mehr davon, Ihre Aufgaben in verschiedene Projekte aufzuteilen.

Mit Todoist kannst du dies tun. Um ein neues Projekt zu erstellen, gehen Sie zur linken Seitenleiste und bewegen Sie den Mauszeiger über Projekte. Klicken Sie dann auf das + Taste.

Nachdem Sie Ihr Projekt benannt und angepasst haben, wählen Sie Hinzufügen unten im Fenster.

Innerhalb jedes Projekts können Sie Aufgaben hinzufügen, indem Sie auf das + neben "Aufgabe hinzufügen".

3. Filter hinzufügen

Wenn Sie beschäftigt sind, ist das Filtern von Aufgaben wertvoll, um sicherzustellen, dass Sie nicht überfordert werden. Todoist ermöglicht dir dies, indem du deine eigenen Filter erstellst und fertige Filter verwendest.

Mit den Filtern von Todoist kannst du Aufgaben durchsuchen, je nachdem, ob sie dir zugewiesen wurden oder jemand anderem. Darüber hinaus können Sie sich ansehen, welche Prioritäten haben.

Um einen neuen Filter auf Todoist zu erstellen, scrolle nach unten zu Filter in der linken Seitenleiste. Tippen Sie neben dem Titel auf das +-Symbol, wenn es angezeigt wird. Nachdem Sie Ihren Filter benannt und angepasst haben, klicken Sie auf Hinzufügen es zu erstellen.

Die Vorteile der Verwendung von Todoist

Nachdem Sie bis hierhin gelesen haben, sollten Sie jetzt ein gutes Verständnis davon haben, was Todoist ist, wann Sie es verwenden und was seine besten Funktionen sind.

Bevor Sie entscheiden, ob diese Plattform die richtige Wahl für Sie ist, müssen Sie die Vor- und Nachteile abwägen. Unten sind drei Vorteile der Verwendung von Todoist für deine Aufgaben- und Projektplanung aufgeführt.

1. Einfach zu verwenden

Wenn Sie ein Tool erstellen, das eine bereits einfache Aufgabe vereinfachen soll, benötigen Sie eine benutzerfreundliche Oberfläche. Und Todoist liefert das.

Wenn Sie die App verwenden, finden Sie in der Leiste auf der linken Seite jede Kategorie, die Sie benötigen. Sie können auch die Symbolleiste oben verwenden, um noch einfacher auf Aufgaben wie täglich erledigte Aufgaben zuzugreifen.

2. Viele Funktionen für die kostenlose Version

Sofern Sie nicht Teil einer großen Universitätsgruppe oder eines Unternehmens mit mehreren Mitarbeitern sind, werden Sie die kostenpflichtigen Versionen von Todoist wahrscheinlich nie verwenden müssen. Und wenn Sie bei der kostenlosen Edition bleiben, werden Sie wahrscheinlich nicht zu viel verpassen.

Die kostenlose Version von Todoist bietet alles, was Sie brauchen, wenn Sie nach einem einfachen täglichen Aufgaben-Tracker suchen. Darüber hinaus ist es möglicherweise nicht vergleichbar mit den mehr komplexe Projektmanagement-Plattformen wie monday.com, können Sie es weiterhin neben diesen verwenden.

3. Weniger Müll

Wenn Sie To-Do-Listen auf Papier verwenden, bewahren Sie sie wahrscheinlich entweder in einem Notizblock auf, den Sie wegwerfen – oder Sie reißen jede Seite heraus und werfen sie in Ihren Papierkorb. Unnötig zu erwähnen, dass dies viel unnötige Verschwendung verursachen kann.

Durch die Verwendung von Todoist verbrauchst du weniger Papier. Und auf lange Sicht ist das gut für die Umwelt.

Die Nachteile der Verwendung von Todoist

Trotz der Vorteile der Verwendung von Todoist lohnt es sich auch, die Nachteile im Auge zu behalten. Im Folgenden sind drei Nachteile der Verfolgung Ihrer täglichen Aufgaben mit dieser Plattform aufgeführt.

1. Du vergisst vielleicht, Todoist zu verwenden

Einer der größten Nachteile bei der Verwendung von Todoist besteht darin, dass Sie es sich zur Gewohnheit machen müssen. Es ist einfach, eine Papier-To-Do-Liste zu verwenden; Stift und Papier haben Sie fast immer in unmittelbarer Nähe.

Auf der anderen Seite erfordert Todoist, dass du entweder auf die Website gehst oder eine App öffnest. Wenn Sie dieses Tool regelmäßig verwenden möchten, sollten Sie es also mit einem Lesezeichen versehen oder die App an eine prominente Stelle auf Ihrem Bildschirm verschieben.

2. Keine Zeiterfassungsfunktionen

Für manche Leute funktioniert das Nachverfolgen von Aufgaben mithilfe einer To-Do-Liste gut genug. Für andere wird die Verwendung zeitbasierter Produktivitätsmethoden jedoch besser funktionieren.

Zum Zeitpunkt des Schreibens verfügt Todoist nicht über umfassende Zeiterfassungsfunktionen. Während Sie die App also weiterhin zum Skizzieren von Aufgaben verwenden können, müssen Sie sich woanders umsehen, um zu sehen, wie lange Sie damit verbringen.

3. Beschränkungen beim Hochladen von Dateien

Du kannst auf Todoist zwar Dateien zu Projekten hinzufügen, es ist jedoch wichtig, die Upload-Limits für jeden Plan zu beachten, den du verwendest.

In einigen Fällen werden Sie möglicherweise die Dateien und Ordner Ihres Projekts in Google Drive hinzufügen. Dann können Sie stattdessen den Link teilen.

Verbessere deinen täglichen Aufgaben-Workflow mit Todoist

Todoist ist eine der beliebtesten Plattformen zum Erstellen von To-Do-Listen, und es ist nicht schwer zu verstehen, warum. Die Lösung verfügt über eine breite Palette von Funktionen, die die meisten Benutzer zufriedenstellen werden, und die Verwendung ist ziemlich einfach.

Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, sollten Sie jetzt eine gute Vorstellung davon haben, ob Todoist für Sie geeignet ist. Warum also nicht ausprobieren?

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