Leitfaden zur Online-Aufgabenverwaltung: 10 Tipps zur Auswahl der richtigen App

Während der neuen Normalität hat sich die Zahl der Online- und Offline-Projektmanagement-Apps vervielfacht. Heutzutage gibt es Hunderte von Apps, mit denen Sie ein Geschäftsprojekt effizient steuern und gleichzeitig ein Team von Mitarbeitern verwalten können.

Wenn Sie sich für den Kauf von Task-Management-Software interessieren, sollten Sie sich erkundigen, ob die Anwendung flexibel und skalierbar genug ist, um Ihre Ziele zu erreichen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie den richtigen Online-Task-Manager auswählen.

Was ist eine Online-Aufgabenverwaltungssoftware?

Ein Geschäftsprojekt umfasst mehrere abhängige oder unabhängige Aufgaben. Jedes Teammitglied ist für eine oder mehrere Aufgaben verantwortlich. Mehrere Aufgaben beinhalten viele Start- und Enddaten, ein Zeitbudget, ein Kostenbudget, Ressourcenzuweisung, Erinnerungen, Berichte, Dokumente usw.

Wenn anspruchsvolle Computersoftware all diese Aspekte eines Projekts verwaltet, wird sie als Aufgabenverwaltungssoftware bezeichnet. Der Ausbruch der Pandemie hat Tausende von Unternehmen davon überzeugt, Remote-Arbeit einzuführen. Infolgedessen sind Aufgabenverwaltungs-Apps jetzt online und werden auf Cloud-Servern gehostet.

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Standardfunktionen von Online-Aufgabenverwaltungs-Apps

Da die Nachfrage nach Online-Aufgabenverfolgungs-Apps gestiegen ist, bieten viele IT-Dienstleister und Softwareentwicklungsunternehmen vielseitige Apps für das Projektmanagement an. Die meisten dieser Apps verfügen jedoch über eine Reihe von Standardfunktionen, die für das grundlegende Projektmanagement unerlässlich sind. Diese Funktionen sind wie folgt:

1. Ausführlicher Aufgabenlisten-Viewer

Die meisten der Online-Aufgabenverwaltungs-Apps enthalten einen Aufgabenansichtsbildschirm. Hier sehen Sie alle Aufgaben und Teilaufgaben aller laufenden oder abgeschlossenen Projekte.

2. Kanban-Board

Die erweiterte Online-Task-Manager-App enthält ein Kanban-Board zur Implementierung Kanban für effizientes Projektmanagement auf individueller oder organisatorischer Ebene. Die Apps visualisieren digital Kanban-Boards, die Spalten für steht aus, In Bearbeitung, und Abgeschlossen Aufgabenstatus und Karten als eigentliche Aufgaben.

3. Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Diagramm ist die zentrale Projektmanagementfunktion jeder Online-Aufgabenverfolgungs-App. Gantt-Diagramme veranschaulichen den Projektfortschritt durch die gestapelte horizontale Balkendiagrammmethode. Es kann auch Aufgabenabhängigkeiten, aufgewendete Zeit und den aktuellen Status der Aufgaben visualisieren.

4. E-Mail- oder Messaging-App-Benachrichtigung

Online-Projektmanagement-Apps legen Wert darauf, alle auf dem Laufenden zu halten, indem sie Echtzeit-Updates zum Projektstatus und zu Aktivitäten anbieten. Wenn die App Änderungen in der Aufgabenliste erkennt, benachrichtigt sie sofort die zugewiesene Ressource und den Projektverantwortlichen.

5. Zeiterfassung

Online-Aufgabenverwaltungs-Apps verfügen über ein automatisches Zeiterfassungsprogramm zur Verfolgung von Produktivitätsstunden, Ressourcenauslastung, Projektbudget, Abrechnungsstunden usw. Projektbesitzer können Entscheidungen in Echtzeit treffen, indem sie die Zeitnutzungsleistung des Projekts sehen.

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Die meisten Online-Aufgabenmanager-Apps verfügen über Optionen zum Taggen und Filtern von Aufgaben. Der Projektinhaber kann spezifische Tags festlegen, wie z. B. vorrangige Arbeit, verantwortliche Abteilung, spezifische Fähigkeiten, Liefertermin, Entwicklungsphase usw. Teammitglieder können Aufgaben anhand dieser Tags ganz einfach herausfiltern, um die richtige Aufgabe zu finden.

7. Team- oder Kundenkommunikation

Standardmäßige Online-Aufgabenverwaltungs-Apps bieten einen Bereich für die interne und externe Kommunikation an. Diese Apps umfassen Module wie Videokonferenzen, Sprachanrufe und Textnachrichten.

8. Berichterstellung, Dateispeicherung und -freigabe

Aufgabenmanagement-Apps bieten auch Funktionen zur Berichterstellung, um die Projektleistung, das Ressourcenbudget, leistungsschwache Ressourcen, Aufgabenprobleme, Projektengpässe usw. zu visualisieren.

Sie können Berichte auch als Tabellenkalkulation oder PDF exportieren und per E-Mail an das Team oder den Kunden senden. Diese Apps ermöglichen es Projektmitarbeitern auch, projektbezogene kritische Dateien zu speichern und sicher zu teilen.

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Tipps zur Auswahl der besten Aufgabenverwaltungs-App

Aufgabenverwaltungssoftware kann die Gesamtproduktivität und den Jahresumsatz für Unternehmen jeder Größe verbessern. Freiberufler, Einzelunternehmer und kleine Unternehmen müssen jedoch die beste Aufgabenverwaltungs-App auswählen, die die Aufgabe vereinfacht und keinen zusätzlichen Arbeitsaufwand verursacht.

Abgesehen von den oben genannten Standardfunktionen müssen Sie auch nach Mehrwertfunktionen suchen. Hier sind die Top-Tipps, die Ihnen beim Kauf der perfekten Online-Task-Manager-App helfen:

Auf Team- oder Projektebene kann es zu Interessenkonflikten zwischen den Mitarbeitern kommen. Die App sollte eine zentrale Kontrolle für den Projektinhaber und eine lokale Kontrolle für Peers ermöglichen. Der Projektadministrator sollte die Befugnis haben, den Zugriff auf das Tool je nach Kapazität des Mitarbeiters zu personalisieren.

2. Datenschutz und Vertraulichkeitskontrolle

Bei den meisten freiberuflichen Projekten oder Projekten auf Unternehmensebene ist es eine Herausforderung, personenbezogene Daten und geistiges Eigentum vertraulich zu behandeln. Sie sollten nach einer Aufgabenverwaltungssoftware suchen, die Datenschutzbedenken berücksichtigt.

3. Sicherheit der Cloud-Plattform

Die beste Aufgabenverwaltungs-App sollte alle ausgehenden und eingehenden Daten gemäß den neuesten Sicherheitsprotokollen für die Internetkommunikation verschlüsseln. Die Verschlüsselung soll auch im Ruhezustand der App funktionieren. Sie müssen nach Sicherheitsfunktionen wie den folgenden suchen:

• Identitäts- und Zugriffsverwaltungssystem (IAM).
• Die App ist DSGVO-, DSGVO- und SOC2-konform.
• Advanced Encryption Standard (AES) 256-Bit-SSL-Verschlüsselung.

4. Aufgabenzuweisung und Benachrichtigung

Ein effizienter Online-Aufgabentracker sollte es Teammitgliedern ermöglichen, ihrem Bucket Aufgaben aus einer zentralen Aufgabenliste zuzuweisen. Darüber hinaus werten Funktionen wie ein Projektmanager, der einer bestimmten Ressource eine Aufgabe je nach Skillset zuweist, den Wert des Tools auf.

Wenn ein Projektverantwortlicher Aufgaben zuweist oder eine Ressource Aufgaben beansprucht, sollte er die zuständigen Personen benachrichtigen.

5. Mit persönlichem Kalender synchronisieren

Da der Trend zur Remote-Arbeit zunimmt, wird dringend empfohlen, dass Ihre Online-Aufgabenverfolgungs-App mit Ihrem persönlichen Kalender synchronisiert wird. Wenn Sie alle persönlichen und beruflichen täglichen Aufgaben auf einem Bildschirm sehen können, können Sie eine hohe Produktivität effizienter erzielen.

6. Integration von Drittanbieter-Apps

Die beste Aufgabenverwaltungs-App sollte eine mühelose Integration mit anderen Apps wie Grafik ermöglichen Design, Tabellenkalkulation, Textverarbeitung, E-Mail-Client, Messaging, Videokonferenzen, digital Whiteboard usw. Durch die Integration mit professionellen Apps finden Sie alle projektbezogenen Ressourcen an einem Ort.

7. Kompatibilität mit mehreren Geräten

Suchen Sie nach einem Online-Aufgaben-Tracker, mit dem Sie sich von jedem Gerät wie Windows, macOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS usw. anmelden können. Sie erhalten ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis, wenn Sie mit der App den Fortschritt auf einem Gerät speichern und problemlos von einem anderen Gerät aus arbeiten können.

8. KI-basierte Analysen

Einige Aufgabenverwaltungs-Apps verfügen auch über eine integrierte KI, die hochrangige Analysen zu früheren Projekten generiert. Indem Sie Erkenntnisse aus solchen Berichten gewinnen, können Sie zukünftige Projekte mit einem geringeren Budget effizienter planen.

9. Zugang zum Kundensupport

Die meisten Apps bieten heutzutage Kundensupport über Chat, E-Mail und Telefon. Informieren Sie sich beim Kauf einer Online-Aufgabenverfolgungs-App, ob der Entwickler angemessene allgemeine und technische Supportdienste anbietet.

10. Preisstruktur

Suchen Sie nach einer Online-Aufgabenverwaltungs-App, die eine flexible Preisstruktur bietet. Holen Sie sich einen Budgetplan der Einstiegsklasse, wenn Sie ein angehendes Team sind, und skalieren Sie, wenn Ihre Projekte und Ressourcen wachsen.

Ist eine Online-Aufgabenverwaltungs-App das Richtige für Sie?

Eine Suche nach der besten Online-Aufgabenverwaltungs-App könnte einen Großteil Ihrer Produktivitätsstunden verbrauchen. Sie können die oben genannten Tipps befolgen, um die perfekte Aufgabenverwaltungssoftware für Ihr Unternehmen zu erhalten und keine wertvolle Zeit zu verlieren.

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