Priorisieren von Aufgaben mit dem Eisenhower Matrix Productivity System

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To-Do-Listen-Apps liegen heutzutage voll im Trend. Die Wissenschaft hat das bewiesen Listen fördern wirklich die Produktivitätund Sie können die Produktivität mit Tricks wie weiter steigern Veröffentlichung Ihrer To-Do-Liste. Einige Leute benutzen sogar ihre E-Mail-Posteingänge als Aufgabenlisten.

Aber was ist, wenn Sie das alles ausprobiert haben und nichts davon funktioniert?

Gut für dich, alternative Produktivitätsmethoden 5 neue Produktivitätstechniken, von denen Sie wahrscheinlich noch nichts gehört habenWenn Sie immer noch nach dem besten Weg suchen, Ihre Produktivität zu steigern, probieren Sie eine dieser besseren Alternativen zu Pomodoro und GTD aus. Denken Sie daran, nicht mehr zu suchen, sobald Sie eine "gut genug" Lösung gefunden haben. Weiterlesen existieren. Und wenn Sie feststellen, dass reguläre Aufgabenlisten zu mühsam oder zu überwältigend sind, empfehlen wir Ihnen, eine alte, aber effektive Technik namens "The" auszuprobieren Eisenhower Matrix.

Was ist die Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix ist ein 2 × 2-Gitter von Kisten. Die obere Reihe ist für Aufgaben, die "wichtig" sind, während die untere Reihe für Aufgaben ist, die "nicht wichtig" sind. Zur selben Zeit, Die linke Spalte ist für Aufgaben, die "dringend" sind, während die rechte Zeile für Aufgaben ist, die "nicht dringend" sind. So sieht das aus mögen:

Für die meisten Menschen sind die Begriffe "Wichtig" und "Dringend" synonym. Nehmen Sie sich also einen Moment Zeit, um den Unterschied zwischen ihnen zu definieren:

• Wichtig - Aufgaben, die zu Ihren langfristigen Zielen und Werten beitragen, ob persönlich, beruflich usw. Wichtigkeit ist alles über Relevanz. Eine Möglichkeit zu entscheiden, ob eine Aufgabe wichtig ist, besteht darin, sich zu fragen: „Kann ich meine Ziele trotzdem erreichen und meinen Werten treu bleiben, wenn ich diese Aufgabe überspringe?“
• Dringend - Aufgaben, die bis zum Ende des Tages erledigt werden müssen. Wenn Ihr Zeitplan mehr Spielraum hat, können Sie es bis zum Ende der Woche vorziehen. In jedem Fall geht es um Dringlichkeit Zeit. Eine Möglichkeit, um zu entscheiden, ob eine Aufgabe dringend ist, besteht darin, sich zu fragen: „Wann ist die Frist für diese Aufgabe?“

Bevor Sie entscheiden können, ob eine Aufgabe wichtig ist oder nicht, müssen Sie Ihre eigenen Ziele und Werte kennen. Für viele ist der berufliche Aufstieg ein langfristiges Ziel, daher sind Aufgaben, die in direktem Zusammenhang damit stehen, wichtig. Oder wenn Sie die Familie am meisten schätzen, kann es wichtig sein, pünktlich nach Hause zu kommen.

Aber wie kann eine Aufgabe dringend und doch nicht wichtig sein? Denken Sie daran, dass Dringlichkeit ist nur über die Zeit. Denken Sie an die Frist. Angenommen, heute ist Internationaler Kaffeetag und Ihr lokales Café gibt kostenlosen Kaffee aus. Wenn Sie dies heute nicht nutzen, geht die Chance verloren - aber kostenloser Kaffee hat keine Relevanz für Ihre langfristigen Ziele oder Werte. Es ist dringend, aber nicht wichtig.

Mit diesen Definitionen wird es einfacher, die Arten von Aufgaben zu beschreiben, die in jedes der vier Felder gehören. Wir können uns die Matrix sogar so vorstellen:

Warum die Eisenhower Matrix verwenden?

Die Eisenhower Matrix ist einfach ein Weg zu Priorisieren Sie Ihre Aufgaben.

To-Do-Listen eignen sich hervorragend zum Verfolgen Was Sie müssen dies tun, aber es ist nicht immer leicht zu bestimmen welche Aufgaben haben eine höhere Priorität. Ich persönlich habe die Funktion "Priorität" in keiner Aufgabenlisten-App verwendet, da ich am Ende immer alles als "Hohe Priorität" kennzeichne - und wenn alles hohe Priorität hat, ist nichts.

Wenn Sie sich eine Aufgabenliste ansehen und 30 gestapelte Aufgaben sehen, wie entscheiden Sie dann, welche Aufgabe Sie angehen möchten? "Beginnen Sie mit dem einfachsten", sagen einige. "Nein, fangen Sie mit dem Schwierigsten an", sagen andere. Aber was ist einfach und was ist schwer? Es ist nie schwarz und weiß. Oft habe ich 10, 15 oder sogar 30 Minuten damit verschwendet, nur meine Aufgabe zu erledigen!

Deshalb leuchtet die Eisenhower Matrix. Im Gegensatz zu einer einzelnen Aufgabenliste priorisiert sich die Matrix selbst. Es sagt dir welche Aufgabe als nächstes zu erledigen. Es verringert die kognitive Belastung, da nur die Felder Jetzt und Später wirklich wichtig sind. Und wenn Sie jemals Zeit haben, können Sie sehen, welche Aufgaben Sie überspringen können.

Darüber hinaus bietet die Matrix zwei weitere geringfügige Vorteile. Erstens zwingt es Sie, sich jeder Aufgabe mehr bewusst zu sein. Anstatt alles in einen großen, unordentlichen Aufgabenstapel zu werfen, entscheiden Sie aktiv, ob Aufgaben Ihre Zeit im Voraus wert sind, und halten Ihre eigentliche Aufgabenliste eng. Zweitens erinnert es Sie ständig an Ihre Ziele und Werte.

Das einzige Problem ist, dass die Eisenhower-Matrix zunächst etwas knifflig sein kann. Insbesondere neigen neue Benutzer dazu, von den Feldern "Delegieren" und "Trivial" gestolpert zu werden. Dort ist Lassen Sie uns ein praktisches Beispiel für das Einrichten einer Matrix, das Organisieren von Aufgaben und das Durcharbeiten eines Tages durchgehen.

Verwendung der Eisenhower-Matrix

Obwohl die Eisenhower-Matrix konzeptionell ein Quadrat aus vier Feldern ist, können Sie sie praktisch als vier separate Aufgabenlisten betrachten: eine Jetzt-Liste, eine Delegierten-Liste, eine Später-Liste und eine Trivial-Liste. Die beiden Dringlichkeitslisten stehen vor den nicht dringenden Listen.

Ich finde, dass Trello dafür großartig ist. Richten Sie eine Tafel für jeden Bereich Ihres Lebens ein (z. B. persönlich, beruflich, kirchlich, hobby) und richten Sie diese vier Listen in jeder Tafel ein. Wenn Sie nicht viel los sind, können Sie für alle Aufgaben ein Board verwenden. Es liegt an dir. Magst du Trello nicht? Erwägen diese alternativen Kanban-Werkzeuge Auf Wiedersehen, Trello! 5 Alternative kostenlose Kanban Board ToolsTrello ist eine unglaubliche App für das Projektmanagement und die Organisation Ihrer Aufgaben. Es gibt aber auch andere Kanban-Apps, die sich ideal für Ihre Aufgaben eignen. Lassen Sie uns über die besten Trello-Alternativen sprechen. Weiterlesen .

Sobald Ihre Listen fertig sind, können Sie Aufgaben hinzufügen:

Nehmen wir an, Sie sind ein traditioneller Büroangestellter, der die Eisenhower-Matrix verwenden möchte, um bei der Arbeit produktiver zu werden. Dies ist das Szenario, das den Rest dieses Beispiels bestimmt, aber es sollte einfach sein, diese Konzepte ansonsten anzuwenden.

Was steht heute auf Ihrem Teller? Das erste, was mir in den Sinn kommt: E-Mail. Erstellen wir eine Aufgabe für Posteingang Null erreichen, was dringend (E-Mail sollte täglich geleert werden) und wichtig (wir sprechen hier von arbeitsbezogenen E-Mails) ist:

Heute ist zufällig Brezeltag im Büro und Sie sehnen sich nach einer kostenlosen Brezel mit den Werken. Dies mag dringend sein, ist aber nicht wichtig:

Ihr Chef erinnert Sie daran, dass der Dokumentationsbericht für das letzte Projekt Ihres Teams bis 16.00 Uhr fällig ist. Dies ist sowohl dringend als auch wichtig:

Er erinnert Sie auch daran, dass die Budgetanfrage Ihres Teams für Ihr nächstes Projekt bis zum Ende des Tages am Freitag fällig ist. Dies ist wichtig, aber nicht dringend:

Der Büroleiter kommt zu Ihnen und sagt, dass die Papier- und Tintenvorräte zur Neige gehen. Sie müssen so schnell wie möglich eine Bestellung aufgeben - dies hat jedoch nicht viel mit Ihren Karrierezielen oder -werten zu tun:

Es ist Frühsommer (in diesem Szenario) und das Büro wird mit der Regenzeit zu schwül. Die Produktivität eines jeden würde mit einem guten Luftentfeuchter in die Höhe schnellen, ganz zu schweigen von all dem andere Vorteile der Reduzierung der Luftfeuchtigkeit 4 Gesundheitliche Vorteile der Überwachung von Temperatur und Luftfeuchtigkeit zu HauseWussten Sie, dass die Verwendung von Smart-Home-Produkten gesundheitliche Vorteile hat? Das stimmt. Ein oder zwei intelligente Einkäufe können Ihre Lebensqualität zu Hause drastisch verbessern. Weiterlesen .

Sie machen sich eine Notiz, um dies anzusprechen, aber es ist weder dringend noch wichtig:

Weiter und weiter geht es. Besprechungen tauchen auf, Planung muss durchgeführt werden, Sie erinnern sich an Dinge, die Sie tun möchten usw. Schließlich füllt sich Ihre Matrix (d. H. Listen) und das Beste daran ist, dass sie weniger einschüchternd ist als eine Hauptliste von Aufgaben:

Wenn Sie für eine andere Aufgabe frei sind, beginnen Sie einfach links und bewegen Sie sich nach rechts. Sie sollten alles in den Listen Jetzt und Delegieren angehen, bevor Sie sich mit den nicht dringenden Listen befassen.

Wenn du kann Delegieren, packen Sie zuerst die Liste der Delegierten an und verlagern Sie so viele dieser Aufgaben wie möglich. Gehen Sie dann die Liste Jetzt durch. Betrachten Sie Ihren Tag als Erfolg, sobald Sie die Jetzt-Liste durchlaufen haben. Sie können jetzt einen Vorsprung auf die Liste "Später" erhalten oder den Tag vorzeitig beenden.

Wenn du kippen Delegieren, beginnen Sie mit der Liste Jetzt. Wenn Sie die Jetzt-Liste durchlaufen und mehr Zeit haben, haben Sie die Wahl: Behandeln Sie die Delegiertenliste als Jetzt-Liste, erhalten Sie einen Vorsprung auf die Später-Liste oder beenden Sie den Tag vorzeitig. In der Praxis möchten Sie wahrscheinlich zwischen Aufgaben delegieren und später wechseln.

Gehen Sie am Ende des Tages die Delegiertenliste durch und sichern Sie alle Aufgaben, deren Fristen abgelaufen sind. Behalten Sie die, die Sie noch tun können. Speichern Sie sie für morgen.

Gehen Sie zu Beginn des nächsten Tages die Liste Später durch und entscheiden Sie, welche Aufgaben jetzt dringend sind. Verschieben Sie sie in die Liste Jetzt. Machen Sie dasselbe für die Trivial-Liste, außer dass Sie diese Aufgaben in die Delegatenliste verschieben. Fügen Sie alle neuen Aufgaben hinzu, die im Laufe des Tages auftauchen. Spülen und wiederholen.

Wenn Aufgabenlisten für Sie nicht funktionieren

Beachten Sie, dass Sie die Eisenhower-Matrix beliebig ändern können. Anstatt es beispielsweise als Leitfaden für Ihren gesamten Tag zu verwenden, können Sie dies tun Sortieren Sie Ihre E-Mail mit einer eigenen Matrix Hier ist die entscheidende E-Mail-Sortierlösung, die Sie jemals brauchen werdenEine einfache Sortierlösung stellt sicher, dass Sie Ihre E-Mail-Nachrichten immer im Blick haben. Sie benötigen nur vier Etiketten oder Ordner, um Ihren Posteingang zu verwalten und Ihren E-Mail-Stress zu reduzieren. Weiterlesen . Das gesamte Konzept der Dringlichkeit / Wichtigkeit kann sich in allen Arten von Fällen als nützlich erweisen, die über Arbeit und E-Mail hinausgehen.

Viele Menschen haben mit der Eisenhower Matrix große Erfolge erzielt. Aber wenn Sie diesen Punkt erreicht haben und nicht glauben, dass es helfen wird, ist das in Ordnung. Suchen Sie weiter nach der Methode, die für Sie funktioniert. Wenn alles gesagt und getan ist, die einzige Produktivitätsmethode, die zählt Das beste Produktivitätswerkzeug ist das, das Sie tatsächlich verwendenIn einer Welt, die der Produktivität nachjagt, verspricht jede neue und glänzende Produktivitäts-App etwas Neues. Aber verlieren wir etwas, wenn wir unsere Produktivitäts-Apps zu oft ändern? Weiterlesen ist die, die Sie tatsächlich verwenden.

Finden Sie die Eisenhower Matrix hilfreich? Wenn nicht, mit welcher Produktivitätstechnik bleiben Sie organisiert und voraus? Teilen Sie mit uns in den Kommentaren unten!

Bildnachweis: Amy Bull über Shutterstock.com