Sind Sie es leid, sich wiederholende Aufgaben in Microsoft Word auszuführen? Im Programm steckt ein leistungsstarkes Automatisierungstool, mit dem Sie diese Aufgaben erledigen können. Wir sprechen von Makros, und obwohl die Funktion auf Microsoft Visual Basic für Applikationen (VBA) basiert, können Sie sie auch dann verwenden, wenn die Idee des Codierens Ihnen die Heebie-Jeebies gibt.
Mit einem Klick auf eine Schaltfläche zeichnet Word Ihre Aktionen auf und generiert ein Makro, das Sie so oft wiedergeben können, wie Sie möchten. Wenn Sie abenteuerlustig sind, können Sie das Makro leicht ändern, um einen zusätzlichen Automatisierungsgrad zu erzielen.
Hier zeigen wir Ihnen ein einfaches, aber nützliches Beispiel: So automatisieren Sie die Such- und Ersetzungsfunktion von Word.
Makro aufnehmen
In diesem Beispiel sind Sie der angesehene Präsident der Gesellschaft zur Erhaltung antiker Zahnersatzgeräte. Sie haben Dutzende von Word-Dokumenten über historische Prothesen und dergleichen, wobei der Name der Gesellschaft prominent erwähnt wird. Dann stimmt der Vorstand plötzlich dafür, den Namen in Dental Antiques Preservation League zu ändern. Jetzt benötigen Sie eine einfache Möglichkeit, die Dokumente zu aktualisieren.
Sie können mit einem neuen leeren Dokument beginnen oder ein vorhandenes öffnen. Wenn Sie dies noch nicht getan haben, müssen Sie die Registerkarte "Entwickler" aktivieren.
Gehe zu Datei> Optionen> Multifunktionsleiste anpassen. Rechts unter Hauptregisterkarten, Überprüf den Entwickler Möglichkeit. Wählen Sie OK und beenden Sie.
Jetzt erstellen wir unser Makro.
- Klicken Entwickler> Makro aufnehmen.
- Sie werden aufgefordert, das Makro zu benennen. Geben Sie "ChangeSocietyName" oder einen anderen Namen ein, der zu Ihnen passt. Vermeiden Sie beim Benennen von Makros Leerzeichen, Punkte, Ausrufezeichen und Sonderzeichen. Andernfalls wird eine Fehlermeldung angezeigt. Sie können Zahlen verwenden, aber das erste Zeichen muss ein Buchstabe sein.
- Sie können das Makro einer Tasten- und / oder Tastaturkürzel zuweisen, dies ist jedoch keine Voraussetzung. Wenn Sie die Schaltfläche auswählen, können Sie sie in Word zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Sie können auch eine kurze Beschreibung des Makros hinzufügen.
- Klicken OKund Word zeichnet jetzt Ihre Aktionen auf. Schlagen Strg + H. die Suchen und Ersetzen Dialog.
- Geben Sie "Gesellschaft für die Konservierung antiker Dentalgeräte" in "Suchen" und "Dental Antique Preservation League" in "Ersetzen" ein.
- Klicken Alles ersetzen um den Such- und Ersetzungsvorgang auszuführen. Dies ist die einzige Aktion, die Sie aufzeichnen möchten. Es spielt keine Rolle, ob das Makro tatsächlich Text ersetzt. Der Punkt ist, es für andere Dokumente zu speichern.
- Dies ist wichtig: Klicken Sie auf Entwickler> Aufnahme beenden. Andernfalls enthält das Makro alle nachfolgenden Aktionen.
Nun sehen wir uns Ihre Handarbeit an. Öffnen Sie ein Dokument mit dem Namen der Gesellschaft. Klicken Entwickler> Makros. Wenn Sie auf ChangeSocietyName doppelklicken, führt Word automatisch den Vorgang Suchen und Ersetzen aus.
Trinkgeld: Während Sie das Makro aufzeichnen, müssen Sie möglicherweise eine Aktion ausführen, die nicht aufgezeichnet werden soll. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise Text kopieren und in das Dialogfeld Suchen und Ersetzen einfügen, anstatt ihn manuell einzugeben. Kein Problem: Klicken Sie einfach Entwickler> Aufnahme anhaltenKopieren Sie den Text, fügen Sie ihn ein und klicken Sie dann auf Entwickler> Recorder fortsetzen. Anschließend können Sie die Makroaufnahme wie oben beschrieben abschließen.
Obwohl wir uns hier auf Microsoft Word konzentriert haben, können Sie dies auch Verwenden Sie Makros, um die Produktivität in Excel zu steigern. Und es gibt viele Zeitsparende Makros für Microsoft OneNote.
Wussten Sie, dass Sie sich wiederholende Aufgaben in Microsoft Excel mithilfe von Makros automatisieren können? Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein Makro in Excel 2016 aufzeichnen, um viel Zeit zu sparen.
Eintauchen in den Code
Jetzt werden wir uns eingehender mit unserem neuen Word-Makro befassen. Gehe zu Entwickler> Makros, aber anstatt auf das Makro zu doppelklicken, wählen Sie es aus und klicken Sie auf Bearbeiten. Dadurch wird der Visual Basic-Editor geöffnet, eine eigenständige Umgebung zum Erstellen von VBA-Anwendungen.
Es mag entmutigend aussehen, aber Sie können die Menüs und die meisten Bedienfelder ignorieren. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf das Fenster mit dem Code. Wie Sie sehen können, hat Word gerade ein Makro geschrieben, das das Suchen und Ersetzen ausführt.
Sub ChangeSocietyName ()
'
'ChangeSocietyName-Makro
'Gesellschaft für die Erhaltung antiker zahnärztlicher Geräte umbenennen
'
Auswahl. Finden. Klare Formatierung
Auswahl. Finden. Ersatz. Klare Formatierung
Mit Auswahl. Finden
.Text = "Gesellschaft zur Erhaltung antiker zahnärztlicher Geräte"
.Ersatz. Text = "Dental Antiques Preservation League"
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = Falsch
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
Ende mit
Auswahl. Finden. Execute Replace: = wdReplaceAll
End Sub
Lassen Sie uns erklären, was hier los ist.
Das "Sub" in der ersten Zeile steht für "Subroutine", ein kleines Programm, das alleine oder als Teil einer größeren VBA-Anwendung ausgeführt werden kann. Zeilen mit einfachen Anführungszeichen stehen für Kommentare. Die Anführungszeichen weisen VBA an, alle Anweisungen in diesen Zeilen zu ignorieren.
Dann kommen wir zum Kern des Codes: dem Code, der das ausführt Suchen und Ersetzen Operation. Wie Sie sehen können, werden im Dialogfeld Suchen und Ersetzen Werte für jede Option angegeben, einschließlich des Textes und des Ersatztextes in Anführungszeichen. Das Auswahl. Finden. Ausführen Der Befehl gegen Ende entspricht dem Klicken auf die Schaltfläche „Alle ersetzen“.
Ändern des Makros
Um Makros zu verwenden, müssen Sie nicht mit dem Code herumspielen oder ihn sich ansehen. Sie können jedoch mehr aus dieser Funktion herausholen, wenn Sie bereit sind, einzutauchen. Angenommen, Sie machen beim Aufzeichnen des Makros einen Tippfehler. Anstatt es erneut aufzunehmen, können Sie es in Visual Basic aufrufen und reparieren.
Sie können das Makro auch optimieren, um es nützlicher zu machen. Dies tun wir hier. Wenn Sie Suchen und Ersetzen manuell oder über ein Makro ausführen, merkt sich Word das Suchen und Ersetzen von Text. Wenn Sie das Dialogfeld Suchen und Ersetzen das nächste Mal öffnen, sieht es folgendermaßen aus.
Es wäre besser, die Werte zu löschen, damit ein sauberes Dialogfeld angezeigt wird. Wir machen das mit einem zweiten Makro, außer diesmal machen wir es direkt in Visual Basic.
- Wählen Sie im Visual Basic-Editor das gesamte Unterprogramm von der ersten Zeile bis zum Ende des Unterprogramms aus. Schlagen Strg + C. um es zu kopieren.
- Platzieren Sie den Cursor unter End Sub und drücken Sie Strg + V.. Sie haben gerade das Unterprogramm dupliziert.
- Ändern Sie den Namen von ChangeSocietyName in ClearFindReplace (oder einen anderen Namen, der zu Ihnen passt). Dies ist wichtig, da VBA eine Fehlermeldung generiert, wenn Sie versuchen, Makros mit doppelten Namen auszuführen.
- In dem .Text und Ersatz. Text Werte, entfernen Sie den Text, aber lassen Sie die Anführungszeichen. Im Wesentlichen fordern Sie Word auf, nichts zu finden und durch nichts zu ersetzen, aber Sie löschen auch diese Werte.
Das Ergebnis sollte folgendermaßen aussehen:
Sub ClearFindReplace ()
'
'ClearFindReplace-Makro
'Text aus dem Dialogfeld "Suchen und Ersetzen" löschen
'
Auswahl. Finden. Klare Formatierung
Auswahl. Finden. Ersatz. Klare Formatierung
Mit Auswahl. Finden
.Text = ""
.Ersatz. Text = ""
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = Falsch
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
Ende mit
Auswahl. Finden. Execute Replace: = wdReplaceAll
End Sub
Jetzt kehren wir zum ChangeSocietyName-Makro zurück. Geben Sie unterhalb des Codes zum Suchen und Ersetzen, aber vor End Sub, ClearFindReplace ein (ohne Klammern am Ende).
Das ist richtig: Sie müssen nicht den gesamten Code eingeben, den Sie gerade erstellt haben, sondern nur den Namen des Makros.
Sub ChangeSocietyName ()
'
'ChangeSocietyName-Makro
'Gesellschaft für die Erhaltung antiker zahnärztlicher Geräte umbenennen
'
Auswahl. Finden. Klare Formatierung
Auswahl. Finden. Ersatz. Klare Formatierung
Mit Auswahl. Finden
.Text = "Gesellschaft zur Erhaltung antiker zahnärztlicher Geräte"
.Ersatz. Text = "Dental Antiques Preservation League"
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = Falsch
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
Ende mit
Auswahl. Finden. Execute Replace: = wdReplaceAll
ClearFindReplace
End Sub
Wenn Word ChangeSocietyName ausführt, wird zuerst die ursprüngliche Funktion zum Suchen und Ersetzen ausgeführt. Anschließend wird ClearFindReplace als Befehl zum Ausführen des zweiten Makros interpretiert.
Mit VBA weiter gehen
Wie Sie sehen, können Sie mit der Makroaufzeichnungsfunktion von Word auf unzählige Weise Zeit sparen. Sie können Makros erstellen, um fast jeden Vorgang zu automatisieren, und im Visual Basic-Editor können Sie die Einstellungen anpassen Makros, binden Sie ein Makro in das andere ein oder erstellen Sie eine Unterroutine, die mehrere Makros nacheinander ausführt andere.
Da VBA eine vollwertige Programmiersprache ist, können Sie die Unterprogramme in größere Anwendungen mit Variablen, Schleifen, bedingten Anweisungen und mehr integrieren. Sobald Sie die Grundlagen von VBA in Word gelernt haben, können Sie das gleiche Wissen anwenden, um Makros in Microsoft Excel und Access zu erstellen.
Um noch weiter zu gehen, möchten Sie mehr über VBA-Konventionen und den Visual Basic-Editor erfahren, z. B. wie Sie Ihren Code organisieren und wie Sie mit Fehlern umgehen. Aber selbst wenn Sie sich an einfache Funktionen wie die hier beschriebenen halten möchten, können Sie einen großen Beitrag zur Verbesserung Ihrer Produktivität leisten.
Wenn Sie Excel regelmäßig verwenden, sollten Sie lernen, wie Sie VBA-Makros erstellen und auf viele weitere Funktionen und Fähigkeiten zugreifen.
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Stephen Beale ist ein langjähriger Technologie-Autor aus der Region San Francisco. Er hat zahlreiche Bücher über Computeranwendungen im Verlagswesen und im Grafikdesign verfasst und ist ehemaliger Redakteur für Nachrichten und Rezensionen bei Macworld. Derzeit betreibt er The Steampunk Explorer, eine beliebte Website für Steampunk-Enthusiasten.
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