Verwalten Sie Ihr Unternehmen für bessere Ergebnisse mit Intellinote

Intellinote ist ein All-in-One-Tool für Projektmanagement, Zusammenarbeit und Organisation Intellinote: Platzieren Sie Ihre Aufgaben, Dateien, Nachrichten und Online-Meetings an einem OrtIntellinote erleichtert die Verwaltung, Zusammenarbeit und bessere Kommunikation mit Ihrem Team und Ihren Kollegen und Kunden mit einer umfassenden Mischung aus Dateifreigabe, Organisation und Echtzeitvideo und -text Plaudern. Weiterlesen für Unternehmen, Eigentümer, Manager und Fachleute. Es kann verwendet werden, um die Produktivität zu steigern, die Mitarbeiter- oder Kundenbindung zu steigern und dabei die Betriebskosten zu senken.

Die Plattform dreht sich um ein System einzelner Arbeitsbereiche, die eine vertikale Zugänglichkeit bieten an Mitarbeiter, Teammitglieder und sogar Kunden, die Zugang benötigen, ohne diejenigen abzulenken, die Zugang haben nicht.

Während Intellinote relativ einfach in Betrieb genommen werden kann, hängt die effektive Nutzung jeder Plattform davon ab, dass Sie genau wissen, wie Sie sie am besten nutzen können. Wir haben einige reale Nutzungsszenarien entwickelt, in denen Geschäftsteams und Mitarbeiter, die regelmäßig zusammenarbeiten, von den angebotenen Diensten profitieren können.

Verwalten Sie Ihr Unternehmen für bessere Ergebnisse mit Intellinote

Alles erfassen (fast)

Als kollaborative Plattform Intellinote versucht, mehrere Plattformen und fragmentierte Tools durch eine Lösung zu ersetzen. Dazu werden anpassbare Arbeitsbereiche verwendet - einsatzbereite Hubs für Notizen, Diskussion und Aufgabenverwaltung. Jeder Arbeitsbereich kann zum Erstellen dieser Elemente verwendet werden. Die Anzahl der Arbeitsbereiche, die Sie erstellen können, ist unbegrenzt.

Notizen, Aufgaben und Diskussionen sind die Sammelmedien für alles, was für Ihr Unternehmen relevant ist. Unabhängig davon, ob Sie Forschung teilen und zusammenarbeiten möchten, führen Sie zwischenzeitlich Brainstorming-Sitzungen durch verschiedene Abteilungen oder weisen verschiedene Mitglieder Ihres Teams, Intellinote, verschiedene Aufgaben und Rollen zu kann es tun.

Beispiele aus der Praxis sind nicht schwer vorstellbar: Anstatt jedes Mal, wenn Sie eine Richtlinie ändern, eine E-Mail zu versenden, halten Sie einfach eine relevante Notiz auf dem neuesten Stand und weisen Sie ihr Mitglieder Ihres Teams zu. Erstellen Sie einen Arbeitsbereich nur für Ihre Gruppenideensitzungen und veröffentlichen Sie die Ergebnisse jedes Mal in einer neuen Notiz. Verwenden Sie ein Whiteboard, um Ideen in einem Raum auszutauschen? Machen Sie ein Bild und fügen Sie es zur sicheren Aufbewahrung der entsprechenden Diskussion bei. Die Liste ist praktisch endlos.

Wenn Sie einen Arbeitsbereich besuchen, können Sie jederzeit über den Bereich "Schnellnotiz hinzufügen" Inhalte hinzufügen. Beginnen Sie einfach mit der Eingabe und drücken Sie die Eingabetaste, um Ihre Gedanken festzuhalten. Klicken Sie für Aufgaben oder Google Drive-Dokumente auf die einladende Schaltfläche Neu hinzufügen.

Viele Organisationen verwenden E-Mails zur Diskussion, während sie sich immer noch auf externe Projektmanagement- und Organisationstools verlassen, was häufig dazu führt, dass sie sich bei Entscheidungen zu sehr auf E-Mails verlassen. Während es in den meisten Organisationen immer einen Platz für E-Mails gibt, gedeihen viele Diskussionen, wenn sie zusammen mit anderen relevanten Notizen und Anhängen verschoben werden.

Ein Ort für alles, was mit Arbeit zu tun hat

Das Hauptziel von Intellinote ist es daher, ein organisiertes Repository für das zu sein, was für Ihr Unternehmen, Ihr Projekt oder Ihr Unternehmen am wichtigsten ist. Um die Plattform wirklich optimal zu nutzen, sollten Sie sie zum Speichern verwenden absolut alles - und Arbeitsbereiche sind der Schlüssel, um alles aufgeräumt und organisiert zu halten.

Das Persönlicher Arbeitsbereich bietet sogar Mitgliedern Ihres Teams die Möglichkeit, eigene Notizen und Aufgaben zu erstellen, die die Arbeitsbereiche anderer Mitglieder nicht überladen und für diesen Benutzer privat sind. Solches Material landet eher in persönlichen Evernote-Konten oder auf iPad-Notizen-Apps als an einem Ort, der für das Projekt oder das Unternehmen selbst relevant ist. Mit Intellinote kann jede Notiz schnell von Arbeitsbereich zu Arbeitsbereich verschoben oder von anderen Mitgliedern bearbeitet werden.

Um die Workspace-Zugehörigkeit eines Elements zu ändern oder festzustellen, ob das Element von anderen Mitgliedern bearbeitet werden kann oder nicht, wählen Sie es zuerst aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Informationen", die als kleines "ich“. Sie können dann ändern, wer Änderungen vornehmen kann, indem Sie das Kontrollkästchen aktivieren Zulassen, dass Arbeitsbereichsmitglieder bearbeitet werden oder klicken Sie auf Arbeitsplatz Feld, um das Element an einer anderen Stelle neu zuzuweisen.

Anhänge spielen auch eine große Rolle im Intellinote-System. Mit jeder Notiz können Benutzer Dateien von ihren Computern oder Google Drive-Konten hochladen. Verwenden der mobilen Apps (für beide verfügbar iOS und Android) Es ist sogar möglich, Bilder - oder beliebige Dateien auf Ihrem Mobilgerät - direkt von einem Smartphone oder Tablet zu einer Notiz hinzuzufügen.

Es ist überraschend, wie einfach es ist, die Menge an E-Mails zu reduzieren, die Sie senden, wenn Sie alles unter einem Dach haben Sie können einfach eine Notiz oder einen Kommentar zu einer Aufgabe inline ändern - schließlich hat jede Notiz, Aufgabe oder Diskussion einen eigenen Kommentar Sektion.

Anhaftung ist gut

Intellinote hofft, alle Ihre losen Dateien aufnehmen zu können, indem es eine sehr anhangsfreundliche Umgebung für arbeitsbezogene Dateien bietet. Notizen, Diskussionen und Aufgaben können alle mehrere Dateien enthalten, ebenso wie Kommentare zu diesen Elementen. Was früher ein Hin- und Her-E-Mail-Austausch über eine Aufgabe gewesen wäre, wird zu einer arbeitsorientierten Diskussion in einer produktiven Umgebung.

Auf diese Weise können Sie interessante Dinge tun, z. B. überarbeitete Versionen von Produkten mit Kunden direkt in Intellinote selbst in einem Arbeitsbereich diskutieren, den Sie speziell für diesen Kunden erstellt haben. Daneben gibt es viele andere Modelle, die Sie möglicherweise bereits abgezinst haben, Aufzeichnungen von Diskussionen, Protokolle von Besprechungen und Aufzeichnungen von Telefonkonferenzen, die alle für diesen Kunden spezifisch sind.

Intellinote wird als Repository für alles, was mit der Arbeit zu tun hat, in Rechnung gestellt, da dies am besten funktioniert.

Alles mit Kontext organisieren und teilen

Google Mail war die Revolution in der E-Mail, die das Internet im Jahr 2004 benötigte, aber durch die Verschmelzung von effektiver Suche und Organisation mit einem Google hat scheinbar unbegrenzten Speicherplatz für E-Mail-Nachrichten und etwas geschaffen, auf das viele von uns jetzt für die Arbeit angewiesen sind Aufgaben. E-Mail ist zwar nicht unbedingt erforderlich, aber nicht die ideale Plattform für die Zusammenarbeit, Organisation oder das Projektmanagement. Trotz der Notwendigkeit von E-Mails für viele Jahre können Sie wahrscheinlich die meisten Ihrer Diskussionen auf eine geeignetere und produktivere Plattform verschieben.

Wenn Sie an Google Mail oder ein Google Apps-E-Mail-Konto gewöhnt sind, ist Ihre Fähigkeit, sich selbst zu organisieren, auf die Anzahl der Filter und die von Ihnen verwendeten Suchbegriffe beschränkt. Selbst wenn Sie besonders gut organisiert sind und genau das finden, wonach Sie suchen, wird der E-Mail-Posteingang allgemein als stark unorganisierter Bereich angesehen.

Als häufige Ablenkung kostet E-Mail Unternehmen auf der ganzen Welt Hunderte Millionen Dollar pro Jahr - oder sogar mehr persönliche Notiz, Stunden Ihres ansonsten produktiven Tages - es gibt also etwas zu sagen, wenn Sie Ihren Posteingang so weit wie möglich meiden möglich. Die Verwendung von E-Mail als Anlaufstelle für den Austausch von Ideen, das Brainstorming und sogar die Kommunikation mit Kunden oder Anbietern muss eingestellt werden, wenn Sie Ihre Zeit besser nutzen möchten.

Organisieren Sie Ihre Notizen, Aufgaben und Diskussionen

Die beiden Dinge, die Intellinote perfekt für die Organisation Ihrer Ideen, Aufgaben und kollaborativen Ideen machen, sind: Arbeitsbereiche und Stichworte.

Arbeitsbereiche sind kontextspezifische Hubs und können auf Ihre aktuellen Anforderungen zugeschnitten werden. Dies ist ein ziemlich leistungsfähiges Organisationstool, insbesondere wenn man bedenkt, dass jede Notiz, Aufgabe oder Diskussion an einen bestimmten Arbeitsbereich gebunden ist. Arbeitsbereiche erleichtern naturgemäß die Organisation, indem sie Ihre Inhalte an den relevanten Kontext binden.

Diese Elemente können vertikal für alle Personen in Ihrer Organisation freigegeben werden. Durch Hinzufügen von Benutzern zu einem Arbeitsbereich können Sie sicherstellen, dass alle relevanten Materialien angezeigt werden, die dort freigegeben sind. Dies führt auch zu einem weniger überfüllten Arbeitsbereich für Mitglieder, die nicht auf absolut alles zugreifen müssen. Und da Sie so viele Arbeitsbereiche erstellen können, wie Sie benötigen, können die Kontexte stark variieren.

Erstellen Sie Arbeitsbereiche für ganze Abteilungen, einzelne Projekte, Kunden oder Lieferanten und jede beliebige Gruppierung, die Sie zufällig benötigen. Verwenden Sie temporäre Arbeitsbereiche für jährliche Audits, die archiviert werden können, bis Sie sie erneut benötigen, aber immer vom selben Speicherort aus zugänglich sind.

Auf jedem Arbeitsbereich die Einstellungen Seite finden Sie eine Option für Arbeitsbereichsgruppe. Dies bietet eine höhere Organisationsebene, mit der Sie ruhende Projekte, abgeschlossene Verträge oder archivierte Arbeitsbereiche zusammenfassen können, die Sie möglicherweise nicht mehr benötigen. Sie können so viele Gruppen erstellen, wie Sie benötigen. Geben Sie einfach einen neuen Namen in das Feld ein.

Arbeitsbereiche sind bereits ziemlich gut organisiert, aber mithilfe von Tags können Inhalte noch effektiver gefiltert werden. Tags sind in Arbeitsbereichen vorhanden, einschließlich der Persönlicher Arbeitsbereich und ermöglichen es Ihnen, verschiedene Aufgaben, Diskussionen oder Notizen zu gruppieren. Tags sind so konzipiert, dass sie auf persönlicher Ebene organisiert werden, während Arbeitsbereiche dazu beitragen, alles in einem viel größeren Maßstab zu organisieren.

Folgen Sie nur dem, was Sie brauchen

Intellinote bietet einen vollständigen Überblick über die Arbeitsbereiche, für die Sie Mitglied sind, mit Zusammenfassungen per E-Mail und Aktivitätsübersichten, um die neuesten Änderungen nachzuholen. Es kann jedoch Elemente geben, die Sie vorrangig verfolgen möchten. In dieser Situation sollten Sie einem Hinweis folgen.

Um einem Element zu folgen, klicken Sie auf das RSS-ähnliche Element (oder tippen Sie darauf) Folgen Symbol. Notizen, denen Sie gefolgt sind, werden unter angezeigt Folgen in dem Einheitlicher Arbeitsbereich.

Folgende Elemente werden standardmäßig nach Notiz, Aufgabe und Diskussion gefiltert. Dies sind möglicherweise die wichtigsten Elemente, an denen Sie derzeit für häufig verwendete Arbeitsbereiche arbeiten, oder sie könnten es sein eine andere Möglichkeit sein, einer Notiz, Aufgabe oder Diskussion zu folgen, ohne den Arbeitsbereich in seiner Notiz abonnieren zu müssen Gesamtheit.

Treffen wieder nutzbar machen

Dank der Technologie konnten wir mehr Meetings als je zuvor abhalten. Warum haben wir das Gefühl, dass unsere Zeit nicht sinnvoll genutzt wird? Meetings sind die Grundlage für effektive Gruppenarbeit, aber allzu oft werden sie zu frustrierenden Zeitraffern, die einen großen Teil Ihrer Arbeitstage beanspruchen. Dies ist schlimmer, wenn Sie bedenken, dass diese Ereignisse häufig vorher und nachher ineffiziente E-Mail-Ping-Pong-Runden beinhalten - Ihnen wird vergeben, dass Sie nie wieder an einem anderen Meeting teilnehmen möchten.

Der Schlüssel zu reibungslosen Besprechungen liegt in der Planung. Dazu müssen Sie überlegen, was Sie vorher und währenddessen tun können und nach dem Treffen ist abgeschlossen. Ein Großteil des mit Besprechungen verbundenen Elends ist auf den schlechten Umgang mit Tagesordnungen, Protokollen und den meisten anderen zurückzuführen In der Regel sind diese Materialien in Posteingängen vergraben und nicht bei Bedarf leicht zugänglich Sie.

Es ist sogar möglich, dass Ihre Besprechungen ineffizient sind und ein Element der Verzögerung in Ihre Arbeit einfließen lassen. Erstellen Sie beispielsweise Listen mit Dingen, die erledigt werden müssen, anstatt sie nur zu erledigen.

Meetings weniger elend machen

Die Unmittelbarkeit der Intellinote-Plattform macht sie perfekt geeignet, um die Art und Weise, wie Meetings durchgeführt werden, auf den Kopf zu stellen. Als Organisator von Besprechungen können Sie im entsprechenden Arbeitsbereich eine Diskussion erstellen, die die Besprechungsagenda umreißt und automatisch für alle Mitglieder der jeweiligen Abteilung sichtbar ist.

Eine solche Agenda sollte Ziele wie Diskussionspunkte definieren und Vorschläge von Ihrem Team entgegennehmen, indem Sie die Fähigkeit von Intellinote nutzen, alles zu kommentieren. Wenn Sie Vorschläge, Dokumente, Bilder, Modelle oder andere Dateien zum Verteilen haben, können Sie dies einfach tun, indem Sie sie Ihrer Notiz hinzufügen.

Klicken Sie auf das kleine ich Klicken Sie auf die Schaltfläche "Informationen" in einer Notiz, um deren Sichtbarkeit zu bearbeiten und anderen Mitgliedern Ihres Teams die Möglichkeit zu geben, sie ebenfalls zu bearbeiten.

Intellinote kann während Ihres Meetings verwendet werden, um Aufgaben direkt zu erstellen und Ihren Teammitgliedern zuzuweisen. Anstatt eine Liste der Dinge zu erstellen, die nach Abschluss Ihres Meetings zu erledigen sind, können Sie sofort mit der Organisation Ihres Teams beginnen - erstellen Sie im Handumdrehen neue Arbeitsbereiche für Ihr neues Projekt und beginnen Sie mit der Diskussion Threads für nicht zum Thema gehörende Elemente, die durch das Posten neuer Konversationen in relevanten Abteilungen oder durch die organisatorischen Fähigkeiten der Plattform entstehen, um schnell auf frühere Besprechungspläne, -ziele und -ziele zu verweisen Protokoll.

Minuten sind ein notwendiges Übel, das selbst Audio- oder Videoaufnahmen nicht ersetzen können. Wenn Sie Ihre Minuten direkt in Intellinote eingeben, wird der Vorgang nicht angenehmer Die Fähigkeit, die Früchte Ihrer Zusammenarbeit sofort mit der relevanten Personengruppe zu teilen, ist unbezahlbar. Auch wenn Sie das Meeting nicht leiten, ist Intellinote's Persönlicher Arbeitsbereich bietet Ihnen einen fokussierten, arbeitsorientierten Ort für Ihre eigenen Notizen.

Sobald Sie Ihr Meeting abgehalten haben, können Sie mit Intellinote ganz einfach alle Aufgaben nachverfolgen, die Sie zugewiesen haben (oder erledigt haben) zugewiesen), aufgeworfene Fragen, Diskussionen außerhalb des Themas, die an einen anderen Ort verschoben wurden, und legen Zeit und Datum für Ihr nächstes Team fest Versammlung.

Remote-Teams? Halten Sie sie auf dem Laufenden

Intellinote ermöglicht es, in Verbindung zu bleiben, sei es für gelegentliche Geschäftsreisen oder um mit Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben, die regelmäßig für bestimmte Zeiträume nicht im Büro sind. Es kann auch Teams bedienen, die ausschließlich aus ständigen Telearbeitern bestehen, die auf der ganzen Welt verstreut sind und die Sie noch nie persönlich getroffen haben.

Telearbeit kann einsame Arbeit sein, aber wenn Sie Teil eines Teams sind, kann es noch schlimmer sein. Es besteht die reale Gefahr, dass Sie sich entfremdet und außer Kontrolle geraten, wenn Sie in Ihrer Abwesenheit Fortschritte machen. Während E-Mail eine Möglichkeit ist, mit Kollegen in Kontakt zu bleiben, haben Sie wahrscheinlich nicht das Gefühl, am Puls der Zeit zu sein. Es ist auch ein unglaublich ineffizientes und ablenkendes Medium.

Manager und andere Büroangestellte müssen ebenfalls mit Telearbeitern in Kontakt bleiben. Das Internet beseitigte viele Beschränkungen und Grenzen, führte aber gleichzeitig Hürden ein, die überwunden werden müssen Ein Team organisieren, an Projekten zusammenarbeiten, Ideen diskutieren, Aufgaben zuweisen und die Vielzahl anderer Dinge, die Intellinote Ihnen helfen kann mit.

Die Wichtigkeit, sich verbunden zu fühlen

Intellinote ist nicht nur eine arbeitsorientierte Plattform, die für die Zusammenarbeit konzipiert wurde, sondern kann auch von jedem Webbrowser und auf den meisten Mobilgeräten aus aufgerufen werden. In Kontakt zu bleiben kann bedeuten, einen beliebigen verfügbaren Webbrowser zu verwenden oder eine App auf Ihrem iPhone, iPad oder Android-Gerät zu starten.

Das EinheitlichArbeitsplatz macht die Mitarbeiter auf relevante Elemente aus anderen Arbeitsbereichen aufmerksam, sodass sie auf Reisen problemlos „auf dem Laufenden bleiben“ oder sich über Entwicklungen auf dem Laufenden halten können. Aufgaben werden unter den Aufgaben, die Sie ausführen müssen, und den Aufgaben, die Sie festgelegt haben, abgelegt, und jeder Arbeitsbereich hat seinen eigenen Zuhause Bildschirm, der einen nützlichen Überblick über die letzten Änderungen, Ergänzungen, Kommentare und andere Aktivitäten bietet.

Während Sie normalerweise für jede kleine Anfrage, Aufgabe oder Abfrage außerhalb des Büros mit E-Mails überschwemmt werden, bietet Intellinote kontextsensitive Hubs für arbeitsbezogene Aufgaben. Dies hemmt nicht nur den E-Mail-Fluss, sondern fokussiert auch die Mitarbeiter und enthält Diskussionen. Das Einheitlicher Arbeitsbereich Konsolidiert diese Diskussionen in einem Bereich, sodass Sie Zeit für die Kommunikation mit Ihrem Team verwenden können, ohne auf E-Mails zurückgreifen zu müssen.

Remote-Mitarbeiter finden auch die Möglichkeit, einzelnen Notizen, Aufgaben oder Diskussionen einen bestimmten Segen zu folgen, wenn sie nicht im Büro sind. Mit dieser Funktion können Benutzer bestimmte Materialien immer zur Hand haben, ohne in allem anderen zu ertrinken, und die Aufmerksamkeit dort konzentrieren, wo sie benötigt wird, indem Ablenkungen entfernt werden.

Selbst wenn Sie bei einer anspruchsvollen Reise in eine andere Zeitzone geraten als die anderen Kollegen, schläft Intellinote nie - asynchron Die Arbeitsweise, die durch unsere Anforderungen des 21. Jahrhunderts hervorgerufen wurde, erfordert eine Lösung des 21. Jahrhunderts wie Intellinote, um ihre volle Wirkung zu entfalten Potenzial.

Einloggen

Es gibt eine universelle iOS App für iPhone und iPadsowie eine kürzlich veröffentlichte Android App Dies nutzt auch größere Bildschirmgrößen. Beide Apps ähneln stark der Web-App selbst und Sie können mit einer mobilen App so ziemlich alles tun, was Sie mit einem Browser tun können, mit Ausnahme der Erstellung neuer Google Drive-Dokumente.

Ein letzter Vorteil, den Intellinote-Benutzer genießen, ist ein vollständig browserbasierter Ansatz. Wenn es darauf ankommt, können Sie sich jeden Laptop, PC oder Mac schnappen und sich über die Intellinote-Homepage anmelden, ohne dass Software erforderlich ist.

Vendor Management vereinfacht

Wie wir besprochen haben ad nauseumE-Mail wird häufig als das Rückgrat vieler Organisationen, Unternehmen und Versammlungen produktiver Köpfe angesehen. Anbieter - auch bekannt als Lieferanten, Subunternehmer, Freunde oder einfach nur Personen, die Sie über Dinge aufspüren müssen, die bereits hätten erledigt werden müssen - kommunizieren in der Regel auch über diese Methode.

Es ist schwierig, diese Diskussionen, Vereinbarungen, Fristen und jegliches unterstützende Material ausschließlich per E-Mail zu verfolgen. Selbst wenn Sie bereits Tools für die Zusammenarbeit wie Google Drive für Tabellenkalkulationen oder zum Teilen von Dokumenten verwenden, können Sie Ihre Diskussionen finden wahrscheinlich an anderer Stelle statt, und Sie verwenden wahrscheinlich zusätzlich ein anderes Tool, um Termine und Termine zu verfolgen Aufgaben.

Lösen von Lieferantenproblemen

Es gibt einen einfacheren Weg. Indem Sie einen Arbeitsbereich für diejenigen einrichten, die Sie regelmäßig verfolgen müssen, können Sie das gesamte Material enthalten und mit einem einzigen Tool alles verwalten. Es sollte nicht lange dauern, bis sich Dritte auf eine neue Vorgehensweise eingestellt haben, und die organisatorischen Vorteile sind enorm.

Wenn Sie regelmäßig ein Produkt bestellen oder eine Dienstleistung anfordern, können beide Parteien durch Zuweisen einer Aufgabe zu diesem Anbieter mit Ihren genauen Anforderungen die ausstehenden Vereinbarungen leicht nachverfolgen. Anstatt auf E-Mails zurückzugreifen, besprechen Sie Bestellungen direkt in Intellinote mithilfe von Kommentaren, und es gibt eine permanente Aufzeichnung aller Vereinbarungen, bei denen es am wichtigsten ist. Sie können Ihren Lieferanten sogar erlauben, Aufgaben zu erstellen und Ihnen zuzuweisen, sodass sie auch nicht auf fragmentierte Kommunikation und Folgemaßnahmen zurückgreifen müssen.

Wenn es darum geht, diese vorherigen Vorkehrungen oder Aufgaben zu verfolgen, einen Besuch im entsprechenden Arbeitsbereich oder einen Durchblättern Aufgaben, die ich zugewiesen habe in dem Einheitlicher Arbeitsbereich macht es beiden Parteien leicht.

Unternehmen haben häufig Vereinbarungen über Verantwortlichkeiten, Annahmen, Vergütungssätze oder Geschäftsbedingungen. Notizen können verwendet werden, um diese Dokumente in einer relevanten Umgebung zu speichern, bevor sie mit Tags versehen werden. Diskussionen zu Aufgaben oder Dateien, die an Notizen angehängt sind, werden schließlich logisch auf einer Plattform organisiert - nicht auf drei oder vier.

Verwenden Sie auch Vorlagen

Vorlagen sind ein weiterer Bestandteil von Intellinote, mit dem Sie sich problemlos mit neuen Arbeitsbereichen vertraut machen können. Anstatt jedes Mal einen neuen Arbeitsbereich für jeden neuen Anbieter einzurichten, nehmen Sie sich Zeit, um einen einheitlichen Arbeitsbereich anzupassen, den Sie dann in eine Vorlage verwandeln können. Mit dieser Methode können Notizen, die Ihre Erwartungen beschreiben, Kontaktinformationen und Diskussionen, die den Ball ins Rollen bringen sollen, immer wieder eingeführt werden.

Sie können jeden Arbeitsbereich in eine Vorlage verwandeln, indem Sie darauf klicken und auf klicken die Einstellungen und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Erlauben Sie die Verwendung dieses Arbeitsbereichs als Vorlage. Sie können dann auf klicken Arbeitsbereich klonen Die unten angezeigte Schaltfläche zum schnellen Erstellen von Kopien und der Arbeitsbereich werden auch in der Vorlagenliste angezeigt.

Sobald Sie einen Arbeitsbereich für einen bestimmten Geschäftsprozess erstellt haben (z. B. die Planung eines Ereignisses), können Sie ihn in einen Arbeitsbereich umwandeln Vorlage, damit Ihre Mitarbeiter und Teammitglieder sie jedes Mal problemlos verfolgen können, ohne die Vorlage neu erfinden zu müssen Rad.

Halten Sie Ihre Kunden nah

Intellinote ist kein vollständiges Tool für Kundenbeziehungen, kann jedoch einige der Rollen übernehmen, die üblicherweise mit der Praxis verbunden sind. Abhängig von Ihren Anforderungen und den Anforderungen Ihrer Kunden sparen Sie möglicherweise Geld bei der Bezahlung eines separaten CRM Die Lösung und der All-in-One-Ansatz stellen sicher, dass die Dinge dort sind, wo Sie sie erwarten und von dort aus zugänglich sind Ort.

Genau wie das Lieferantenmanagement für ein Unternehmen wichtig ist, das Produkte oder Dienstleistungen konsumiert, ist die Aufrechterhaltung einer guten Beziehung zu Ihren Kunden wichtig, und der Schlüssel dazu ist häufig eine klare Kommunikation. Es ist wichtig, rechtzeitig mit Ihren Antworten umzugehen, daher ist es wichtig, sich selbst organisieren zu können.

Diskussionen sind eine großartige Möglichkeit, um zu kommunizieren. Sie unterstützen nicht nur Anhänge und Formatierungen, genau wie gute alte E-Mails, sondern sind auch an relevante Arbeitsbereiche gebunden und nicht über Posteingänge verteilt. Es gibt sogar einen Bereich namens Meine Diskussionen auf der Einheitlicher Arbeitsbereich So können Sie problemlos mit laufenden Gesprächen Schritt halten.

Die Verwendung von Intellinote auf diese Weise bietet Ihrem Kunden eine „Heimatbasis“ für alles, was Sie sind Sie mit ihnen zu versorgen, was ihnen hoffentlich die Werkzeuge liefern wird, die sie brauchen, um sich immer noch nahe zu fühlen Projekt. Gleichzeitig haben Sie die vollständige Kontrolle über die Umgebung und die Interaktionen Ihres Kunden, sodass Sie schnell auf ihn aufmerksam machen können, indem Sie Notizen erstellen, Dateien freigeben und zuweisen Du Aufgaben oder einfach einen neuen Diskussionsthread starten.

Stärken Sie Ihre Kunden

Das Erstellen von Arbeitsbereichen für jeden Ihrer Kunden ist nicht schwierig, wenn Sie sich die Zeit nehmen, eine neue Vorlage zu konfigurieren. Danach sind nur noch wenige Klicks erforderlich. Für Ihre Kunden ist der Prozess genauso einfach. Die Registrierung für ein Intellinote-Konto dauert nicht lange.

Wenn Sie wirklich alle Vorteile von Intellinote nutzen möchten, ermutigen Sie Ihre Kunden, Aufgaben zuzuweisen. Lassen Sie sie Fälligkeitstermine festlegen, vollständige Beschreibungen schreiben, unterstützende Dateien als Anhänge hinzufügen und die Kommentare verwenden, um das Element zu diskutieren. Sobald die Aufgabe zugewiesen wurde, können beide Parteien mit dem Fortschritt Schritt halten.

Das Mir zugewiesene Aufgaben und Aufgaben, die ich zugewiesen habe Abschnitte der Einheitlicher Arbeitsbereich Machen Sie es Einzelpersonen einfach, unabhängig vom Arbeitsbereich mit Aufgaben Schritt zu halten. Dies ist nützlich, wenn Sie mit mehreren Kunden arbeiten, geschäftige Zeiten im Jahr haben oder unterwegs aufholen.

Natürlich funktioniert dieses System in beide Richtungen. Wenn Sie zusätzliche Informationen, Zahlungen oder etwas anderes von einem Kunden oder Kunden benötigen, erstellen Sie einfach eine neue Aufgabe und weisen Sie sie der betreffenden Person zu. Alles ist dort, wo es sein muss - im Client- (oder Projekt-) Arbeitsbereich.

Halten Sie Ihre Konkurrenten näher

Es ist für jedes Unternehmen unmöglich, jederzeit zu wissen, was die Konkurrenz vorhat, aber es ist sicherlich möglich, sich ein Bild davon zu machen, was sie haben bereits erreicht. Wenn Sie Ihre Geschäftsstrategie als Reaktion auf die Aktivitäten Ihrer Konkurrenten weiterentwickeln, bleiben Sie immer frisch und innovativ, was auch immer Sie tun. Intellinote ist bereit für die Aufgabe.

Die Verfolgung der Präsenz des Wettbewerbs ist eine Möglichkeit, Schritt zu halten. Jede Erwähnung, die Sie in Blogs, in Werbematerialien oder in sozialen Medien sehen, kann in einer Notiz aufgezeichnet werden, die Sie über das jeweilige Unternehmen, die Gruppe oder die Einzelperson führen. Wenn Sie diese Notiz freigeben oder Mitglieder Ihres Teams zum Arbeitsbereich hinzufügen, ist dies eine Gruppenarbeit. Sie können sogar Google Alerts einrichten und E-Mails von Mitbewerbern direkt an Intellinote weiterleiten.

So leiten Sie eine E-Mail an Ihr Intellinote-Konto weiter Senden Sie einfach eine E-Mail an [email protected] von Ihrer registrierten Intellinote-Adresse und Ihre Notiz wird in der gespeichert Meine Notizen Abschnitt Ihres Persönlicher Arbeitsbereich. Fügen Sie aus organisatorischen Gründen #tag oder @ ”Workspace” in die Betreffzeile ein. Wenn Sie der Betreffzeile „+ Aufgabe“ hinzufügen, wird Ihre Notiz zu einer Aufgabe in Intellinote.

Mit diesen Informationen, die in Intellinote fließen, können Sie Notizen mit Tags versehen, um sie nach Unternehmen zu organisieren. Konvertieren Sie sie in Aufgaben und weisen Sie sie Ihren Teammitgliedern zu, um sie weiterzuverfolgen und Diskussionen zu formulieren Antworten. Die Möglichkeit, Elemente zwischen Notizen und Aufgaben zu konvertieren, verschiedenen Teammitgliedern zuzuweisen und bei der Marktforschung so zusammenzuarbeiten, hilft Ihnen dabei, ein vollständiges Bild der Konkurrenz zu erstellen.

Der Wettbewerb ist gut

Jedes Unternehmen muss auf den Wettbewerb reagieren. Dies fördert nicht nur die Innovation, sondern stellt auch sicher, dass die direkte Kundenansprache ein zentraler Punkt Ihrer Geschäftsstrategie bleibt. Wenn Sie gegen einen Konkurrenten verlieren, können Sie Ihre Antwort in einer Notiz verfolgen und verwalten und mithilfe von Aufgaben, die Teammitgliedern zugewiesen sind, mühelos nachverfolgen.

Diskussionen, die zur Formulierung von Antworten auf konkurrierende Kampagnen verwendet werden, können als Referenz nützlich sein, wenn Sie das nächste Mal zur Anpassung gezwungen werden. Neue Teammitglieder erhalten sofort Zugang zu einer Fülle von Kenntnissen über die Personen, an denen sie teilnehmen werden dagegen und als Unternehmen beobachten Sie aktiv die Konkurrenz und bauen eine immer detaillierter werdende auf Bild.

Stellen Sie sich vor, Sie haben dies über Jahre hinweg getan. Sie hätten nicht nur eine Liste der Strategien Ihres Konkurrenten über einen festgelegten Zeitraum, sondern auch ein lebendiges Bild davon, wie Sie als Unternehmen auf solche Bedrohungen reagieren. Der Zugriff auf dieses Material macht es einfach, Ihre umfassendere Strategie zu kritisieren, erfolgreiche Entscheidungen in der Vergangenheit zu treffen oder noch besser, dieselben Fehler nicht zweimal zu machen.

Effektiv delegieren

Es ist höchst unwahrscheinlich, dass jedes Mitglied Ihrer Organisation mit allen Wettbewerbsmöglichkeiten Schritt halten kann, aber Sie möchten wahrscheinlich das Engagement hoch halten. Durch die Einladung aller, Beiträge zum Arbeitsbereich zu leisten, kann jeder Kampagnen, Erwähnungen oder Werbeaktionen leicht notieren.

Dies kann für Ihr Unternehmen von großem Vorteil sein, aber Sie können noch weiter gehen. Durch die Delegierung bestimmter Unternehmen oder Interessenbereiche an Einzelpersonen können sie das Follow-Tool verwenden, um sich über diese vorrangigen Elemente auf dem Laufenden zu halten und gleichzeitig zum Gesamtbild beizutragen. Artikel erscheinen in ihrem Einheitlicher Arbeitsbereich unter Im Folgenden während auch in E-Mail-Digests enthalten.

Google Drive verstehen

Google Drive (ehemals Docs) bietet eine ganze Reihe von Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit für Textverarbeitung, Aufzeichnungen, Datenverarbeitung, Präsentationen und mehr. Die Anziehungskraft einer erschwinglichen und bewährten Produktivitätslösung ist für eine Gruppe oder eine Gruppe verständlich Geschäftsperspektive, aber das bedeutet auch, dass Google Drive eine zusätzliche Plattform ist, die Sie benötigen Zurecht kommen.

Die Vorteile einer der stolzesten Errungenschaften von Google überwiegen häufig die negativen, aber die Frustrationen sind immer noch da: ein Organisationssystem, das sich darauf stützt Ordner, Kommentare, die in einer Linie erscheinen und schwer zu verfolgen sind, und das überwältigende Gefühl der Fragmentierung, wenn Sie Ihrer Geschäftssuite ein weiteres Produkt hinzufügen Werkzeuge.

Das Verknüpfen dieser Dokumente mit relevanten Teammitgliedern und Abteilungen umfasst häufig das Teilen von URLs, Fehlern und Konversationen, die stattfinden, "Sie benötigen die Berechtigung, auf dieses Element zuzugreifen" innerhalb Ein Dokument, das schwer zu befolgen und noch schwerer zu verfolgen ist. Intellinote ist der kontextbezogene Klebstoff, mit dem Ihre Google Drive-Dokumente an den relevanten Kontexten festgehalten werden.

Lösen des Google Drive-Problems

Intellinote bietet ganz einfach eine kontextbasierte Benutzeroberfläche für Ihre Google Drive-Inhalte, mit der Sie Ihre kollaborativen Dokumente neben vorhandenen Notizen, Aufgaben und Diskussionen organisieren können. Sie müssen Google Drive nicht mehr besuchen, da Ihre Dokumente in den entsprechenden Arbeitsbereichen angezeigt werden. Dies bedeutet, dass Sie sich auch nicht mit dem unordentlichen Ordnersystem von Google befassen müssen.

Google Drive verursacht auch Probleme für Nutzer in Bezug auf mehrere Konten: Es sei denn, Sie verwenden ein Bei einem Browser mit mehreren Profilen müssen Sie jedes Mal das Konto wechseln, wenn Sie auf ein Profil zugreifen möchten dokumentieren. Wenn Sie Intellinote jedoch mit Ihrem Arbeitskonto verbinden, können Sie über dieses Konto auf Ihre Unternehmensdokumente zugreifen ohne Sie müssen sich ständig von Ihrem persönlichen Google Drive abmelden.

Verschieben Sie Diskussionen außerhalb von Dokumenten in den Arbeitsbereich, sodass sie sofort durchsuchbar und immer an einem Ort verfügbar sind. Erstellen Sie neue Versionen von Ideen, indem Sie Dateien herunterladen und anhängen, Berechtigungsprobleme überwinden oder Probleme mit doppelten Dateien lösen.

Der Inhalt Ihrer Google Drive-Dokumente bietet Kontextinformationen mit Aufgaben und Hinweisen zu unterstützende Dokumente oder relevante Informationen neben Ihren Google-Tabellen und Präsentationen. Diskussionen werden von Inline-Kommentaren übernommen, sodass Organisationsmitglieder auf einfache Weise Gedanken aus dem relevanten Arbeitsbereich austauschen können.

Wenn Sie es mit Clients zu tun haben, die andere Dateitypen wie .DOCX und .PDF verwenden, schafft es Intellinote Es ist möglich, diese Ressourcen in Form von Anhängen zu Notizen oder Kommentaren zusammen mit Ihrem eigenen Google zur Verfügung zu stellen Unterlagen. Intellinote wurde entwickelt, um alles an einem Ort zusammenzuhalten.

Mach dich an die Arbeit!

Während es unmöglich ist, dass ein Produkt in allem gut ist, ist Intellinote so konzipiert, dass es einfach ist. Das heißt, es ist flexibel und kann für alle Arten von Situationen angepasst werden. Durch die Erstellung eines einfachen Systems von Notizen, Aufgaben und Diskussionen, die an Mehrzweckarbeitsbereiche angeheftet sind, ist es möglich, alles zu organisieren. von ganzen Abteilungen bis zu einzelnen Veranstaltungen.

Der Trick in Intellinotes Ärmel ist die Organisation, was in diesem Zusammenhang mehr bedeutet, als nur ein paar Dokumente an den richtigen Ort zu verschieben. Versuchen Sie, Ihre gesamten arbeitsbezogenen Diskussionen aus Ihrem Posteingang in die entsprechenden Abteilungen zu verschieben. Teilen Sie Dateien mit Ihren Vorgesetzten, indem Sie sie direkt an die Ihnen zugewiesene Aufgabe anhängen. Anstatt eine E-Mail über dieses Modell oder diesen Vorschlag zu senden, werden Sie feststellen, dass das direkte Kommentieren des Elements selbst eine produktivere Arbeitsweise darstellt.

Sobald Sie dies erkannt haben, scheinen die Alternativen nicht mehr so ​​wünschenswert zu sein. Zeit, Fokus und Geld zu verlieren, indem Sie sich auf das Suchfeld von Google Mail verlassen, ist nicht gerade ein Geschäftsplan.

Kostenlos testen

Egal, ob Sie gerade erst in einem kleinen Startup anfangen und Ihr Unternehmen ohne die Fallstricke des Vertrauens aufbauen möchten per E-Mail für alles, oder Sie erfahren nur, wie Ihre etablierte Organisation von einer solchen profitieren kann System; Sie können Probieren Sie Intellinote kostenlos aus (für immer) um zu sehen, ob es Ihren Anforderungen entspricht.

Teams mit bis zu fünf Personen können bis zu zehn Arbeitsbereiche mit 2 Gigabyte Speicherplatz pro Benutzer zum Hochladen von Dateien erstellen. Diese Starterkonten sind für immer kostenlos und bieten volle Unterstützung für Google Drive, mobilen Zugriff und E-Mail-Integration. Für besonders kleine Startups ist Intellinote im Wesentlichen kostenlos. Bei professionellen Preisen liegt Intellinote bei 10 US-Dollar pro Benutzer und Monat. Jedes Mitglied verfügt über 5 GB Cloud-Speicher und kann unbegrenzt viele Arbeitsbereiche erstellen.

Unabhängig von Ihren Anforderungen - ob geschäftlich oder anderweitig - unterstützt Intellinote Unternehmen, technische und kreative Personen, die eine leistungsstarke, kollaborative Lösung benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen.

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Bildnachweis: Setzen Sie es ab