6 Möglichkeiten, um zu garantieren, dass Sie mit jeder E-Mail, die Sie senden, beleidigt, verärgert und verärgert werden

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E-Mails sind hart. Es ist wirklich schwer zu vermitteln, was Sie wirklich in einer E-Mail sagen möchten, und die Hälfte der Zeit werden Sie fast immer missverstanden. Ein Großteil des Problems ist darauf zurückzuführen, dass die Personen, an die Sie schreiben, Ihr Gesicht nicht sehen können. Sie können das Lächeln auf Ihrem Gesicht nicht sehen und Sie können den Ausdruck auf ihrem Gesicht nicht sehen - das Natürliche Die menschliche Fähigkeit, die Emotionen in Worten durch Gesichtsausdruck zu verstehen, ist in einem völlig ungültig Email.

Was kann also den Gesichtsausdruck und den Tonfall ersetzen? Wie können Sie Ihre Botschaft effektiv vermitteln, ohne dass alle Ihre Freunde oder alle im Büro Sie königlich abhaken?

Der Schriftsteller Peter Drucker schrieb einmal: "Das Wichtigste in der Kommunikation ist, zu hören, was nicht gesagt wird. ” Ich würde noch einen Schritt weiter gehen und sagen, dass das Wichtigste beim Senden einer E-Mail darin besteht, gerade genug zu klären, damit der Empfänger

nicht höre, was nicht gesagt wird. Tatsächlich verursachen die meisten Probleme bei der E-Mail-Kommunikation, wenn die Person die E-Mail empfängt interpretiert alle möglichen schrecklichen Dinge, die Sie impliziert haben, selbst wenn Sie nur eine einzige geschrieben haben Linie.

Dies führt zu Hass und Unzufriedenheit. Dies ist es, was zu Ressentiments führt. Dies ist der Grund, warum der Typ, der bei der morgendlichen Besprechung am Tisch sitzt, Sie anstarrt, weil Sie ihn in einer E-Mail, die Sie gestern Nachmittag verschickt haben, kontaktiert haben, und er hat dies als persönlichen Angriff verstanden.

Erstellen Sie Ihre perfekte E-Mail

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Nun, es ist nicht ohne viel Schmerz und Leid, dass ich heute hier stehen und Ihnen sagen kann, dass ich jetzt in der Lage bin zu helfen. Ich habe fast jeden Fehler gemacht, der mit E-Mails gemacht werden kann, beginnend mit den frühesten Tagen um College, als ich versuchte, ein mehrstufiges Marketinggeschäft zu starten, indem ich alle per E-Mail anschickte Campus. Innerhalb eines Tages hatte ich mein Konto für 24 Stunden geschlossen und eine große, böse Warnung des IBM Mainframe-Administrators darüber, was "Spam" definiert.

Es war nicht so sehr eine Lektion in E-Mail-Etikette, sondern ein Weckruf, bei dem E-Mails Sie wirklich in Schwierigkeiten bringen können, wenn Sie falsch damit umgehen. Im Laufe der Jahre habe ich Menschen beleidigt, bin beleidigt worden und bin in epische Wortkämpfe mit Menschen geraten. Ich möchte sagen, dass jemand gewonnen hat - aber niemand gewinnt jemals. Deshalb stehe ich heute hier und hoffe, zukünftigen Legionen der E-Mail-Öffentlichkeit zu helfen, diese E-Mails besser vorzubereiten, bevor ich auf die Schaltfläche "Senden" klicke.

1. Einen Roman senden

Eine meiner ersten schuldigen Sünden, als ich anfing, als Ingenieur zu arbeiten, war, dass ich fast immer E-Mails schrieb, die sich über drei oder vier Absätze erstreckten. Der Grund war nicht nur, dass ich ziemlich schnell tippen kann, sondern dass ich immer das Gefühl hatte, wenn ich Details weglasse, würden die Leute nicht wirklich verstehen, wovon ich spreche. Das mag bis zu einem gewissen Grad zutreffen - und wir werden in einer Minute zu kurze E-Mails erhalten -, aber der Einfachheit halber gibt es etwas zu sagen.

Wenn Sie so komplizierte E-Mails schreiben, können Sie Ihre Nachricht auf verschiedene Weise nicht vermitteln. Erstens bedeutet die Tatsache, dass Sie so viel geschrieben haben, für die Person, dass Sie wenig Respekt vor ihrer Zeit haben. Wenn Sie dies zu oft tun, müssen Sie sie verärgern. Zweitens, während eine E-Mail mit 500 Wörtern, die in mehrere Absätze unterteilt ist, durchaus Sinn macht SieSie verwirren höchstwahrscheinlich alle - und geben ihnen eine Migräne.

Wenn Sie ein Wortschmied sind und dazu neigen, zu überschreiben, gehen Sie immer zurück und arbeiten Sie daran, diese Sätze zu "zerhacken". Überlegen Sie sich neue und kreative Möglichkeiten, um sie zu verkürzen, oder entfernen Sie sie vollständig. Vielleicht bieten Sie viel zu viele Informationen an. Sagen Sie den Leuten, was sie brauchen zu wissen, nicht was Sie wollen, dass sie wissen Sie kennt. Wissen Sie?

2. Senden einer E-Mail mit zwei Wörtern

Das Gegenteil der neuartigen E-Mail sind E-Mails mit einem oder zwei Wörtern, die überhaupt nichts erklären. Es ist so, als würde ich meine Kinder am Esstisch fragen. "Also wie war dein Tag?Nach einem Moment eine widerstrebende Antwort, "Fein.Ich bin mir nicht sicher, warum ich mich überhaupt darum kümmere, ich mache weiter. “Was hast du gemacht, was Spaß macht?Die unvermeidliche Antwort, "Nein nicht wirklich.”

Ich verstehe ehrlich gesagt nicht, warum manche Leute überhaupt E-Mails verwenden. Wenn Sie Glück haben, enthält eine E-Mail dieser Person einen einzigen vollständigen Satz. Wenn Sie Pech haben, werden Sie von der Person gebeten, etwas für sie zu tun, ohne sich die Mühe zu machen, genau zu erklären, was Sie tun sollen. Es ist so, als würde man eine Notmeldung über Funk senden, wenn man sich mitten in der Wildnis verirrt hat und die Rettungsmannschaft nicht über Ihre Koordinaten informiert.

Es ist äußerst frustrierend, weil die Menschen Schwierigkeiten haben zu verstehen, wovon in aller Welt Sie sprechen. Schlimmer noch, Sie können sie tatsächlich dazu zwingen, Zeit mit der Beantwortung Ihrer E-Mail zu verschwenden, nur um Sie zu bitten, ein wenig mehr auszuarbeiten.

Ich vermute, dass die meisten Menschen mit diesem Problem so kurze E-Mails schreiben, weil das Tippen eine so mühsame Übung ist. Nicht jeder kann mehr als 60 bis 70 Wörter pro Minute eingeben, daher muss man ein wenig Verständnis für diese Gruppe haben.

3. Senden einer Massen-E-Mail für eine Person

Wollen Sie wirklich Leute abhaken? Senden Sie eine Massen-E-Mail an alle in Ihrem Büro, um eine einzelne Person für etwas zu tadeln, das sie falsch gemacht hat. Ich nenne das die "öffentliche Demütigung" -E-Mail. Normalerweise weiß jeder im Büro bereits, dass eine bestimmte Person einen Fehler gemacht hat, aber der Manager kann ihn nicht alleine lassen. Deshalb senden sie eine Massen-E-Mail an alle, in der sie detailliert erklären, warum eine bestimmte Aktion so falsch ist oder warum dieser bestimmte Fehler so schlimm ist.

Ich muss zugeben, dass ich in einigen meiner Managementrollen in der Vergangenheit in dieses Verhalten geraten bin. Ich habe auch andere Kollegen von mir gesehen. Es ist leicht, einen Fehler zu machen, da Sie möglicherweise sicherstellen möchten, dass alle anderen, die Sie verwalten, nicht denselben Fehler machen. Die Realität ist, dass, wenn jeder bereits davon weiß, die Person, die den Fehler gemacht hat, gedemütigt wird. Wenn sie nichts davon wissen, sind alle verwirrt und unsicher, ob Sie über sie sprechen oder nicht.

Machen Sie es einfach - sprechen Sie mit der Person, die den Fehler gemacht hat, über das spezifische Problem. Wenn Sie der Meinung sind, dass es für alle wichtig genug ist, senden Sie eine Benachrichtigung, aber lassen Sie es so klingen, als wäre es nur eine Allgemeines „FYI“, das vom höheren Management herabgeschickt wurde - dies beseitigt den anklagenden Ton und macht ihn weniger persönlich.

4. Verwenden dramatischer Adverbien

Ein weiteres sehr häufiges Verhalten in E-Mails - normalerweise von Personen, die sich sehr für ihre Arbeit im Allgemeinen oder für ein bestimmtes Projekt interessieren, das derzeit diskutiert wird. Dieses Verhalten ist die Überbeanspruchung sehr dramatischer Adverbien. Sätze wie, „Dieses Design ist einfach schrecklich falsch" oder "Dieser Ansatz ist schmerzlich vage. “ dienen nur dazu, Emotionen in die Diskussion einzubringen.

Wenn Sie sich diese Sätze ohne die Adverbien ansehen, können Sie sehen, wie viel sachlicher - und viel weniger antagonistisch - sie sind. Ansonsten wirkt man einfach wie ein überdramatisches, verwöhntes Gör.

Versuchen Sie es ohne die Adverbien. Das Design ist falsch. Dieser Ansatz ist vage.

Es mag dem Empfänger nicht gefallen - aber es greift ihn auch nicht an und versetzt ihn in die Defensive. Es ist professioneller und Sie können sich möglicherweise als reifer Erwachsener ausgeben, selbst wenn Sie mit jemandem nicht einverstanden sind.

5. Übermäßige Verwendung passiver Stimme

Es war tatsächlich erst spät in meiner Karriere als Schriftsteller, als ich die passive Stimme wirklich, wirklich lernte und verstand. Das Problem beim Lernen ist, dass Sie es überall sehen. Eine der am häufigsten verwendeten Anwendungen von Passiv ist E-Mail, da sich eine Person mit Passiv von einer Aktion trennen kann.

Anstatt zu sagen, "Ich habe den Kunden zum Flughafen gefahren. “, die die Verantwortung direkt auf Ihre Schultern legt, könnten Sie stattdessen schreiben: „Der Kunde wurde zum Flughafen gebracht. “

Dies ist ein Verhalten, das häufig bei Menschen auftritt, die nervös sind, Verantwortung für so gut wie alles zu übernehmen, denn wenn etwas schief geht, möchten sie nicht beschuldigt werden. Dies sind die gleichen Leute, die sich beschweren, wenn die Risikoträger - diejenigen, die die Verantwortung dafür übernehmen, Dinge zu erledigen - Anerkennung oder Beförderung erhalten. Die Wahrheit ist, dass die Leute in E-Mails durch die passive Stimme sehen. Wenn Sie eine Aufgabe erledigt oder ein Ziel erreicht haben, haben Sie keine Angst, Kredit aufzunehmen!

6. Klopfen Sie sich auf den Rücken

Seltsamerweise sind die Leute, die fast immer in der ersten Person über alles schreiben, das entgegengesetzte Extrem der Leute, die ständig Passivsprache in E-Mails verwenden. Wenn Sie ihre E-Mails lesen, denken Sie, dass ein Projekt keine Gruppenarbeit war, sondern eine persönliche Leistung. Sie würden denken, dass die Person, die die E-Mail sendet, absolut die ganze Arbeit erledigt hat!

Woran erkennen Sie diese E-Mails? Zählen Sie die Vorkommen des Wortes "Ich".

Wenn Sie eine E-Mail von dieser Art von Person lesen, ist klar, dass sie das Gefühl hat, dass sich die ganze Welt um sie dreht. und dass jeder ihnen ein ständiges Lob für all die Arbeit geben sollte, die sie im Alleingang leisten erreicht. Diese E-Mails lassen Teamkollegen ausnahmslos niedergeschlagen und völlig unbeachtet. Dieser Ansatz ist der schnelle Weg zu Ärger und Isolation von Gleichaltrigen.

Ich bin mir sicher, dass es viele andere Arten von E-Mails gibt, die Menschen wirklich nerven und beleidigen. Ich wette, Sie haben auch Ihre eigene Liste! Welche Art von E-Mails hat Sie wirklich ausgelöst? Welche Arten sind Ihre Haustierhüllen? Teilen Sie Ihre Gedanken in den Kommentaren unten.

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