Die Kunst der Entschuldigung: Wie man sich mit einer E-Mail entschuldigt (und es ernst meint)

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Jeder vermasselt es manchmal. Versuchen Sie, wie wir könnten, niemand ist perfekt. Wenn Sie einen Fehler machen, der jemand anderem weh tut, sollten Sie sich entschuldigen.

Während Sie sich häufig persönlich entschuldigen müssen, können Sie es manchmal vorziehen oder müssen sich per E-Mail entschuldigen. In einer E-Mail erfahren Sie, wie Sie sich professionell entschuldigen können, damit Sie diese Situation optimal nutzen können.

Die drei Zutaten einer richtigen Entschuldigung

Obwohl es kein universelles Muster gibt, besteht ein allgemein anerkannter Standard für Entschuldigungen aus drei Teilen:

1. Bestätigen dass du etwas falsch gemacht hast.
2. Gewissensbisse für deine Handlungen und dein Sein einfühlsam zu verstehen, wie sie die andere Person verletzen.
3. Restitution, wo Sie die Situation richtig machen.

Wir werden uns jedes dieser drei Elemente ansehen, während wir uns in einer E-Mail entschuldigen.

Öffnen Sie Ihre Entschuldigung

Bevor Sie mit der Erstellung der eigentlichen Entschuldigung beginnen, müssen Sie sich an die Person wenden, an die Sie schreiben. Dies hängt stark von Ihrer Beziehung zur Person ab.

Nehmen wir an, Sie haben in einer beruflichen Situation einen Fehler gemacht und müssen daher eine Entschuldigungs-E-Mail an Ihren Chef senden. Als Beispiel sagen wir, dass Sie eine wichtige Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt haben, was das Projekt für alle anderen verzögert hat.

In diesem Fall wäre eine angemessene Begrüßung "Lieber [Name]". Wenn Sie sich bei einem Freund entschuldigen würden, wäre etwas wie "Hallo [Name]" oder "Hallo [Name]" besser geeignet.

Vergessen Sie auch nicht die Betreffzeile der E-Mail. Nachdem Sie jemandem Unrecht getan haben, freut er sich möglicherweise nicht über eine E-Mail von Ihnen. Wenn Sie in die Betreffzeile etwas wie "Bitte akzeptieren Sie meine Entschuldigung" oder "Es tut mir aufrichtig leid" einfügen, können Sie von Anfang an klarstellen, wofür Ihre Nachricht bestimmt ist. Versuche es nicht Machen Sie sich mit E-Mail-Akronymen schlau 15 E-Mail-Akronyme, die Sie für eingängige Betreffzeilen verwenden solltenZu Ihrer Information, ich bin OOO bis EOD. Übrigens, PRB heute Abend mit J / N. Wenn Sie keine Ahnung haben, was eines dieser E-Mail-Akronyme bedeutet, überprüfen wir sie und wie Sie sie verwenden können. Weiterlesen .

Deinen Fehler anerkennen

Nachdem Sie die Eröffnung abgeschlossen haben, ist es Zeit für den ersten wichtigen Teil der Entschuldigung. Hier müssen Sie das aufgetretene Problem klar identifizieren. Mach mit, was du getan hast; Versuchen Sie nicht, die Schuld von jemand anderem abzulenken oder sich für das zu entschuldigen, was passiert ist.

Hier ist ein Beispiel für was nicht zu tun:

Ich weiß zwar, dass ich eine wichtige Frist verpasst habe, aber es ist wirklich nicht meine Schuld. Ich habe mit Paul an diesem Projekt gearbeitet, und er hat zu viel Zeit damit verschwendet, mir ein paar Fragen zu stellen, die nichts miteinander zu tun haben. Mein Computer fror die ganze Woche über ein und die IT konnte ihn noch nicht anzeigen. Das ist also nicht alles wegen mir.

Selbst wenn das oben Gesagte zutrifft, ist dies keine gute Entschuldigung. Dieser Teil muss Ihre Verantwortung im Fehler anerkennen.

So etwas ist viel besser:

Mir ist klar, dass ich eine entscheidende Frist verpasst habe. Dieses Projekt war für unsere Abteilung sehr wichtig, und Sie haben mir vertraut, dass ich es rechtzeitig abgeschlossen habe. Ich weiß, dass mein Versäumnis, diese Aufgabe rechtzeitig zu erledigen, den Abschluss des Projekts verzögert hat. Dies spiegelt unser Team schlecht wider, und das tut mir leid.

Hier haben Sie klar dargelegt, was Sie falsch gemacht haben, ohne zu versuchen, herunterzuspielen oder abzulenken.

Reue für das ausdrücken, was du getan hast

Nachdem Sie Ihren Fehler klar dargelegt haben, müssen Sie Reue für das zeigen, was passiert ist. Denken Sie daran, dass das, was Sie getan haben, der anderen Person Schmerzen, Frustration und andere negative Emotionen verursacht hat.

Machen Sie deutlich, dass Sie Reue über die Situation empfinden. Versuchen Sie, sich in ihre Lage zu versetzen und zu verstehen, wie Ihre Handlungen dazu geführt haben, dass sie sich gefühlt haben. Geben Sie hier keine Erklärung für Ihr Verhalten an. Der Sinn einer Entschuldigung besteht darin, eine zerbrochene Beziehung zu reparieren und nicht zu beweisen, dass Sie die ganze Zeit Recht hatten.

Hier ist ein Beispiel, wie dieser Teil der Entschuldigung gestaltet werden kann:

Ich möchte mich aufrichtig entschuldigen, dass ich meinen Verpflichtungen nicht nachgekommen bin, und die Aufgabe, die Sie mir anvertraut haben, pünktlich erledigen. Es gibt keine Entschuldigungen für diesen Fehler. Ich mag es nicht zu wissen, dass ich mein Team im Stich gelassen habe, und ich fühle mich schrecklich, dass dies Ihnen bei einem Treffen mit dem Kunden peinlich war.

Das Ausdrücken von Empathie verleiht Ihrer Entschuldigung Authentizität. Es hilft Ihnen, Ihre Perspektive für einen Moment zu vergessen und zu sehen, womit sich jemand anderes befasst.

Richtig machen

Worte sind wichtig, aber Taten haben viel mehr Gewicht. Um zu zeigen, dass Sie meinen, was Sie gesagt haben, ist es wichtig, Änderungen vorzunehmen. Wenn Sie Maßnahmen ergreifen, wird die Situation entweder richtig (wenn möglich) oder Sie werden Ihr Bestes geben, um nicht denselben Fehler erneut zu machen.

Wenn wir unser Beispiel fortsetzen, dass eine Frist verpasst wurde, könnte dies als Rückerstattungsteil der Entschuldigung dienen:

Um Terminüberschreitungen zu vermeiden, werde ich mich in Zukunft frühzeitig mit Ihnen in Verbindung setzen, wenn ich befürchte, dass ich nicht rechtzeitig etwas erledigen kann. Ich werde mir mehr darüber im Klaren sein, wie viel Zeit kritische Projekte für mich benötigen, und bin bereit, zusätzliche Stunden außerhalb des Büros einzuplanen, um sicherzustellen, dass sie erledigt werden. Dies wird nicht wieder vorkommen.

In einigen Situationen wissen Sie möglicherweise nicht, was Sie anbieten sollen, um Ihr Verhalten auszugleichen. Wenn dies der Fall ist, können Sie einfach fragen: "Was kann ich tun, um dies zu korrigieren?"

Am wichtigsten ist es, zu zeigen, wie Sie sich in Zukunft anders verhalten werden, um zu verhindern, dass dasselbe Problem erneut auftritt.

Schließen Sie Ihre Entschuldigung

Jetzt müssen Sie nur noch die Nachricht einpacken. Dies ist ziemlich einfach, aber stellen Sie sicher, dass Sie den Ton angemessen halten. Sie sollten dem Empfänger für das Lesen Ihrer Entschuldigungsnachricht danken und ihm alles Gute wünschen.

Es kann auch eine gute Idee sein, sie einzuladen, um zu diskutieren, was Sie weiter gesagt haben. Dies zeigt, dass Sie aufrichtig und offen für zusätzliche Dialoge sind.

Hier ist eine Möglichkeit, Ihre professionelle Entschuldigungs-E-Mail zu schließen:

Vielen Dank für das Lesen. Wenn Sie etwas weiter besprechen möchten, kontaktieren Sie mich bitte, damit wir es durcharbeiten können.

Mit freundlichen Grüßen,
[Dein Name]

Wenn Sie "Mit freundlichen Grüßen" nicht verwenden möchten, funktionieren auch andere formelle Abschlüsse wie "Mit freundlichen Grüßen".

Ist E-Mail das richtige Medium?

Wir haben uns in einer E-Mail angesehen, wie Sie sich professionell entschuldigen können. Bevor Sie jedoch mit dem Schreiben beginnen, sollten Sie überlegen, ob eine E-Mail das richtige Medium für die Entschuldigung ist.

E-Mail hat sicherlich Vorteile, wenn es um Entschuldigungen geht. Da es keine zeitliche Beschränkung gibt, können Sie Ihre Gedanken klar und direkt zusammenstellen. Wenn eine schnelle Entschuldigung angebracht ist, können Sie sie per E-Mail in kurzer Zeit kontaktieren. Und im Gegensatz zu persönlichen Entschuldigungen müssen Sie nicht spontan sein und auf das reagieren, was die andere Person sagt.

Aber es ist nicht alles gut. E-Mail ist weniger persönlich als eine persönliche Entschuldigung (oder ein Anruf). Abhängig von der Einrichtung Ihres Unternehmens kann das Senden einer E-Mail als feige empfunden werden, wenn ein persönliches Erscheinen möglich ist. Verstecke dich nicht hinter einem Bildschirm.

Entschuldigung für die Korrektur von Fehlern

Sich richtig zu entschuldigen ist eine wertvolle Lebenskompetenz. Nicht jeder weiß, wie es geht, daher ist es einfach, die andere Person noch frustrierter als zuvor zu lassen. Verwenden Sie diese grundlegende Anleitung, um sich in E-Mails zu entschuldigen, und Sie sind auf dem Weg zu einer reparierten Beziehung.

Denken Sie daran, dass das ultimative Ziel einer Entschuldigung darin besteht, das gebrochene Vertrauen wieder aufzubauen. Sie haben etwas falsch gemacht und die drei oben genannten Schritte zeigen, wie Sie es angehen und korrigieren. Mach es nicht über dich.

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