Die 14 wichtigsten Tipps zur E-Mail-Etikette, die Sie kennen müssen

Egal, ob Sie Content-Autor, Vermarkter, Entwickler oder freiberuflicher Mitarbeiter sind, E-Mail ist ein wesentlicher Bestandteil unserer modernen Welt.

Tatsächlich ist es die gängigste Form der Kommunikation unter Freiberuflern. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Best Practices und Etikette für das Versenden von E-Mails zu lernen, wenn Sie Kunden gewinnen und binden möchten.

1. Schnelle Antwort üben

Da das freiberufliche Geschäft in hohem Maße von der E-Mail-Kommunikation abhängt, ist eine schnelle Reaktion zu einem erwarteten Standard geworden.

Wenn Sie keine Zeit mit Familie und Freunden verbringen, sollten Sie immer versuchen, alle Ihre E-Mails innerhalb einer Stunde zu beantworten. Wenn dies nicht möglich ist, antworten Sie am selben Tag während der Geschäftszeiten des Kunden.

2. Klären Sie den Punkt am Anfang

Ihre Kunden müssen Ihre E-Mail nicht bis zum Ende oder, schlimmer noch, mehrmals lesen, um Ihren Standpunkt zu verstehen. Wenn Sie eine E-Mail schreiben, sollten Sie Ihre Nachricht gleich zu Beginn klar formulieren – entweder im Betreff oder im Text.

Das Thema sollte kurz und spezifisch sein. Heben Sie im Text der E-Mail Ihre wichtigsten Details hervor, indem Sie Aufzählungszeichen verwenden.

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3. Grammatik und Rechtschreibung überprüfen

Ihre E-Mail spiegelt wider, wer Sie sind. Es zeigt, was die Kunden von Ihnen in Bezug auf die Arbeitsqualität erwarten. Selbst die erfahrensten Profis machen Tippfehler, insbesondere beim Tippen von Smartphones. Allerdings bekommen Kunden durch solche Fehler keinen guten ersten Eindruck.

Nachdem Sie mit dem Verfassen fertig sind, lesen Sie die E-Mail laut vor, um grammatikalische Fehler herauszufinden. Sie können auch Online-Tools für zusätzliche Unterstützung verwenden.

4. Halten Sie es kurz

Wenn Sie ein Schriftsteller sind, der einen literarischen Hintergrund hat, kann es schwierig sein, sich dagegen zu wehren, in blumiger Sprache zu schreiben. Für eine normale Person wird es jedoch nur ein Code, den sie nicht entziffern können!

Halten Sie Ihre E-Mails immer kurz und einfach. Schreiben Sie in kleinen Sätzen und verwenden Sie Wörter, die jeder kennt. Wenn Sie Informationen übermitteln müssen, die nicht in ein paar Absätze passen, ist es besser, ein virtuelles Meeting oder Telefonat zu vereinbaren.

5. Alle Anfragen beantworten

Dieser Punkt scheint im Widerspruch zum vorherigen Hinweis zu stehen, bei dem wir Sie gebeten haben, die E-Mail kurz zu halten. Nun, aus Gründen der Prägnanz jede Frage Ihres Kunden zu überspringen, ist eine respektlose Handlung.

Behandeln Sie die in jedem Abschnitt der E-Mail gestellten Fragen in separaten Abschnitten. Der Kunde weiß also, dass Sie seine E-Mail aufmerksam lesen. Wenn Sie eine Frage nicht sofort beantworten können, erwähnen Sie sie nach Möglichkeit.

6. Folgen Sie Einzel- und Standardformat

Verwenden Sie beim Schreiben von E-Mails an Ihre Kunden ein einziges Format für alle E-Mails. Stellen Sie sicher, dass Sie in jeder E-Mail die gleiche Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe und Textstruktur verwenden. Wenn Sie kein Standardformat haben, sieht ein einzelner E-Mail-Thread seltsam aus.

Für die Geschäftskommunikation können Sie Schriftarten wie Arial, Calibri und Verdana verwenden. Für die Größe ist 12 sicher. Die Verwendung von bunten Schriftarten ist für diese Art der professionellen Interaktion nicht ratsam – bleiben wir bei Schwarz.

7. Mit einer Unterschrift enden

Unabhängig von Ihrem beruflichen Status ist es immer eine gute Idee, eine E-Mail-Signatur mit Ihren Kontaktdaten am Ende Ihrer E-Mails zu haben. Dies hilft den Leuten, sich an Sie zu erinnern, damit sie Sie bei Bedarf sofort kontaktieren können.

Das Hinzufügen einer personalisierten Signatur am Ende der E-Mail ist einfach und lässt Sie nur professionell aussehen. Fügen Sie Ihre Kontaktdaten in die Signatur ein.

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8. Vorlage für Abwesenheits-E-Mail verwenden

Sie können in den Urlaub fahren, aber während Sie freiberuflich tätig sind, stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden dies wissen. Neben der persönlichen Benachrichtigung per E-Mail, Es wird toll sein, eine Abwesenheitsnotiz zu haben.

Wenn Sie mit mehreren Kunden arbeiten, müssen Sie die Fristen verwalten. Ebenso müssen Ihre Kunden wissen, wann sie mit Ihrer Antwort rechnen können.

9. Immer nachfassen

Die Nachverfolgung Ihrer Kunden ist unerlässlich, wenn Sie eine Antwort erwartet haben, aber nicht erhalten haben. In einer Folge-E-Mail können Sie alle relevanten Informationen kopieren und alle wichtigen Dateien erneut anhängen, damit der Kunde die erforderlichen Informationen leicht finden kann.

10. Verwenden Sie die richtige Sprache

Verwenden Sie die Standard-Fachsprache bei der Kommunikation mit Ihren Kunden. Vermeiden Sie Emoticons in solchen formellen Gesprächen. Beginnen Sie die E-Mail mit einer höflichen Begrüßung und sprechen Sie die Kunden direkt mit ihren Namen an.

Verwenden Sie nicht ALL CAPS oder Akronyme wie ASAP oder RSVP. Es ist auch besser, keine Kurzform des Namens Ihres Kunden zu verwenden.

11. Vermeiden Sie Antworten, wenn Sie verärgert oder wütend sind

Egal wie lange du im. bist freiberufliche Tätigkeit, Frustration und Wut über Ihre Arbeit ist unvermeidlich. Wenn Sie einige E-Mails von den Kunden verärgern, ist es der natürliche Instinkt, sofort zu antworten.

Aber unterlassen Sie es immer, zu antworten, während Sie von den Emotionen mitgerissen werden. Bleiben Sie professionell und schreiben Sie eine ausgefeilte Antwort, sobald Sie sich beruhigt haben.

12. Mit anderen Methoden kommunizieren

Wenn Sie als Freiberufler wachsen, wissen Sie, wann Sie die Diskussion offline nehmen müssen. Verlassen Sie sich beim Teilen zeitkritischer Informationen nicht nur auf E-Mails. Koppeln Sie es immer mit einer Echtzeit-Kommunikationsform wie einem Telefonanruf oder einer Slack-Nachricht.

13. Versuchen Sie nicht, Freunde zu finden

Sie sind hier, um eine Geschäftsbeziehung mit Ihrem Kunden aufzubauen, nicht um sich mit ihm anzufreunden. Es ist immer sicher, mit Ihrem Kunden nicht lustig oder schlau zu sein. Halten Sie sich an die Informationen und die Absicht Ihrer Nachricht. Sie haben keine Eile, ihnen Ihre Persönlichkeit zu zeigen, während Sie eine professionelle Beziehung führen.

14. Antworten nicht überspringen

Wenn Sie zu spät auf eine E-Mail antworten oder sie ganz überspringen, können Sie ein Projekt kosten. Wenn Ihr Posteingang voller Verkaufs-E-Mails und unnötiger Newsletter ist, verpassen Sie möglicherweise wichtige E-Mails von Ihrem Kunden.

Markieren Sie E-Mails von bestehenden Kunden als Favoriten, damit Sie diese ganz oben in Ihrem Posteingang erhalten. Um schnell auf alle arbeitsbezogenen E-Mails zuzugreifen, halten Sie Ihre E-Mails aufgeräumt.

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