Eventplanungssoftware: 5 Apps zur effektiven Verwaltung Ihrer Events

Eine erfolgreiche Veranstaltung zu organisieren ist eine lohnende und zugleich stressige Aufgabe. Sie benötigen spezielle Fähigkeiten, um ein Budget zu erstellen, das unvorhersehbare Umstände berücksichtigt, einen oder mehrere geeignete Orte zu finden, die Veranstaltung zu bewerben usw.

Aber neben viel Liebe zum Detail, Organisationstalent und einem versierten Netzwerker Wenn Sie sich auf eine Veranstaltungsplanungssoftware verlassen, können Sie den Managementprozess erheblich rationalisieren und sparen Zeit.

So wählen Sie die ideale Eventplanungs-App

Es gibt viele Apps zur Veranstaltungsplanung, von denen jede spezifische Funktionen bietet. Die beste Event-Management-Software ist jedoch diejenige, die Ihren Anforderungen entspricht, da verschiedene Veranstaltungen unterschiedliche Funktionen erfordern.

Sie müssen also Ihre Anforderungen für Ihre bevorstehende Veranstaltung skizzieren, um zu wissen, wie Sie die ideale Software auswählen können. Hier sind ein paar Fragen, die Sie durch diese Aufgabe führen:

• Welche Art von Veranstaltung organisieren Sie, persönlich, virtuell oder hybrid? Dies hilft Ihnen bei der Auswahl einer App, die den Ereignistyp unterstützt.
• Ist es eine geschlossene oder eine offene Veranstaltung? Wenn es sich um eine geschlossene Veranstaltung handelt, benötigen Sie möglicherweise nur Software, mit der Sie Einladungen an bestimmte Gäste senden können. Andernfalls benötigen Sie eine App mit integrierten Marketingtools, um die Veranstaltung zu bewerben.
• Hat die Eventplanungssoftware eine mobile Version? Mit einer mobilfreundlichen Veranstaltungsplanungssoftware können Sie unterwegs auf alle Ihre Informationen zugreifen. Sie können die App auch verwenden, um ereignisbezogene Informationen mit Ihren Teilnehmern zu teilen.
• Müssen Sie viel Catering-Inventar kalkulieren? Sie können eine App mit einem integrierten Veranstaltungsplanungsrechner verwenden, um alle Ihre Informationen an einem Ort zu haben.
• Was brauchen Sie für die Veranstaltung? Sie können hier alle Tools schreiben, die Sie benötigen, einschließlich Benachrichtigungssysteme, Ticketsysteme, Anwesenheits-Check-in-Tools usw.
• Müssen Sie mit anderen Veranstaltern oder Event-Stakeholdern zusammenarbeiten? Wenn ja, sollten Sie eine App wählen, die eine Kommunikation ermöglicht.

Diese Fragen sollten Ihnen helfen, Ihre Liste der Eventplanungs-Apps einzugrenzen. Es kann jedoch sein, dass Sie je nach Größe Ihrer Veranstaltung verschiedene Apps mischen müssen oder wenn Sie keine finden, die alle Ihre Anforderungen erfüllt. Vor diesem Hintergrund sollten Sie diese Eventplanungslösungen in Betracht ziehen:

Eventbrite ist weithin bekannt als einer der die besten Tools, um Events in deiner Umgebung zu finden, aber es hat auch eine Event-Management-App in seinem Toolkit – Eventbrite Organizer.

Egal, ob Sie ein kleines Get-Together oder eine große Party planen, auf Eventbrite Organizer können Sie sich verlassen Ihr One-Stop-Tool, um Ihre Events zu erstellen, Event-Verkäufe zu verwalten und die Teilnahme live über Ihr. zu verfolgen Smartphone.

Sie können Eventbrite auch verwenden, um Ihre Veranstaltung online zu bewerben und wichtige Informationen mit Ihren Eingeladenen zu teilen.

Herunterladen: Eventbrite-Organisator für Android | iOS (kostenlos, individuelle Preise)

Bei der Planung einer Veranstaltung sind so viele bewegliche Teile beteiligt. Aus diesem Grund benötigen Sie einen zentralen Ort, um organisiert zu bleiben und sowohl erledigte als auch nicht erledigte Aufgaben zu verfolgen.

monday.com ist ein leistungsstarkes Tool, mit dem Sie alle Ihre laufenden Projekte auf eine Plattform bringen können. Obwohl es in erster Linie ein Projektmanagement-Tool, bietet es auch Eventplanungsfunktionen und integrierte Vorlagen, die Sie und andere Mitarbeiter verwenden können, um Ihr Budget zu planen oder Zeitpläne zu organisieren.

Du kannst den... benutzen Meine Woche Funktion zum Erstellen und Zuweisen von Aufgaben an andere Teammitglieder, während Sie das Dashboard verwenden, um Ihren Fortschritt zu verfolgen und zu messen. Sie können monday.com auch verwenden, um mit Teammitgliedern innerhalb der App zu kommunizieren, damit Sie sich nicht in einem Haufen E-Mail-Postfächer verlieren müssen. Ausprobieren Die leistungsstarken Organisationstools von monday.com, um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.

Herunterladen: monday.com für Android | iOS (kostenlos, Premium-Version verfügbar)

3. Taschenplaner

Eine der entscheidenden Fähigkeiten eines Veranstaltungsplaners ist die Fähigkeit, genaue Budgets zu erstellen, die ungeplante Situationen berücksichtigen. Dies bedeutet, dass Sie den Mathematiker in Ihnen erreichen müssen.

Aber all diese Handberechnungen können zeitaufwändig sein, und Sie müssen sich oft mit engen Zeitplänen befassen. Pocket Planner ist eine effektive und benutzerfreundliche App, mit der Sie genaue Schätzungen für Ihre Veranstaltungen vornehmen können. Wenn Sie alle Ihre Berechnungen an einem Ort haben, sparen Sie auch Zeit.

Herunterladen: Taschenplaner für iOS (frei)

Social Tables ist ein praktisches Tool, das sich auf Event-Diagramme spezialisiert hat, um Ihnen zu helfen, Ihren Veranstaltungsort zu visualisieren, Sitzordnungen zu finden und mit den Teilnehmern zusammenzuarbeiten.

Sie können Ihren Architekturplan erstellen oder für den Anfang eine seiner 3D-Vorlagen verwenden. Wählen Sie einfach den Veranstaltungstyp aus, wählen Sie eine Vorlage aus, die zum Stil passt, und passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an.

Sie können diese Software verwenden, um Ihr Veranstaltungsraum-Layout zu gestalten, indem Sie alle möglichen vorgefertigten Objekte hinzufügen, einschließlich Projektoren, Bühnen, Tische usw. Sie können das Layout auch über die Software mit anderen Mitarbeitern teilen.

Wenn Sie eine All-in-One-Event-Management-Plattform bevorzugen, um nicht mit mehreren spezialisierten Tools zu jonglieren, werden Sie mit Whova nichts falsch machen. Es ist eine multifunktionale Software, mit der Sie Ihre virtuellen, persönlichen oder hybriden Veranstaltungen mit demselben System verwalten können.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören Veranstaltungsregistrierung, Konferenzmanagement, Veranstaltungsmarketing, Website-Erstellung, Teilnehmer-Check-in, Teilnehmer-Engagement, Networking usw.

Sie können auch Informationen wie die Agenda der Veranstaltung und andere Logistik (Parkmöglichkeiten und Karten) mit den Teilnehmern über die App teilen. Darüber hinaus können die Teilnehmer die Netzwerkfunktionen nutzen, um Bilder der Veranstaltung zu teilen, Kontakte durch Scannen von Visitenkarten auszutauschen oder sogar Nachrichten über die App aneinander zu senden.

Herunterladen: Whova für Android | iOS (kostenlose Demo, individuelle Preise)

Verwalten Sie Ihre Events mit Zuversicht

Sie können jetzt den zeitaufwändigen DIY-Ansatz hinter sich lassen und sich auf diese Event-Management-Tools verlassen, um den Planungsprozess zu vereinfachen, den Betrieb zu rationalisieren und Ihnen bei der Organisation erfolgreicherer Veranstaltungen zu helfen.

Aber wenn man bedenkt, dass keine zwei Veranstaltungen gleich sind, ist es wichtig, Ihre Bedürfnisse zu erkennen und die am besten geeignete Software auszuwählen, die jedes Element Ihrer Veranstaltung auf ein höheres Niveau bringt. Entscheiden Sie sich für die Software, die Ihnen hilft, Ihre nächste Veranstaltung zu einem unvergesslichen Erlebnis zu machen.

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