So schreiben Sie bessere E-Mails: 3 einfache Tipps

Zu verstehen, wie man gute E-Mails schreibt, ist eine entscheidende Fähigkeit, insbesondere für die Arbeit. Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen besitzen oder selbstständig sind, Sie werden wahrscheinlich jeden Tag unzählige E-Mails bearbeiten.

Sie können E-Mails als primäre Kommunikationsmethode mit anderen Unternehmen und Kunden verwenden. Es mag wie eine einfache Aufgabe erscheinen, eine E-Mail zu schreiben, aber die Leute leiden oft unter Missverständnissen.

Hier sind ein paar Tipps, die helfen können!

1. Sei genau

Bei der E-Mail-Kommunikation müssen Sie genau sagen, was Sie sagen. Eine einfache E-Mail wie "Ich muss das bis morgen erledigen." reicht nicht aus, wenn Sie einem Mitarbeiter eine Nachricht senden.

Auch wenn Ihre Mitarbeiter das meiste von Ihnen verstehen sollten, warum sollten Sie das Risiko einer Fehlkommunikation eingehen, wenn Sie stattdessen direkt sein können?

2. Strukturieren Sie Ihre E-Mail richtig

Optimierung der Betreffzeile

Alle Aspekte Ihrer E-Mail, von der Betreffzeile bis zum Text, sollten optimiert werden.

Sie erhalten jeden Tag unzählige E-Mails, und einige von ihnen fallen auf, oder? Normalerweise sind das diejenigen mit einer optimierten Betreffzeile. Die Betreffzeile Ihrer E-Mail sollte für den allgemeinen Betreff der E-Mail relevant sein.

Wenn wir die Betreffzeile nicht erkennen oder sie irrelevant erscheint, löschen wir die E-Mail einfach, bevor wir sie lesen. Um dies zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Ihre Betreffzeile richtig strukturiert ist.

Nachrichtentext

Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer Begrüßung. Es ist wichtig, in der Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern formell zu sein. Es ist völlig in Ordnung, informelle Rede zu verwenden, wenn es angebracht ist, aber in den meisten Fällen ist es besser, formelle Rede zu verwenden.

Was ist die Frage oder Aktion, die Sie vermitteln möchten? Es ist gut, nach der Begrüßung gleich auf den Punkt zu kommen. Zögern Sie nicht, direkt zu sein.

Schließen

Das Ende Ihrer E-Mail ist das Letzte, was Ihre Kunden oder Geschäftspartner lesen. Dies kann beeinflussen, ob sie Ihnen eine Antwort geben oder nicht.

Versuchen Sie, die E-Mail wie in einer Unterhaltung zu beenden. Sie haben bessere Chancen auf eine positive Antwort, wenn Sie freundlich, professionell und klar mit Ihrem Call-to-Action sind.

Senden eines Anhangs

Wenn Sie einen großen Anhang versenden möchten, sollten Sie dies nicht per E-Mail tun. Laden Sie die Datei stattdessen zu einem File-Sharing-Dienst hoch und senden Sie stattdessen einen Link. Das sieht viel professioneller aus.

3. Bearbeiten und Korrektur lesen!

Stellen Sie sich bei der Vorbereitung Ihrer E-Mail vor, dass jeder im Unternehmen sie lesen wird. E-Mails lassen sich schnell erstellen, aber sie können einen bleibenden Eindruck hinterlassen, also überprüfen Sie Ihre Arbeit, bevor Sie darauf klicken Senden.

Es gibt viele kostenlose Online-Tools, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre Arbeit gut geschrieben und grammatikalisch korrekt ist. Dazu gehören Satzstruktur, Zeichensetzung, Rechtschreibung usw.

Grammatik

Grammatik analysiert einen von Ihnen geschriebenen Text und prüft auf grammatikalische Fehler. Sie können es als Browsererweiterung installieren und haben somit unabhängig von der von Ihnen verwendeten Website Zugriff darauf.

Grammarly kann beispielsweise Ihre Grammatik überprüfen, während Sie Ihre E-Mail in Gmail oder anderen E-Mail-Sites eingeben.

Grammarly ist kostenlos erhältlich, es gibt aber auch eine Premium-Version. Die kostenlose Version leistet gute Arbeit bei der Erkennung von grundlegenden und fortgeschrittenen Grammatik- und Zeichensetzungsfehlern wie Kommas, fortlaufenden Sätzen, Alliteration, Fragmenten usw.

Es wird auch auf Rechtschreibfehler, Plagiate und Schreibstil überprüft. Die Premium-Version von Grammarly verleiht allem, was die kostenlose Version bietet, eine zusätzliche Note. Die Premium Grammarly ist jedoch hauptsächlich für diejenigen gedacht, die vorhaben, Artikel zu veröffentlichen.

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Hemingway-Redakteur

Das Hemingway-Redakteur ist ein kostenloses Online-Tool, mit dem Sie Ihren Schreibstil verbessern können. Die Plattform ist ideal für die Bearbeitung von kurzen Stücken wie E-Mails.

Darüber hinaus ermutigt Sie der Hemingway Editor, klar und direkt zu schreiben, auch wenn Sie lange Artikel mit komplexen Sätzen schreiben. Mit diesem Editor können Sie die Komplexität und Lesbarkeit Ihrer Arbeit beurteilen.

Wussten Sie, dass Microsoft Word hervorragende Korrekturmöglichkeiten bietet? Wenn Sie Microsoft Word öffnen, klicken Sie auf Datei > Optionen > Prüfen. Sie können die Autokorrektur- und Rechtschreiboptionen auswählen, die Microsoft Word überprüfen soll.

Darüber hinaus bietet Microsoft auch Microsoft-Editor, eine Browsererweiterung, mit der Sie Ihre Dokumente auf Grammatikfehler, Stil und mehr überprüfen können.

Das Tolle an der Bearbeitung Ihrer E-Mails in Microsoft Word ist, dass sich die Bearbeitung/Formatierung hervorragend auf einige E-Mail-Apps/Sites wie Gmail oder Outlook überträgt.

Heute verfügen die meisten gängigen E-Mail-Anbieter über integrierte Bearbeitungsoptionen. Viele von ihnen werden auch auf Grammatikfehler prüfen. Abgesehen von Gmail bieten Yahoo und Outlook auch Formatierungsoptionen für E-Mails.

Verbunden: Die beliebtesten E-Mail-Anbieter besser als Gmail und Yahoo Mail

Erfahren Sie, wie Sie eine perfekte E-Mail strukturieren

Die meisten von uns verbringen einen erheblichen Teil des Tages damit, E-Mails zu verfassen und zu lesen. Oft können diese E-Mails für andere verwirrend sein. Die oben genannten Tipps sollen Ihnen dabei helfen, prägnante, klare und leicht verständliche E-Mails zu schreiben.

Ihre E-Mails spiegeln Ihre Professionalität, Ihre Liebe zum Detail und Ihre Werte wider. Denken Sie also daran, wie andere den Ton Ihrer E-Mail interpretieren könnten.

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