So importieren Sie Daten aus Microsoft Word-Formularen in eine Excel-Tabelle

Die Verwendung von Formularen in Microsoft Word zum Sammeln von Informationen ist ziemlich einfach und bequem. Die große Herausforderung besteht darin, die gesammelten Daten in Ihre Excel-Tabelle zu übertragen.

Es kann überwältigend sein, alle gesammelten Daten manuell einzugeben. Glücklicherweise gibt es mehrere Möglichkeiten, Daten aus Ihren Microsoft Word-Formularen automatisch in Ihre Excel-Tabelle einzugeben.

Formulare in Microsoft Word verstehen

Bevor wir beginnen, besprechen wir Formulare in Microsoft Word-Dokumenten. Sie fragen sich vielleicht, wie Word-Formulare funktionieren, aber es ist ziemlich einfach.

Mit Word können Sie standardisierte Dokumente erstellen, die zum Sammeln von Daten verwendet werden können. Dies geschieht durch die Bereitstellung einer Vorlage Ihrer Wahl.

Die Vorlage enthält alle relevanten Felder, die Ihre Benutzer möglicherweise ausfüllen sollen. Nachdem Sie die Fragen festgelegt haben, haben Benutzer die Möglichkeit, diese Vorlagen auszufüllen. Diese Antworten werden dann in Word-Formularen gespeichert, auf die jederzeit zugegriffen werden kann.

Erstellen einer Excel-Tabelle aus einem Microsoft Word-Formular

Sie können jede dieser Methoden verwenden, je nachdem, wie viele Formulare Sie haben oder welche Daten Sie aus Ihren Word-Formularen exportieren möchten.

Methode 1: Import einzelner Zellen

Verwenden Sie diese Methode am besten, wenn Sie Daten aus einer einzelnen Zelle in eine Excel-Tabelle importieren möchten. Hier sind die Schritte, die Sie ausführen müssen, um diese Methode zu verwenden.

1. Öffnen Sie auf Ihrem Computer ein neues Excel Tabelle.
2. Klick auf das Registerkarte einfügen und wählen Sie die Objekt Möglichkeit.
3. Beim Anklicken wird die Objekt Option führt Sie zu einem Fenster, wie im Screenshot zu sehen.
4. Wählen Sie dort die Aus Datei erstellen Möglichkeit.
5. Durchsuchen Microsoft Word-Dokumente um Ihre gewünschte Datei zu importieren.
6. Wählen Sie diese durch Doppelklick auf den Dateinamen aus und schließen Sie das Fenster durch Klicken auf das OK Taste. Bei diesem Vorgang wird die Word-Datei mit Ihrer Excel-Tabelle zusammengeführt.
7. Ihr Zellentextfeld sollte jetzt angezeigt werden =EMBED ("Dokument") darunter, wie im Bild gezeigt. Dies kann nur durchgeführt werden, wenn die Bearbeitungsberechtigungen für das Quell-Word-Dokument aktiviert sind.
8. Klick auf das Registerkarte Datei >Speichern als, und benennen Sie Ihre Excel-Datei um, anstatt Ihr vorheriges nicht zusammengeführtes Dokument zu überschreiben.
9. Klicke auf speichern erneut, um den Vorgang abzuschließen.

Methode 2: Zell-für-Zell-Datenimport

Mit dieser zweiten Methode können Sie Ihre Daten Zelle für Zelle importieren. Hier sind einige Schritte, die Sie durchgehen.

1. Öffnen das Word-Dokument mit den vorgesehenen Daten für die Übertragung.
2. Klicken Sie auf die Schraffurmarkierungen, die sich auf der Tabelle befinden.
3. Kopieren Sie die Tabelle, indem Sie drücken Strg+C.
4. Du kannst dann schließen Ihr Word-Dokument.
5. Öffnen Sie eine Excel-Tabelle und klicken Sie auf das erstes Zellengitter.
6. Fügen Sie die kopierten Daten ein, indem Sie drücken Strg+V. Ihre Daten werden wie in diesem Bild zu sehen eingefügt.

Wenn Sie sich für diese Methode entscheiden, stellen Sie bitte sicher, dass die Excel-Tabelle das gleiche Layout hat wie die Word-Tabelle mit den Details.

Das bedeutet, dass Ihre Excel-Tabelle die gleichen haben sollte, wenn Ihre Worttabelle zehn Spalten hat.

Methode 3: Konvertieren von Word in Excel mithilfe von CSV-Dateien

Eine weitere einfache Methode zum Konvertieren von Informationen aus Ihrem Word-Formular in Ihre Excel-Tabelle ist die Verwendung von durch Kommas getrennten Werten (CSV) Datei. Eine CSV-Datei ist eine Textdatei mit Trennzeichen, die Kommas verwendet, um Werte in einer Datei zu trennen.

Die Verwendung dieser Methode ist einfach. Word unterscheidet relevante Daten von anderem Text in Ihrem Formular. Dies bedeutet, dass die Antworten Ihres Kunden nicht mit zusätzlichen Details aus der Vorlage verwechselt werden können.

Konvertieren von Word in CSV

Bevor Sie CSV zum Übertragen von Daten in Ihre Excel-Tabellen verwenden, müssen Sie möglicherweise Ihr Word-Formular in das CSV-Format konvertieren. Um Ihre Dateien zu konvertieren, können Sie eine der folgenden Methoden verwenden.

Option 1: Verwenden von Optionen zum Konvertieren Ihres Words in CSV

Du kannst den... benutzen Optionen Registerkarte, um Ihr Formular in CSV zu konvertieren, indem Sie diese Schritte ausführen.

1. Öffnen Sie Ihr Word-Formular. Stellen Sie sicher, dass es alle Informationen enthält, die Sie benötigen.
2. Wählen Datei > Optionen.
3. Auf der Optionen Panel, wählen Fortgeschritten. Diese finden Sie auf der linken Seite der Dialogbox, wie im Bild unten gezeigt.

4. Prüfen Formulardaten als Textdatei mit Trennzeichen speichern.

5. Schließen Sie abschließend die Dialogbox mit einem Klick auf OK.

Sie können nun Ihre Daten entweder nach Excel exportieren oder das Dokument nach Belieben speichern.

Option 2: Verwenden Sie "Speichern unter", um Ihre Daten in CSV zu exportieren

Alternativ können Sie die Speichern als Option zum Speichern Ihres Dokuments im CSV-Format. Wenn dies Ihre ideale Methode ist, finden Sie hier einige Schritte, die Sie durchgehen.

1. Klicken Sie in Ihrem Word-Formular auf das Menü Datei > Speichern unter Möglichkeit.
2. Sie sehen ein Dialogfeld mit standardmäßig ausgewähltem Nur-Text, wie im Bild gezeigt.
3. Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben, müssen Sie Ihre Datei umbenennen und auf klicken speichern.
4. Ein Vorschaudialogfeld wie im Screenshot wird angezeigt und zeigt die Daten an, die Sie in Ihr CSV-Format exportieren möchten. Um die Daten zu exportieren, klicken Sie auf OK.

Wenn Sie diese Schritte ausführen, extrahiert Word die Daten im Formular in ein .csv Datei. CSV-Dateien sind mit Excel kompatibel. Sie geben Ihnen die Freiheit, in jeder Excel-Version darauf zuzugreifen.

Um die verschiedenen Felder innerhalb des Dokuments zu trennen, fügt Word Kommas ein. Excel verwendet diese Kommas, um Daten zu trennen, die zu verschiedenen Zellen gehören.

Option 3: Verwenden von Export zum Speichern von Daten in CSV

Wenn Sie die nicht verwenden möchten Option Speichern unter, sollten Sie die Exportoption in Betracht ziehen. So exportieren Sie Daten in eine CSV-Datei.

1. Klicken Sie noch in Ihrem Formular auf Datei.
2. Wähle aus Export Möglichkeit.
3. Klicke auf Ändere dasDateityp, dann auf die Dateitypen und wählen Sie Nur-Text (*.txt). Es ist so einfach, wie es auf dem Screenshot aussieht.
4. Klicke auf Speichern als. Auf diese Weise öffnen Sie die Speichern als Dialogfeld, in dem Sie die Eigenschaften der Datei bearbeiten können.
5. Wählen Sie den bevorzugten Speicherort für Ihre Datei aus.
6. Benennen Sie Ihre Datei wie gewünscht und klicken Sie auf speichern. Dadurch werden die Daten exportiert.

Formulardaten in Excel importieren

Nachdem Sie Ihre Word-Formulardaten nun in das CSV-Format konvertiert haben, müssen Sie sie im nächsten Schritt in Ihre Excel-Tabelle importieren.

Ihre Datei ist in Excel möglicherweise nicht sichtbar, da Excel standardmäßig nur Excel-Dateien anzeigt. Gehen Sie folgendermaßen vor, um auf Ihre CSV-Datei zuzugreifen.

1. Öffne a Neu Excel Tabelle.
2. Klicke auf Datei >Öffnen.
3. Wählen Sie das Durchsuche Symbol und wählen Sie Alle Dateien in der Dropdown-Liste Typen.
4. Suchen Sie den Speicherort der Datei und wählen Sie sie aus.
5. Klicke auf Öffnen. Dadurch wird Excel aufgefordert, die Datei zu öffnen Textimport-Assistent, Wie nachfolgend dargestellt. Klicke auf Getrennt >Nächster.

Umgang mit vielen Formularen

Manchmal müssen Sie möglicherweise viele Formulare an einem einzigen Tag konvertieren. Das Durchlaufen dieses gesamten Prozesses kann in diesem Fall anstrengend sein.

Die beste Option ist das Erstellen von Codeverbindungen zur Kalkulationstabelle mithilfe von ADO, wenn Sie mit vielen Formularen arbeiten. ADO (ActiveX Data Object) automatisiert den Übertragungsprozess. Auf diese Weise wird es einfacher, Daten zu übertragen.

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Warum diese Methoden verwenden?

Auch wenn das Erlernen dieser neuen Techniken einschüchternd sein kann, werden sie sich auf lange Sicht auszahlen. Mit diesen Methoden können Sie viel Zeit sparen.

Sie erhöhen auch Ihre Genauigkeit bei der Dateneingabe. Auf diese Weise wird das Fehlerrisiko etwas geringer, da Daten von einer Software in eine andere übertragen werden, anstatt sie manuell zu verschlüsseln.

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