4 Tipps zur Mac Mail-Produktivität, die alle Profis kennen müssen

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Wenn Sie am Arbeitsplatz einen Mac verwenden, verwenden Sie wahrscheinlich die Mail-App für Ihre E-Mail-Kommunikation. Dieses integrierte macOS-Dienstprogramm bietet flexible Funktionen, die es zu einem nützlichen Tool für Profis machen.

Vielleicht hatten Sie einfach keine Zeit, diese Funktionen zu erkunden, oder Sie sind ein neuer Mac-Benutzer. In beiden Fällen kann Ihnen diese Liste professioneller Produktivitätstipps für Mail auf Mac dabei helfen, die App für den Erfolg einzurichten.

1. Verwenden Sie VIPs für Ihren Chef oder Kunden

Mit der VIP-Funktion von Mail (sowohl für Mac als auch für iOS verfügbar) können Sie E-Mails Ihrer wichtigsten Kontakte auf einfache Weise erkennen. Aufgrund des dedizierten Postfachs ist dies eine bequeme Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie immer schnell Nachrichten von Ihrem Chef oder Kunden sehen.

Sie können Ihre VIPs einrichten und ihnen dann benutzerdefinierte Benachrichtigungstöne geben. Auf diese Weise wissen Sie, dass eine eingehende E-Mail von einem VIP stammt, auch wenn sich Ihre Augen außerhalb Ihres Bildschirms befinden.

Richten Sie einen VIP in Mail ein

Das Festlegen eines Kontakt- oder E-Mail-Absenders als VIP ist mit nur wenigen Klicks erledigt:

1. Wählen Sie in der Mail-App eine E-Mail des Absenders aus, für den Sie einen VIP erstellen möchten.
2. Klicken Sie auf ihre Name im E-Mail-Header.
3. Wählen Zu VIPs hinzufügen aus dem Kontextmenü.

Sobald Sie dies tun, werden Sie sofort einige Änderungen sehen. Zunächst wird neben dem Namen der Person im E-Mail-Header ein Stern angezeigt. Zweitens erscheinen ihr Name und ihre E-Mails in Ihrem VIPs Briefkasten.

Richten Sie eine benutzerdefinierte VIP-Benachrichtigung ein

Dieser Teil ist zwar optional, kann aber sehr praktisch sein. Sie können einen benutzerdefinierten Benachrichtigungston für E-Mails einrichten, die von denen auf Ihrer VIP-Liste eingehen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Klicken Mail > Einstellungen von Ihrer Menüleiste und gehen Sie zu Regeln Tab.
2. Klicken Regel hinzufügen.
3. Geben Sie Ihre Regel ein Name und verlassen die Wenn [eine / alle] der folgenden Bedingungen erfüllt sind einstellen irgendein.
4. Wählen Sie für die Bedingung Absender ist VIP.
5. Wählen Sie für die Aktion Ton abspielen. Wählen Sie dann im Feld rechts den Sound aus, den Sie verwenden möchten.
6. Klicken okay. Im folgenden Feld können Sie auswählen, ob Sie die Regel auf die Nachrichten in Ihrem Posteingang anwenden möchten Nicht bewerben.

Wenn Sie jetzt ein Dokument überprüfen, wissen Sie anhand des Tons, wann eine VIP-E-Mail eintrifft.

2. Erstellen Sie E-Mail-Gruppen für Teams oder Mitarbeiter

Wenn Sie täglich mit einem Projektteam zusammenarbeiten oder Ihre Mitarbeiter häufig per E-Mail kontaktieren, können Sie durch die Verwendung einer Gruppe für diese Kontakte ganz einfach alle gleichzeitig per E-Mail versenden. Während Sie die Kontakte-App verwenden müssen, um Ihre Gruppe zu erstellen, können Sie dann die E-Mail-App verwenden, um Ihre E-Mails an diese zu senden.

Erstellen Sie Ihre Gruppe

Öffnen Sie zunächst die Kontakte-App auf Ihrem Mac. Sie haben dann einige schnelle Möglichkeiten, um Ihre Gruppe zu erstellen:

• Klicken Datei > Neue Gruppe Klicken Sie in der Menüleiste auf Pluszeichen Dies wird neben einer Ihrer Kontaktkategorien wie iCloud oder Google Mail angezeigt. Benennen Sie die neue Gruppe und drücken Sie Rückkehr. Sie können dann Kontakte von ihren verschiedenen Positionen in diese neue Gruppe ziehen.
• Wählen Sie alle gewünschten Kontakte in der Gruppe aus. Sie können zuerst klicken und dann gedrückt halten Befehl und klicken jeder weitere. Dann wählen Sie Datei > Neue Gruppe aus Auswahl in der Menüleiste und benennen Sie Ihre Gruppe.

Erstellen Sie eine Gruppen-E-Mail

Sobald Sie Ihre Gruppe in der Kontakte-App eingerichtet haben, ist das Adressieren einer E-Mail an sie ein Kinderspiel. Außerdem können Sie dies entweder in den Kontakten oder in der Mail-App tun.

In dem Kontakte App, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail-Gruppe und wählen Sie E-Mail senden an [Gruppenname]. Das neue Nachrichtenfenster in der Mail-App wird dann mit dieser Gruppe in der geöffnet Zu Feld.

In dem Mail App, geben Sie den Namen Ihrer Gruppe in die ein T.o Feld. Wenn die Gruppe in der Liste der Vorschläge angezeigt wird, klicken Sie darauf.

Unabhängig davon, wie Sie diese Gruppen-E-Mail erstellen, ist es mit diesem Tipp praktisch, mehrere Personen gleichzeitig per E-Mail zu benachrichtigen, insbesondere wenn Sie häufig Nachrichten an dieselben Personen senden.

3. Richten Sie E-Mail-Regeln für Projekt-E-Mails ein

Wenn Sie den benutzerdefinierten Benachrichtigungston für Ihre VIPs wie oben beschrieben eingerichtet haben, haben Sie sich bereits mit der Verwendung von Regeln in der Mail-App befasst. Aber damit kann man noch viel mehr machen Mail-Regeln für Ihre E-Mails 6 Apple Mail-Regeln für den Umgang mit E-Mails für SieÜberfordert von E-Mail auf Ihrem Mac? Mit den Filtern von Apple Mail können Sie sich ganz einfach auf wichtige Nachrichten konzentrieren und den Müll verbergen. Weiterlesen als nur Benachrichtigungstöne einzustellen.

Durch das Einrichten von E-Mail-Regeln für E-Mails, die sich auf ein Projekt oder sogar ein bestimmtes Thema beziehen, kann die App Aktionen automatisch ausführen lassen. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihren Posteingang zu organisieren, indem Sie ähnliche Nachrichten zusammenhalten oder E-Mails auf eine bestimmte Weise markieren, um sie schnell zu erkennen.

E-Mails in einen Ordner verschieben

In diesem ersten Beispiel werden alle E-Mails für Project X in das Project X-Postfach verschoben. Dies umfasst Nachrichten mit dem Satz „Projekt X“ im Betreff sowie Nachrichten der Teammitglieder der Project X-Gruppe.

1. Klicken Mail > Einstellungen von Ihrer Menüleiste und gehen Sie zu Regeln Tab.
2. Klicken Regel hinzufügen.
3. Geben Sie Ihrer Regel einen Namen. In unserem Beispiel nennen wir es Projekt X E-Mails.
4. Lassen Sie die Wenn [eine / alle] der folgenden Bedingungen erfüllt sind einstellen irgendein Damit werden alle von Ihnen festgelegten Bedingungen erfasst.
5. Wählen Sie für die Bedingung Gegenstand in der ersten Dropdown-Box enthält Geben Sie im zweiten Feld "Projekt X" in das Textfeld ein.
6. Drücke den Pluszeichen rechts, um eine weitere Bedingung hinzuzufügen.
7. Wählen Sie für die nächste Bedingung Der Absender ist Mitglied der Gruppe in der ersten Dropdown-Box und Projekt X Gruppe (die Gruppe, die wir zuvor erstellt haben) in der zweiten.
8. Wählen Sie für die Aktion aus Nachricht verschieben in der ersten Dropdown-Box und Projekt X im zweiten.
9. Klicken okayEntscheiden Sie dann, ob die neue Regel auf Ihren Posteingang angewendet werden soll, indem Sie auswählen Nicht bewerben oder Anwenden.

Markieren Sie E-Mails mit einer Farbe oder Flagge

Vielleicht möchten Sie E-Mails nicht in einen bestimmten Ordner verschieben, sondern möchten sie lieber schnell in Ihrem Posteingang finden. Um dies zu erreichen, können Sie Farben, Flags oder beides mit den Mail-Regeln verwenden.

Befolgen Sie anhand unseres obigen Beispiels für Projekt X die Schritte eins bis sieben, um Ihre Bedingungen einzurichten. Wenn Sie Schritt acht für die Aktion erreichen, wählen Sie eine oder beide der folgenden Optionen aus:

• Stellen Sie eine Farbe ein: In der ersten Dropdown-Box auswählen Farbe einstellen, im nächsten wählen Hintergrund oder Textund dann a auswählen Farbe in der dritten.
• Als markiert markieren: In der ersten Dropdown-Box auswählen Als markiert markieren und im nächsten wählen Sie die Flaggenfarbe.

Fahren Sie mit dem letzten Schritt fort, indem Sie auf klicken okay und ob Sie die Regel auf Ihren Posteingang anwenden möchten oder nicht.

Mit diesen Regeltypen können Sie Nachrichten automatisch verschieben oder diese Projekt-E-Mails auf einen Blick in Ihrem Posteingang erkennen.

4. Erstellen Sie intelligente Postfächer für unbeantwortete E-Mails

Intelligente Postfächer in der Mail-App sind in gewissem Sinne wie Regeln. Sie fügen Bedingungen hinzu, die für eingehende E-Mails gelten, aber anstatt Sounds zu verschieben, zu markieren oder abzuspielen, enthalten Smart Mailboxes diese E-Mails.

Die E-Mails verbleiben in ihren ursprünglichen Posteingängen, sodass sie dieses bestimmte E-Mail-Konto nicht verlassen. Sie werden jedoch auch im Bereich Smart Mailboxes in ihrem eigenen Postfach angezeigt.

Wenn Sie sich die Bedingungen ansehen, die Sie auf eine Smart Mailbox anwenden können, werden Sie wahrscheinlich diejenigen finden, die für Sie nützlich sind. Ein hervorragendes Beispiel ist jedoch ein Postfach für Ihre unbeantworteten E-Mails. Wenn Sie jeden Tag unzählige E-Mails erhalten, für die eine Antwort erforderlich ist, können Sie sie alle mit einer intelligenten Mailbox an einem Ort anzeigen.

So richten Sie dies ein:

1. Klicken Briefkasten > Neue Smart Mailbox aus der Menüleiste und geben Sie Ihrer Mailbox einen Namen.
2. In dem Enthält Nachrichten, die [einer / allen] der folgenden Bedingungen entsprechen, wählen alle. (Dies kann für Sie anders sein, wenn Sie die Smart Mailbox anders verwenden.)
3. Wählen Sie für die Bedingung Nachricht wurde nicht beantwortet in dem Dropdown-Feld.
4. Drücke den Pluszeichen rechts, um eine weitere Bedingung hinzuzufügen.
5. Wählen Sie für die nächste Bedingung aus Empfangsdatum im ersten Dropdown-Feld und wählen Sie dann ist heute in dieser Sekunde. (Sie können auch nach Ihren Wünschen aus Optionen wie gestern, diese Woche oder letzte Woche wählen.)
6. Klicken okay.

Mit diesem Smart Mailbox-Setup können Sie am Ende eines jeden Tages nachsehen, auf welche E-Mails Sie nicht geantwortet haben, sodass Sie nie eine Gelegenheit verpassen, zu antworten.

Machen Sie mehr mit Mac Mail

Diese Produktivitätstipps für die Mail-App auf dem Mac sind nur der Anfang der Möglichkeiten, sie effizienter zu nutzen. Sie können sich auch einige ansehen Möglichkeiten, Mail zu einem besseren Desktop-E-Mail-Client zu machen insgesamt.

Wenn Sie jedoch immer noch nicht überzeugt sind und andere E-Mail-Optionen prüfen möchten, schauen Sie sich das an Warum sollten Sie Spark zum Verwalten Ihrer Mac- und iOS-E-Mails verwenden? Warum Sie Spark verwenden sollten, um Ihre E-Mails auf iPhone und Mac zu verwaltenSpark ist eine neue Generation von E-Mail-Apps, die Ihre E-Mails für Sie organisiert und priorisiert (und kostenlos ist). Weiterlesen .