So arbeiten Sie mit Änderungen in Microsoft Word zusammen

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Manchmal sind die alten Wege die besten. Word bietet zu viele Funktionen, um es ständig für Webdokumente beiseite zu legen. Wenn Sie ein umfangreiches Dokument für andere Personen freigeben müssen, ist es schwer, es als Plattform zu schlagen.

Mit Änderungen verfolgen können Sie Ihre Dokumente für andere Benutzer freigeben und Änderungen und Vorschläge in Word verfolgen, die auf das Original zurückgeführt werden. Und es ist einfach.

Ich verwende hierfür Office 2010 Beta, aber die meisten Funktionen sind in früheren Versionen verfügbar. Sie müssen sich nur umsehen, wo es versteckt ist.

Wir haben bereits über die Verwendung von Word gesprochen. Ich habe einige Hinweise gegeben, wie ich am besten davon Gebrauch machen kann Stile So verwenden Sie Stile in Microsoft Word, um viel Arbeit zu sparen Weiterlesen und unsere Autoren haben eine Reihe anderer Word-Hilfeposts bereitgestellt. Ryan hat eine Reihe großartiger Wörter gepostet Tricks 4 Nützliche Microsoft Word-Tipps und Tricks, die Sie kennen sollten

Nutzen Sie alle leistungsstarken Funktionen von Word? Wenn nicht, sind diese nützlichen Microsoft Word-Tipps und Tricks für Sie. Weiterlesen . Für den Fall, dass Sie sich nicht sicher sind, in welche Richtung sich Ihre Dokumente am besten entwickeln lassen, hat Tim einige gute Ratschläge zur Auswahl von Online- oder Offline-Optionen.

Wie es funktioniert

Änderungen verfolgen ist eine Funktion, mit der ein Prüfer (oder mehrere Prüfer) Änderungen an einem Dokument vornehmen kann dann, damit der Autor die Änderungen zusammen mit Notizen und Vorschlägen einzeln oder in akzeptiert oder ablehnt Bulk.

Sie können ein Netzwerk verwenden oder das Dokument per E-Mail versenden. Die Änderungen und die Nachverfolgung werden im Dokument selbst gespeichert. Sie können Änderungen in Word problemlos von mehreren Prüfern verfolgen, es gibt jedoch keine Mechanismen für mehrere Prüfer, um das Dokument gleichzeitig zu bearbeiten. Dafür gibt es einige andere Optionen, wie z Google Dokumente.

Sie müssen Änderungen verfolgen aktivieren, bevor Sie die Funktionen verwenden können. Es ist nicht gut, Änderungen an einem Dokument vorzunehmen dann Sie müssen erkennen, dass Sie die Änderungen verfolgen müssen.

Starten und Stoppen von Änderungen in Word

Drücke den Rezension Registerkarte im Menüband. Hier gibt es drei Abschnitte, die uns interessieren - Kommentare, Tracking, und Änderungen. Klicken Sie vorerst einfach auf Änderungen verfolgen Schaltfläche in der Verfolgung Sektion. Klicken Sie erneut darauf, um es auszuschalten. Nur für den Fall, dass Sie mit dem Farbschema von Office 2010/2007 nicht vertraut sind, leuchten eingeschaltete Schaltflächen in einer Art Orange. Sie sind im ausgeschalteten Zustand grau.

Es ist durchaus möglich, nur bestimmte Änderungen zu verfolgen, andere jedoch nicht. Zum Beispiel, wenn Sie nur Änderungen sichtbar machen möchten, bei denen Sie sich nicht sicher sind. Schalten Sie Änderungen einfach nach Bedarf ein und aus.

Aktivieren Sie als Autor Änderungen verfolgen auf bevor Sie das Dokument an andere senden, um sie zu ermutigen, die Funktion zu verwenden. Beachten Sie, dass dies nicht einfach ist zwingen sie dazu.

Sie sind der Prüfer - Verfolgen Sie Ihre Änderungen

Ihre Kameraclub-Sekretärin hat Ihnen also ein Dokument weitergeleitet, das sie für die bevorstehende Ausstellung entworfen hat. Sie müssen einige Änderungen vorschlagen.

Änderungen

Stellen Sie einfach sicher, dass Änderungen verfolgen aktiviert ist, und bearbeiten Sie sie dann wie gewohnt.

Hier ist es ziemlich einfach zu verfolgen, was Sie geändert haben. Es ist alles blaues Zeug. Alles, was gelöscht wurde, ist durchgestrichen. Jeder neue Text ist unterstrichen. Wenn Sie Text ersetzt haben, wird dieser nur als Löschung und Ergänzung vermerkt.

Alle Absätze, die Änderungen aufweisen, sind links mit einer vertikalen Linie markiert.

In Bezug auf das Layout kann es jedoch verwirrend werden, da hier Text enthalten ist, der nicht in der endgültigen Kopie enthalten ist. Sie können die Art und Weise ändern, wie Dinge über das Menüband angezeigt werden.

Wenn Sie klicken Finale Dann sehen Sie nur, wie das Endergebnis aussehen wird.

Nehmen Sie weitere Änderungen vor.

Bemerkungen

Kommentare sind Vorschläge oder Fragen, die das Dokument nicht wirklich ändern und in einem vertikalen Banner rechts neben dem Dokument anders angezeigt werden.

Sie fügen sie hinzu, indem Sie auf klicken Neuer Kommentar Taste. Wir verwenden die anderen Schaltflächen, um die Kommentare später zu überprüfen.

In einer komplexeren Situation mit mehreren aufeinanderfolgenden Überprüfern werden die Luftballons zur Verdeutlichung in verschiedenen Farben angezeigt.

Formatierungsänderungen werden (standardmäßig) im neuen Format des Dokuments angezeigt, und die Änderung wird in der Sprechblase detailliert beschrieben.

Sie sind der Autor - arbeiten an den Änderungen.

Ihr Dokument wurde vom Finanzbeauftragten geprüft und per E-Mail an Sie zurückgeschickt. Jetzt müssen Sie die Änderungen durchgehen und mit ihnen umgehen. Sie haben drei Optionen für jede Änderung. Sie können akzeptieren, ablehnen oder ändern.

Sie können auch alle Änderungen gleichzeitig akzeptieren, aber lassen Sie uns sie durcharbeiten.

Öffnen Sie das Dokument und klicken Sie auf Rezension Klicken Sie im Menüband auf und klicken Sie auf Taste, um zur ersten Änderung zu gelangen. Die Änderung wird hervorgehoben. Akzeptieren oder ablehnen die Veränderung.

Der Cursor entfernt automatisch entweder die Hervorhebung oder die Änderung selbst, je nachdem, welche Option Sie ausgewählt haben, und fährt dann mit der nächsten Änderung fort.

Arbeiten Sie sich einfach durch den Rest des Dokuments, akzeptieren oder lehnen Sie es ab oder bearbeiten Sie die Änderungen, wenn ein Kompromiss besser funktioniert.

Wenn Sie zu den Kommentaren gelangen, werden Sie feststellen, dass Sie diese nicht akzeptieren oder ablehnen können. Stattdessen müssen Sie entscheiden, ob Sie sie noch benötigen, die für Sie angemessenen Änderungen vornehmen und dann jede mit dem löschen Löschen Schaltfläche in der Bemerkungen Abschnitt, falls zutreffend.

Beenden

Wenn Sie die entsprechenden Änderungen vorgenommen haben, deaktivieren Sie Änderungen nachverfolgen, speichern Sie die Datei und fahren Sie fort.

Ein Wort der Warnung. Es ist ein relativ häufiges Problem, dass Personen versehentlich ein Dokument an einen Dritten senden, während Änderungen verfolgen noch aktiviert sind und alle Änderungen und Kommentare weiterhin sichtbar sind. Wenn Sie dies beispielsweise einem Kunden angetan haben, ist es Ihnen möglicherweise etwas peinlich. Neuere Versionen von Word helfen Ihnen dabei, dies zu verhindern. Dies ist jedoch immer noch machbar und häufiger als Sie vielleicht denken. Sei vorsichtig da draußen.

Verwenden Sie Änderungen in Word verfolgen? Was magst du daran? Was frustriert dich? Hast du was fest? Lassen Sie es mich in den Kommentaren wissen und ich werde sehen, ob ich helfen kann.