7 IFTTT-Rezepte, die Sie für eine einfache Zusammenarbeit mit anderen einrichten sollten

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Wenn Sauberkeit neben Göttlichkeit steht, bringt Sie die Automatisierung in den Himmel. Warum? Denn wenn Ihr Leben automatisiert ist, ist es einfacher, sauberer und glücklicher.

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Dies ist nur die Spitze des Eisbergs mit IFTTT. Gerade wenn Sie glauben, alles abgedeckt zu haben, kommen neue Rezeptideen hinzu. Wenn Sie mit einer Gruppe von Personen zusammenarbeiten, bietet IFTTT noch mehr Möglichkeiten, den Prozess der Zusammenarbeit mit anderen zu automatisieren und zu vereinfachen. Im Folgenden finden Sie 7 nützliche Rezepte für alle Aufgaben oder Projekte, die Sie verwalten und an denen eine Gruppe von Personen beteiligt ist.

E-Mail an Kalender

Wenn Sie mit einer Gruppe von Personen arbeiten, bei denen Sie nicht immer darauf angewiesen sind, tagsüber zur gleichen Zeit am Computer zu sitzen, ist E-Mail das effektivste Kommunikationsmittel.

Über die Kommunikation hinaus ist es auch einer der besten Automatisierungsauslöser, da Sie von nahezu jedem Ort aus eine E-Mail senden können. Menschen haben fast immer E-Mails für ihre Telefone konfiguriert. Das erste Rezept, das Sie verwenden können, ist das Auslösen von Google Kalender-Ereignissen mit Ihrer E-Mail.

So funktioniert das. Richten Sie in Ihrer E-Mail (das Beispiel hier ist Google Mail) eine Bezeichnung mit dem Namen "Gruppenkalender" ein.

Erstellen Sie einen Filter, damit alle E-Mails mit dem Betreff „Gruppenkalender“ mit diesem Etikett gekennzeichnet werden. Erstellen Sie als Nächstes in IFTTT einen E-Mail-Trigger, der nach dieser Bezeichnung sucht.

Nehmen Sie mit IFTTT den Text dieser E-Mail und fügen Sie ihn in Ihren freigegebenen Kalender ein. Wählen Sie einfach den Kalenderauslöser und richten Sie ihn für "Ereignis schnell hinzufügen" ein. Der Text zeigt die E-Mail-Adresse und den Text an.

Folgendes ist cool an diesem Auslöser: Wenn jemand „Business Dinner morgen um 20 Uhr“ in den Text schreibt, platziert IFTTT dieses Ereignis morgen um 20 Uhr in Ihrem Kalender!

Hier hast du es. Jedes Ereignis kann automatisch mit dem richtigen Betreff in der E-Mail zum Gruppenkalender hinzugefügt werden.

Der einzige Haken dabei ist, dass die Google-E-Mail, mit der Sie IFTTT verwenden, diejenige sein muss, die für den freigegebenen Gruppenkalender verwendet wird. Solange Sie es mit demselben Google-Konto eingerichtet haben, funktioniert dieses Rezept hervorragend.

Ereignis in Google Kalender per SMS an IFTTT-Nummer erstellen

Das nächste Rezept ist eine weitere Möglichkeit, ein Ereignis in den freigegebenen Google Kalender einzufügen, außer diesmal per SMS. Richten Sie einfach einen IFTTT-SMS-Trigger mit einer getaggten Nachricht ein und machen Sie den Hashtag so etwas wie #GroupEvent.

Der Auslöser ist wieder ein Google Kalender-Ereignis. Sie müssen lediglich die eigentliche Textnachricht selbst einfügen.

Es gilt die gleiche Regel. Wenn der Text einen bestimmten Tag und eine bestimmte Uhrzeit erwähnt, ist IFTTT intelligent genug, um dieses Ereignis in den richtigen Zeitschlitz in Ihrem Kalender einzufügen. Es ist eine bequemere Möglichkeit, diese Gruppenereignisse im Kalender per SMS anstatt per E-Mail zu erstellen. Dazu müssten Sie Ihre E-Mail-App unterwegs auf Ihrem Telefon öffnen.

E-Mail an die Tabelle

Ein weiteres meiner Lieblingsrezepte für die Zusammenarbeit in Gruppen ist das Rezept "E-Mail an Tabellenkalkulation". Dies ist perfekt für Projekte, bei denen eine Gruppe von Personen vor Ort ist, um Daten zu sammeln.

Alles, was Ihre Gruppenmitglieder benötigen, ist ihr Mobiltelefon mit E-Mail-Konnektivität. Während sie Informationen sammeln, müssen sie lediglich eine E-Mail mit dem Betreff "addss:" gefolgt vom Namen der gesammelten Daten senden.

Genau wie beim E-Mail-Kalender-Tool möchten Sie in Ihrem E-Mail-Konto einen Filter einrichten, um nach diesem Text im Betreff zu suchen.

Verwenden Sie das Feld "Hat die Wörter" anstelle von "Betreff", da der Betreff auch andere Informationen enthält. Lassen Sie diesen Filter die Bezeichnung "ADD-SPREADSHEET" auf diese E-Mail anwenden.

Erstellen Sie jetzt in IFTTT einen E-Mail-Trigger, der nach E-Mails mit dieser Bezeichnung in Ihrem Posteingang sucht.

Erstellen Sie dann einen Google Drive-Trigger, um ihn einer Tabelle hinzuzufügen. Geben Sie einen Gruppentabellennamen ein, den Sie in Google Drive erstellt haben, und verwenden Sie die drei Felder, um die eingefügten Daten zu verwenden - das Empfangsdatum, das Subjekt (einschließlich des Datenerfassungselements) und den Körpertest (der die Daten sein wird) selbst).

Dadurch wird eine eingehende E-Mail von Ihren Gruppenmitgliedern entgegengenommen und deren Daten automatisch in die Gruppentabelle eingefügt, ohne dass Sie sich darum bemühen müssen.

Dies ist eine bequeme Möglichkeit, Daten an einem Ort zu sammeln, während alle unterwegs sind. Denken Sie an Kraftwerksarbeiter, die zu den Feldeinheiten gehen, um Informationen von Maschinen zu sammeln. Büro-IT-Mitarbeiter, die herumlaufen und PC-Informationen sammeln; oder politische Arbeiter, die Wahlinformationen von lokalen Bürgern erhalten. Diese Situationen könnten von einem solchen automatisierten Tool profitieren.

Dropbox-Benachrichtigungen

Natürlich schneiden manchmal einfache Textzeilen nicht ab. Ihre Gruppenmitglieder müssen möglicherweise ganze Formulare oder PDF-Dokumente an den Speicherort des Teams senden. Dies ist eine Situation, die definitiv eine automatisierte Dropbox-Lösung erfordert. Mit Dropbox müssen Sie lediglich einen freigegebenen Ordner erstellen, alle Ihre Teamkollegen ihre Mobilgeräte mit einer Dropbox-App mit diesem Freigabeverzeichnis verknüpfen und fertig.

Wie werden Sie jedoch benachrichtigt, wenn Ihre Teammitglieder neue Dokumente an den freigegebenen Ordner gesendet haben? Ah, jetzt gibt es einen Job für IFTTT! Erstellen Sie zunächst einen Dropbox-Trigger für den von Ihnen erstellten Ordner, in den Ihre Teammitglieder Dokumente ablegen können.

Die Aktion besteht aus einer SMS an Ihr Telefon, in der Sie den Dateinamen und einen URL-Link direkt zum Speicherort der Datei in DropBox erhalten.

Sobald Teammitglieder ein Dokument in den freigegebenen Ordner werfen, wissen Sie als Manager sofort, dass das Dokument für Sie bereit ist. Dies ist ein gutes Werkzeug für einen Lehrer, der Aufgaben für eine große Klasse verwaltet. ein Redakteur, der auf Artikel wartet; und viele andere Szenarien.

Dropbox kann auch Benachrichtigen Sie über Änderungen in Ihren Cloud-Ordnern. Dieses einfache Rezept hilft Ihnen, Ihre Optionen mit anderen Benachrichtigungstools zu erweitern.

Datum der Benachrichtigung und SMS

Ein weiteres häufiges Bedürfnis für Gruppen von Menschen, die zusammenarbeiten, sind ständige Treffen. Es ist eine unglückliche Notwendigkeit, aber es gibt keinen besseren Weg, eine Gruppe auf dem Laufenden zu halten als regelmäßige Besprechungen, bei denen alle einchecken, um über Fortschritte zu berichten. Das Problem ist, dass es immer Leute gibt, die Meetings vergessen.

Wenn Sie Abhilfe schaffen möchten, besteht ein cooler Ansatz darin, den Datums- / Uhrzeit-Trigger in IFTTT zu verwenden. Sie können damit alles von E-Mail- bis iPhone-Benachrichtigungen auslösen. Im folgenden Beispiel verwende ich jedoch ein Szenario, in dem die Gruppe aktiv über eine Facebook-Seite kommuniziert. Sie können mit IFTTT eine Benachrichtigung auf einer Facebook-Seite auslösen, müssen jedoch zuerst den Tag / Uhrzeit-Auslöser erstellen.

Erstellen Sie dann einfach die benutzerdefinierte Nachricht, die Sie auf der Facebook-Seite veröffentlichen möchten, wenn sich die Zeit für das Meeting nähert.

Wenn die Gruppe diese Seite aktiv nutzt, sollte bei der Besprechung keine einzige abwesende Person anwesend sein.

Facebook-Seite #Help Hashtag zur Gruppen-E-Mail

Hier ist ein anderes Szenario. Nehmen wir an, Sie betreiben ein Unternehmen, das Websites hostet, und Sie haben eine wachsende Anzahl von Kunden, die Ihren technischen Support benötigen. Ihr technisches Support-Team ist großartig, aber Ihre Kunden beschweren sich, dass es nicht immer einfach ist, mit dem technischen Support in Kontakt zu treten.

Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Kunden für Ihren technischen Support begeistern können. Bieten Sie an, alle Helpdesk-Fragen mit dem Hashtag auf Ihrer Facebook-Seite zu veröffentlichen #Hilfeund lassen Sie diese Nachricht sofort an die gesamte technische Support-Gruppe senden.

Der Trigger auf IFTTT ist ein Facebook-Seiten-Trigger, bei dem Sie den Hashtag einrichten.

Dieser Auslöser wechselt zur Ausgabe der E-Mail-Benachrichtigung. Machen Sie dem Betreff eine Flagge wie "GRUPPENHILFE" und fügen Sie die Nachricht des Beitrags in den Körper ein.

Dies wird an Ihre eigene E-Mail-Adresse gesendet. Erstellen Sie einfach einen Filter in Ihrem E-Mail-Konto und lassen Sie diese Nachricht automatisch an Ihr gesamtes Team von Mitarbeitern des technischen Supports weiterleiten. Einfach!

Wenn einer Ihrer Kunden das nächste Mal feststellt, dass Ihre Server ausgefallen sind, können Sie darauf vertrauen, dass Ihre gesamte technische Support-Gruppe genau zur gleichen Zeit davon erfährt - sobald ein Kunde dies meldet!

Toodledo an E-Mail, wenn Aufgaben erledigt sind

Eine der besten Ergänzungen zu IFTTT war meiner Meinung nach Toodledo. Sie benötigen eine Art Aufgabenliste, um eine Gruppe vollständig zu verwalten, und mit Toodledo, das in IFTTT integriert ist, können Sie damit alle Arten von cooler Automatisierung durchführen.

Wäre es zum Beispiel nicht schön, jedes Mal eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn jemand in Ihrem Team seine Aufgabe erledigt?

Kein Problem. Erstellen Sie in IFTTT einen Trigger, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist.

Wählen Sie auf der Ausgabeseite E-Mail. Es ist großartig, dass diese E-Mail an mehrere Personen gesendet werden kann, nicht nur an Ihr bei IFTTT registriertes E-Mail-Konto. Sie können bis zu fünf Adressen von Personen eingeben, die wissen müssen, wann Aufgaben vom Team erledigt werden.

Es gibt andere Dinge, die Sie mit Toodledo tun können, wie Sie aus der Triggerliste oben sehen können. Sie können auch auslösen, wenn neue Aufgaben erstellt werden, oder nur neue Aufgaben mit bestimmten Tags.

Teilen Sie Ihre eigenen Tricks und Rezepte

Mit ein wenig Kreativität ist es nur bemerkenswert, wie sehr Sie die Zusammenarbeit einzelner Mitglieder in einer Gruppe automatisieren können. Die Zusammenarbeit mit anderen Menschen kann eine komplexe Reihe von Aufgaben, Herausforderungen und Erfolgen sein. Warum also nicht das Ganze vereinfachen, indem Sie die gesamte Kommunikation, Planung und Verwaltung so automatisieren, wie Sie können? Auf diese Weise können Sie sich auf das jeweilige Projekt konzentrieren, was wiederum zu einem viel besseren Endergebnis führt.

Haben Sie jemals IFTTT verwendet, um Gruppenaufgaben zu automatisieren? Teilen Sie einige Ihrer eigenen Tricks und Rezepte im Kommentarbereich unten!

Bildnachweis: Kreative Nachhaltigkeit Über Flickr