20 Möglichkeiten, wie ein menschlicher virtueller Assistent Ihnen Zeit sparen kann

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Es gibt zwei Arten von Virtuelle Assistenten (VA), um das Leben ein bisschen einfacher zu machen Ich habe drei virtuelle Assistentenfirmen verwendet und diese hat gewonnenDie Einstellung eines virtuellen Assistenten ist intelligentes Zeitmanagement. Wir haben drei virtuelle Assistenzdienste getestet und die Vor- und Nachteile für jeden gefunden. Jeder Test enthüllt die Tipps und Tricks für die Auswahl des idealen persönlichen Assistenten. Weiterlesen : digital und menschlich.

Digitale Assistenten sind Siri, Cortana, Alexa und Google Assistant. Es handelt sich um Softwareprogramme, die grundlegende Anforderungen interpretieren und ausführen können. Wir sprechen über das Finden von Restaurant- und Urlaubsempfehlungen, das Buchen eines Uber, das Festlegen von Erinnerungen und das Steuern Ihres Smart Homes. Ziemlich einfach, aber immer noch ziemlich nützlich.

Aber was ist mit den Aufgaben, die Sie hassen, die Sie nicht erledigen können oder für die Sie einfach keine Zeit haben und die für eine digitale VA einfach zu komplex sind? Antwort: mieten Sie a Mensch virtueller Assistent.

Dies sind Personen (stellen Sie also sicher, dass Sie sie als solche behandeln), die Sie auf Websites wie einstellen können UpWork oder Menschen pro Stunde. Indem Sie die richtigen Aufgaben an diese menschlichen VAs auslagern, können Sie überproduktiv werden und mehr Zeit sparen Konzentrieren Sie sich auf wichtige Arbeit Warum Selbstdisziplin der beste Produktivitäts-Hack ist, den Sie brauchenWas ist das Geheimnis, um tiefe Arbeit zu erledigen? Ist es Motivation oder Disziplin? Wenn Sie sich nicht konzentrieren und Ihre Arbeit nicht beenden können, finden Sie hier einige Tipps zur Gewohnheit, mit denen Sie mehr erreichen können. Weiterlesen oder einfach zum Entspannen.

Sie sind sich nicht sicher, was Sie möglicherweise an diese menschlichen VAs auslagern könnten? Hier sind ein paar Ideen.

1. Reservierungen und Termine vornehmen

Wenn es ein Restaurant gibt, das Sie ausprobieren möchten, bitten Sie Ihre VA, "einen Tisch für 4 Personen im [Restaurant] zu reservieren Diesen Freitag um 20 Uhr. “ Sie finden dann die Telefonnummer, tätigen den Anruf, teilen Ihnen die genauen Details mit und fügen die Reservierung hinzu zu einer gemeinsamer Kalender So teilen Sie Ihren Google Kalender mit anderenWir zeigen Ihnen drei Optionen für die Freigabe Ihres Google Kalenders. Mit iCal können auch Apple Kalender- und Outlook-Benutzer Ihren Zeitplan anzeigen. Wir erklären auch, wie Sie den Zugriff auf Ihren Google Kalender widerrufen können. Weiterlesen .

Wenn sie Zugriff auf Ihre Kontakte haben, können sie sogar allen anderen mitteilen, wann sie ebenfalls erscheinen sollen. Gleiches gilt für alle anderen Reservierungen und Termine, die Sie vornehmen möchten.

2. Online-Einkäufe

Wenn Sie eine VA finden, der Sie vertrauen können, indem Sie ihnen eine kleine Zulage zuweisen oder ihnen Zugriff auf eine Unternehmenskreditkarte (mit einem kleinen Limit) gewähren, können sie in Ihrem Namen Online-Einkäufe tätigen. Sehen Sie etwas, was Sie wollen? Senden Sie ihnen einen Link oder ein Bild, und sie können Konten einrichten und Zahlungsdetails eingeben, sodass Sie dies nicht tun müssen.

3. Finden (und kaufen) Sie das perfekte Geschenk

Wenn Sie eine Liste von Personen haben, für die Sie gerne Geschenke kaufen (Ihr Ehepartner, Ihre Eltern, Ihr bester Freund), erstellen Sie eine Kurzprofil jeder Person einschließlich ihrer Interessen, und lassen Sie Ihre VA das Netz nach Geschenken durchsuchen, die sie erhalten Liebe. Sie können diese Ideen dann routinemäßig in einem freigegebenen Dokument auf Google Drive oder Evernote ergänzen, sodass Sie immer eine Liste mit fantastischen Geschenkideen zur Verfügung haben.

4. Planen Sie einen Urlaub

Wenn Sie kurz vor dem Urlaub stehen, bitten Sie Ihre VA, ein präzises Dokument mit fantastischen Urlaubsideen zu erstellen, das auf Ihrem Budget und Ihren Vorlieben basiert. Wenn Sie dies richtig machen, können Sie dies in überprüfen Protokoll anstatt Stunden damit zu verbringen, selbst zu recherchieren.

Sie werden es brauchen mögliche Flüge erforschen 5 Traveller Secrets, um die besten und günstigsten Flüge zu findenDas einzige, was besser ist als Reisen, ist ein fantastisches Angebot. Sparen Sie Geld und haben Sie eine großartige Reise mit Hilfe dieser Reiseplanungs-Apps. Weiterlesen , Unterkunft, Aktivitäten, Attraktionen, Wettervorhersagen usw. So können Sie die beste Entscheidung treffen.

5. Buchhaltung

Das Senden Ihrer VA-Fotos von Belegen, die in eine Tabelle eingegeben werden müssen, oder das regelmäßige Versenden einer Liste Ihrer Ausgaben per E-Mail ist eine unglaublich einfache Methode zur Buchhaltung. Auf diese Weise können Sie die Details der Buchhaltung delegieren, anstatt all diese Ausgaben zu überlassen stapeln Sie sich und belasten Sie 10 Möglichkeiten, sich aus Aufgabenrückständen zu befreienDas Gefühl, in einer Liste nie endender Aufgaben zu ertrinken, ist eine Angst, die uns allen gemeinsam ist. Die Heilung ist verfügbar. Hier sind zehn Möglichkeiten, sich den Weg zurück zu bahnen. Weiterlesen .

6. Finden Sie interessante Ereignisse

Es ist allzu einfach, sich über interessante Ereignisse zu informieren nach dem Fakt. Um dies zu verhindern, lassen Sie Ihre VA eine Liste aller Top-Veranstaltungsorte in Ihrer Nähe zusammenstellen. Behalten Sie diese im Auge Facebook Events Verpassen Sie nie ein Ereignis: Mit Facebook können Sie lokale Ereignisse abonnierenMöchten Sie, dass Facebook Sie darüber informiert, wenn in Ihrer Region großartige Veranstaltungen stattfinden? Sie werden. Weiterlesen und senden Sie regelmäßig eine Liste mit Veranstaltungen, an denen Sie interessiert sein könnten.

7. Umgang mit dem Kundensupport

Wenn Sie sich aus irgendeinem Grund an den Kundensupport oder den technischen Support wenden müssen, verschwenden Sie möglicherweise eine Menge Zeit in der Warteschleife. Lassen Sie Ihre VA in Ihrem Namen den Kundendienst kontaktieren, um sicherzustellen, dass Sie diese Zeit nicht verschwenden.

8. Verwalten Sie Ihre Daten und Dateien

Jeder von uns hat so viele Dateien, Ordner, Daten, Kontakte und Fotos, dass es fast eine Vollzeitbeschäftigung ist, einfach alles zu organisieren. Suchen Sie also ein funktionierendes System, erklären Sie es Ihrer VA und erteilen Sie ihnen die erforderlichen Berechtigungen, um dies für Sie zu tun. Alle paar Wochen können sie Ihre neuen Dateien in die richtigen Ordner in Dropbox und Google Drive verschieben. Benennen Sie Ihre neuen Fotos um und organisieren Sie sie. Kennzeichnen Sie Ihre Evernote-Notizen Der beste Weg, um Evernote zu organisieren: Verwenden Sie TagsIst Ihr Evernote ein großes Durcheinander? Wir zeigen Ihnen eine einfache Optimierung, mit der Sie Ihre Notizen wie nie zuvor organisieren können. Weiterlesen . Räumen Sie Ihre Kontaktlisten auf. Auf diese Weise werden Sie immer finden können, was Sie brauchen.

9. Online-Recherche

Wenn Sie die beste App für eine bestimmte Aufgabe, den kostengünstigsten Versorger oder das bestbewertete Produkt für eine bestimmte Verwendung finden müssen, lassen Sie Ihre VA das schwere Heben für Sie erledigen. Gleiches gilt, wenn Sie Grundlagenforschung betreiben müssen, um ein Problem bei der Arbeit zu lösen. Eine gute VA verfügt über hervorragende Online-Recherchefähigkeiten, sodass Sie sicher sein können, dass sie die richtigen Informationen für Sie sammelt.

10. Filtern Sie Ihre E-Mails

In der Vergangenheit haben wir viele Möglichkeiten zur Heilung Ihrer Probleme behandelt Posteingangsangst So meistern Sie die Angst vor dem Posteingang in Google MailSo viele E-Mails, so wenig Zeit. Fühlen Sie sich bei der Verwaltung Ihres Google Mail-Posteingangs so? Wir zeigen Ihnen einfache Einstellungen und hilfreiche Tools zum Organisieren und Stresssichern Ihres Google Mail-Posteingangs. Weiterlesen und weniger Zeit mit E-Mails verbringen. Wenn Sie jedoch immer noch Probleme haben, sollten Sie Ihre E-Mails an eine VA auslagern. Wie Sie Ihre VA trainieren, um E-Mails zu filtern, ist für Sie persönlich. Sie könnten Nachrichten archivieren, die Sie nicht benötigen. Verschieben Sie diejenigen, die eine Antwort benötigen, in einen Ordner "Antworten". Abbestellen von unerwünschten E-Mail-Listen. Sie könnten sogar auf einige Nachrichten in Ihrem Namen antworten.

11. Präsentationen erstellen

Eine Präsentation für die Arbeit vorbereiten? Wie wäre es, wenn Sie einfach alle Informationen, die enthalten sein müssen, mit Ihrer VA teilen und sie das Ganze zusammenstellen lassen und Ihnen das fertige Dokument senden?

12. Dateneingabe

Die Dateneingabe ist möglicherweise eine der zeitaufwändigsten, aber am wenigsten produktiven Möglichkeiten, Ihre Zeit zu verbringen. Wenn ein Teil Ihrer Woche für die Dateneingabe aufgewendet wird, geben Sie ihn so schnell wie möglich an eine VA weiter, damit Sie diese Zeit besser nutzen können.

13. Bestätigen Sie Ihre Reservierungen

Lassen Sie Ihre VA etwa einen Tag vor einem Termin oder einer Reservierung überprüfen, ob alles korrekt gebucht wurde. Dies ist nützlich für medizinische Termine und insbesondere für Hotel- und Restaurantreservierungen, bei denen ein Assistent in Ihrem Namen Ihnen leicht ein Upgrade ermöglichen kann.

14. Korrektor

Unabhängig davon, ob Sie E-Mails, Blogposts, Berichte, Artikel oder etwas anderes schreiben, werden Fehler mit Sicherheit durch die Ritzen rutschen. Für alles Wichtige senden Sie Ihre Wörter an Ihre VA, um zu überprüfen (ob ihre Sprachkenntnisse auf dem neuesten Stand sind). Sie überprüfen die Grammatik und Struktur Ihres Schreibens und können Ihren Dokumenten sogar Formatierungen hinzufügen, damit sie schiffsförmig aussehen.

15. Ihre persönliche Erinnerung

Mit einem freigegebenen Kalender kann eine VA Ihnen natürlich dabei helfen, Ihren Zeitplan zu verwalten, sodass Sie immer wissen, wo Sie sich an jedem Punkt des Tages befinden müssen. Sie können sie aber auch als Ihre persönliche Erinnerung verwenden, Ihnen Nachrichten senden oder Sie sogar anrufen, um sich über Termine, Geburtstage, Besprechungen, Konferenzen und Workouts zu informieren. Was immer du magst.

16. Notizen eingeben

Wenn Sie ein paar handschriftliche Notizen oder Seiten mit Highlights haben, machen Sie Fotos davon und senden Sie sie per E-Mail an Ihre VA, um sie für Sie zu tippen. Eine digitale Kopie dieser Notizen macht sie nicht nur sicherer, sondern auch vollständig durchsuchbar.

17. Erstellen Sie einen Speiseplan

Wenn Sie eine neue Art von Diät ausprobieren möchten (d. H. Proteinarm, vegetarisch, kohlenhydratarm, nährstoffreich, für die Atkins-Diät geeignet usw.), teilen Sie Ihrer VA die Anforderungen mit und lassen Sie sie wissen einen Speiseplan zusammenstellen So erstellen Sie perfekte Mahlzeiten mit dem IIFYM-Rechner und ExcelSie können ganz einfach Mahlzeiten entwerfen, die Ihren Ernährungszielen entsprechen. Erreichen Sie Ihre Fitnessziele mit dem kostenlosen IIFYM-Rechner und einer Excel-Tabelle für gesunde Mahlzeiten jeden Tag. Weiterlesen und Einkaufsliste, um das Befolgen der Diät zum Kinderspiel zu machen.

18. Überwachen, Zusammenfassen und Ausschneiden der Nachrichten

Vorausgesetzt, Ihre VA hat eine gute Vorstellung davon, woran Sie interessiert sind, haben Sie sie Behalten Sie die Branchennachrichten im Auge Diese neuen Feedly-Funktionen erleichtern die Verdauung Ihrer RSS-FeedsDas neueste Update von Feedly enthielt drei neue Funktionen: Boards, Notizen und Highlights. So können Sie produktiver und organisierter mit Ihren RSS-Feeds arbeiten. Weiterlesen und warne dich vor allem, was dir wichtig ist brauchen zu wissen, um dem Spiel voraus zu sein.

Sie können Ihnen entweder einen Link zu einem Originalartikel senden oder, um noch mehr Zeit zu sparen, die Nachrichten und die damit verbundenen Daten zusammenfassen, damit Sie die Geschichte in einem Bruchteil der Zeit erfassen können.

19. Finden Sie vielversprechende Stellenangebote

Jeden Monat könnte Ihre VA Ihnen eine kleine Liste von Stellenangeboten zusenden, die Sie vielleicht interessant finden. Wenn Sie bereits angestellt sind, aber auf eine Veränderung hoffen, ist dies eine Aufgabe, die zu einfach ist, um sie fallen zu lassen. Delegieren Sie es an eine VA, um sicherzustellen, dass es passiert!

20. Optimieren Sie Ihren Lebenslauf

Wenn Sie sich für eine Reihe von Stellen bewerben, lassen Sie Ihre VA Optimieren Sie Ihren Lebenslauf 10 Dinge, die Sie NICHT in Ihren Lebenslauf aufnehmen solltenIhr Lebenslauf ist der erste Blick auf Sie, den ein potenzieller Arbeitgeber sieht. Machen Sie Ihren ersten Eindruck perfekt. Hier ist, was Sie nicht in Ihren Lebenslauf aufnehmen sollten und warum. Weiterlesen (und Anschreiben), damit sie an jede Rolle angepasst werden, für die Sie sich bewerben.

Dazu müssen Sie nach dem Unternehmen suchen, für das Sie arbeiten möchten, und bestimmte Schlagworte einschließen, die in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind.

Drücken Sie jeden Tag mehr Stunden aus

Es gibt unzählige Möglichkeiten Drücken Sie jeden Tag mehr Zeit aus Drücken Sie mit diesen 10 Quick Tips eine zusätzliche Stunde aus jedem Tag herausEin paar einfache Gewohnheiten können uns helfen, einige ineffiziente Wege zu beschreiten und unser Zeitreservoir zu vergrößern, um die Dinge zu tun, die wichtig sind. Mit diesen Ideen erhalten Sie jeden Tag eine zusätzliche produktive Stunde. Weiterlesen , aber eine VA zu mieten ist bei weitem die beste Option.

Natürlich kostet es Geld, und wenn es um Assistenten geht, bekommen Sie in der Regel das, wofür Sie bezahlen. Im Wesentlichen läuft dies also wirklich darauf hinaus, Wie viel ist deine Zeit wert?

Sie sind versucht, Ihren eigenen virtuellen Assistenten einzustellen? Lesen Sie unseren Artikel über wie (und warum) Sie Ihre täglichen Aufgaben auslagern So werden Sie durch Outsourcing Ihrer täglichen Aufgaben überproduktivErledige mehr an einem Tag. Wenn Sie lernen, was Sie auslagern können, sowie einige Tipps für bewährte Verfahren zum Delegieren Ihrer täglichen Aufgaben, können auch Sie überproduktiv werden. Weiterlesen , für einen genaueren Blick auf das, was es braucht.

Würden Sie angesichts dieser Liste versucht sein, einen menschlichen virtuellen Assistenten einzustellen, der Ihnen hilft, jeden Tag mehr zu erledigen?

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