Hast du genug von ineffizienten Meetings? Senden Sie diese 8 Regeln an Ihren Chef

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Die überwiegende Mehrheit von uns weiß, wie viel Zeit und Produktivität sich auf ein Drain-Meeting auswirken können. Wenn ein Meeting jedoch gut organisiert (und gut geführt) ist, gibt es keinen Grund, warum es nicht die Produktivität, den Sinn und die Moral jedes einzelnen Teilnehmers verbessern kann.

Es gibt viele Inhalte warum wir Treffen hassen. Facebook schimpft in einem Moment völliger Frustration aufgrund verpasster Gelegenheiten, ganz dank eines schlecht organisierten, scheinbar sinnlosen Meetings, das weit über die zugewiesene Zeit hinausging.

Hier sind einige Regeln, die Sie für bessere Besprechungen befolgen müssen, um sicherzustellen, dass Sie nicht die Zeit aller verschwenden. Vertrau mir.

Haben Sie einen Zweck und stellen Sie sicher, dass die Leute davon wissen

Wenn Sie einfach alle zusammenrufen, um ein Update zu geben oder zu stöhnen, ist dies ein Vortrag. Ein Vortrag ist kein Treffen. Wenn Sie alle aktualisieren müssen, senden Sie eine E-Mail oder posten Sie an alle in einem Team-Tool wie

Locker welche erleichtert die Gruppenkommunikation Slack macht die Gruppenkommunikation schneller und einfacherGruppen-E-Mails können die Produktivität erheblich beeinträchtigen. Es ist Zeit, E-Mail-Clients zur Ruhe zu bringen und Collaboration-Dienste wie den neu gestarteten Slack zu nutzen. Weiterlesen . Dies wird die Zeit aller weitaus besser nutzen.

Wenn Sie sich in einer Position befinden, in der ein Meeting tatsächlich benötigt wird (d. H. Wenn Sie der Gruppe etwas hinzufügen, Dinge besprechen, Ideen austauschen usw.), stellen Sie sicher, dass es einen klaren Zweck hat. Warum genau bringen Sie alle zusammen?

Schlechter Zweck:"Um alle auf den neuesten Stand zu bringen".

Besserer Zweck:„Um Ideen zu sammeln, einen Zeitplan festzulegen und jedem Teammitglied die nächsten Aktionen zuzuweisen, können wir das Produkt X360 bis Ende März erfolgreich auf den Markt bringen.“

Und bitte stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer den Zweck des Meetings kennen, bevor es stattfindet. Wenn die Leute wissen, wie die Endergebnisse eines Meetings aussehen werden, werden sie mit größerer Wahrscheinlichkeit vorbereitet auftauchen. und hoffentlich haben wir einige der Themen zur Diskussion gestellt, anstatt darüber nachzudenken fliegen.

Erstellen Sie eine klare, strukturierte Agenda

Ihr Zweck ist Ihr Ziel. Ihre Agenda ist Ihre Roadmap, wie Sie dorthin gelangen. Ohne diese Roadmap geraten Meetings oft außer Kontrolle, gehen vom Thema ab und es werden bei weitem nicht so viele Entscheidungen getroffen, wie Sie es sich erhofft haben. Wenn Sie bemerken, dass Ihre Besprechungen vom Thema abweichen, beenden Sie diese eigensinnige Diskussion und bringen Sie sie so schnell wie möglich wieder auf den richtigen Weg.

Strukturieren Sie Ihre Meeting-Agenden Erstellen Sie einfach Besprechungspläne mit Besprechungserwartungen [iPad]Obwohl sich keiner von uns auf die Teilnahme an Besprechungen freut, gibt es glücklicherweise eine Reihe nützlicher Online- und Mobilanwendungen wie AgreeDo, die die Planung von Besprechungen erleichtern. Alle erfolgreichen Meetings beginnen ... Weiterlesen vorsichtig mit einem Produkt wie Erwartungen erfüllen (iPad) oder Online-Tools wie Mein Ausschuss und Minutes.io. Legen Sie für jeden Tagesordnungspunkt eine strenge Frist fest und geben Sie den einzelnen Personen einen Überblick darüber, was von ihnen erwartet wird. Wenn Sie möchten, dass jemand zu einer bestimmten Diskussion in der Besprechung beiträgt, lassen Sie es ihn wissen! Beispielsweise:

Agenda

1. Zweckbestimmung für das Treffen und Vorbereitung (5 Minuten)
2. Post-mortem beim Start in den letzten Wochen - was waren unsere KPIs (Kim berichtet darüber). Was ging gut? was nicht? (15 Minuten)
3. Ideen, wie wir ein Bewusstsein für den nächsten Start schaffen können (alle - bitte denken Sie vor dem Treffen an einige Ideen) - (15 Minuten)
4. Entscheide dich für 3 dieser Ideen, um sie vor dem nächsten Treffen näher zu erläutern - (10 Minuten)
5. Jedem Teammitglied die nächsten Aktionen zuweisen - (5 Minuten)

Stellen Sie sicher, dass jeder das hat, was er braucht

Ich fürchte mich zu überlegen, wie viel Zeit jedes Jahr rund um den Globus verschwendet wird, weil Menschen unvorbereitet zu Meetings erscheinen (auch wenn sie es nicht wissen) wie man richtige Besprechungsnotizen macht Damit das Protokoll funktioniert: So machen Sie während eines Meetings effektive NotizenEs ist eine Fähigkeit, die nur wenige Menschen perfektioniert haben. das perfekte Sitzungsprotokoll. Die Aufzeichnung von Ereignissen erspart Ihnen später Kopfschmerzen. So nehmen Sie effektive Protokolle in einer Besprechung. Weiterlesen ). Teilen Sie Ihre Agenda mindestens ein paar Tage vor dem Meeting mit allen Teilnehmern, damit sie alles sammeln können, was von ihnen verlangt wird.

Wenn Sie ein bestimmtes Teammitglied benötigen, um etwas mitzubringen, stellen Sie sicher, dass es versteht, wie wichtig es ist ist, und dass es (falls erforderlich) im Voraus gedruckt wird, um sicherzustellen, dass sie nicht in einer Warteschlange für die stecken bleiben Drucker. Das Letzte, was Sie brauchen, sind Teilnehmer, die sich entschuldigen - “Oh, tut mir leid, ich hatte noch keine Gelegenheit, es vorzubereiten - ich werde es für nächste Woche fertig haben“. Das hilft niemandem.

Wenn Sie ein Meeting mit Personen abhalten, die remote arbeiten, lesen Sie zunächst unsere ausführlichen Informationen.Online-Meeting-Leitfaden Online-Meeting-Leitfaden: Software und StrategieModerne Videokonferenzdienste sind einfach zu bedienen und stehen nahezu jedem mit einem Computer oder Smartphone zur Verfügung. Die Möglichkeit, online Kontakte zu knüpfen und sich mit Menschen zu treffen, bedeutet, dass wir nicht mehr an die geografische Lage gebunden sind. Weiterlesen Stellen Sie außerdem sicher, dass jeder weiß, wie er das Konferenztool verwendet, für das Sie sich entscheiden. Bitten Sie die Teilnehmer vor dem Meeting, ihr Mikrofon und ihre Webcam zu überprüfen und sicherzustellen, dass Plugins installiert sind, die möglicherweise für Dinge wie z Google+ Hangouts Tipps zum Planen und Abhalten effektiver Besprechungen mit Google HangoutsMit der heutigen Internet-Technologie kann das Abhalten von Online-Meetings sowohl effizient als auch kostengünstig sein, insbesondere wenn Sie sie vorplanen und zeitsparende Tools verwenden. In den letzten Monaten habe ich an Online-Meetings teilgenommen ... Weiterlesen .

Laden Sie nur Menschen ein, die gebraucht werden

Laden Sie nicht das ganze Team ein, nur um sich als Big Boss zu fühlen. Laden Sie nur die Personen ein, die Sie benötigen. Das heißt, die Personen, die in der Lage sind, Ihnen zu helfen, den Zweck des Meetings zu erreichen. Alle anderen können später aktualisiert werden, indem Sie das Protokoll der Besprechung lesen oder zu einem günstigeren Zeitpunkt mit ihren Kollegen chatten.

Halten Sie detaillierte Minuten

Verwenden Sie ein Produkt wie Einverstanden (frei zu Halten Sie detaillierte Protokolle Einverstanden: Schreiben und verwalten Sie Ihre Geschäftsbesprechungsprotokolle kostenlos onlineSeit einigen Wochen suche ich nach einer benutzerfreundlichen Website oder Anwendung, mit der ich die Sitzungsprotokolle aufbewahren und speichern kann. Der traditionelle Ansatz für Textdokumente ist nicht mehr produktiv ... Weiterlesen zu denen Sie zuverlässig zurückkehren können und tatsächlich verstehen. Mit diesem Tool können Sie mithilfe von Tastaturkürzeln detaillierte Protokolle erstellen, die Ergebnisse von Besprechungen (z. B. erledigte Aufgaben) verfolgen und diese Protokolle schnell und einfach an Ihr Team weitergeben. Wenn Sie ein iPad verwenden, können Sie es auch versuchen Protokollant ($ 7.99) für professionelle Besprechungsberichte Mit MinuteTaker und Meetings können Sie professionelle iPad-Minutenberichte erstellenIn meinem kostenlosen Online-MakeUseOf-Online-Besprechungshandbuch, in dem ich einige Tipps zum Planen und Abhalten von Besprechungen über das Web gegeben habe, habe ich auch auf einige Minuten verwiesen, in denen Apps verwendet wurden. Während nur sehr wenige von uns ... Weiterlesen .

Stellen Sie sicher, dass die Leute beim Lesen dieser Protokolle die wichtigsten Punkte / Zusammenfassungen dessen kennen, was besprochen wurde und was Es wurde beschlossen, schnell auf dieses Dokument zurückgreifen zu können, um zu wissen, was sie selbst tun müssen Nächster.

Ausschluss ist nicht immer besser als Einschluss

Ich weiß, dass ich (gerade) erwähnt habe, dass nur diejenigen Personen an einem Meeting teilnehmen sollten, die wirklich gebraucht werden, aber von Zeit zu Zeit sollten Sie dies auch tun Schließen Sie alle für eine informellere Jam-Session ein, in der Sie alle Ideen austauschen und darüber sprechen können, was das verbessern könnte Organisation.

Nutzen Sie dies als Gelegenheit, um ein stärkeres Team aufzubauen. Tun Sie dies bei einer Mahlzeit oder einem Bier. Lassen Sie sich leckeres Essen ins Büro bringen und nehmen Sie sich alle ein oder zwei Stunden Zeit, um es zu bekommen ihre Kollegen besser kennenzulernen, während alle zusammenarbeiten, um das Unternehmen als Unternehmen zu verbessern ganze. Haben Sie wieder einen Zweck und eine Agenda, aber versuchen Sie, diese Art des Zusammenkommens informeller, weniger strukturiert zu gestalten. aber immer noch mit einem allgemeinen Thema wie „Die Organisation effizienter machen“ oder „Ideen, wie wir können diversifizieren “.

Weisen Sie "Nächste Aktionselemente" zu.

Stellen Sie vor dem Beenden des Meetings sicher, dass jeder im Raum die genauen Maßnahmen kennt, die er als Nächstes ergreifen muss, sowie den Zeitplan. Dies ist ein Trick, den David Allen in seinem fantastischen Buch "Dinge erledigen‘. Unabhängig davon, an welchem ​​Projekt jemand arbeitet, stellen Sie sicher, dass eine klare nächste Maßnahme ergriffen werden muss, um dieses Projekt voranzutreiben.

Um es noch einmal zu wiederholen, muss dies eine spezifische Aktion (oder eine Reihe von Aktionen) mit einer strengen Frist sein, nicht nur eine umfassende Idee, die so schnell wie möglich durchgeführt werden muss. Beispielsweise

Schlechte nächste Aktion:"Fassen Sie den Start des letzten Monats zusammen".

Bessere nächste Aktion:„Stellen Sie eine Tabelle (mit einigen hilfreichen Diagrammen) zusammen, in der unsere KPIs aus der gesamten Startphase angezeigt werden. Teilen Sie dies dem Startteam mit und senden Sie eine kurze E-Mail, in der erläutert wird, wie der Start Ihrer Meinung nach verlaufen ist. Bitte lassen Sie dies bis Donnerstag erledigen. “

Bitten Sie um Feedback

Viele Menschen sind vorsichtig, wenn sie ihre „Vorgesetzten“ oder Kollegen kritisieren. Bitten Sie die Leute daher nach jedem Treffen, anonymes Feedback über ein Online-Formular zu hinterlassen (es gibt eine Liste von a kostenlose Online-Umfragetools Das sagt jeder: 5 kostenlose Tools für effektive Online-UmfragenFür eine Weile hätten Sie nicht viel Auswahl gehabt, welchen Umfragedienst Sie verwenden möchten, aber heutzutage gibt es eine große Auswahl. Welches ist das Beste für dich? Weiterlesen Hier). Finden Sie heraus, was die Leute über das Treffen dachten - war es zu lang? Fühlte es sich für sie nützlich an? Wurden ihre Ansichten angehört? Wie könnte das Treffen beim nächsten Mal verbessert werden?

Unabhängig davon, welches Feedback Sie erhalten, stellen Sie sicher, dass Sie es nicht ignorieren. Entwickeln Sie Ihre Besprechungen, um sicherzustellen, dass sie für alle Beteiligten gut funktionieren.

Wenn Sie diese einfachen Regeln befolgen, um sicherzustellen, dass Ihre Besprechungen gut vorbereitet sind und gut laufen, können Sie insgesamt um die Länge zu verkürzen und die Effizienz Ihrer Besprechungen zu steigern, während Sie die Frustration aller auf sich ziehen Minimum!

Was ist mit dir? Wenn Ihre Meetings eher so ablaufen würden, wären sie Ihrer Meinung nach effektiver?

Bildnachweis: Woodleywonderworks, Teamsitzungüber Flickr