Was sind Microsoft-Listen und wofür werden sie verwendet?

Lists ist die Microsoft 365-App der nächsten Generation, die im Mai 2020 aus SharePoint Lists hervorgegangen ist. Es ist eine Front-End-Plattform, um Ihre Daten oder Arbeiten wie Ideen, To-Do-Listen, Aufgaben, Inventar zu verwalten, FAQs zu verwalten usw. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über Listen, ihre Funktionen und ihre wichtigsten Anwendungsfälle.

Was sind Microsoft-Listen?

Sie werden sehen, Microsoft-Listen App im Alle Apps Abschnitt Ihres Microsoft 365-Abonnements. Sie können diese App verwenden, um Listen zu erstellen und mit Ihren Teammitgliedern oder Kunden zusammenzuarbeiten.

Microsoft-Listen bieten viele Vorteile gegenüber anderen Aufgabenlisten-Apps. Sie können beispielsweise Probleme, Routinen, Assets, Inventar, Kontakte und vieles mehr mithilfe von Microsoft-Listen nachverfolgen.

Das Tool führt Ihre Listen mit allen Microsoft 365-Apps zusammen, sodass Sie mit dem Erstellen oder Bearbeiten Ihrer Daten von Microsoft Teams, SharePoint oder Listen-Startseite aus beginnen können. Es kommt auch mit Click-to-Edit-Vorlagen, die Ihnen beim Organisieren Ihrer Aufgaben oder Notizen Zeit sparen.

Neue Funktionen von Microsoft-Listen

Listen verfügt über alle Standardfunktionen, die Sie von einer To-Do-Listen-App erwarten können. Zum Beispiel Zeitachsenansicht, Kalenderansicht, Erstellen von Listen aus Tabellenkalkulationen, Hinzufügen von Anhängen zu Listen, Nachverfolgen von Aktivitäten usw. Im Folgenden sind jedoch die wichtigsten Merkmale aufgeführt, die Lists von anderen ähnlichen Tools unterscheiden:

1. Regeln verwalten

Sie können Ihre To-Do-Listen mit diesem Tool auf viele Arten automatisieren. Eine derart weitgehende Automatisierung wird jedoch nur durch Regeln im Wenn/Dann-Stil in der Listen-App möglich.

Sie können diese Regeln verwenden, um Erinnerungen und Benachrichtigungen an Ihre Listen zu automatisieren. Der Eigentümer der Liste behält auch die Kontrolle über die Regeln. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff auf die Listenbearbeitung gewähren, können sie die Listenregeln bearbeiten. Führen Sie diese Schritte aus, um Regeln aus der Listen-Startseite zu erstellen:

1. Klicke auf Automatisieren Dropdown-Menü und wählen Sie dann Erstellen Sie eine Regel.
2. Auf dem Bildschirm, auf dem Sie sehen Jemanden benachrichtigen, wenn Option müssen Sie eine Bedingung festlegen. Sie könnten beispielsweise auswählen Ein neuer Artikel wird erstellt.
3. Sie können die Regelbedingungen bearbeiten, indem Sie auf jedes der unterstrichenen Wörter des Satzes klicken.
4. Sie können Optionen auswählen, z. B. wen Sie benachrichtigen möchten, Spalte, Spaltenwert usw.
5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Schaffen um die Regel zu bestätigen.

2. Listet die Zusammenarbeit über Microsoft Teams auf

Listen wertet die Funktionalitäten der Microsoft Teams-App auf. Sie können über die Teams-App auf Listen zugreifen, diese freigeben oder erstellen, ohne laufende Besprechungen oder Brainstorming-Sitzungen zu verlassen.

In der Teams-App können Sie die Ansicht einer Liste auf verschiedene Weise ändern, z. B. Karten, Raster, Kalenderansicht usw. Sie können nicht nur neue Spalten hinzufügen, benutzerdefinierte Ansichten mit Filtern erstellen und Auswahlmöglichkeiten definieren, sondern auch Ihren Plan ändern, um die Daten für Ihr Team aussagekräftiger zu machen.

3. Listen und Elemente teilen

Listen bieten verschiedene Arten des Datenaustauschs mit Ihren Teams oder Kunden. Im Gegensatz zu vielen anderen To-Do-Listen-Apps müssen Sie nicht die gesamte Liste mit Ihren Mitarbeitern teilen.

Wenn Sie möchten, können Sie die gesamte Liste freigeben oder Zugriff auf ausgewählte Listenelemente gewähren. Darüber hinaus können Sie den Datenschutz anpassen, indem Sie Lesezugriff, Bearbeitungszugriff, Passwortschutz und Ablaufdatum für den Zugriff auf die Liste aktivieren.

4. Integrationen

Ihre Listen lassen sich sofort in andere Microsoft 365-Apps wie Teams, Power Automate, Power Apps und SharePoint integrieren.

Sie können Projektaufgaben oder Workflows mithilfe von Listen und Power Automate-Integration automatisieren. Klicken Sie auf der Startseite von Listen auf Automatisieren Dropdown-Menü und wählen Sie dann Leistungsautomatik. Wenn Sie auf klicken Erstellen Sie einen Flow, können Sie auf Vorlagen zur Automatisierung von Prozessen und Aufgaben zugreifen.

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5. App

Die Listen-App ist auch auf iOS-Geräten wie iPhones und iPads verfügbar. Die mobile App bietet ein reibungsloses Erlebnis mit einer benutzerfreundlichen Benutzeroberfläche zum Erstellen, Bearbeiten und Teilen Ihrer Listen unterwegs.

Microsoft hat auch einen Plan für die Android-Version der Lists-App veröffentlicht. Android-Nutzer werden bald über ihre Mobilgeräte Listen erstellen, freigeben und bearbeiten können.

Herunterladen: Microsoft-Listen für iOS (Kostenlos)

Verwenden von Microsoft-Listen als Informationsverfolgung und -organisator

Die Listen-App ist vielseitig für die professionelle und persönliche Datenverwaltung einsetzbar. Einige der besten Anwendungsszenarien sind:

1. Vermögensverwaltung

Mit der Asset-Manager-Vorlage der Listen-App können Sie Geräte, Software und andere Assets effizient verwalten. Sie müssen nicht viel Zeit dafür investieren, da die Vorlage ein paar Klicks zur Anpassung benötigt.

Sie können Aktualisierungen des Anlagenstatus abrufen, z. B. wer das Gerät derzeit verwendet, Check-in-Daten, Check-out-Daten, welches Gerät gerade repariert wird usw.

2. Projekte und Aufgaben verwalten

Sie können Ihre Listen-App in ein Projektmanagement-Tool verwandeln, ohne zusätzliches Geld auszugeben. Fügen Sie Aufgaben in einer Liste hinzu und benennen Sie die Liste nach dem Projektnamen.

Sie können Regeln im Wenn/Dann-Stil zu einzelnen Elementen oder Aufgaben auf Ihrer Liste hinzufügen. Die Regeln können Wörter wie abgeschlossen, ausstehend, blockiert, zu erledigende Aufgabe, Problem, Priorität usw. sein. Wenn die Liste von Ihren Teammitgliedern bearbeitet wird, erfahren Sie sofort den Status der Aufgaben.

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3. Inhaltsplanung

Die Listen-App ist perfekt für die Strategie zum Posten von Inhalten in sozialen Medien, Websites oder Blogs. Sie können die Inhaltsanforderungen zu einer Liste hinzufügen. Legen Sie nun bestimmte Regeln fest, um Benachrichtigungen oder Erinnerungen zu aktivieren.

Es gibt auch eine Inhaltsplanungsvorlage in der Listen-App. Passen Sie die Vorlage an, indem Sie Bilder oder Inhalte hinzufügen, die Sie mit Entwurfsdatum, Fälligkeitsdatum, Postdatum usw. veröffentlichen möchten.

4. Onboarding von Kunden und Mitarbeitern

Die Onboarding-Checklistenvorlage der Lists-App ermöglicht es Ihnen, das Onboarding von Kunden oder Mitarbeitern zu verwalten. Zum Beispiel, wenn Sie die Mitarbeiter-Onboarding Eintrag auf der Aufgabenliste als Unterzeichnet, sendet das Tool automatisch eine E-Mail mit den Zugangsdaten der Mitarbeiter an den neuen Mitarbeiter.

Ebenso können Sie Kundenbearbeitungsprozesse wie das Onboarding, die Bereitstellung von Projektdateien und die Abrechnung über die Listen-App automatisieren.

5. Kunden-Ticket-Tracker

Die Issue-Tracker-Vorlage wandelt Ihre Listen in ein effektiver Kundenbeziehungsmanager. Wenn Ihr Kunde Probleme mit dem von Ihnen gelieferten Produkt meldet, listen Sie diese in der Listen-App auf. Legen Sie in der Spalte für den Elementstatus spezifische Regeln für Überprüfung, Priorität, blockiert und gelöst fest.

Sobald es eine Statusänderung gibt, können Sie oder Ihre Kunden automatisierte E-Mail-Antworten zum Ticketstatus erhalten.

Effiziente Organisation Ihrer Daten und Arbeit

Die oben genannten Funktionen und Anwendungsfälle von Microsoft-Listen ermöglichen es Ihnen, Ihr Microsoft 365-Abonnement bestmöglich zu nutzen. Das Tool bietet eine brandneue und dennoch flexible Möglichkeit, wichtige Aufgaben oder Daten zu arrangieren und zu verfolgen. Darüber hinaus ist die Aufgabenplanung nur ein Kinderspiel, wenn Sie alle Ideen, To-Do-Listen und Besprechungsagenden an einem Ort haben.

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