Automatisieren Sie Ihr Leben und Ihren Job mit Todoist und IFTTT

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Zählen Sie, wie oft Sie in den letzten 24 Stunden etwas vergessen haben. So oft hatten Sie die Möglichkeit, zu automatisieren.

Bei der Automatisierung geht es darum, sich nicht mehr an Dinge zu erinnern, die Sie häufig tun. Es geht darum, Ihr Leben zu vereinfachen und so zu arbeiten, dass die Leute Ihnen die Ehre geben, weitaus produktiver zu sein als Sie tatsächlich sind - weil Sie das „System“ haben, das Ihre gesamte Arbeit für Sie erledigt.

Es ist schwierig, dorthin zu gelangen. Denken Sie an all die kleinen Aufgaben, die Sie erledigen. Gibt es welche, die du jeden Tag machst? Gibt es Dinge, an die Sie denken müssen, um sie zur gleichen Tageszeit, jede Woche oder jeden Monat zu tun? Manchmal geht es nicht einmal darum, die Aufgabe vollständig zu automatisieren, sondern ein System zu erstellen, das es Ihnen zumindest erleichtert, die Aufgabe schneller zu erledigen.

Dies kann dazu führen, dass Sie alle Informationen, die Sie benötigen, jede Woche zur gleichen Zeit in einer E-Mail an sich selbst senden. Automatisches Senden eines Berichts per E-Mail an Ihren Chef oder automatisches Übertragen von Dateien aus Ihrem Cloud-Speicherbereich an Ihren Chef privater Speicher. Die Möglichkeiten sind nur durch Ihre Vorstellungskraft begrenzt.

Ich habe eine Hassliebe zu ToDoist. Eigentlich mit To-Do-Listen und Services im Allgemeinen. Ich ging sogar so weit Upgrade auf ToDoist Premium Wie viel produktiver ist ToDoist Premium? Hier sind 6 gute Gründe für ein UpgradeIch habe ToDoist eine Weile kostenlos benutzt. Aber ich stieß immer wieder auf Dinge, die ich tun wollte und konnte. E-Mail-Erinnerungen. Notizen zur Aufgabe hinzufügen. Dinge, die wirklich viel hinzufügen würden ... Weiterlesen . Nicht lange danach denke ich ich ging zu gTasks Verwenden Sie gTasks, um Ihre Aufgaben mit Google zu synchronisieren [Android]Heutzutage gibt es eine Million und eine großartige Möglichkeit, eine Aufgabenliste online und über mobile Apps zu verwalten. Trotzdem gibt es oft noch ein paar Leute, die noch keinen von ... Weiterlesen und dann versuchte alle möglichen anderen Produktivitäts-Apps Hören Sie auf, Wasser zu betreten, und machen Sie mit dem Gesamtbild Fortschritte im LebenIch bin sicher, viele von Ihnen haben darüber nachgedacht, ob Sie jeden Tag die richtigen Dinge tun, ob Sie irgendwohin gelangen und ob Sie in die richtige Richtung gehen. Aufgabenlisten und Organisations-Apps helfen ... Weiterlesen .

Ich mag die Idee eines Online-Systems, in dem Sie Ihre Aufgabenlisten und Projekte speichern können, aber ich kann die Tatsache nicht ertragen, dass es nur sehr wenige gibt Online-To-Do-Systeme 5 neue Produktivitäts-Apps zum Verwalten Ihrer Aufgabenliste und zum Erledigen von AufgabenDie beste Produktivitäts-App ist immer das, was für Sie funktioniert. In dieser Liste finden Sie möglicherweise eine, die Ihnen dabei hilft, Dinge zu erledigen. Weiterlesen sind wirklich angepasst, wie ich sie verwenden möchte.

Deshalb liebe ich ToDoist für die Automatisierung - es bietet Ihnen die Möglichkeit, Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS zu versenden.

Dies bedeutet, dass Sie diese E-Mail- oder SMS-Benachrichtigungen über IFTTT mit einer Art Ausgabeaufgabe verknüpfen können, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft ausführen möchten. Sie können auch das kreative wiederkehrende Planungssystem von ToDoist verwenden, um sich wiederholende Aufgaben einzurichten.

Wenn Sie Aufgaben in ToDoist als Teil Ihres normalen Zeitplans einrichten, denken Sie an die Arten von Aufgaben - insbesondere wiederkehrende Aufgaben -, die Sie möglicherweise automatisieren können. Erstellen Sie eine E-Mail- oder SMS-Ausgabe dieser Aufgabe an IFTTT (wie unten beschrieben).

Automatisieren Sie eine Berichts-E-Mail an Ihren Chef

E-Mail ist wahrscheinlich der einfachste ToDoist-Auslöser, der für eine Automatisierung an IFTTT gesendet werden kann. In diesem ersten Beispiel erfahren Sie, wie Sie das tägliche Senden eines Berichts an Ihren Vorgesetzten automatisieren.

Erstellen Sie zunächst eine wiederkehrende Aufgabe in ToDoist.

Klicken Sie dann auf das Benachrichtigungssymbol (einen Wecker), stellen Sie es auf "Per E-Mail" und stellen Sie die Verzögerung auf 0 Minuten ein.

Im obigen Beispiel wird für diese Aufgabe jeden Freitag um 15 Uhr eine E-Mail gesendet. Die verwendete E-Mail ist die, die Sie im Abschnitt "ToDoist-Einstellungen" Ihres Kontos eingerichtet haben. Wichtig hierbei ist, dass der Text, den Sie für den Aufgabentitel eingeben, im Text dieser E-Mail angezeigt wird.

Gehen Sie jetzt in Ihr E-Mail-Konto und richten Sie einen Filter für diesen Text ein. Lassen Sie Ihren E-Mail-Client für den Filter ein Etikett auf die E-Mail anwenden. In diesem Fall verwenden wir das Label "Weekly-Report-to-Boss". Der Filter stammt von "[email protected]", und alle Wörter aus Ihrem Aufgabennamen werden in das Feld "Hat die Wörter" eingegeben.

Wenden Sie dann das Etikett an (möglicherweise müssen Sie das Etikett erstellen).

Jedes Mal, wenn Ihre wiederkehrende ToDoist-Aufgabe gestartet wird, wird eine E-Mail an Ihren Posteingang, Ihren E-Mail-Client, ausgelöst wird das Etikett anbringen, und alles, was Sie jetzt tun müssen, ist IFTTT einzurichten, um nach diesem Etikett zu suchen und dann das zu senden Bericht. Der IFTTT-Trigger sieht wie folgt aus.

Schließlich verwenden Sie für den Auslöser auch E-Mail. Lassen Sie IFTTT eine E-Mail mit einem festen Fehler senden Betreff und Text, aber machen Sie den Anhang zu einer festen URL zu der Berichtsdatei, in der Sie gespeichert haben Dropbox.

Jetzt müssen Sie nur noch daran denken, diese wöchentliche Berichtsdatei in Dropbox mit den neuesten Daten zu aktualisieren (oder noch besser, finden Sie einen Weg dazu Automatisieren Sie einen Google Spreadsheet Report So erstellen Sie einen automatisierten Google Spreadsheet-Bericht aus Analytics-Daten Weiterlesen und du musst überhaupt keine Arbeit machen! Wenn Sie die Tabelle am Tag vor dieser automatisierten E-Mail aktualisieren, können Sie einen Kaffee trinken und das System Ihre gesamte Arbeit für Sie erledigen lassen.

Planen Sie einen Facebook-Beitrag von ToDoist

Okay, du bist wie ich und hast die besten Absichten, deine Fangemeinde mit ständigen Beiträgen auf dem Laufenden zu halten und Updates, aber dann wird das Leben beschäftigt und das nächste, was Sie wissen, ist ein Monat ohne Facebook vergangen Beiträge. Nicht cool.

Warum planen Sie nicht eine Reihe von Facebook-Post-Aufgaben in ToDoist? Es ist einfach. Richten Sie zunächst in ToDoist ein neues Projekt mit dem Namen "Quick Update" für alle Facebook-Beiträge ein. Richten Sie dann einfach eine Aufgabe ein und machen Sie den Titel zu Ihrem Beitragstext.

Genau wie in der ersten Automatisierung oben erstellen Sie einen E-Mail-Filter mithilfe des "Schnellupdates" am Anfang Ihrer Betreffzeile. Richten Sie den Filter ein und bringen Sie die Bezeichnung „ToDoist-Facebook-Post“ wie oben gezeigt an. Warum die Betreffzeile? Was cool ist, ist, dass Ihre ToDoist-Benachrichtigung den Projektnamen wie hier gezeigt vorne in die eingehende E-Mail einfügt.

Das Coole daran ist, dass Sie nicht nur den Ausdruck "Schnellaktualisierung" im Betreff zum Filtern verwenden können die eingehende E-Mail, aber Sie können dann IFTTT verwenden, um die gesamte Betreffzeile dieser E-Mail an zu senden Facebook! In einem IFTTT-Facebook-Trigger ist es so einfach wie die Auswahl des eingehenden Betreffs als Zutat für die Veröffentlichung.

Das ist es! Jetzt planen Sie einfach Ihre Aufgabe / Ihren Beitrag in ToDoist unter dem Projekt "Schnellaktualisierung", wobei Sie den Titel der Aufgabe als Ihren Facebook-Beitrag verwenden. Stellen Sie sicher, dass die Aufgabenbenachrichtigung auf Ihr E-Mail-Konto eingestellt ist. Das ist es. Ihre E-Mail kennzeichnet die eingehende E-Mail, IFTTT wird für Sie auf Facebook posten und Sie sind jetzt ein Produktivitäts-Ninja!

Besprechungserinnerung an mehrere Personen ausgeben

Ein Nachteil von ToDoist ist, dass E-Mail-Erinnerungen nur an eine einzelne E-Mail gesendet werden. Was ist, wenn Sie eine wiederkehrende E-Mail an Ihr Team einrichten möchten, die als Erinnerung an ein Meeting oder eine Aufgabe dient, an der Sie alle zusammenarbeiten müssen?

Sie können in ToDoist eine wiederkehrende Besprechungsbenachrichtigung einrichten und die Benachrichtigung so einstellen, dass sie an Ihre E-Mail-Adresse gesendet wird.

Richten Sie erneut einen Filter ein, um nach der Zeile in Ihrem Aufgabentitel zu suchen, erstellen Sie eine Beschriftung dafür und verwenden Sie diese Beschriftung in IFTTT, um einen E-Mail-Trigger an mehrere E-Mail-Adressen auszulösen.

Dies ist eine sehr einfache und effektive Möglichkeit, die Beschränkung von ToDoist von einer E-Mail-Benachrichtigung auf mehrere zu erweitern, dank eines IFTTT-Rezepts mit einem E-Mail-Trigger und einer E-Mail-Ausgabe!

Dateiübertragung mit SMS auslösen

Eine weitere coole Funktion von ToDoist ist, dass es auch SMS-Benachrichtigungen bietet. Zum Glück bietet IFTTT die Möglichkeit, Rezepte per SMS auszulösen. Wählen Sie einfach SMS als Auslöser und wählen Sie "IFTTT eine getaggte SMS senden". Verwenden Sie zum Übertragen einer Datei per SMS ein Tag wie #TransferReport.

Sobald Sie diesen Trigger erstellt haben, erhalten Sie von IFTTT die SMS-Nummer, an die Sie senden müssen.

Das einzige Problem hierbei ist, dass ToDoist, um Benachrichtigungen direkt an IFTTT zu senden, die "von" -Telefonnummer zu Ihrer ToDoist-SMS-Nummer machen muss. Das funktioniert nicht, da Sie bei IFTTT eine Test-SMS senden und mit einer PIN antworten müssen.

Der einfache Weg, dies zu umgehen, besteht darin, Ihr Mobiltelefon - das sowohl mit IFTTT als auch mit ToDoist als SMS-Telefon eingerichtet ist - mit allen verfügbaren Geräten einzurichten SMS-Weiterleitungs-App Mit Pansi SMS können Sie Ihre Textnachrichten auf Android ganz einfach verwaltenEs gibt Apps, die SMS von einer alltäglichen Aufgabe in einen absoluten Kinderspiel verwandeln. Pansi SMS ist eine dieser Apps. Weiterlesen . Es gibt viele für Android und iOS. Konfigurieren Sie diese App so, dass eingehende SMS-Benachrichtigungen von ToDoist an Ihre IFTTT-Nummer weitergeleitet werden. Fertig.

Richten Sie nun Ihre ToDoist-Aufgabe so ein, dass die Dateiübertragung ausgelöst wird, indem Sie die Aufgabe mit dem Tag benennen, mit dem Sie sie in IFTTT auslösen möchten.

Die eingehende SMS von ToDoist sieht ungefähr so ​​aus wie "Reminder | #TransferReport |" Berichtsname ”

Da Sie einen IFTTT-SMS-Trigger eingerichtet haben, um nach dem Tag #TransferReport zu suchen, löst diese Textnachricht dieses Rezept aus.

Damit IFTTT eine Datei von Dropbox nach Google Drive überträgt, setzen Sie einfach Ihren IFTTT-Trigger auf Google Drive und wählen Sie "Datei von URL hochladen".

Wie Sie sehen können, setzen Sie einfach die Datei-URL auf die Datei-URL in Dropbox. Benennen Sie die Datei mit dem "ReceivedAt" -Datum der SMS, sodass bei jedem Hochladen der Datei ein neues Datum angezeigt wird, und wählen Sie dann Ihren Google Drive-Pfad aus, in den der Bericht verschoben werden soll.

Der Vorteil dieser Automatisierung besteht darin, dass einer Ihrer Mitarbeiter seinen neuesten Bericht in Ihre öffentliche Dropbox-URL einfügen kann, die alte Datei ersetzt und denselben Namen behält. In einigen wöchentlichen Abständen greift Ihr automatisiertes System dann zu diesem Bericht oder dieser Datendatei und lädt ihn in Ihr eigenes Google Drive-Konto, in dem Sie den neuen Bericht sehen können.

Hinzufügen einer Zeile zur Google-Tabelle mit SMS

Die letzte Automatisierungsidee ist das Auslösen einer neuen Dateneingabezeile in einer Google-Tabelle. Ein Beispiel dafür, warum dies nützlich sein könnte, ist, wenn Sie ein Team von Außendiensttechnikern oder anderen Remote-Mitarbeitern hatten. Möglicherweise sammeln sie Umfrageantworten von Kunden oder Zählerstände von entfernten Standorten.

Sie können sich von ihnen eine SMS-Nachricht an Ihr Telefon senden lassen, wobei für jeden Techniker ein eindeutiges Tag verwendet wird. Zum Beispiel könnte Bob Ihnen "#bobdata 779 Church Street, 4021" schreiben, und John würde Ihnen "#johndata 76 Main Strett, 6543" schreiben.

Sie möchten das Einfügen dieser Daten in eine einzelne Google-Tabelle irgendwie automatisieren. Klingt verrückt kompliziert? Nun, das ist es nicht.

Tatsächlich benötigen Sie für diese Lösung nicht einmal ToDoist. Stellen Sie zunächst sicher, dass diese App für die automatische Weiterleitung auf Ihrem Telefon funktioniert, damit eingehende Texte dieser Techniker automatisch an Ihre IFTTT-SMS-Nummer weitergeleitet werden. Richten Sie dann für jedes Tag Trigger in IFTTT ein.

Erstellen Sie dann eine Aktion mit Google Drive und wählen Sie "Zeile zur Tabelle hinzufügen".

Durch das Erstellen eines individuellen Auslösers für jeden Techniker unter Verwendung des gleichen Tabellenkalkulationsnamens werden alle eingehenden Informationen in eine individuelle Tabellenkalkulation geladen.

Wenn Sie anfangen, kreativ mit den Benachrichtigungsfunktionen von ToDoist und der Fähigkeit von IFTTT zu spielen, diese und zu übernehmen Um wirklich coole Automatisierungen mit ihnen zu erreichen, wird es sehr offensichtlich, dass die Kombination der beiden eine sehr ist mächtige Sache.

Können Sie sich andere coole Möglichkeiten vorstellen, ToDoist und IFTTT zu kombinieren, um andere Aufgaben zu automatisieren? Teilen Sie Ihre kreativen Ideen und Gedanken in den Kommentaren unten!