5 Möglichkeiten, wie PhraseExpress die Teamarbeit verbessern kann

PhraseExpress bietet einige wertvolle Produktivitätsdienste. Der Hauptzweck besteht darin, großartige Tools zur Texterweiterung bereitzustellen, mit denen Benutzer schneller und effizienter schreiben können. PhraseExpress ist aber auch ein hervorragendes Tool zur Verbesserung Ihres Team-Workflows.

Wenn Ihr Unternehmen auf ein Team von Mitarbeitern angewiesen ist, die reibungslos zusammenarbeiten, gibt es fünf Möglichkeiten, wie PhraseExpress helfen kann.

Was ist PhraseExpress?

PhraseExpress ist ein Programm, mit dem Sie schneller tippen können. Sie können Tastaturkürzel für bestimmte Wörter oder Sätze einrichten. Wenn Sie diese Verknüpfungen verwenden, füllt PhraseExpress automatisch die vollständigen Phrasen aus.

Wenn Sie online genug entdecken, werden Sie auf Dutzende verschiedener Methoden stoßen, um Text zu erweitern. Zum Beispiel sind es nur ein paar Schritte Erfahren Sie, wie Sie benutzerdefinierte Texterweiterungen in Microsoft Word erstellen.

Das Besondere an PhraseExpress ist, dass es an mehreren Stellen funktioniert. Unabhängig davon, ob Sie einen Bericht oder eine E-Mail schreiben, können Sie häufig verwendete Phrasen in der Hälfte der Tastenanschläge anzeigen.

Wenn Sie PhraseExpress beitreten, können Sie mit einer 30-tägigen kostenlosen Testversion aller seiner Dienste beginnen. Danach kehrt Ihr Konto zu einem kostenlosen persönlichen Konto zurück, jedoch ohne die coolen, kommerziellen Spielzeuge.

Um diese zurückzubekommen, wählen Sie zwischen einem Standard-, Professional- oder Enterprise-Abonnement. Wie Sie unten sehen können, bietet jedes Paket immer mehr Vorteile.

Wenn Sie in einem Team sind und gut zusammenarbeiten möchten, ist die Enterprise Edition die beste Wahl. Seine Funktionen zeigen, was für ein kompliziertes System PhraseExpress ist.

Der Zugriff auf mehrere Sprachen und ein Add-In für Outlook sind große Vorteile für das Enterprise-Paket, aber selbst ein Standard-PhraseExpress-Abonnement kann Ihrem Team helfen, den Workflow zu verbessern.

1. Teammitglieder befolgen die gleichen Formulierungsregeln

PhraseExpress stellt sicher, dass alle auf derselben Seite sind, wenn es um Styleguides geht. Nachdem Administratoren Tastaturkürzel für verschiedene Phrasen eingerichtet haben, kann das gesamte Team darauf zugreifen und sie verwenden. Jeder kann die Verknüpfungen zur Texterweiterung für alle Ihre allgemeinen Aufgaben anzeigen, lernen und anwenden.

PhraseExpress ist auch sehr einfach zu aktualisieren, sodass jeder Änderungen an den Regeln sehen kann.

Für zusätzliche Organisation erhalten Sie im Rahmen des Setups einen zentralen Client-Manager. Es steuert alles von Programmeinstellungen und Serverbenachrichtigungen bis hin zu Nutzungsstatistiken und Kontoberechtigungen.

Genauer gesagt können Sie angeben, welche Person oder Gruppe bestimmte Ordner lesen oder bearbeiten kann. Gehen Sie dazu zum Sätze Symbolleiste oben und klicken Sie auf Zugangsrechte. Treffen Sie dann die entsprechenden Entscheidungen aus den Dropdown-Menüs. Die Optionen werden klarer, wenn das Team wächst und Sie das System besser kennenlernen.

Programmeinschränkungen ist ein weiteres Tool zur Verwaltung von Dingen. Das Symbol befindet sich direkt daneben Zugangsrechte und öffnet ein ähnliches Fenster, in dem Sie die verfügbare Software auswählen können, auf die ein Ordner oder eine Phrase beschränkt oder ausgeschlossen werden kann. Sie können auch Bedingungen auswählen. Dann können nur Teammitglieder, die diese Programme unter diesen Bedingungen verwenden, die Texterweiterungen verwenden.

2. Ein lokales High-End-Netzwerk sorgt für einen guten Workflow

Das lokale Netzwerk ist normalerweise das Herzstück der Kommunikation in jedem technischen Büro. Mit der Unterstützung von Microsoft-, Citrix- und NAS-Servern sollte das von PhraseExpress bereitgestellte System Ihre Teamarbeit in Topform halten.

Sie können PhraseExpress sowohl auf Windows- als auch auf Mac-Computern installieren, aber jede Plattform muss eine andere Datei herunterladen und ihren eigenen Prozess ausführen. Eine weitere Option ist die tragbare Version von PhraseExpress, die auf einem USB-Gerät installiert ist und zwischen Computern wechseln kann.

Dies ist beispielsweise nützlich, wenn ein Teammitglied von einem Laptop mit begrenztem Speicherplatz aus arbeitet.

Wählen Sie die beste Version für Ihre Gruppe. Nachdem Sie allen Computern die erforderliche Software hinzugefügt und sie mit dem Hauptserver verbunden haben, können Sie loslegen. So kann ein Netzwerk ein Programm gemeinsam nutzen.

Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre lokale Verbindung gut funktioniert, bilden Sie eine solide Grundlage für die Anforderungen Ihrer Gruppe an die Zusammenarbeit. Am Ende des Tages kann jeder Benutzer nach internen Standards arbeiten und schreiben, ohne einen Takt auszulassen.

3. Mehrere Sicherheitsmaßnahmen ermöglichen ein beruhigendes Gefühl

Ihre gespeicherten Phrasen können Namen und Adressen enthalten, daher hat Sicherheit höchste Priorität. Die Online-Funktionen von PhraseExpress machen dies noch wichtiger. Die bereits erwähnten Einschränkungstools sind eine perfekte Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihr Team Ressourcen sicher teilt, um die Privatsphäre Ihrer Kunden zu schützen.

Unterschätzen Sie auch nicht den zentralen Kundenmanager. Es kann die Gesamtnutzung überwachen und die Zugriffsrechte steuern.

Darüber hinaus können Sie weitere Maßnahmen ergreifen, z. B. das Erstellen von Kennwörtern mit End-to-End-AES-Verschlüsselung. Dies verhindert, dass unbefugte Personen auf Daten zugreifen, wenn diese von einem Benutzer zu einem anderen wechseln.

Um die Verschlüsselung hinzuzufügen, gehen Sie zu Datei Registerkarte und wählen Sie dann Passwort festlegen. Ein Fenster öffnet sich. Geben Sie ein sicheres Passwort ein und kreuzen Sie die Bedingungen an, die Sie verwenden möchten. Nach dem Klicken OKwird die gesicherte Datei nur für Personen mit dem Passwort geöffnet.

4. Cloud-Unterstützung für die Zusammenarbeit auf nächster Ebene

Wenn sich das Team hauptsächlich in einem Büro befindet, funktioniert ein lokales Netzwerk einwandfrei. Bei einigen kreativen Projekten müssen die Leute jedoch immer unterwegs sein. Wenn es um diese Remote-Arbeitsbedingungen geht, macht die Cloud-Synchronisierung PhraseExpress für ein Team viel hilfreicher.

Sie können Phrasen und Ordner über das Internet mit jedem gängigen Cloud-Anbieter teilen - OneDrive, Dropbox, Google Drive, Synology. Unter allen Funktionen von PhraseExpress ist dies ein Gewinner, da es für Mitarbeiter viel einfacher ist, über große Entfernungen hinweg zusammenzuarbeiten.

5. Plattformübergreifende Kompatibilität für Computer und Mobilgeräte

Um die Benutzerfreundlichkeit der Software weiter zu verbessern, haben die Köpfe hinter PhraseExpress sie so konzipiert, dass sie auf so vielen Geräten wie möglich funktioniert. Es gibt jedoch Unterschiede, welche Dienste jede Plattform nutzen kann.

Unter Windows sind alle Optionen geöffnet, unabhängig davon, ob Sie eine persönliche oder eine berufliche Mitgliedschaft haben.

Macs sehen eine kleinere Auswahl an Funktionen, aber das Client-Server-System, das Sie erhalten, ist nicht weniger effizient. Alles, was Sie verlieren, sind Windows-basierte Tools wie das Outlook-Add-In, Tricks in der Zwischenablage und die Option zum Importieren von Texterweiterungen aus MS Word. Darüber hinaus bleiben die Leistung und die Freigabefunktionen gleich.

PhraseExpress ist auch auf iPhone und iPad mit ähnlichen Tools wie Computereditionen verfügbar. Die mobile Version hat jedoch Nachteile. Beispielsweise können Sie keine Makros erstellen und bearbeiten oder eine externe Tastatur verwenden.

Trotzdem ist PhraseExpress unter iOS nicht weniger praktisch. Selbst auf einem tragbaren Gerät können Benutzer auf die freigegebenen Ressourcen des Teams zugreifen. Das Feststecken hinter einem Schreibtisch ist nicht die einzige Möglichkeit, die professionelle Texterweiterung optimal zu nutzen.

Leider haben Android-Nutzer schlechte Nachrichten. Aufgrund technischer Probleme zwischen der Google Drive- und der PhraseExpress-Programmierung ist die Google Play-App nicht mehr verfügbar. Bis dies der Fall ist, möchten Teammitglieder, die unterwegs sind, möglicherweise in ein iOS-Gerät für die Arbeit investieren.

Herunterladen:Text Expander PhraseExpress (Kostenlose Premium-Version verfügbar)

Teilen Sie Texterweiterungen und arbeiten Sie besser als Team

In PhraseExpress gibt es viele nützliche Tools und Tricks, mit denen Sie schneller schreiben können. Aber sein Wert für ein Netzwerk von Benutzern ist genauso groß.

Ob lokal oder über die Cloud, Sie können Ordner mit Phrasen oder sogar häufig falsch geschriebenen Wörtern freigeben. Dies können Sie schnell und sicher von einem Computer und einem iOS-Gerät aus tun.

Darüber hinaus ist dies ein perfektes Programm, um Ihren Workflow anzupassen und ihn möglicherweise mit anderen Lösungen für die Textautomatisierung auf einem Android-Gerät zu kombinieren.

Die einfache Möglichkeit, Text auf Android kostenlos zu erweitern

Durch die Texterweiterung können Sie viel Zeit sparen, sie ist jedoch nicht auf Ihren Desktop beschränkt. Hier erfahren Sie, wie Sie problemlos mit der Texterweiterung unter Android beginnen können.

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