So planen Sie Besprechungen und Aufgaben mit Calendly

Das Planen von Besprechungen kann ein umständlicher Prozess sein. Möglicherweise müssen Sie zu viel Zeit und Energie aufwenden, um hin und her zu kommunizieren, um eine geeignete Besprechungszeit zu finden.

Glücklicherweise ersetzt ein intuitives digitales Tool diesen ineffizienten Planungsprozess durch eine einfache, zeitkritische Methode. Dieses Tool heißt Calendly.

In diesem Artikel werden wir Sie durch Calendly führen, wie es funktioniert und wie Sie das Beste daraus machen können.

Wie funktioniert Calendly?

Wenn Sie mit dem Planen eines Meetings in Microsoft Outlook vertraut sind, funktioniert Calendly ähnlich. Neben Outlook funktioniert Calendly auch mit Google Kalender und Apple iCloud Kalender.

Wenn Sie Ihre persönlichen und geschäftlichen Kalender synchronisieren, können Sie Ereignistypen erstellen. Beispielsweise können Sie einen Typ "15-minütige Besprechung" und einen Typ "30-minütige Besprechung" haben.

Von dort aus können Sie einen Buchungslink an Kunden, Mitarbeiter oder Freunde senden. Diese Personen können einen der zuvor erstellten Ereignistypen auswählen und dann eine Zeit mit Ihnen auswählen. Keine Sorge, sie haben keinen Zugriff auf die Ereignisse in Ihrem Kalender.

Das ist ein kurzer Überblick über die Funktionsweise von Calendly. Kommen wir nun zu den Details.

So fügen Sie Kalender zu Calendly hinzu

Stellen Sie vor dem Einrichten von Ereignistypen sicher, dass Ihre Kalender synchron sind.

Nachdem Sie Ihr Profil erstellt haben, klicken Sie auf Konto neben Ihrem Profilbild oben rechts auf der Calendly-Website. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die Option Kalenderverbindungen.

Klicken Sie auf der Seite Kalenderverbindungen einfach auf + Kalenderkonto hinzufügen und dann Verbinden neben dem Kalendertyp, den Sie hinzufügen möchten. Leider können Sie mit dem kostenlosen Plan nur einen Kalender synchronisieren.

Überprüfen Sie auch den Konfigurationsabschnitt. Hier können Sie festlegen, welche Kalender von Calendly überprüft werden, um Ereigniskonflikte zu vermeiden. Auch unter Aufbaukönnen Sie auswählen, in welchem ​​Ihrer Kalender neue Ereignisse angezeigt werden sollen.

So erstellen Sie Ereignistypen in Calendly

Auf diese Weise können Sie jetzt neue Arten von Ereignissen erstellen, die von Personen gebucht werden können. Wählen Sie zunächst eine der beiden Optionen aus + Neuer Ereignistyp oder + Erstellen>Ereignistyp auf Ihrer Calendly-Homepage.

Sie sehen zwei Optionen für Besprechungstypen: Eins zu eins und Gruppe. Da Calendly wahrscheinlich für Einzelgespräche verwendet wird, werden wir hier darauf eingehen. Wählen Erstellen neben an Eins zu eins.

Als Nächstes müssen Sie die folgenden Details angeben: Name, Beschreibung, Farbe und eine bestimmte URL des Ereignisses.

Bei der Auswahl eines Besprechungsorts können Sie einen Zoom- oder Google Meet-Link oder einen Anruf auswählen oder die Veranstaltung an einem bestimmten Ort anfordern.

Sie können beliebig viele Standortoptionen hinzufügen. Wenn Sie einen Anruf auswählen, können Sie auswählen, ob Sie oder der Teilnehmer den Anruf einleiten möchten. Nachdem Sie diese Schritte ausgeführt haben, klicken Sie auf Nächster.

Auf dieser Seite können Sie festlegen, wie die Erwartungen erfüllt werden sollen, z. B. wie weit die Teilnehmer im Voraus einen Platz buchen können und wie lange sie dauern Besprechung, zu welchen Zeiten Sie verfügbar sind und welche Pufferzeit vor oder nach der Besprechung zum Pendeln oder zum Umwickeln benötigt wird Dinge auf.

Wenn Sie festlegen müssen, wie viele dieser bestimmten Veranstaltungstypen an einem Tag gebucht werden können, können Sie dies unter der Option tun Zusätzliche Regeln für Ihren Verfügbarkeitsbereich.

Stellen Sie schließlich nach erneuter Auswahl von Weiter sicher, dass Ihr Ereignis auf eingestellt ist Aufund Sie sind betriebsbereit.

Sie können weitere Ereigniseinstellungen ändern, z. B. die Frage, die der eingeladene Teilnehmer bei der Buchung eines Meetings beantworten muss, wie er benachrichtigt wird. Was auf der Buchungsbestätigungsseite oder in den Zahlungsdetails (nur Calendly Pro-Funktion) angezeigt wird, bevor Sie zu Ihrem zurückkehren Startseite.

Verbunden: Möglichkeiten, Google Kalender zu Ihrem Windows-Desktop-Kalender zu machen

Sie können einen Calendly-Link über zwei Methoden freigeben. Die erste Möglichkeit besteht darin, Ihre Kalender-URL freizugeben, die unter Ihrem Profilbild und Namen auf der Startseite angezeigt wird. Dort können Teilnehmer jeden Veranstaltungstyp bei Ihnen buchen.

Sobald sie auf Ihren Link klicken, werden die Teilnehmer auf eine ähnliche Seite wie oben weitergeleitet. Die Teilnehmer können auswählen, welche Art von Veranstaltung sie möchten und welche Zeit sie zur Verfügung haben.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, dem Teilnehmer einen Link zu nur einem Ereignistyp mitzuteilen. Kopieren Sie dazu entweder den Link oder wählen Sie Teilen zu einem bestimmten Ereignistyp auf Ihrer Calendly-Homepage.

Unabhängig davon, welche Option Sie auswählen, können Sie Ihren Calendly-Link kopieren und in eine E-Mail, eine Textnachricht oder eine Website (unter) einfügen Teilen Option) und teilen Sie es mit anderen, damit diese einen Termin mit Ihnen vereinbaren können.

So buchen Sie eine Veranstaltung mit Calendly

Oben sehen Sie, wie eine bestimmte Ereignistypseite für Ihre Teilnehmer aussieht. Die abgeblendeten Tage sind entweder vergangen oder wenn Sie nicht verfügbar sind.

Die Person kann Ihre Verfügbarkeit anzeigen, indem sie einen blau hervorgehobenen Tag und eine Uhrzeit auswählt. Sobald sie die Uhrzeit bestätigt haben, fordert Calendly die Person auf, ihre Daten (Name, E-Mail-Adresse, Standort usw.) einzugeben.

Danach erhält ein Teilnehmer eine E-Mail mit einer Kalendereinladung, und die Veranstaltung wird sowohl in seinem als auch in Ihrem Kalender angezeigt.

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Mit Calendly ist es einfach, Besprechungen effizienter zu planen. Alles was es braucht ist den grundlegenden Prozess zu lernen.

Die Verwendung von Calendly ist kostenlos, es gibt jedoch alternative Abonnementoptionen, die mehrere Ereignistypen ermöglichen, eine Verbindung zu mehreren Kalendern herstellen, Zahlungen von Gästen abwickeln und vieles mehr. Sie können auschecken Calendys Preise hier.

Sollten Sie Calendly verwenden?

Vielleicht fragen Sie sich, ob Sie Calendly verwenden sollen oder nicht. Nun, wenn Sie ständig auf Planungsprobleme stoßen, dann auf jeden Fall. Sobald Sie Ereignistypen eingerichtet haben, können Sie mit Calendly unzählige Stunden lästiger Hin- und Her-Planung sparen.

Wenn Sie jedoch nicht häufig Besprechungen planen, kann Calendly Ihre Produktivität beeinträchtigen. Außerdem ist das Einrichten von Calendly-Ereignistypen nicht die beste Verwendung Ihrer Zeit, wenn Sie selten Besprechungen planen.

Dennoch ist Calendly nur eines der digitalen Planungswerkzeuge auf dem Markt. Wenn Calendly Ihren Anforderungen nicht entspricht, können Sie andere Optionen in Betracht ziehen.

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