So erstellen Sie einen Seriendruck in Word

Mithilfe des Seriendrucks können Sie Massen-E-Mails und Briefe mithilfe von Platzhaltern personalisieren. Alles, was Sie brauchen, ist eine Datenbank mit Kontakten und eine Vorlage für E-Mails oder Briefe an sie.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit einer Excel-Datenbank einen Microsoft Word-Serienbrief erstellen. Die Schritte stammen aus Microsoft Word und Excel 2016, aber der Vorgang ist für alle Editionen gleich.

So erstellen Sie einen Seriendruck aus Excel

Der Serienbrief verwendet Datenquellen aus einer Datenbank und platziert sie in entsprechenden Platzhaltern, um Ihre Massen-E-Mails zu personalisieren. Diese Datenbanken können alles aus der unten aufgeführten Liste sein:

1. Öffne dein Microsoft Excel Kalkulationstabelle.

2. Erstellen Sie eine manuelle Kontaktliste in Wort bei der Verwendung von Seriendruck.

3. Wählen Kontaktdaten aus der Microsoft Outlook-App.

Sie haben zwei Optionen zur Auswahl:

• Gmail-Kontakte in einer kompatiblen Datei.
• Microsoft SQL-Server.

Die Microsoft Excel-Arbeitsmappendatenbank wird am meisten bevorzugt, wenn Sie den Seriendruck in Word verwenden müssen. Für den Seriendruck verwenden Sie Excel, um eine Datenbank zu erstellen, die später von Word verwendet wird.

Wenn Sie keine Excel-Datei mit Kontaktdaten haben, können Sie diese verwenden Excel-Beispieldatei zu Testzwecken.

Um Inkonsistenzen in Ihren Massen-E-Mails oder Briefen zu vermeiden, müssen Sie Ihre Excel-Datei wie unten beschrieben optimieren:

1. Die erste Zeile sollte nur Spaltenüberschriften haben, beginnend mit Zelle A1. Word verwendet diese Spaltenüberschriften als Felder zusammenführen wenn Sie Microsoft Word-Seriendruck verwenden.
2. Sie sollten die Spaltenüberschriften so bearbeiten, dass sie den Platzhalternamen entsprechen, die Sie im E-Mail- oder Briefvorlagendokument verwenden.
3. Sie müssen sicherstellen, dass die Tabellenkalkulationsdatei Kontaktdaten als einen Datensatz pro Zeilenmuster enthält. Im aktuellen Tutorial zum Beispiel alle verfügbaren Kontaktdaten des Kunden James Butt ist erreichbar zwischen Zellen A2 und J2.
4. Numerische Daten für jeden Kontakt, wie Postleitzahlen, Rabattprozentsätze, Kilometerstände, Währungen usw., sollten im entsprechenden Zahlenformat vorliegen.
5. Um Änderungen vorzunehmen, wählen Sie die Zelle oder einen Zellbereich aus, der die Zahlen enthält.
6. In dem Registerkarte "Startseite", innerhalb der Band, drücke den Dropdown-Pfeil Außerdem Allgemeines.
7. Nehmen Sie alle Ergänzungen vor, bevor Sie das Serienbrief-Word-Dokument mit der Excel-Datenbankdatei verknüpfen. Nachdem Sie alle Änderungen vorgenommen haben, speichern die Excel-Datei.
8. Die Excel-Datenbankdatei Ihrer Kontakte sollte im lokalen Speicher Ihres Computers vorhanden sein.
9. Stellen Sie sicher, dass sich alle Daten im ersten Blatt der Excel-Arbeitsmappe befinden.

So erstellen Sie einen Seriendruck in Word

Nachdem Sie die Datenbank in Excel erstellt haben, müssen Sie die E-Mail- oder Briefvorlage öffnen, die Sie an viele Empfänger senden möchten. Befolgen Sie die unten beschriebenen Schritte:

1. Auf der Band, Klick auf das Registerkarte Mailings.

2. In dem Serienbriefgruppe starten, Sie müssen auf klicken Seriendruck starten.

3. Sie sehen sechs Seriendruckdokumenttypen. Klicke auf Briefe oder E-Mail-Nachrichten.

Verbunden: So drucken Sie Etiketten mit Seriendruck in Microsoft Word und Excel

4. Auf der Seriendruck starten Gruppe, klicken Sie auf Empfänger auswählen. Sie sehen Optionen wie Neue Liste eingeben, Vorhandene Liste verwenden und Aus Outlook-Kontakten auswählen.

5. Sie können eine der drei oben genannten Optionen auswählen, je nachdem, wie Sie die Kontaktliste mit dem Vorlagenbrief verknüpfen möchten. In diesem Tutorial wählen wir Verwenden einer vorhandenen Liste nutzen die Excel-Datenbank die Sie zuvor erstellt oder heruntergeladen haben.

6. Auf der Datenquelle auswählen Suchen Sie im Dialogfeld den Ordner, in dem die Excel-Datenbankdatei verfügbar ist. Wenn Sie die Datei gefunden haben, wählen Sie sie aus und klicken Sie dann auf Öffnen um die Datenbank in den Seriendruck von Word zu laden.

7. Sie werden sehen, Tabelle auswählen Dialog Box. Verlassen Sie die Box, indem Sie auf klicken OK ohne Änderungen in der Dialogbox vorzunehmen.

8. Das ist großartig! Sie haben die Quelldaten erfolgreich mit dem Word-Seriendruckprogramm verknüpft.

9. Word gleicht die Spaltenüberschriften der Datenbank automatisch mit den Seriendruckfeldelementen ab. Um eine angemessene Zuordnung zu gewährleisten, gehen Sie zu Gruppe "Felder schreiben und einfügen" auf der Registerkarte Mailings des Band und dann klick auf Match-Felder.

10. Match-Felder Dialogfeld wird angezeigt. In der linken Spalte sehen Sie die Seriendruckfeldelemente. Auf der rechten Seite finden Sie passende Daten aus der verlinkten Excel-Datenbank.

11. Dies gilt auch, wenn Sie andere Quelldaten wie Outlook-Kontakte oder exportierte Kontakte aus Gmail verwenden. Stellen Sie sicher, dass keine Abweichungen vorliegen, indem Sie durch die Liste scrollen. Klicke auf OK schließen.

12. Setzen Sie auf Ihrem Vorlagenbrief den Cursor vor den ersten Buchstaben und drücken Sie Eingeben ein paar Mal, um etwas Platz über dem Buchstabenkörper zu schaffen.

13. Platzieren Sie den Cursor oben im Dokument und klicken Sie dann auf Adressblock in dem Gruppe "Felder schreiben und einfügen" auf der Registerkarte Mailings des Band.

14. Auf der linken Seite des Adressblock einfügen Dialogfeld können Sie den Namen, den Firmennamen, die Adresse, das Land usw. sowie die Formatierungsoptionen auswählen. Auf der rechten Seite sehen Sie eine Vorschau des Adressblocks.

15. Du kannst den... benutzen Match-Felder Optionen zum Korrigieren jeglicher Eingabedatenkonflikte. Klicken OK hinzufügen Adressblock innerhalb von Chevrons.

16. Klicken Sie als Nächstes auf Begrüßungszeile in dem Felder schreiben und einfügen Gruppe nach Adressblock, was ihm einen Zeilenabstand gibt.

17. Das Begrüßungszeile einfügen Dialogbox erscheint. Sie können die gewünschten Änderungen vornehmen und dann auf klicken OK. Das GrußLinie innerhalb von Chevrons werden im Brief angezeigt.

18. Sie können auf klicken Vorschau der Ergebnisse Befehl auf dem Band um zu sehen, wie der Brief aussieht.

19. Sie können außer auch benutzerdefinierte Briefvorlagenfelder hinzufügen Adressblock und GrußLinie. Angenommen, Sie möchten hinzufügen Fahrzeugmarke und Modell innerhalb des Briefkörpers.

20. Öffnen Sie dazu die Excel-Datenbankdatei, die mit dem Seriendruck verknüpft ist, und fügen Sie die Fahrzeugmarke und Modell Spaltenüberschrift. Fahrzeugdetails eingeben und speichern die Excel-Datei.

21. Gehen Sie nun zum Serienbrief-Word-Dokument und wiederholen Sie den Vorgang Schritte vier, fünf, und sechs.

22. Wählen Sie nun ein beliebiges Wort oder einige Wörter innerhalb des Buchstabenkörpers aus und klicken Sie dann auf Zusammenführungsfeld einfügen auf der Gruppe "Felder schreiben und einfügen".

23. Auf der Zusammenführungsfeld einfügen Box, wählen Datenbankfelder, und wählen Sie dann Fahrzeugmarke und Modell. Klicke auf Einfügen um das benutzerdefinierte Briefvorlagenfeld hinzuzufügen.

24. Auf diese Weise können Sie beliebig viele variable Platzhalter hinzufügen, um jeden Brief oder jede E-Mail, die Sie senden, anzupassen. Der Microsoft Word-Seriendruck gleicht die Daten automatisch mit den Namen der Empfänger ab.

25. Auf der Band, klicke auf Fertigstellen und zusammenführen Befehl und dann wählen Dokumente drucken oder E-Mail-Nachrichten senden. Sie können auch auf. klicken Einzelne Dokumente bearbeiten um Ihre E-Mails oder Briefe vor dem Versenden Korrektur zu lesen.

Verwenden Sie Seriendruck, um die E-Mail-Produktivität zu steigern

Jetzt wissen Sie, wie Sie mit Microsoft Word und Excel einen Seriendruck erstellen. Verwenden Sie den Seriendruck, um maßgeschneiderte E-Mails schneller zu versenden und eine gute Beziehung zu Ihren beruflichen oder persönlichen Kontakten aufzubauen. Verwenden Sie Word weiterhin, um Ihr berufliches und privates Leben einfacher als zuvor zu gestalten.

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