Hier ist die entscheidende E-Mail-Sortierlösung, die Sie jemals brauchen werden

Werbung

Unabhängig davon, ob Sie Google Mail, Outlook, Google Posteingang, Yahoo Mail oder etwas anderes verwenden, ist E-Mail E-Mail und früher oder später wird Ihr Posteingang überflutet. Aber ein einfaches Sortiersystem wird sicherstellen, dass Sie nie das Gefühl haben, außer Kontrolle geraten zu sein und immer auf dem Laufenden zu bleiben.

Haben Sie jemals versucht, Tricks mit Aufgabenlisten auf Ihren E-Mail-Posteingang anzuwenden? Ich tat. Meistens funktionieren sie nicht. Was wir über den Unterschied zwischen E-Mail- und Aufgabenlisten nicht verstehen, ist, dass Aufgaben nur eine Aktion von Ihnen erfordern, während es bei E-Mails um die Kommunikation mit Personen geht.

Die Änderung eines beliebten Produktivitätssystems ist jedoch die Antwort auf die Frage, wie ständig E-Mails gesendet werden. Die Matrix von US-Präsident Dwight Eisenhower zum Sortieren von Aufgaben ist auch beim Sortieren von E-Mails wunderbar effektiv, wenn Sie sie richtig anpassen.

Modifizierte Eisenhower-Matrix für E-Mails

Das Eisenhower Matrix So sortierte er seine To-Do-Liste in vier Quadranten, was ihm half, herauszufinden, welche Aufgabe er als nächstes erledigen sollte. Die Grundmatrix sieht so aus, und wir werden sie intakt halten:

Sie klassifizieren jede E-Mail in einen dieser vier Quadranten. Die Quadranten bestimmen, was Sie mit dieser E-Mail machen und wann Sie darauf reagieren. Vergessen Sie "Posteingang Null", wir werden uns nur darauf konzentrieren, Dinge zu erledigen.

Kombinieren Sie die Matrix am besten mit Ordnern in Outlook oder Verwenden Sie Google Mail-Labels, um Ihren Posteingang zu zähmen Entdecken Sie Google Mail-Labels erneut und zähmen Sie schließlich Ihren PosteingangEs gibt viele Tricks, um mit E-Mail-Überlastung umzugehen, aber es gibt einen direkt unter Ihrer Nase, den Sie möglicherweise nicht verwenden: gute alte Google Mail-Labels. Weiterlesen . Jeder Quadrant hat also seinen eigenen Beschriftungs- / Ordnernamen und möglicherweise auch seine eigene Farbe.

Was auch immer Sie tun, ändern Sie den Namen dieser Quadranten nicht. Ihre Ordner oder Beschriftungen haben also nur diese vier Kategorien:

• Wichtig und dringend
• Wichtig (nicht dringend)
• Dringend (nicht wichtig)
• Weder wichtig noch dringend

Was ist "dringend"?

Es ist leicht zu erkennen, was "wichtig" ist - es ist ein subjektiver Anruf, den wir je nach unseren Prioritäten leicht annehmen können. Aber "dringend" stellt ein Bild einer zeitbasierten Berechnung auf, und das wirft die Leute ab.

Entspann dich, keine Panik. "Dringend" bedeutet hier, was immer Sie wollen, dass es bedeutet. Wenn Sie einen anstrengenden Tag ohne einen einzigen Moment Zeit haben, erhält „Dringend“ eine neue Bedeutung. Wenn Sie einen Tag voller Besprechungen haben, hat „Dringend“ eine andere Bedeutung. Lass es flexibel sein; In der Tat ist es wichtig, dass es flexibel ist.

Einige Produktivitätsexperten möchten die „dringende“ Spalte der Eisenhower-Matrix tatsächlich zeitlich begrenzen, aber es ist einfach nicht realisierbar, da sich die zeitlichen Bedürfnisse von Leben und Arbeit ständig ändern.

Es gibt keine Zauberformel oder ein festgelegtes Zeitlimit, um „Dringend“ zu definieren. Sie werden es wissen, wenn Sie es sehen. Es ist kein schwer zu verstehendes Wort, also überdenken Sie es nicht.

Halten Sie es einfach, haben Sie keine "Quadrantenregeln"

Sie werden versucht sein, Ihrem Quadranten eine Aktion zuzuordnen. Zum Beispiel, Bryan Lee von Tutum verwendet das System und hat für jeden Quadranten eine spezifische Aktion festgelegt, z. B. "Entscheiden, wann dies zu tun ist" für "Wichtig, aber nicht dringend" und "Delegieren" für "Dringend, aber nicht wichtig".

Widerstehen Sie dem. Hierbei gibt es zwei Probleme.

Erstens beeinflussen diese „Aktionsregeln“ die Art und Weise, wie Sie eine E-Mail markieren. Wenn Sie wissen, dass Sie gerade auf eine E-Mail reagieren müssen, aber keine Zeit dafür haben, werden Sie feststellen, dass Ihr Gehirn Sie dazu verleitet, sie falsch zu klassifizieren.

Zweitens hat ein Quadrant nicht immer die gleiche Aktion. Das Delegieren einer Aufgabe ist nicht immer eine Option. "Nicht dringend oder wichtig" bedeutet nicht, dass Sie es löschen müssen. Möglicherweise benötigen Sie diese E-Mail später noch.

Vertrauen Sie stattdessen auf Eisenhowers Matrix und auf Ihre eigene Fähigkeit, Dinge zu erledigen. Ein überkompliziertes, überspezifisches Produktivitätssystem ist eines, mit dem Sie am Ende Dumping betreiben werden die Drei-Treffer-Produktivitätsregel Das 3-Strike-System: So priorisieren Sie Ihre To-Do-ListeKommen Sie nicht durch Ihre To-Do-Liste? Das Problem ist möglicherweise nicht Ihre Produktivität, sondern nur Ihre Prioritäten. Lassen Sie uns lernen, wie Sie die Aufgabenliste priorisieren und die Dinge erledigen. Weiterlesen . Die Namen dieser Quadranten geben Ihnen tatsächlich eine gute Vorstellung davon, worum es bei einer E-Mail geht, und Sie können die richtige Entscheidung entsprechend treffen.

Eine goldene Regel: Kein Weitergehen ohne Beschriftung

Die Idee ist zu Sortieren Sie Ihre E-Mails rücksichtslos Können Sie E-Mails nicht jeden Morgen verschieben? Versuchen Sie stattdessen dieses RitualAb Ihrem Tag wird der E-Mail-Weg regelmäßig abgelegt - obwohl die meisten von uns dies tun. Ist das Abrufen von E-Mails nach dem Aufwachen wirklich so schlecht? Weiterlesen und beinhaltet einen Akt der Selbstdisziplin - Sie können nicht zur nächsten E-Mail wechseln, ohne die gerade gelesene zu kennzeichnen.

Das ist kritisch. Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail öffnen, müssen Sie sie unbedingt sortieren. Erlauben Sie sich nicht, die nächste E-Mail zu lesen, wenn Sie diese nicht in einen Quadranten eingeteilt haben.

Wie wir bereits besprochen haben, ist es nicht schlecht oder schlecht zu sortieren Der Grund, warum Ihre Produktivitäts-App nicht funktioniert 5 Gründe, warum Ihre To-Do-App Sie weniger produktiv machtAuf Ihre To-Do-Listen verzichten? Ihr Problem ist nicht Ihr Ehrgeiz oder die von Ihnen verwendete Aufgabenplanungs-App. Das Problem liegt darin, wie Sie Ihre Aufgabenliste im Allgemeinen verwenden. Weiterlesen . Sie müssen den Sortierschritt richtig ausführen, und dann passt alles zusammen.

So greifen Sie Ihre E-Mails an

Das Schöne daran: Sobald Ihr Posteingang sortiert ist, benötigen Sie nicht mehr viele Ratschläge, wann und wie Sie Ihre E-Mail adressieren sollten. Für die dringenden und wichtigen Dinge werden Sie sich am Ende darum kümmern, sobald Sie etwas Freizeit haben.

Für alles andere wie Andy Mitchell von ActiveInbox MakeUseOf sagte Umgang mit Posteingangsüberlastung und Aufgabenlisten in E-MailsE-Mail ist nicht nur Kommunikation, sondern bestimmt auch weitgehend Ihre Aufgabenliste. Lassen Sie uns mit Andy Mitchell, dem Gründer von ActiveInbox, über die besten Tipps sprechen, um den Posteingang mit unserer Produktivität zu verknüpfen. Weiterlesen ,

Wählen Sie energiearme Punkte an Ihrem Tag (wie diese schläfrige halbe Stunde nach dem Mittagessen) und legen Sie sie in Ihren Posteingang, um sie zu vergrößern.

Wenn es bereits priorisiert ist, ist es einfach, Dinge zu erledigen, ohne ein Muss zu verpassen.

Reagieren Sie am Ende eines jeden Tages auf alle Ihre sortierten E-Mails, auch wenn diese von Ihrer Smartphone-App stammen. Vertrauen Sie mir, sobald es bereits priorisiert ist, schaffen Sie es in der Hälfte der Zeit, die Sie sonst brauchen.

Ist das einfach oder schwer?

Persönlich finde ich die Eisenhower Matrix-Methode zum Sortieren von E-Mails die einfachste, die ich verwendet habe. Dadurch ist mein Posteingang für mich viel einfacher zu verwalten und ich habe nichts verpasst.

Denken Sie, dass dieses System einfach zu implementieren ist, oder fällt es Ihnen schwer? Sagen Sie uns warum!

Bildnachweis: Hey Paul Studios / Flickr