Papierlos werden: Vor- und Nachteile sowie digitale Problemumgehungen

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Das papierloses Büro Die Zukunft ist da - Ihr Leitfaden für ein papierloses Leben heutePapierlos - ein Begriff, der heutzutage häufig verwendet wird. Aber was bedeutet es? Und inwieweit gilt es? Sicherlich verwenden wir alle trotz der Fortschritte bis zu einem gewissen Grad Papier ... Weiterlesen scheint sich endlich durchzusetzen. Zum Teil kann dies an noch mehr liegen beliebte Idee des Minimalismus Wie man ein effektiver Minimalist in seinem täglichen Leben istImmer mehr Menschen entscheiden sich für Minimalismus. In bestimmten Situationen kann dies zu frustrierendem Chaos in Ihrem Alltag führen. Mit etwas minimaler Planung muss es nicht dazu kommen. Weiterlesen . Aber ist das alles ein baumschonendes Nirvana oder ein Albtraum von A4-Ausmaßen?

Wir untersuchen die Vor- und Nachteile sowie umsetzbare Ratschläge, damit Sie sich selbst ein Bild machen und sofort damit weitermachen können.

Die Vorteile eines papierlosen Büros

Schauen wir uns zunächst die Vorteile von Adios auf Papier an.

Das veraltete Faxgerät loswerden

Obwohl das Faxgerät in ein archaisches Gerät verwandelt wurde, gibt es immer noch einige, die darauf bestehen, sich mit den Fingernägeln daran festzuhalten. Dies sind die Personen, deren Faxgerätennummer auf ihrer Visitenkarte gut sichtbar angezeigt wird. Dies sind die Leute, die nicht akzeptieren können, dass etwas namens "E-Mail" erfunden wurde. Infolgedessen ertrinken sie unter einem Meer aus Faxpapier.

Wenn jemand wie dieser unbedingt darauf besteht, dass etwas an Sie gefaxt werden muss, gibt es Möglichkeiten, ihn unterzubringen, ohne sich mit Papierstaus und umgestürzten Bäumen auf Ihrem Gewissen befassen zu müssen. Zahlreiche Online-Dienste können Ihnen eine „virtuelle Faxnummer“ zuweisen, und die andere Person kann an diese Nummer faxen. Das Fax wird dann in einen E-Mail-Anhang umgewandelt und über die Interwebs an Sie gesendet.

Der Nachteil ist, dass die kostenlosen Pläne für diese Websites unglaublich begrenzt sind. Um einen angemessenen Service zu erhalten, müssten Sie für einen monatlichen Plan bezahlen.

Einige zu betrachten sind Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax, und FreeFaxtoEmail.

Mehr Platz für Tango

Im Moment habe ich mehrere Kisten voller Dokumente, die 15 Jahre zurückreichen. Sie sitzen in meinem Büro und warten darauf, gescannt zu werden, damit ich die Papiervorlagen endlich zerkleinern kann. Während mein bester Freund Procrastinate bei mir bleibt, stolpere ich ständig über die Kisten, stoße mit den Hüften gegen sie und schwöre ihnen im Allgemeinen den Kopf ab.

Wenn ich endlich zum Scannen des Papiers komme, werde ich jedes Mal, wenn ein Dokument durch den Aktenvernichter geht, eine große Aktenvernichtungsparty und einen Drink veranstalten (am Ende werde ich völlig beinlos sein). Aber ich träume wirklich davon, viel Platz in meinem Büro zu haben. Ich kann diesen Raum nutzen, um zu tanzen oder mit dem Hund zu ringen. Und erinnere mich daran, welche Farbe mein Boden hat.

Wenn Sie als Unternehmen viel Geld für Speicherplatz für Ihre Dokumente ausgeben, denken Sie nur daran, wie viel Sie sparen, diese Dokumente scannen und das gesamte Los brennen. Die Moral der Mitarbeiter wird durch das Dach gehen.

Die Umwelt vor uns selbst retten

Der offensichtlichste Vorteil ist natürlich die Umwelt. Zu viele Bäume werden gefällt und der Amazonas-Regenwald verschwindet teilweise, um die Zellstoff- und Papierindustrie zu ernähren. Alles, was wir tun können, um dies zu verlangsamen, ist offensichtlich eine gute Nachricht für den Planeten, auf dem wir leben. Wir drucken zu viel und es wird zu viel Papier verschwendet. Wenn Sie in eine papierlose Umgebung wechseln, können Sie Ihren Beitrag für Mutter Natur leisten.

Wenn du MUSS etwas drucken Top-Tipps und Tools zum Drucken von WebseitenEgal wie sehr Sie sich bemühen, papierlos zu werden, manchmal müssen Sie nur diese Webseite drucken. Dies kann eine Wegbeschreibung, ein Artikel für den Unterricht, ein Handzettel für ein Meeting bei der Arbeit usw. sein. Wie... Weiterlesen Dann gibt es Möglichkeiten, die Menge an Papier und Tinte, die Sie verwenden, zu minimieren. Dienstleistungen wie PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Erdferkel, und Der Printliminator hilft Ihnen dabei, unnötige Elemente von einer Seite zu entfernen, bevor Sie sie drucken, z. B. Anzeigen. Aber wo immer möglich, scannen und mailen.

Papier hält nicht ewig, digitale Dateien jedoch

Es ist eine Tatsache des Lebens, dass Papier nicht ewig hält. Die Magna Carta sieht wahrscheinlich nicht so frisch aus wie beim ersten Schreiben. Anne Franks Tagebuch fängt an zu bräunen und sich an den Rändern zu kräuseln. Das Papier beginnt einfach irgendwann zusammenzubrechen, wenn genügend Zeit vergangen ist.

Mit anderen Worten, es ist eine schreckliche Möglichkeit, Informationen langfristig zu speichern. Sie können nie sicher sein, wann es bräunen, zerreißen, verblassen, sich kräuseln oder einfach eine Tasse Kaffee darüber werfen wird. Aber eine digitale Datei? Vorausgesetzt, Sie halten es in einem beliebten Format wie PDF oder TXT und Führen Sie regelmäßige Backups durch 5 Grundlegende Sicherungsdaten, die jeder Windows-Benutzer kennen sollteWir werden nie müde, Sie daran zu erinnern, Backups zu erstellen und Ihre Daten zu schützen. Wenn Sie sich fragen, was, wie oft und wo Sie Ihre Dateien sichern sollten, haben wir direkte Antworten. Weiterlesen Es wird immer da sein, wenn Sie es brauchen. In zwanzig oder dreißig Jahren wird es immer noch so aussehen, wie Sie es zum ersten Mal gemacht haben.

Mitarbeiter können remote arbeiten

Das Problem mit Papier besteht darin, dass in einer Büroumgebung, wenn Kollegen an anderen geografischen Standorten eine Kopie erhalten sollen, diese per Post verschickt werden muss. Das braucht Zeit (umso mehr, wenn die Post es verliert). Zeit bedeutet in vielen Fällen Geldverlust, verspätete Gelegenheiten und zunehmende Frustration.

Wenn Dateien jedoch digitalisiert sind, können sie in einem Unternehmen online gestellt werden Intranet Richten Sie mit ocPortal schnell Ihr eigenes Home-Intranet einHaben Sie jemals darüber nachgedacht, wie es sein könnte, eine "Portalseite" für Ihre Familie zu haben, so wie es viele Unternehmen ihren Mitarbeitern anbieten? Wäre es nicht bequem, ein zentrales webbasiertes Repository zu haben ... Weiterlesen oder Wiki 4 der besten persönlichen Wikis, um Sie in Ordnung zu haltenWas wäre, wenn es eine Wiki-Software gäbe, die Ihnen auf persönlicher Ebene helfen soll? Sie können es für alles verwenden, zum Beispiel um Ihren Roman zu skizzieren, Heimwerkerprojekte zu verfolgen oder ... Weiterlesen . Oder sie können per E-Mail verschickt oder in einem Cloud-Speicherordner abgelegt werden. Auf diese Weise können die Kollegen im anderen Büro ihre Kopie sofort erhalten, ohne warten zu müssen. Wenn das Dokument in hochgeladen wird eine Website für die Zusammenarbeit 10+ Tools für die Zusammenarbeit ohne Anmeldung, die Sie in 10 Sekunden verwenden könnenDurch die Online-Zusammenarbeit können Sie und Ihr Team Zeit und Geld sparen. Schnelle Zusammenarbeit kann ein bisschen mehr sparen. Diese Tools sind sofort einsatzbereit. Keine Registrierung erforderlich. Weiterlesen Wenn Sie beispielsweise Google Text & Tabellen oder Dropbox verwenden, kann jeder an allen Standorten in Echtzeit Feedback geben.

Die Nachteile eines papierlosen Büros

Aber ohne Papier zu gehen ist nicht immer das Paradies, für das es gemacht ist. Technologie zur Rettung!

Alle scannen. Single. Stück. Von. Papier.

Auf Anhieb ist dies das Ärgerlichste am gesamten Unternehmen. Finden der Energie und der Neigung, jedes einzelne Blatt Papier zu sitzen und zu scannen. Es ist mühsam, zeitaufwändig und ehrlich gesagt, Sie würden lieber Wiederholungen von ansehen Baywatch im Fernsehen.

Aber es gibt einige Dinge, die Sie tun können, um die Arbeit ein bisschen einfacher zu machen. Überprüfen Sie zunächst jedes Blatt Papier und legen Sie es in einen von drei Stapeln. definitiv scannen, vielleicht scannen, und Fetzen. Das Fetzen Zeug… na ja… .shred es und werde es los.

Sie können wahrscheinlich bezahlte Rechnungen, Quittungen für Dinge, bei denen die Garantie lange abgelaufen ist, Bedienungsanleitungen loswerden (wahrscheinlich ist der Hersteller hat eine PDF-Version hochgeladen Sie finden kein Benutzerhandbuch für Ihre Ausrüstung? Durchsuchen Sie diese FachwebsitesDer akribische Mann mit Weitsicht scannt entweder ein Benutzerhandbuch und behält eine Softcopy in seinem Computer bei oder sucht nach einer Softcopy, die normalerweise als PDF auf der Website des Herstellers verfügbar ist. Es gibt einen dritten ... Weiterlesen auf ihre Website), Bankeinzahlungsscheine (aber NICHT die Kontoauszüge) und so weiter. Werfen Sie einfach ein kritisches Auge darauf und entscheiden Sie “muss ich das WIRKLICH behalten?“.

Vielleicht scannen ist für Dinge, bei denen Sie sich noch nicht sicher sind und die Sie nicht in eine Entscheidung stürzen möchten. Halten Sie diese zur Seite.

Sie werden dann feststellen, dass die Auf jeden Fall scannen Stapel ist wahrscheinlich überschaubarer. Erstellen Sie nun Ordner auf Ihrem Computer (Steuern, Versicherungen, Gehaltsabrechnungenusw.), und wenn Sie ein Dokument scannen, verschieben Sie es sofort in den entsprechenden Ordner und fügen Sie einen beschreibenden Namen hinzu.

Es gibt Apps, die behaupten, den Prozess für Sie zu beschleunigen (die Ergebnisse sind meiner Meinung nach gemischt). Evernote hat Scannable, der die Ränder des Dokuments erkennt, wenn Sie Ihre Smartphone-Kamera darauf richten. Es gibt auch Photomyne, wenn Sie Fotos scannen. AlternativeTo hat einige gute Alternativen zu Scannable wenn Sie etwas anderes suchen. Ich mag ScanBot besonders Die besten Quittungs-Apps zum Scannen, Verfolgen und Verwalten von RechnungenMit diesen Quittungsscanner-Apps können Sie jede Rechnung für Ihre persönlichen oder geschäftlichen Anforderungen scannen, speichern und organisieren. Weiterlesen .

Denken Sie daran, alles zu sichern

Je mehr Sie scannen, desto wichtiger ist es, dass Sie alles sichern Das Windows-Handbuch zum Sichern und WiederherstellenKatastrophen passieren. Sofern Sie nicht bereit sind, Ihre Daten zu verlieren, benötigen Sie eine gute Windows-Sicherungsroutine. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Backups vorbereiten und wiederherstellen. Weiterlesen . Denn wenn Ihr Computer Selbstmord oder Selbstzerstörung begeht, bedeutet das Fehlen von Backups, dass absolut keine Dateien vorhanden sind. In vielen Fällen kann dies eine absolute Katastrophe sein (insbesondere, wenn Sie Steuerunterlagen verloren haben). Nach meiner Erfahrung bieten viele Unternehmen Ersatzkopien von Dokumenten zu einem Preis an, und Sie können sich durchaus dafür entscheiden. Nachts können Sie jedoch leichter schlafen, wenn Sie eine Backup-Lösung in der Nähe oder remote (oder beides) haben.

Zumindest sollten Sie eine tragbare Festplatte haben (mindestens 1 Terabyte Speicherplatz). Wenn Sie haben ein Windows-PC Das ultimative Windows 10-Handbuch zur DatensicherungWir haben alle Sicherungs-, Wiederherstellungs-, Wiederherstellungs- und Reparaturoptionen zusammengefasst, die wir unter Windows 10 finden konnten. Nutzen Sie unsere einfachen Tipps und verzweifeln Sie nie wieder über verlorene Daten! Weiterlesen , herunterladen und verwenden SyncToy, SyncToy: Microsofts einfache Sicherungs- und Synchronisierungslösung [Windows]Wenn Sie Dateien auf Ihrem Computer haben, müssen Sie eine Sicherungskopie erstellen. Schlicht und einfach. Viele von uns sind mit dem Sichern vertraut und es gibt viele Methoden und Programme, die verwendet werden können. Ein weiterer Aspekt, der ... Weiterlesen ein extrem einfaches Backup-Tool. Mac-Benutzer Die ultimative Triple Backup-Lösung für Ihren Mac [Mac OSX]Als Entwickler hier bei MakeUseOf und als jemand, der sein gesamtes Einkommen durch Online-Arbeit verdient, kann man mit Recht sagen, dass mein Computer und meine Daten sehr wichtig sind. Sie sind perfekt auf Produktivität eingestellt mit ... Weiterlesen wird wahrscheinlich zu gravitieren Zeitmaschine Partitionieren und verwenden Sie Ihre Time Machine-Festplatte auch zum Speichern von DateienWenn die Festplatte Ihres Mac klein und die Festplatte Ihrer Time Machine groß ist, kann es sinnvoll sein, die Festplatte sowohl für Sicherungs- als auch für Speicherzwecke zu verwenden. Weiterlesen . Was auch immer Sie verwenden möchten, Sie müssen ein automatisiertes System einrichten, mit dem Sie Ihre Dateien jeden Tag zur gleichen Zeit sichern können.

Idealerweise sollten Sie auch ein Remote-Backup haben, falls Ihr Platz überflutet wird oder Feuer fängt. Bevor Sie jedoch Ihre wertvollen Dateien in die Cloud senden, Stellen Sie sicher, dass Sie sie in einem speziellen Ordner verschlüsseln 5 Effektive Tools zum Verschlüsseln Ihrer geheimen DateienWir müssen Verschlüsselungstools und allem, was zum Schutz unserer Privatsphäre entwickelt wurde, mehr denn je Aufmerksamkeit schenken. Mit den richtigen Tools ist es einfach, unsere Daten sicher zu halten. Weiterlesen zuerst. WinRAR und WinZip können Dateien ebenso verschlüsseln wie möglich Veracryptund sein veralteter Vorgänger, TrueCrypt TrueCrypt ist tot: 4 Alternativen zur Festplattenverschlüsselung für WindowsTrueCrypt gibt es nicht mehr, aber zum Glück gibt es andere nützliche Verschlüsselungsprogramme. Obwohl es sich möglicherweise nicht um exakte Ersatzprodukte handelt, sollten sie Ihren Anforderungen entsprechen. Weiterlesen . Zu den Cloud-Möglichkeiten gehören Dropbox, Google Drive, Box und SkyDrive.

Suchen einer Datenbank mit OCR-Technologie

Sobald Sie alles gescannt haben, können Sie Ordner und Unterordner nach Datums- und Monatskategorie sortieren lassen (und sogar nach Tagesordnern, wenn Sie wirklich präzise werden möchten). Oder Tür Nummer zwei findet eine Art Datenbank mit OCR-Technologie 4 kostenlose Online-OCR-Tools auf den Prüfstand gestelltMit den Fortschritten in der OCR-Technologie ist das Konvertieren von Text und Bildern aus Ihrem gescannten PDF-Dokument in die bearbeitbaren Textformate einfacher. Wir haben einige kostenlose Online-OCR-Tools getestet, damit Sie dies nicht tun müssen. Weiterlesen .

OCR steht für Optical Character Recognition und ist eine Technologie, die den gedruckten Text auf einer Seite liest und ist Sie können diesen Text entweder in kopierfähigen Text konvertieren oder anhand der von Ihnen angegebenen Schlüsselwörter Ergebnisse an Sie zurückgeben es. Dies ist die Technologie, die fährt Evernote Verwendung von Evernote: Das inoffizielle HandbuchDas Erlernen der eigenen Verwendung von Evernote dauert lange. Aus diesem Grund haben wir diesen Leitfaden zusammengestellt, um Ihnen zu zeigen, wie Sie die wichtigsten Evernote-Funktionen optimal nutzen können. Weiterlesen und es ist was Projekt Gutenberg verwendet Projekt Gutenberg: Mehr als nur kostenlose BücherWebsites wie Project Gutenberg, das (zum Zeitpunkt des Schreibens) über 45.000 Bücher im Angebot hat, werden sicherstellen, dass kein Buch jemals wirklich verschwindet. Das Entdecken obskurer literarischer Werke ist jetzt einfacher als je zuvor. Weiterlesen um alle gemeinfreien Texte in eBooks zu scannen. Text in beiden Dokumenten und Bilder Die 5 besten OCR-Tools zum Extrahieren von Text aus BildernWie können Sie bei Unmengen von Papier den gesamten gedruckten Text in etwas konvertieren, das ein digitales Programm erkennen und indizieren kann? Halten Sie eine gute OCR-Software in Ihrer Nähe. Weiterlesen kann gefunden, erkannt und in den Suchergebnissen angezeigt werden, wenn Sie dieses Wort eingeben.

Um Ihre gescannten Dokumente durchsuchen zu können, müssen Sie eindeutig einen Weg finden, um auf einfache Weise sofort das zu finden, was Sie benötigen. Wenn Sie also die OCR-Route wählen, müssen Sie sich entscheiden. Werden Sie Evernote eine jährliche Gebühr zahlen und ihnen Ihre sensiblen Dokumente anvertrauen? Oder laden Sie stattdessen etwas herunter und behalten alles auf Ihrem Computer.

Sind Sie ein Papierkenner oder ein Digital Deviant?

Alles hat immer Vor- und Nachteile, aber manche Menschen tolerieren einen Nachteil mehr als andere. Es kommt also darauf an, was Sie zu akzeptieren bereit sind.

Ist das Scannen sinnlos und Zeitverschwendung? Oder ist Digitalisierung der Weg der Zukunft? Was sagst du, Leser?

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