Lassen Sie das Senden einer E-Mail nicht zu einer Sicherheitsverletzung werden

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Es besteht die Möglichkeit, dass jemand, den Sie kennen, von Accidental Reply All betroffen ist. Es ist ein peinlicher - und völlig vermeidbarer - Zustand, und er ist ziemlich häufig. Die Mitarbeiter sind zu ihren Mitarbeitern gekommen, haben Patientennamen geteilt und E-Mail-Adressen offengelegt - nur indem sie versehentlich auf Alle antworten geklickt haben. Im Jahr 1997 erlebte Microsoft einen Ausbruch von Accidental Reply All, der eine geschätzte 15 Millionen E-Mails.

Es ist nicht immer nur eine Verlegenheit. Sie könnten tatsächlich eine schwerwiegende Sicherheitsverletzung erleiden, wenn Sie die Antwort auf alle unüberlegt verwenden. Wenn Sie Kontoinformationen oder Geschäftsgeheimnisse versenden und versehentlich Personen einbeziehen, die nicht kopiert werden sollen, können ernsthafte Probleme auftreten. Möchten Sie sicherstellen, dass Sie keine versehentliche Antwort an alle vergeben? So schützen Sie sich

Wenn Sie Outlook verwenden

Der beste Weg, um sicher zu gehen, besteht darin, die Schaltfläche Alle antworten vollständig zu entfernen. In Outlook 2003 oder 2007 können Sie einfach auf klicken

nach unten gerichteter Pfeil Klicken Sie ganz rechts in der Symbolleiste auf Schaltflächen hinzufügen oder entfernenund alle Antworten loswerden. Sie können dasselbe in Outlook 2010 oder 2013 tun, aber es ist etwas komplizierter.

CNET gibt Folgendes an Anleitung. Gehe zu Datei> Optionen> Multifunktionsleiste anpassen. Klicke auf Antworten Klicken Sie im rechten Bereich auf Entfernen. Klicken Neue Gruppe zweimal und benennen Sie die erste neue Gruppe (benutzerdefiniert) in "Antworten (benutzerdefiniert)" und die zweite in "Allen antworten (benutzerdefiniert)" um. Klicken Hauptregisterkarten im linken Bereich dann erweitern Zuhause (Mail) und Antworten. Wählen Sie im rechten Bereich aus Antworten (Benutzerdefiniert).

Fügen Sie nacheinander die Befehle hinzu Briefantwort, Antworten, Nach vorne, Treffen, ICH BIN, und Mehr Klicken Sie im linken Bereich auf Antworten (Benutzerdefiniert). Wählen Sie im rechten Bereich aus Allen antworten (Benutzerdefiniert). Fügen Sie den Befehl hinzu Allen antworten. Wählen Allen antworten (Benutzerdefiniert) und benutze die Nieder Klicken Sie auf die Schaltfläche, um sie unter „Senden / Empfangen (IMAP / POP)“ zu verschieben, und klicken Sie dann auf okay.

Eine einfachere Methode ist die Installation von TuneReplyAll Add-On für Outlook. Auf diese Weise können Sie eine Popup-Warnung aktivieren, wenn Sie "Allen antworten" verwenden möchten. Wenn Sie damit einverstanden sind, es an alle zu senden, klicken Sie einfach auf "Ja". Wenn nicht, klicken Sie auf "Nein".

Sie können auch eine Regel erstellen, die Outlook dazu auffordert Senden Sie Ihre Nachrichten mit einer Verzögerung So richten Sie Microsoft Outlook ein, um die E-Mail-Zustellung zu planen Weiterlesen ; Auf diese Weise haben Sie Zeit, den Versand abzubrechen, wenn Sie feststellen, dass Sie auf Alle antworten klicken. Hier sind die Schritte, die Sie ausführen müssen, um diese Regel zu erstellen.

Klicken Extras> Regeln und Warnungen> Neue Regel. Klicken Sie im Feld "Vorlage auswählen" unter "Leere Regel" auf Überprüfen Sie die Nachrichten nach dem SendenKlicken Sie dann auf Nächster. Wählen Sie die gewünschten Optionen in der Liste „Bedingungen auswählen“ aus und klicken Sie dann auf Nächster (Wenn Sie keine Bedingungen auswählen, wird die Regel auf jede von Ihnen gesendete Nachricht angewendet.) Wählen Sie in der Liste "Aktion (en) auswählen" Verschieben Sie die Lieferung um einige Minuten. Klicken Sie im Feld "Regelbeschreibung bearbeiten" auf die unterstrichene Phrase eine Anzahl von und geben Sie die Anzahl der Minuten ein, für die jede Nachricht verzögert werden soll (bis zu 120 Minuten). Klicken okay und NächsterFügen Sie die gewünschten Ausnahmen hinzu und klicken Sie auf Nächster. Geben Sie der Regel einen Namen, überprüfen Sie die Aktivieren Sie diese Regel Kästchen und klicken Sie auf Fertig.

Wenn Sie Google Mail verwenden

Einer der beste Funktionen von Google Mail Was ist neu in Good Old Gmail? 5 Funktionen, die Sie ausprobieren solltenMöglicherweise haben Sie einige neue Funktionen verpasst, die Google Mail im vergangenen Jahr schrittweise hinzugefügt hat. Schauen wir uns also an, was unsere Aufmerksamkeit verdient. Weiterlesen Möglicherweise verwenden Sie die Funktion "Senden rückgängig machen" nicht, mit der Sie das Senden einer E-Mail bis zu abbrechen können 30 Sekunden nachdem Sie auf die Schaltfläche "Senden" geklickt haben, können Sie einen Ausbruch der versehentlichen Antwort "Alle" zuletzt verhindern zweite. Wenn Sie eine Desktop-Google Mail-Client Die Suche nach dem perfekten Mac Desktop Gmail ClientBenötigen Sie einen Desktop-Client für Google Mail auf Ihrem Mac? Hier sind die besten, die wir finden konnten. Weiterlesen , das wird dir nicht helfen.

Eine andere Sache, die Sie in Ihren Google Mail-Einstellungen überprüfen sollten, ist, dass das Standardantwortverhalten auf Antworten anstelle von Allen antworten eingestellt ist. Wenn "Alle antworten" aktiviert ist, füllt Google Mail die Felder "An" und "CC" mit den Adressen der Personen, die ebenfalls in die ursprüngliche E-Mail kopiert wurden.

Boomerang, eine Google Mail-Add-On-App Planen Sie Ihre Nachrichten in Google Mail mit BoomerangBaydin (das Unternehmen hinter Boomerang) hat gerade angekündigt, dass Benutzer Nachrichten in Google Mail neu planen können, sobald sie bereits geplant wurden. Weiterlesen Mit dieser Option können Sie Nachrichten für den späteren Versand planen, sodass Sie in wenigen Minuten oder später zu ihnen zurückkehren können Einige Tage, um sicherzustellen, dass Sie nicht allen in Ihren Kontakten etwas Peinliches senden aufführen. Wählen Sie das Verzögerungsintervall aus und klicken Sie auf Sende späterKlicken Sie dann auf Boomerang in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, um Ihre verspäteten Nachrichten zu verwalten. Einfach!

Wenn Sie andere E-Mail-Anbieter oder Clients verwenden

Wenn Sie andere E-Mail-Anbieter oder -Clients verwenden, müssen Sie möglicherweise ein wenig graben. Eine Thunderbird-Erweiterung namens Sende später Mit dieser Option können Sie festlegen, dass Ihre E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt gesendet werden. Lotus Notes enthält Send-Later-Funktionalität direkt nach dem Auspacken, ebenso wie MailMate und Airmail.

Sie können auch webbasierte Dienste wie verwenden LetterMeLater, um E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt zu senden. Nachdem Sie ein Konto erstellt haben, können Sie E-Mails erstellen, die zu einem späteren Zeitpunkt gesendet werden sollen, und Sie können sie auch verwalten, bevor sie gesendet werden, sodass Sie alle erforderlichen Änderungen vornehmen können. Sie können es sogar in Ihrem eigenen E-Mail-Programm verwenden.

Wenn Ihr E-Mail-Client keine dieser Optionen unterstützt, können Sie es sich zur Gewohnheit machen, Ihre E-Mail als Entwurf zu speichern und auf fünf oder zehn zurückzugreifen Minuten später, um zu überprüfen, ob Sie keine potenziell katastrophalen Fehler gemacht haben, z. B. das Kopieren aller Personen in Ihrer Kundenliste oder das CCing der gesamten Fehler Büro.

Versehentliche Antwort an alle: Lass es dir nicht passieren!

Die erste E-Mail wurde vor 44 Jahren gesendet. Sie würden denken, wir hätten die versehentliche Antwort "Alle davon abgehalten, wie zu geschehen." Leider haben wir noch keinen Impfstoff entwickelt, daher müssen Sie den Schutz selbst in die Hand nehmen. Das Deaktivieren der Funktion zum Beantworten aller Funktionen, das Verzögern des Versendens Ihrer E-Mails oder das Speichern dieser E-Mails als Entwurf, der einige Minuten später gesendet werden soll, kann hilfreich sein. Nur Sie können verhindern, dass alle versehentlich antworten!

Haben Sie jemals versehentlich zu viele Informationen mit Allen antworten geteilt? Verwenden Sie eine der oben aufgeführten Strategien? Teilen Sie unten Ihre besten Taktiken für den Kampf gegen versehentliche Antworten mit!

Bildnachweis: seinen Kopf halten von thodonal88 über Shutterstock