Die 7 nützlichsten Excel-Formeln für die Bestandsverwaltung

Wenn Sie Ihr eigenes Einzelhandelsgeschäft gründen, müssen Sie eine Möglichkeit haben, Ihr Inventar zu verfolgen. Nur Stift und Papier reichen heute nicht mehr aus. Eine vollwertige Bestandsverwaltungssoftware kann jedoch teuer sein.

Aber wussten Sie, dass Sie mit Excel Ihre eigenen erstellen können?

Hier sind sieben Formeln, die Ihnen bei der Erstellung Ihrer Inventarverwaltungstabelle helfen. Verwalten Sie Ihr Geschäft besser, ohne extra für spezielle Apps auszugeben.

1. SUMME

Wenn es eine Formel gibt, die Sie Ihr ganzes Leben lang verwenden werden, dann wäre es SUM. Mit dieser Funktion können Sie Werte hinzufügen, ohne jede Zelle einzeln auszuwählen.

Sie können Zeit sparen, indem Sie diesen Befehl verwenden und dann den Zellenbereich auswählen, den Sie hinzufügen möchten.

Formel: =SUMME(Zahl1,[Zahl2],...)

• NUMMER 1: Dies ist der erste Wert zum Hinzufügen. Dabei kann es sich um eine beliebige Zahl, eine Zelle oder sogar um eine Reihe von Zellen (Bereich genannt) handeln.
• NUMMER2-255
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  (optional): Dies sind die folgenden Werte, die die Funktion hinzufügt. Auch hier kann es sich um eine beliebige Zahl, Zelle oder einen Bereich handeln. Sie können hier bis zu 255 Werte eingeben.

2. SUMIF

Diese Formel fügt der Summenfunktion eine Komplexitätsebene hinzu. Sie können den SUMIF-Befehl verwenden, wenn Sie die Zellen herausfiltern möchten, die Sie hinzufügen möchten.

Wenn Sie beispielsweise nur die Summe des von einem bestimmten Lieferanten verkauften Lagerbestands ermitteln möchten, können Sie SUMIF verwenden. Wenn Sie Ihren Filter noch weiter auf ein bestimmtes Produkt eingrenzen möchten, können Sie SUMIFS verwenden.

Sie können diese Funktion beispielsweise verwenden, wenn Sie sowohl nach Lieferanten als auch nach Produktart filtern möchten. Grundsätzlich gibt Ihnen SUMIFS die Möglichkeit, zwei oder mehr Variablen zu verwenden, um Ihre Werte zu filtern.

Formel: =SUMIF(Bereich, Kriterien,[sum_range])

• REICHWEITE: Dies sind die Zellen, die Excel untersucht, um zu wissen, ob die entsprechenden Werte hinzugefügt werden.
• KRITERIEN: Dies ist der Wert oder die Formel, die Excel mit den Zellen unter BEREICH vergleicht.
• SUMMENBEREICH (optional): Dies sind die Zellen, die zusammengefügt werden. Wenn es leer gelassen wird, werden stattdessen die Zellen unter RANGE verwendet.

In der Abbildung unten sehen Sie, dass nur der an Abacus Technologies zu zahlende Betrag hinzugefügt wird.

3. SUMIFE

Formel: =SUMIFS(Summe_Bereich, Kriterien_Bereich1,Kriterien1,[Kriterien_Bereich2,Kriterien20,...)

• SUMMENBEREICH: Dies sind die hinzuzufügenden Zellen.
• KRITERIEN_RANGE1: Dies sind die Zellen, die Excel testet. Wenn die Werte hier basierend auf CRITERIA1 wahr sind, werden die entsprechenden SUM_RANGE-Zellen hinzugefügt.
• KRITERIEN1: Dies definiert CRITERIA_RANGE1. Dies kann eine Zahl, Funktion oder ein anderer Wert sein.
• KRITERIEN_RANGE2, KRITERIEN2,... (optional): Dies sind zusätzliche Zellbereiche und Kriterien, um Ihre SUMIFS weiter zu filtern. Sie können bis zu 127 zusätzliche Bereichs-/Kriterienpaare verwenden.

Im folgenden Beispiel werden nur die an die Marke Jupiter unter dem Hersteller von Abacus Technologies zu zahlenden Beträge addiert.

Wenn Sie diese Formeln etwas kompliziert finden, finden Sie hier einige Tipps zum schnellen Erlernen von Excel.

4. NACHSCHLAGEN

Diese Funktion hat zwei Optionen: VECTOR und ARRAY. Die Option Vektor eignet sich am besten zum Nachschlagen von Daten in bestimmten Spalten.

Die Array-Option hingegen sucht nach Werten in mehreren Zeilen und Spalten. Es wurde seitdem von SVERWEIS und HVERWEIS abgelöst, bleibt aber aus Gründen der Kompatibilität mit älteren Tabellenkalkulationen bestehen.

Formel: =LOOKUP(lookup_value, lookup_vector,[result_vector])

• LOOKUP-WERT: Dies ist der Wert, den Excel in Ihrem LOOKUP_VECTOR findet.
• LOOKUP_VECTOR: Dies ist der Bereich, in dem Excel Ihren LOOKUP_VALUE findet. Dies darf nur eine einzelne Zeile oder Spalte sein, und die Werte darunter sollten in aufsteigender Reihenfolge sein.
• RESULT_VECTOR (optional): Dies ist der Bereich, in dem Excel den entsprechenden zurückzugebenden Wert findet. Dies basiert auf den Ergebnissen von LOOKUP_VECTOR.

Im folgenden Beispiel kennt der Benutzer den Artikelnamen, ist jedoch mit dem SKU-Code nicht vertraut. Um den SKU-Code zu erhalten, haben sie die LOOKUP-Formel verwendet.

5. SVERWEIS

Die SVERWEIS-Funktion ist hilfreich für in Spalten angeordnete Daten. Excel sucht nach dem Wert, den Sie in der ersten Spalte des ausgewählten Bereichs zuweisen. Es wird dann basierend auf der von Ihnen angegebenen Zahl spaltenübergreifend gezählt und einen entsprechenden Wert zurückgegeben.

Formel: =SVERWEIS(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup])

• LOOKUP-WERT: Dies ist der Wert, nach dem Excel in der ersten Spalte Ihrer Tabelle sucht.
• TABLE_ARRAY: Dies ist der Zellenbereich, in dem die Funktion ausgeführt wird. Excel verwendet LOOKUP-WERT und finden Sie es in der ersten Spalte von TABLE_ARRAY. Es wird dann die Anzahl der Zellen basierend auf der folgenden Variablen zählen, um ein Ergebnis zurückzugeben.
• COL_INDEX_NUMBER: Dies ist die Anzahl der Spalten, die Excel zählt, um ein Ergebnis zurückzugeben.
• RANGE_LOOKUP (optional): Dies kann nur entweder TRUE oder FALSE sein. Wenn Sie TRUE schreiben, werden ungefähre Übereinstimmungen zurückgegeben (und Ihre erste Spalte sollte in aufsteigender Reihenfolge sein). Wenn Sie FALSE wählen, werden nur genaue Übereinstimmungen zurückgegeben.

Im Beispiel unten hat der Nutzer nach dem Preis einer bestimmten SKU gesucht. Da der Preis unter der 5. Spalte steht, ist der Wert unter COL_INDEX_NUMBER ist auf 5 eingestellt.

6. HVERWEIS

Die HVERWEIS-Funktion ist fast dieselbe wie SVERWEIS, außer dass Ihre Daten hier nach Zeilen angeordnet werden sollten.

Formel: =HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num,[range_lookup])

• LOOKUP-WERT: Dies ist der Wert, nach dem Excel in der ersten Zeile Ihrer Tabelle sucht.
• TABLE_ARRAY: Dies ist der Zellenbereich, in dem die Funktion ausgeführt wird. Excel verwendet LOOKUP-WERT und finden Sie es in der ersten Spalte von TABLE_ARRAY. Es wird dann die Anzahl der Zellen basierend auf der folgenden Variablen zählen, um ein Ergebnis zurückzugeben.
• ROW_INDEX_NUMBER: Dies ist die Anzahl der Zeilen, die Excel zählt, um ein Ergebnis zurückzugeben.
• RANGE_LOOKUP (optional): Dies kann nur entweder TRUE oder FALSE sein. Wenn Sie TRUE schreiben, werden ungefähre Übereinstimmungen zurückgegeben (und Ihre erste Spalte sollte in aufsteigender Reihenfolge sein). Wenn Sie FALSE wählen, werden nur genaue Übereinstimmungen zurückgegeben.

Wie unten gezeigt, wird die HLOOKUP-Formel verwendet, um den verfügbaren Bestand einer SKU zu ermitteln. Da die Zeilennummer für das verfügbare Inventar 9 ist, ROW_INDEX_NUMBER liest 9.

7. XVERWEIS

Die XLOOKUP-Funktion ist die Weiterentwicklung der SVERWEIS- und HVERWEIS-Formeln. Es ermöglicht Ihnen, mehrere Ergebnisse zurückzugeben, und Sie können es verwenden, um sowohl nach Spalten als auch nach Zeilen zu suchen. Dies funktioniert jedoch nur mit Microsoft 365-Versionen von Excel.

Formel: =XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array,[if_not_found],[match_mode],[search_mode])

• LOOKUP-WERT: Wie die obigen Formeln bezieht sich dies auf den Wert, den Excel findet.
• LOOKUP_ARRAY: Dies ist der Zellbereich, den Excel durchkämmt, um die LOOKUP-WERT Sie zuweisen. Dieser kann sich an einer beliebigen Stelle in Ihrer Tabelle befinden, darf jedoch nur eine einzelne Zeile oder Spalte sein. Andernfalls gibt Ihre Formel einen Fehler zurück.
• RETURN_ARRAY: Dies sind die Ergebnisse, die Excel anzeigt, sobald es den LOOKUP_VALUE in Ihrem LOOKUP_ARRAY findet. Dies muss die Form Ihres LOOKUP_ARRAY widerspiegeln. Wenn beispielsweise LOOKUP_ARRAY eine Spalte ist, sollte auch RETURN_ARRAY eine Spalte sein. Wenn Sie jedoch mehrere Zeilen oder Spalten auswählen, gibt RETURN_ARRAY zahlreiche Ergebnisse zurück.
• IF_NOT_FOUND (optional): Die Formel zeigt den hier geschriebenen Text an, wenn sie den gesuchten Wert nicht finden kann. Wenn dieses Feld leer bleibt, wird standardmäßig #N/A verwendet.
• MATCH_MODE (optional): Kann nur -1, 0, 1 oder 2 sein. -1, 0 und 1 geben eine genaue Übereinstimmung zurück. Wenn keiner gefunden wird, zeigt -1 den nächstkleineren Wert an, 0 gibt #N/A zurück und 1 zeigt den nächstgrößeren Wert an. Wird das Feld leer gelassen, wird dies standardmäßig auf 0 gesetzt.
• SUCHMODUS (optional): Kann nur 1, -1, 2 oder -2 sein. 1 startet die Suche mit dem ersten Eintrag in Ihrem LOOKUP_ARRAY, während -1 mit dem letzten beginnt. 2 führt eine binäre Suche aus, die erfordert, dass Ihr LOOKUP_ARRAY in aufsteigender Reihenfolge angezeigt wird. -2 macht dasselbe, aber Ihre Liste muss in absteigender Reihenfolge sein. Sowohl 1 als auch -1 sind gut für kurze Listen, aber wenn Sie viele Daten haben, die Sie sortieren können, sollten Sie 2 oder -2 verwenden.

Im folgenden Beispiel sehen Sie, wie Sie die vollständigen Informationen eines einzelnen Elements abrufen können, indem Sie einfach den Elementnamen eingeben. Sie sind auch nicht darauf beschränkt, die erste Spalte oder Zeile Ihrer Tabelle auszuwählen – Sie können jedes beliebige Dataset zum Durchsuchen auswählen.

Excel hat viel mehr zu bieten, als Sie vielleicht erwarten

Dies sind einige der Formeln, mit denen Sie Ihr Inventar verwalten können. Wenn Sie Excel in anderen Aspekten Ihres Lebens verwenden möchten, können Ihnen diese Formeln helfen reale Probleme lösen.

Wenn Sie wissen, wie Sie diese Funktionen verwenden, und ein wenig Formatierung kann Ihr Bestandsverwaltungssystem einen großen Beitrag leisten.

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