So übernehmen Sie die Kontrolle über Ihren E-Mail-Posteingang und bleiben produktiv

Für einen Profi ist kein Tag ohne E-Mails vorstellbar. Studien zeigen, dass Firmenmitarbeiter etwa ein Drittel ihrer Arbeitszeit damit verbringen, ihre Posteingänge zu überprüfen.

Durch die Priorisierung von E-Mails opfern Sie Ihre Produktivität, Ihren Fokus und Ihre Kreativität. Die folgenden Tipps können Ihnen dabei helfen, die Kontrollzeit Ihres Posteingangs unter Kontrolle zu halten.

1. Beschränken Sie die Überprüfung von E-Mails

Wenn Sie Ihren Posteingang unendlich oft überprüfen, werden Sie nirgendwo hinführen. Begrenzen Sie daher die Anzahl der Male, die Sie möchten Überprüfen Sie neue E-Mails in Ihrem Posteingang.

Erstellen Sie das Limit je nach Anforderung und Auslastung. E-Mails zu Beginn und am Ende der Arbeitszeit abzurufen ist in Ordnung. Bei Bedarf können Sie es auch einmal nach dem Mittagessen überprüfen.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang nicht während der produktivsten Stunden des Tages, wie morgens und abends oder wenn Sie Zeit mit Ihrer Familie verbringen. Sie können flexibel sein und weiter experimentieren, bis Sie etwas Passendes gefunden haben. Sie können beispielsweise Grenzwerte festlegen wie:

• Überprüfen Sie geschäftliche E-Mails nicht vor 10 Uhr und nach 19 Uhr. oder am Wochenende.
• Überprüfen Sie Ihren Posteingang nur zweimal oder dreimal am Tag.
• Verwenden Sie ein beliebiges strukturiertes System, das nur aktuelle oder wichtige E-Mails anzeigt.

2. Holen Sie sich Aufgaben direkt in die Aufgabenverwaltungs-App

Gehören Sie zu denen, die für Aufgabenzuweisungen auf E-Mails angewiesen sind? Wenn ja, ist es Zeit zu ändern. Einer der Hauptgründe für das ständige Überprüfen von Posteingängen ist, dass andere Ihnen per E-Mail neue Aufgaben zuweisen oder Ihre Aufgaben dort behalten.

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Ihr E-Mail-Posteingang muss nicht als Ihre To-Do-Liste funktionieren. Beschränken Sie die E-Mail-Nutzung nur auf Kommunikationszwecke, verschieben Sie alles, was über eine Antwort hinausgeht, auf Aufgabenverwaltungs-Apps oder Aufgabenlistenanwendungen. Solche Anwendungen bieten auch sofortige Kommunikationsfunktionen, die das Projektmanagement nahtlos machen.

Wenn Sie eine E-Mail öffnen und lesen, schließen Sie sie nicht einfach nach dem Lesen und beschäftigen Sie sich mit anderen E-Mails. Reagieren Sie sofort auf diese E-Mail, um zu vermeiden, dass Sie erneut in Ihren Posteingang zurückkehren, um zu antworten.

Wenn die E-Mail eine Antwort benötigt, tun Sie dies. Wenn Sie die E-Mail als zukünftige Referenz benötigen:

• Behalte es.
• Wenn die E-Mail geschäftskritisch ist, markieren Sie sie.
• Wenn Sie es nicht mehr benötigen, löschen Sie es.

Mit jeder gelesenen E-Mail fertig zu werden, ist der Schlüssel, um Ihren Posteingang und Ihr Gehirn frei von Unordnung zu halten.

4. Schließen Sie Ihren E-Mail-Client

Ja, Sie können auf Ihrem Desktop weiterarbeiten, ohne die E-Mail-App am Laufen zu halten. Nachdem Sie Ihre E-Mails überprüft und beantwortet haben, schließen Sie die App und konzentrieren Sie sich auf die Erledigung Ihrer Aufgaben.

Informieren Sie Ihre Familie, Freunde, Kollegen und Kunden, dass E-Mails nicht der beste Weg sind, Sie für eine sofortige Antwort zu erreichen.

Sobald sie sich dessen bewusst sind, werden sie nur begrenzte Erwartungen an Sie bezüglich der E-Mail-Antwort haben. Sie können verschiedene andere Instant Messaging-Anwendungen auf Ihrem Telefon oder Laptop verwenden, um mit Ihrer Familie und Ihren Kollegen in Kontakt zu bleiben.

5. E-Mail-Antworten kurz halten

Wenn Sie die Angewohnheit haben, lange E-Mails zu schreiben, hören Sie auf, Ihre Zeit zu verschwenden und wechseln Sie zu kurze E-Mail-Nachrichten schreiben. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails auf den Punkt kommen und Ihre Anfrage in der allerersten Zeile steht, um Verwirrung zu vermeiden. Sie können die meisten E-Mails in wenigen Sätzen beenden, und ihre Kürze lässt vermuten, dass Sie die Zeit aller schätzen, einschließlich Ihrer eigenen.

Nur wenige E-Mails benötigen eine längere Antwort und Sie können sie problemlos in der Kategorie "Später antworten" belassen. Wenn möglich, können Sie solche Antworten in Form von Audionachrichten senden.

6. Sag Nein zu E-Mail-Benachrichtigungen

Benachrichtigungen sind die Hauptursache der Ablenkung für einen modernen Profi. Es wäre falsch anzunehmen, dass alle Benachrichtigungen aus sozialen Medien stammen.

Gelegentlich erscheinen auch E-Mail-Benachrichtigungen, wodurch Ihr regulärer Arbeitsablauf unterbrochen wird. Wenn die E-Mail-Benachrichtigung aktiviert ist, hilft das Schließen der App oder des Tabs nicht.

Wenn Sie von jeder neuen E-Mail-Benachrichtigung abgelenkt werden und damit beschäftigt sind, Ihren E-Mail-Posteingang zu überprüfen, ist es besser, die neue E-Mail-Benachrichtigung zu deaktivieren. Es wird Ihnen helfen, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren, insbesondere auf die, die volle Aufmerksamkeit erfordern.

7. Versuchen Sie, den Wochenend-Autoresponder zu aktivieren

Diese Methode ist unerlässlich, wenn Sie Freiberufler oder Solopreneur sind. Autoresponder bewahrt Sie davor, von allen entfremdet zu werden, während Sie die E-Mails zu Ihrem Seelenfrieden ignorieren.

Erstellen Sie einige durchdachte und informative Autoresponder, die sich um alle E-Mails kümmern können, die Sie an Wochenenden oder im Urlaub erhalten.

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8. Hören Sie auf, E-Mails auf Ihrem Smartphone abzurufen

Dieser Punkt könnte Sie mit FOMO erschrecken. Überlegen Sie jedoch zweimal, ob Sie wirklich einen E-Mail-Client auf Ihrem Telefon benötigen oder nicht. Anstatt E-Mails zu erhalten, können Sie mehr Instant-Communication-Apps wie Slack auf Ihrem Telefon verwenden. Lassen wir die E-Mail für Ihren Desktop und genießen Sie Ihren Kurzurlaub ohne Sorgen.

9. Werten Sie Ihren Posteingangsbereich

Möglicherweise verwenden Sie einen kostenlosen E-Mail-Client, aber das bedeutet nicht, dass Ihr Posteingang mit unerwünschten E-Mails überladen wird. Wenn Sie Websites abonniert haben, die Sie den ganzen Tag mit Verkaufs- und Werbeangeboten bombardieren, ist es an der Zeit, etwas zu unternehmen.

Viele Werbe-E-Mails landen in Ihren E-Mails, weil Sie ihnen die Erlaubnis gegeben haben. Melden Sie sich also von den Websites ab, die Sie nicht mehr interessieren.

Denken Sie auch zweimal darüber nach, bevor Sie sich das nächste Mal für den Newsletter anmelden. Damit müssen Sie keine Zeit damit verbringen, die wichtigen E-Mails zu finden oder unnötige E-Mails zu löschen.

10. Trennen Sie Ihre persönlichen und geschäftlichen E-Mail-Konten

Es mag so aussehen, als ob wir alle wissen, aber es wird immer einige Leute geben, die sowohl berufliche als auch private E-Mails im selben Posteingang erhalten. Wenn Sie einer von ihnen sind, ist es höchste Zeit, dass Sie verschiedene E-Mails für persönliche und berufliche Zwecke erstellen.

Versuchen Sie, Ihre persönlichen E-Mails während der Bürozeiten nicht abzurufen (es sei denn, Sie erwarten, dass wichtige E-Mails eintreffen). Vermeiden Sie es auch, offizielle E-Mails außerhalb der Bürozeiten zu überprüfen. So können Sie eine gesunde Work-Life-Balance aufrechterhalten, die letztendlich zu Ihrer Produktivität beiträgt.

Produktiv arbeiten, ohne Ihren Posteingang zu behindern

Auch wenn E-Mails eine revolutionäre Veränderung in unserer Kommunikation mit sich gebracht haben, kann es sowohl ablenkend als auch destruktiv sein, ihr zu viel Aufmerksamkeit zu schenken. Indem Sie Ihre Aufmerksamkeit auf Ihren Posteingang beschränken, können Sie sich weiterhin auf Ihre täglichen Aufgaben konzentrieren.

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