So passen Sie Toodledo an, um Dinge in Ihrem Tag produktiv zu erledigen

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Das GTD-Setup (My Cloud Getting Things Done) verwendet Google Mail. Toodledound Google Kalender. Für den mobilen Zugriff auf meine Aufgaben verwende ich Toodledo auf meinem iPhonezusammen mit nativen iPhone Mail- und Kalenderprogrammen, die mit Google Mail und Google Kalender synchronisiert sind.

So konfiguriere ich die Feldeinstellungen von Toodledo für die Verwendung für GTD. Die Felder, die ich brauche, sind Kontext, Fälligkeitsdatum, Wiederholung, und Mülleimer. In meiner persönlichen Version werden auch Tags verwendet, mit denen die Anzeige von Aufgaben in Standard-GTD-Kontexten etwas genauer gesteuert werden kann: Arbeit, E-Mail, Anrufe, Projekte, Eines Tages / Vielleicht, und Warten auf. (Ich habe beispielsweise das Tag "MUO", damit ich meine Makeuseof.com-Aufgaben im Kontext von Projekten, E-Mails oder Arbeiten verfolgen kann.)

Eine der netten Funktionen von Outlook ist die Möglichkeit, eine E-Mail in eine Aufgabe zu verwandeln, indem Sie sie entweder auf ziehen Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Aufgaben oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht und senden Sie sie an die Aufgaben Mappe. In beiden Fällen wird eine neue Aufgabe erstellt und alle erforderlichen Informationen können hinzugefügt werden. Der Text der E-Mail wird zum Text der neuen Aufgabe.

Toodledo kann dies noch nicht (dies wurde ausführlich in Toodledos Foren besprochen). Trotzdem habe ich eine einfache Möglichkeit gefunden, eine E-Mail-Nachricht in eine Toodledo-Aufgabe umzuwandeln. So nutzen Sie die Fähigkeit von Toodledo, eine Aufgabe per E-Mail einzurichten.

Finden Sie zuerst die “Importieren / Exportieren / Synchronisieren”In der Toodledo-Seitenleiste. Klick es.

Klicken Sie auf den Link Konfigurieren E-Mail-Import / Export Panel.

Prüfen "Aktivieren Sie den E-Mail-Import", dann klick "Änderungen speichern“. Toodledo generiert dann eine private E-Mail-Adresse zum Importieren von Aufgaben und ermöglicht den E-Mail-Import auf dem Server. Die Adresse sollte aus Sicherheitsgründen regelmäßig geändert werden.

Erstellen Sie einen Kontakt in einem E-Mail-Client, um Nachrichten an die Toodledo-Aufgabenliste weiterzuleiten.

Um eine Nachricht in eine Aufgabe zu verwandeln, leiten Sie die E-Mail einfach an Toodledo weiter. Standardmäßig wird es ohne Kontext, Fälligkeitsdatum oder andere Metadaten geliefert. Der Text der E-Mail wird im Notizfeld der neuen Aufgabe gespeichert, was sehr praktisch ist. Ich leite Aufgaben häufig auf diese Weise weiter und bearbeite sie später, wenn ich meinen Workflow überprüfe. Aber es gibt noch einen weiteren Trick in Toodledos Ärmel.

Toodledo bietet eine Skriptsyntax zum Festlegen der Felder in einer neuen Aufgabe, indem sie im Betreff der E-Mail aufgeführt werden. Auf diese Weise können elf Felder eingestellt werden. Hier werden nur diejenigen in meiner Getting Things Done-Implementierung angezeigt.

1. Geburtstermin: Das Symbol #, gefolgt von einem Datum, legt das Fälligkeitsdatum fest. Beachten Sie, dass die alternative Syntax, die Toodledo für Datumsangaben verwendet, zulässig ist: "#tomorrow", "#next duesday".
2. Kontext: das Symbol „@“, gefolgt vom Namen des Kontexts. Wenn ich beispielsweise GTD-Standardkontexte verwende, verwende ich "@@ work", um die Aufgabe zum @ work-Kontext hinzuzufügen.
3. Etikett: das Symbol "%", gefolgt von dem Tag oder den Tags. Ich benutze sowohl Tags als auch Kontexte. Beispiel: "% MUO".

Es ist einfach, einen leeren Posteingang zu behalten, wenn Nachrichten im laufenden Betrieb zu Aufgaben verarbeitet werden können. Das Erfassen aller Elemente im Workflow verbessert die Produktivität erheblich. Toodledo und seine iPhone-App bieten eine großartige kostenlose Lösung für die Aufgabenverwaltung.

Welche kostenlosen Anwendungen verwenden Sie für Ihren Workflow? Wie macht man mobiles Zeit- und Aufgabenmanagement?

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