Wie kollaborative Schreibwerkzeuge Ihr Leben einfacher machen

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Wenn Sie jemals schriftliche Arbeiten mitproduzieren mussten, wissen Sie, auf wie vielen Ebenen dies schwierig sein kann. Das Warten auf Ihre Schreibpartner oder das Beheben widersprüchlicher Versionen eines Dokuments sollte Ihre geringste Sorge sein. Schließlich macht das Internet das gemeinsame Schreiben zum Kinderspiel.

Nachdem ich in einem Dreierteam mit Google Drive eine 100-seitige Arbeit geschrieben hatte, wusste ich, dass dies wahr ist. Ich habe Google Drive jedoch erst kürzlich nicht dazu gebracht, ein Dokument mit weniger als 10 Seiten in einem fünfköpfigen Team fertigzustellen. Am Ende schickten wir Word-Dokumente hin und her, was mich fast verrückt machte. Helfen Sie Ihrem Team, die folgenden Probleme zu vermeiden, indem Sie a Echtzeit-Tool für kollaboratives Schreiben Textverarbeitung in Google Text & Tabellen? 5 Wichtige Tipps, die Sie beachten solltenFür den größten Teil meines Lebens war Microsoft Word das Textverarbeitungswerkzeug, das Sie verwenden sollten, wenn Sie ernsthafte Arbeit leisten wollten. Klar, es gab Alternativen wie Corel WordPerfect und später OpenOffice, ...

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Auf einander warten

Was passiert, wenn Sie kein Tool verwenden, das kollaboratives Schreiben in Echtzeit unterstützt?

Am Ende warten Sie aufeinander. Nur eine Person kann das Dokument schreiben oder bearbeiten, bevor die nächste Person fortfahren kann. Wenn Sie eine Frist verfolgen, kostet Sie dies wertvolle Zeit.

Für eine effiziente Zusammenarbeit benötigen Teammitglieder uneingeschränkten Zugriff auf das Dokument, an dem Sie alle arbeiten. Auf diese Weise kann jeder nach Belieben schreiben oder bearbeiten. Sie werden feststellen, dass nichts leistungsfähiger ist, als Zeit damit zu verbringen, gemeinsam in Echtzeit an einem einzelnen Dokument zu schreiben, insbesondere wenn Sie sich nicht im selben Raum befinden.

Gepaart mit schlechter Kommunikation und Fernarbeit kostete das gegenseitige Warten mein Team Wochen. Glücklicherweise mussten wir keine feste Frist einhalten. Dies ist jedoch nicht das schlimmste Problem, das Sie bei der Arbeit in einem Remote-Team erwarten können.

Die Formatierung der Versionen des jeweils anderen durcheinander bringen

Möglicherweise verwenden nicht alle von Ihnen dasselbe Betriebssystem, dasselbe Textverarbeitungsprogramm oder dieselbe Softwareversion. Dies kann Dinge durcheinander bringen und Stunden Ihrer Arbeit verschwenden.

Sie können Formatierungsprobleme vermeiden, indem Sie jedem genau das gleiche Tool zur Verfügung stellen. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, dass jeder auf einer betriebssystemneutralen Plattform wie einem Online-Textverarbeitungsprogramm in genau demselben Dokument arbeitet.

In unserem Team war ich für dieses Problem verantwortlich, da ich Microsoft Office nicht verwende. Warum sollte ich für Word bezahlen, wenn ich es normalerweise nur zum Öffnen von Dokumenten benötige und wenn es viele großartige gibt? kostenlose Office-Alternativen Die 7 besten kostenlosen Microsoft Office-AlternativenMicrosoft Office ist der König der Office-Suiten, aber das bedeutet nicht, dass es das richtige für Sie ist. Hier sind einige andere Bürosuiten, die Ihnen vielleicht besser gefallen! Weiterlesen ? Leider habe ich mich für eine Alternative entschieden - LibreOffice - was mit Word nicht gut funktioniert.

Erstellen widersprüchlicher Dokumente und Verlust nachverfolgter Änderungen

Wenn die Leute nicht aufeinander warten können, weil die Frist näher rückt, erhalten Sie verschiedene Versionen des Dokuments. Am Ende muss sich jemand hinsetzen und die verschiedenen Versionen in einem Dokument zusammenführen. Das ist nicht nur Zeitverschwendung, sondern auch eine Fehlerquelle.

Wenn Sie widersprüchliche Versionen erneut in einem einzigen Dokument synchronisieren, verlieren Sie außerdem zumindest einen Teil der Dokumente Verfolgte Änderungen So arbeiten Sie mit Änderungen in Microsoft Word zusammen Weiterlesen und Kommentare. Das kann den kollektiven Gedankengang unterbrechen und zu Missverständnissen führen. Wie können Sie das vermeiden?

Nach meiner Erfahrung passiert nichts davon, wenn Sie ein kollaboratives Schreibwerkzeug verwenden. In unserem Team wurden die Leute ungeduldig und die letzte Runde des Feedbacks und der Bearbeitung wurde gleichzeitig durchgeführt. Dies bedeutete, dass eine Person alle Dokumente zusammenführen musste, was fast zu einem peinlichen Fehler führte.

Vorteile des kollaborativen Schreibens über das Vermeiden von Problemen hinaus

Kollaborative Schreibwerkzeuge können sicherer sein als das Übertragen von Dateien über das Internet.

Aus Sicherheitsgründen (NSA et al.) Haben viele Institutionen die Verwendung von Tools wie Dropbox eingeschränkt. Dropbox ist zwar in erster Linie nicht ideal, vermeidet jedoch eine besonders schlechte Praxis: das Hin- und Herschicken von Dokumenten per E-Mail.

Allgemein, E-Mail ist nicht sehr sicher 7 Wichtige Tipps zur E-Mail-Sicherheit, die Sie kennen solltenInternetsicherheit ist ein Thema, von dem wir alle wissen, dass es wichtig ist, aber es liegt oft weit zurück in unseren Gedanken und täuscht uns vor, dass "es mir nicht passieren wird". Ob... Weiterlesen zum Teilen von Dokumenten. E-Mails sind nicht nur leicht abzufangen, Sie können auch vergessen, jemanden einzuschließen oder versehentlich einen falschen Empfänger auszuwählen. Betreten Sie kollaborative Schreibplattformen, die all diese Probleme lösen können.

Wenn Sie keine Dienstleistungen von großen Unternehmen in Anspruch nehmen möchten, z Google Drive oder SkyDrive (bald OneDrive), wählen Sie aus vielen alternative Online-Textverarbeitungsprogramme 5 großartige Alternativen zu Google Text & Tabellen, die Sie in Betracht ziehen solltenGoogle Text & Tabellen hat seine Mängel. Vielleicht möchten Sie Google aus Datenschutzgründen meiden. Oder Sie benötigen möglicherweise andere Funktionen. Wir haben fünf ausgezeichnete Alternativen gefunden, von denen eine für Sie funktioniert. Weiterlesen . Ernst mit der Sicherheit? Verwenden Sie ein Werkzeug wie EtherPad um Ihre eigene, selbst gehostete, private und cloudbasierte Plattform für kollaboratives Schreiben einzurichten.

Schließlich ist es, wie bereits erwähnt, ein echter Ansturm, an einem Dokument zu arbeiten und gleichzeitig die kreativen Eingaben anderer zu beobachten. Dann betreten Sie das Terrain der wahren Mitschöpfung und hier entsteht Teamgeist.

Wie arbeiten Sie an Dokumenten zusammen und welche Tricks oder Tools haben dazu beigetragen, dass Sie gesund bleiben?

Bildnachweis: Mann wartet über Shutterstock