Was ist Timeboxing und wie steigert es Ihre Produktivität?

Wenn Sie oder Ihre Teamkollegen kein Zeitlimit haben, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, sind Sie möglicherweise weniger produktiv. Die Verwendung von Timeboxing zur Verwaltung Ihrer Zeit hilft Ihnen, Zeitverluste zu vermeiden und die Produktivität zu steigern.

Viele globale Organisationen und sehr erfolgreiche Fachleute verwenden Timeboxing-Techniken. Der Artikel erklärt, was Timeboxing ist, wie es funktioniert und welche Vor- und Nachteile es hat.

Was ist Timeboxing?

Timeboxing ist eine Zeitmanagement-Taktik mit Fokus auf die Projektziele. Wenn Sie diese Strategie in Ihrem Berufs- oder Privatleben anwenden, sind Sie besser gerüstet, um Stoppen Sie das Aufschieben und steigern Sie die Produktivität.

Timeboxen sind Einheiten des Timeboxing. Eine Timebox sollte ein realistischer, aber fester Zeitrahmen für eine Aufgabe sein. Sie können mehr als eine Timebox zuweisen, wenn die Arbeit komplex ist. Timeboxen können je nach Projekt und seinen Aufgaben Minuten, Stunden, Tage, Wochen oder sogar einen Monat umfassen.

Timeboxing ermöglicht es Ihnen, für jede Aufgabe in einem Projekt ein Zeitbudget zu planen. Sie setzen sich mit Ihrem Team zusammen und erstellen eine Aufgabenliste für das Projekt. Sie und Ihr Team sollten gemeinsam ein Brainstorming durchführen, um das Zeitlimit für die Aufgaben festzulegen.

Daten wie Aufgaben, Ressourcen und definierte Zeitfenster sind normalerweise in einer Aufgabenverwaltungs-App verfügbar. Die Timeboxing-Methode ist ein weltweit anerkanntes Zeitmanagementverfahren, das eine qualitativ hochwertige Arbeit in möglichst geringem Zeitrahmen sicherstellt.

So richten Sie Timeboxing ein

Wenn Sie nicht glauben, dass die Einrichtung von Timeboxing viel Aufwand erfordert, werden Sie überrascht sein, dass es tatsächlich nicht so schwierig ist, wie es sich anhört. Hier sind ein paar schnelle Schritte, um Timeboxing einmalig einzurichten und für zukünftige Projekte zu verwenden:

1. Erstellen Sie die Projekt-To-Do-Liste:

Sie können alle Online-Apps verwenden wie Redbooth und OmniFocus um eine To-Do-Liste für die Aufgaben eines beliebigen Projekts zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Team richtig recherchieren, bevor Sie die Aufgabenliste abschließen.

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2. Gruppieren und priorisieren Sie die Aufgaben:

Sie müssen ähnliche Aufgaben erkennen und in den angrenzenden Timeboxen gruppieren. Es hilft Ihnen oder Ihrem Team, unnötigen Zeitverlust beim Wechseln zwischen Aufgaben zu vermeiden.

Sie müssen auch einige Aufgaben priorisieren und in die ersten Zeitfenster verschieben. Besprechen Sie mit dem Projektverantwortlichen oder Kunden die genaue Priorisierung der Aufgaben. Markieren Sie die priorisierten Aufgaben in einem separaten Farbcode.

Sie können Apps wie nTask. verwenden, Wrike, Trello, Basecamp usw. für eine schnellere Online-Gruppierung und Priorisierung.

3. Weisen Sie jeder Aufgabe Timebox zu:

Um eine feste Zeit für einzelne Aufgaben zuzuweisen, müssen Sie die Lieferfrist berücksichtigen, die Sie dem Kunden angeboten haben. Jetzt können Sie sich mit Ihrem Team zu einer Brainstorming-Sitzung treffen, um eine realistische Timebox-Zuordnung für die Projektaufgaben zu vereinbaren.

4. Timebox für Pausen definieren:

Richten Sie rationale Festzeiten für Pausen, technische Ausfallzeiten und andere unproduktive Aufgaben ein, die auch das Zeitbudget jedes Projekts verbrauchen.

Es gibt viele Erinnerungs-Apps, die Sie verwenden können, um Sie daran zu erinnern, eine Pause einzulegen, wenn sie sich in der Pausen-Timebox befindet. Das Trenderinnerungs-Apps sind TickTick, Rainlendar, 2Day, Kana Reminder usw.

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5. Welches Timeboxing Sie wählen sollten:

Es kann zwei Arten von Timeboxing geben: hartes Timeboxing und weiches Timeboxing. Soft Timeboxing schlägt gegen Ende vor, die Aufgabe abzuschließen. Auf der anderen Seite sagt Ihnen hartes Timeboxing, dass Sie die Arbeit an einer Aufgabe beenden sollen, wenn die zugewiesene Zeit abgelaufen ist, auch wenn der Job unvollständig bleibt.

Für einfache Aufgaben wäre es hilfreich, wenn Sie sich für hartes Timeboxing entscheiden. Investieren Sie die Zeit, die Sie aus harten Timeboxen sparen, in komplexe Aufgaben durch Soft Timeboxing.

6. Verwenden Sie einen Timer für die Aufgaben:

Wenn Sie oder Ihr Team eine Aufgabe beginnen, verwenden Sie einen Timer, um die Zeit zu verfolgen. Notieren Sie die Zeit, die zum Erledigen der Aufgabe benötigt wurde, in Ihrer To-Do-Liste zur Analyse. Es wäre hilfreich, wenn Sie automatische Timer-Apps auf Ihren Computern verwenden, wie zum Beispiel Sanduhr und SnapTimer.

7. Ablenkungen fernhalten:

Timeboxen helfen Ihnen und Ihrem Team, sich auf die Aufgabe zu konzentrieren. Es hilft auch, den Zeitfluss am besten für eine höhere Produktivität zu nutzen. Sie werden jedoch nur dann Verbesserungen durch Timeboxing sehen, wenn Sie sich während der laufenden Timebox wirklich der Aufgabe widmen.

Um Ablenkungen von der Arbeit zu vermeiden, müssen Sie alle Benachrichtigungen stoppen, die Sie von der anstehenden Aufgabe ablenken könnten. Sie können Tools wie Freedom, Cold Turkey Blocker, RescueTime, SelfControl usw. verwenden.

8. Bewertung und Belohnung:

In der Anfangsphase müssen Sie viele Daten aus Ihrem Timeboxing-Prozess aufzeichnen. Sie müssen Daten wie Aufgabennummern, Zeitfenster, Zeit pro Aufgabe usw. speichern. Verwenden Sie diese zusammengestellten Daten, um zu beurteilen, wie Timeboxing Ihnen und Ihrem Team hilft, das gewünschte Produktivitätsniveau zu erreichen.

Sie können Ihre Teammitglieder gelegentlich belohnen, wenn sie Aufgaben innerhalb der vordefinierten Timebox erledigen. Es hilft bei der Steigerung der Motivation unter den Teammitgliedern.

Vorteile von Timeboxing

Timeboxing-Taktik gilt für alles, was mit Zeitverbrauch zu tun hat. Egal, ob es sich um Ihre Hausarbeit oder berufliche Verpflichtungen handelt, Sie können unmittelbare Vorteile sehen, wenn Sie Timeboxing üben. Einige der Vorteile sind:

1. Sie und Ihr Team werden wirklich vorsichtig damit, wie Sie Ihre Zeit verwenden.
2. Timeboxing ermöglicht es Ihnen, sich effizient auf die Projektarbeit zu konzentrieren, um qualitativ hochwertige Produkte oder Dienstleistungen zu liefern.
3. Timeboxing stellt sicher, dass Sie eine Aufgabe nach der anderen erledigen, wodurch die Aufgabenbelastung reduziert wird.
4. Timeboxing ist eine zielorientierte Arbeitsmanagement-Technik. Wenn Sie oder Ihr Team in einem zielorientierten Umfeld arbeiten, fühlen Sie sich motiviert.
5. Durch Timeboxing können Sie eine bessere Work-Life-Balance genießen. Timeboxen sagen Ihnen effizient, wann Ihr Kalender für ein zwangloses Teammeeting oder für ein Familienessen frei ist.

Nachteile von Timeboxing

Neben den vielseitigen Vorteilen gibt es auch einige Mängel, und diese sind:

1. Es kann einige Erfahrung erfordern, eine geeignete Timeboxing-Strategie einzurichten.
2. Einige behaupten, dass sie aufgrund von Timebox-Zielen keine qualitativ hochwertigen Dienstleistungen oder Produkte liefern können.
3. Einige Fachleute fühlen sich möglicherweise überfordert, wenn sie viele Aufgaben in ihren Kalendern sehen.
4. Einige Leute glauben, dass die Timebox-Timer sie von der Arbeit ablenken, wenn sie losgehen.

Es ist die Zeit für Timeboxing

Die oben genannten Timeboxing-Strategien und -Tipps helfen Ihnen dabei, nachhaltige Produktivität und Wachstum in Ihrem Berufs- oder Privatleben zu erreichen.

Es wird für Sie einfacher, Timeboxing zu implementieren, wenn Sie automatisierte und Online-Aufgabenverwaltungs-Apps verwenden. Wenn Sie eine Aufgabenverwaltungs-App verwenden möchten, um Sie beim Timeboxing zu unterstützen, stellen Sie sicher, dass Sie die richtige auswählen, damit Sie nicht häufiger zwischen Apps wechseln müssen.

Leitfaden zur Online-Aufgabenverwaltung: 10 Tipps zur Auswahl der richtigen App

Wenn Sie eine Aufgabenverwaltungs-App auswählen möchten, um Ihre Projekte effizienter zu verwalten, sollten Sie Folgendes beachten!

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