So konvertieren Sie begrenzte Textdateien in Excel-Tabellen

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Es wird eine Zeit kommen, in der Sie sich mit allen Arten von Informationen befassen müssen, die in anderen Arten von Dateien gespeichert sind, und diese einbringen müssen Microsoft Excel. Sie können nicht vor einer allgegenwärtigen Textdatei davonlaufen. Ich wette, Sie finden jeden Tag einige davon.

Hier einige Beispiele aus dem Alltag:

• Eine Excel-Analyse von Verkaufs- oder Produktinformationen, die in einer Textdatei gespeichert sind.
• Datenaustausch zwischen zwei verschiedenen Softwareprogrammen (möglicherweise von einer Datenbank zu einer Tabelle).
• Namen, Adressen und E-Mail-ID, die in einem E-Mail-Programm gespeichert sind (z. Export von Microsoft Outlook nach Excel So exportieren Sie Outlook-Kontakte nach überallMüssen Sie Ihre Outlook-Kontakte exportieren und sind sich nicht sicher, wo Sie anfangen sollen? Wir zeigen Ihnen, wie Sie aus Outlook exportieren und in Ihr Ziel importieren können. Weiterlesen ).

Microsoft Excel bietet Ihnen alle Tools, um eine Verbindung zu externen Datenquellen herzustellen. Lassen Sie uns über begrenzte Textdateien sprechen.

Dies ist eine begrenzte Textdatei

Wie Sie sehen können, werden Vor- und Nachname, die Unternehmen, für die sie arbeiten, und andere Details durch Kommas getrennt. Diese durch Kommas getrennte Textdatei ist einfach in jedem Texteditor zu erstellen.

Im Moment ist es nicht nützlich. Wenn Sie dies in eine Tabelle einfügen, können Sie ein professionelleres Dokument erstellen.

Sie können beispielsweise leicht nach doppelten Daten suchen und diese entfernen. Dann kannst du Verwenden Sie die Tabelle, um Etiketten und Seriendruck zu erstellen So drucken Sie Etiketten mit Seriendruck in Microsoft Word und ExcelVerwenden Sie immer noch das Kopieren und Einfügen, um Etiketten, Namensschilder oder andere personalisierte Massenkommunikationen zu erstellen? Mit Mail Merge, einem einfachen Microsoft Office-Automatisierungstool, können Sie Ihre Etiketten in Sekundenschnelle drucken. Weiterlesen wenn Adressen auch Teil der Daten sind.

Die Grundidee hierbei ist, die Informationen aus einer Textdatei zu importieren und Ihre verschiedenen Informationen in separate Spalten aufzuteilen und jede Spalte mit einem entsprechenden Header zu benennen.

Schauen wir uns eine begrenzte Textdatei genauer an.

Die 3 verschiedenen Arten von abgegrenzten Textdateien

Abhängig von der Art und Weise, wie Sie jeden Wert trennen (abgrenzen), gibt es drei gängige Arten von getrennten Dateien. Jedes Zeichen kann verwendet werden, um die einzelnen Einträge in einer Datei zu trennen.

Zum Beispiel: die Pipe (|) oder ein einfaches Leerzeichen. Sie werden feststellen, dass diese drei die häufigsten Arten von getrennten Trennzeichen zwischen den einzelnen Texteingaben sind.

1. Komma-getrennte Werte.
2. Durch Tabulatoren getrennte Werte.
3. Doppelpunktgetrennte Werte.

Der Textbegrenzer hält jeden Wert vom nächsten getrennt. Jeder Wert, der auf das Trennzeichen folgt und dem nächsten Auftreten des Trennzeichens vorausgeht, wird als ein Wert importiert. Denken Sie daran, dass der Wert zwischen dem zugewiesenen Trennzeichen ein anderes Trennzeichen haben kann, jedoch ein Anführungszeichen (") oder ein Apostroph (") benötigt.

Verwirrend? Nicht so viel. Lassen Sie uns anhand eines Beispiels sehen, wie:

In einer Textdatei mit Stadt- und Bundeslandnamen können einige Werte wie „Albany, NY“ enthalten sein.

Microsoft Excel kann das Komma (,) zwischen den beiden Wörtern als Trennzeichen lesen. Um die Stadt- und Ländernamen als zu behandeln ein Wert und importieren sie in eine Excel-Zelle Wir müssen doppelte Anführungszeichen oder ein Apostroph als Textqualifizierer verwenden. Wenn kein Zeichen als Textqualifizierer angegeben ist, wird "Albany, NY" in zwei benachbarte Zellen als Albany und NY importiert.

Kurz gesagt, um einen Wert in einer Spalte genau so zu belassen, wie er ist, können Sie den Wert in Anführungszeichen oder einen Apostroph setzen.

Wie wir weiter unten sehen werden, bietet Microsoft Excel Ihnen die vollständige Kontrolle über den Importvorgang und einen Vorschaufenster, in dem Sie das Format der Daten anzeigen können, bevor die Zellen gefüllt werden.

Konvertieren von einer begrenzten Textdatei in eine Tabelle

Es gibt viele Online-Konverter So konvertieren Sie ein beliebiges Dateiformat online mit kostenlosen ToolsWenn Sie eine Datei konvertieren müssen, finden Sie hier die ultimative Liste der Websites, an die Sie sich wenden sollten. Weiterlesen Das kann eine rohe CSV-Textdatei nehmen und eine XLS-Tabelle ausspucken. Zamzar und Convertio sind zwei ausgezeichnete Werkzeuge.

Sie müssen jedoch nicht nach einem Online-Konverter suchen, da Microsoft Excel über eine native Funktion verfügt, die die Arbeit viel besser erledigt.

Nehmen wir eine CSV-Beispieldatei und gehen Sie die Schritte durch, um begrenzte Textdateien in Tabellenkalkulationen zu konvertieren. Der obige Screenshot eines Durcheinander von durch Kommas getrennten Werten in einer Notepad-Datei ist ein gutes Beispiel.

Microsoft Excel kann dabei helfen, dieses verwirrte Durcheinander in ordentliche Zeilen und Spalten umzuwandeln. Sie können dann daran arbeiten und daraus einen schön formatierten Bericht machen oder ihn für den Druck vorbereiten.

Es gibt drei Möglichkeiten, Daten aus einer CSV-Datei in eine Excel-Tabelle zu bringen. Beginnen Sie zuerst mit dem einfachen.

Methode 1: Der automatische Import

1. Drücke den Datei Klicken Sie auf die Registerkarte, und klicken Sie dann auf Öffnen.

2. Wählen Sie die CSV-Datei aus, die Sie öffnen möchten. Microsoft Excel öffnet die Textdatei automatisch und zeigt die Daten in einer neuen Arbeitsmappe an.

Dies ist der direkteste (und schnellste) Weg, um eine CSV-Datei zu öffnen. Microsoft Excel verwendet die Standardeinstellungen für das Datenformat, um jede Datenspalte zu lesen und zu importieren. Der automatische Import bietet Ihnen jedoch nicht die gewünschte Flexibilität.

Schauen wir uns also den zweiten Weg an, bei dem ein Assistent verwendet wird.

Methode 2: Stellen Sie den Textimport-Assistenten wieder her

Mit dem Textimport-Assistenten können Sie die Struktur der Daten steuern, die Sie importieren möchten. Es wird automatisch gestartet, wenn Sie Textdateien importieren (d. H. Eine Datei mit der Erweiterung TXT).

Öffnen Sie Microsoft Excel und navigieren Sie zu einer Textdatei (oder ändern Sie die Erweiterung der CSV-Datei in TXT).

Microsoft hat den alten Textimport-Assistenten in Excel 365 und 2016 (ab Version 1704) versteckt. Sie können den Textimport-Assistenten jedoch über die Excel-Optionen wiederherstellen.

1. Gehe zu Datei> Optionen> Daten.

2. Scrollen Sie nach unten zu Zeige Assistenten zum Importieren älterer Daten Sektion.

3. Wählen Sie zum Importieren von Text- oder CSV-Dateien Aus Text (Vermächtnis). Klicken okay um die Optionen zu schließen.

4. Jetzt können Sie den Assistenten über die Multifunktionsleiste verwenden. Gehe zu Daten> Daten abrufen> Legacy-Assistenten> Aus Text (Legacy). Navigieren Sie zu der CSV-Datei, die Sie importieren möchten, und öffnen Sie sie.

Verwenden Sie diesen dreistufigen Prozess, um das Format der Daten zu steuern.

Schritt 1

So sieht der Textimport-Assistent im ersten Schritt aus.

Wählen Abgrenzung - Wenn Elemente in der Textdatei durch Tabulatoren, Doppelpunkte, Semikolons, Leerzeichen oder andere Zeichen getrennt sind.

Wählen Feste Breite - Wenn alle Elemente gleich lang und ordentlich in durch Leerzeichen getrennten Spalten strukturiert sind.

Manchmal haben die Rohdaten eine Kopfzeile. Zum Beispiel: ["Vorname", "Nachname", "Firmenname", "Adresse", "Stadt", "Landkreis"].

Benutzen Starten Sie den Import in Zeile um die Zeile auszuwählen, von der aus der Import beginnen soll.

Das Dateiherkunft kann in den meisten Fällen auf der Standardeinstellung belassen werden.

Das Vorschau Zeigt die Werte so an, wie sie angezeigt werden, wenn sie im Arbeitsblatt in Spalten unterteilt sind.

Klicken Nächster.

Schritt 2

Wählen Sie das Trennzeichen für Ihre Datei (in unserem Fall Komma). Überprüfen Sie für ein anderes Zeichen Andere und geben Sie das Zeichen in das kleine Feld ein. Das Datenvorschau Das Fenster gibt Ihnen einen Einblick in die Säulendaten.

Wähle aus Behandeln Sie aufeinanderfolgende Trennzeichen als eins Kontrollkästchen, wenn Ihre Daten ein Trennzeichen mit mehr als einem Zeichen zwischen Datenfeldern enthalten oder wenn Ihre Daten mehrere benutzerdefinierte Trennzeichen enthalten.

Auf diese Weise können Sie beispielsweise Dateien verarbeiten, die vor oder nach einem anderen Trennzeichen möglicherweise einen zusätzlichen Speicherplatz haben. Sie können das Leerzeichen als weiteres Trennzeichen identifizieren und dieses Kontrollkästchen aktivieren.

Verwenden Sie die Textqualifizierer Dropdown-Liste, um das Zeichen auszuwählen, das Werte in Ihrer Textdatei enthält. Wir haben bereits darüber gesprochen, wie Sie mit einem Textqualifizierer einige Werte in eine Zelle anstatt in separate Zellen importieren können.

Verwenden Sie die Datenvorschau Fenster, um das Erscheinungsbild zu überprüfen.

Klicke auf Nächster.

Hinweis: Der Assistentenbildschirm ändert sich beim Importieren von Daten mit fester Breite.

Das Datenvorschau Mit dem Fenster können Sie die Spaltenbreiten festlegen. Verwenden Sie die obere Leiste im Fenster, um einen Spaltenumbruch festzulegen, der durch eine vertikale Linie dargestellt wird. Ziehen Sie einen Spaltenumbruch, um die Breite zu vergrößern oder zu verkleinern. Doppelklicken Sie auf einen Spaltenumbruch, um ihn zu entfernen.

In einer Datei mit fester Breite werden keine Trennzeichen verwendet, um die Werte in der Datei zu trennen. Die Daten sind in Zeilen und Spalten mit einem Eintrag pro Zeile organisiert. Jede Spalte hat eine feste Breite, die in Zeichen angegeben wird und die maximale Datenmenge bestimmt, die sie aufnehmen kann.

Schritt 3

Die Vorschaufenster werden in diesem Bildschirm wichtiger, da Sie das Datenformat, das in jedes Feld mit dem eingeht, fein einstellen können Spaltendatenformat. Standardmäßig importiert Microsoft Excel Daten im allgemeinen Format. Wählen Sie die Spalte im Vorschaufenster aus und stellen Sie das entsprechende Format ein.

Zum Beispiel können Sie auswählen ...

• Text für die Textfelder.
• Datum und das Datumsformat für jede Spalte, die Datumsangaben enthält.
• Allgemeines zum Umrechnen von Währungen in das Excel-Währungsformat.

Verwenden Sie die Erweitert Schaltfläche, um den Dezimaltyp und die Tausenderstellen-Trennzeichen für numerische Daten anzugeben.

Zum Beispiel, wenn Sie 100.000 als 1.00.000 anzeigen möchten. Excel zeigt die Zahlen gemäß dem in den regionalen Einstellungen Ihres Computers festgelegten Format an.

Klicken Fertig. Ein Finale Daten importieren Das Dialogfeld wird angezeigt.

Mach dir jetzt keine Sorgen. Sie haben einige Optionen, um die Daten in die Tabelle einzufügen oder eine Verbindung mit einer externen Datenbank herzustellen. Das Einfügen der durch Text getrennten Werte als Tabelle in das vorliegende Arbeitsblatt ist die Standardeinstellung.

Die „alte“ Legacy-Methode ist immer noch der beste Weg, wenn Ihre CSV-Datei einfach ist. Wenn nicht, gibt es jetzt eine neue Methode, die die Rechnung für alle Textimportanforderungen erfüllt.

Methode 3: Verwenden Sie Get & Transform Data

Die Registerkarte Daten enthält alle Tools, die Sie benötigen, um externe Daten zu erfassen und so zu gestalten, wie Sie es möchten. Sie können beispielsweise einen PivotTable-Bericht erstellen und aktualisieren, wenn sich die externen Daten ändern.

Es ist ein Overkill für einfache CSV-Dateien, aber lassen Sie uns fortfahren und sehen, wie Spalten mit begrenzten Daten in Excel eingefügt werden.

1. Öffnen Sie eine leere Arbeitsmappe.

2. Gehe zum Daten Registerkarte auf der Multifunktionsleiste. Klicken Sie dann auf den kleinen Dropdown-Pfeil unter Daten bekommen Taste (in der Daten abrufen und transformieren Gruppe). Wählen Aus Datei> Aus Text / CSV.

3. In dem Textdatei importieren Navigieren Sie im Dialogfeld zum Speicherort auf Ihrem Desktop und wählen Sie die CSV-Textdatei aus, die Sie importieren möchten. Der Textimport-Assistent wird übersichtlich mit den Optionen angezeigt, die Sie jetzt auswählen können.

Wie Sie sehen, können Sie die Zeichenkodierung und die Auswahl des begrenzten Zeichens ändern oder ein benutzerdefiniertes Trennzeichen eingeben.

Excel ermittelt das Trennzeichen, indem standardmäßig die ersten paar hundert Zeilen des Datasets analysiert werden. Sie können dies ändern und Excel auch mit dem gesamten Datensatz arbeiten lassen. Es wird nicht empfohlen, wenn Sie Millionen von Datensätzen importieren möchten.

4. Drücke den Belastung Schaltfläche, um Ihre Daten in ein neues hübsches Arbeitsblatt zu importieren.

5. Immer wenn Sie Daten in Excel importieren, wird eine Datenverbindung erstellt. Sie können Abfragen ausführen und das Arbeitsblatt mit der externen Quelle verbinden. Jede Änderung der ursprünglichen Quelldaten wird automatisch in der Excel-Tabelle aktualisiert.

6. Sie können diese Verbindung abbrechen, indem Sie auf gehen Daten> Abfragen und Verbindungen um das Panel an der Seite zu öffnen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Löschen. Oder bewegen Sie den Mauszeiger über den Dateinamen der Datenquelle und drücken Sie Löschen in dem Fenster, das auftaucht. Wenn Sie sicher sind, klicken Sie auf Löschen nochmal.

Das Transformieren der Daten geht über den Rahmen dieses Lernprogramms hinaus. Ich werde Sie also zu Microsoft weiterleiten Erste Schritte mit Get & Transform in Excel Support-Seite für weitere Hilfe.

Die vielen Verwendungszwecke von abgegrenzten Dateien in Excel

Müssen Sie eine Liste mit Vor- und Nachnamen trennen und für den Druck vorbereiten? Konvertieren Sie die begrenzte Textdatei in Excel. Sie können bis zu 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten importieren oder exportieren. Und begrenzte Dateien werden fast überall unterstützt. Verwenden Sie Excel als Zeitersparnis 14 Tipps zum Zeitsparen in Microsoft ExcelWenn Microsoft Excel in der Vergangenheit viel Zeit in Anspruch genommen hat, zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Teil davon zurückerhalten können. Diese einfachen Tipps sind leicht zu merken. Weiterlesen mit den oben genannten Techniken und den folgenden Tipps oder lernen So extrahieren Sie eine Zahl oder einen Text aus Excel.