Produktivität 101: So verwenden Sie die Getting Things Done (GTD)-Methode

Haben Sie das Gefühl, dass Sie mehrere Aufgaben und Projekte in Ihrem Kopf bearbeiten, diese aber nicht abschließen? Wenn Sie viel über Aufgaben, Projekte und Ziele nachdenken, wird es für Ihren Geist schwierig, sich auf die Produktivität zu konzentrieren.

Durch systematisches Aufgabenmanagement hilft Ihnen Getting Things Done (GTD) mentalen Stress abzubauen. Erfahren Sie mehr über die GTD-Methode, die Prozesse und die Organisation, um Aufgaben effizient zu erledigen.

Was ist die Getting Things Done (GTD)-Methode?

Die fünf Schritte, nämlich Capture, Clarify, Organize, Review und Engage, bauen das GTD-System auf, das Fachleute oder Freiberufler bei der Arbeit oder zu Hause produktiver macht.

Sie müssen einige produktive Stunden in die Einrichtung der GTD-Methode und ihrer Tools investieren. Eine so kleine Investition an Energie und Zeit wird sich jedoch für den Rest Ihres Lebens auszahlen, wenn Sie es kontinuierlich praktizieren.

Wenn Sie das GTD-System für jede berufliche oder private Aufgabe implementieren, werden Sie die folgenden Vorteile sehen:

1. Sie sparen mehr Zeit und können die richtige Balance zwischen Privat- und Berufsleben finden.
2. Durch die Aufgabenverwaltung werden Sie effizienter und produktiver. Dadurch werden Sie letztendlich frei von psychischem Stress.
3. Sie können vermeiden, dem Projekt Schaden zuzufügen, indem Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
4. Sie werden kreativer, da Ihr Verstand keine unnötigen Daten verarbeiten muss.

Wann sollten Sie die GTD-Methode anwenden?

Sie können das GTD-System praktisch anwenden, um alle beruflichen oder persönlichen Aufgaben zu erledigen. Freiberufler und Profis, die sich um viele Aufgaben kümmern, sollten GTD üben, um produktiv zu bleiben. Die realen Szenarien, die am besten zum GTD-System passen, sind:

1. Sie befürchten, die kleinen, aber wichtigen Aufgaben eines Projekts zu vergessen.
2. Sie sind nicht sicher, alle Dinge im Auge zu behalten.
3. Sie erfüllen mehrere Rollen in Ihrem beruflichen und privaten Leben.
4. Häufig initiieren Sie verschiedene Projekte, können diese aber nicht termingerecht abschließen.
5. Sie haben den Getting Things Done-Ansatz zum Verwalten von Aufgaben noch nie ausprobiert.

So funktioniert die GTD-Methode

Schritt eins: Erfassen

David Allen, der Entwickler der GTD-Methode, legt Wert darauf, Aufgaben und Ideen schriftlich festzuhalten oder digital zu speichern, um den Geist stressfrei zu halten.

Daher müssen Sie Ereignisse, Ideen, Termine, To-Dos, Aufgaben, Teilaufgaben, Projektreferenzen usw. sofort in Ihrem Posteingang speichern. Dieser Posteingang kann ein papierbasiertes Ablagesystem oder Apps wie Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote usw. sein.

Ein Posteingang ist eine visuelle Darstellung der Elemente, um die Sie sich regelmäßig bei der Arbeit oder zu Hause kümmern müssen. Es ist der erste Schritt zu einem GTD-basierten persönlichen Zeitmanagement-Workflow. Dieser Schritt erfordert viel Energie und Zeit, da Sie umfangreiche Denkprozesse durchlaufen müssen, um alle Aufgaben und Ideen an einem Ort zu erfassen.

Sie können alle Aufgaben effizient in Ihrem GTD-Posteingang erfassen, indem Sie GTD-basierte Zeitmanagement-Apps wie Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp usw.

Schritt 2: Klären Clar

Nachdem Sie Ideen und Aufgaben in den GTD-Posteingang eingegeben haben, müssen Sie diese überladenen Elemente in umsetzbare Schritte umwandeln. Befolgen Sie die unten aufgeführte Checkliste für alle Elemente Ihres Posteingangs:

1. Beenden Sie die Aufgabe sofort, wenn sie weniger als zwei Minuten dauert.
2. Wenn das Projekt dies zulässt, suchen Sie nach Möglichkeiten zur Aufgabendelegierung.
3. Fügen Sie Referenzelemente wie Dokumente, Dateien, Kontaktinformationen usw. in den Kommentarbereich einer bestimmten Aufgabe ein.
4. Wenn Sie eine Aufgabe in der Zukunft erledigen müssen, weisen Sie ein Fälligkeitsdatum zu.
5. Löschen Sie alle Elemente, die im persönlichen oder beruflichen Kontext irrelevant sind.

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Schritt 3: Organisieren

Um Ihre Aufgaben zu organisieren, müssen Sie diese in der temporären To-Do-Liste zur weiteren Bearbeitung anhand der folgenden Punkte auflisten:

1. Kalender: Sie müssen Termine in Ihren Kalender eintragen. Sie können beginnen, Kalender-Apps zu verwenden, da diese effizienter sind als papierbasierte Kalender.
2. Nächste Aktionen: Die Aufgaben, die für kein Projekt geeignet sind, sollten sich in der Liste Nächste Aktionen befinden. Sie können verschiedene kontextspezifische Listen wie Aufgaben, persönliche, geschäftliche, Telefonanrufe usw. erstellen.
3. Projekte: Sie müssen Projekte basierend auf den Kontexten in einer separaten Liste organisieren. Weisen Sie jeder Aufgabe eines Projekts bestimmte Fristen zu und überprüfen Sie die Projektliste täglich.
4. Warten auf: Wenn Sie einige Projektaufgaben an andere delegieren, sollten Sie eine Erinnerungsliste für diese Aufgaben führen.

To-do-Listen und Notizen-Apps wie TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote usw. helfen Ihnen beim Organisieren und Anzeigen Ihrer To-Do-Listen.

Schritt vier: Engagieren

Sie leiten systematisch ab, was als nächstes im Schritt Engage zu tun ist, indem Sie die folgenden vier Kriterien verwenden:

1. Kontext: Sie haben verschiedene Aufgaben in Bezug auf Arbeit, Leben und Hobbys. Diese werden als Kontexte bezeichnet. Sie müssen für jeden dieser Kontexte separate To-Do-Listen erstellen.
2. Verfügbare Zeit: Wenn Sie etwa 15 Minuten Zeit haben, um zu Ihrem Ziel zu fahren, können Sie wahrscheinlich in einem Lebensmittelgeschäft anhalten, um Artikel zu kaufen, die Sie auf Ihrer Einkaufsliste aufgeführt haben.
3. Verfügbare Energie: Planen Sie komplexe Aufgaben für die Zeit, in der Sie energischer sind. Lassen Sie die einfachen Aufgaben für Stunden mit niedrigem Energieniveau.
4. Priorität: Sie können auch festlegen, was als nächstes zu tun ist, abhängig von der Priorität der Aufgaben in einer To-Do-Liste.

Mit Aufgabenverwaltungstools, die der GTD-Methode folgen, können Sie benutzerdefinierte Aufgabenansichten mit Filtern hinzufügen. Diese Filter können Priorität, Fälligkeitsdatum, Beauftragter, Schlüsselwörter, Erstellungsdatum usw. sein. Solche Apps automatisieren auch die GTD-Methode durch Ansichten wie heute, kommend, als nächstes anzeigen, Kontexte über ein Label usw.

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Schritt fünf: Überprüfung

Die Überprüfung von GTD-Elementen wie Kalendereinträgen und To-Do-Listen hält Ihr GTD-System auf dem neuesten Stand. Bei der GTD-Methode können Sie wöchentliche Überprüfungen üben, um das beste Ergebnis zu erzielen. Der Überprüfungsschritt ermöglicht es Ihnen, Ihre Zeitmanagement-Workflows zu verfeinern und die nächsten Schritte zu identifizieren.

Aufgabenverwaltungstools die Sie möglicherweise für Getting Things Done verwenden, automatisiert den Überprüfungsschritt. Apps wie Infinity, Trello, Asana, Todoist usw. werden mit integrierten GTD-Review-Vorlagen geliefert. Diese Vorlagen bieten alle Prüfpunkte, die Sie für eine erfolgreiche wöchentliche Überprüfung Ihres GTD-Workflows für jedes Projekt oder jede Aufgabe durchlaufen müssen.

Mit den Apps können Sie diese Prüfungsvorlagen auch an Ihre Projektanforderungen anpassen. Sie können beispielsweise eine zweimonatliche Überprüfung anstelle einer wöchentlichen Überprüfung erstellen. Sie können Aufgabenkommentare oder Unteraufgaben erstellen, um Ihre wöchentlichen Reflexionen und den Fokus für die nächste Woche festzulegen.

Werden Sie produktiver mit dem Getting Things Done-System

Die GTD-Methode teilt den gesamten Aufgabenverwaltungsprozess in fünf einfache Schritte auf: Erfassen, klären, organisieren, überprüfen und einbeziehen. Das GTD-System und die Tools zum Erledigen von Aufgaben helfen Ihnen, die Gehirnkapazität bei der Aufgabenerfüllung stärker zu nutzen als unproduktive Gedanken.

Für eine optimale Produktivität wissen Sie, wie Sie die beste App für das Aufgabenmanagement auswählen, während Sie regelmäßig die GTD-Methode anwenden.

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