So antworten Sie auf alle E-Mails richtig: Inline

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1971 wurde die erste E-Mail von einem Computer an einen anderen gesendet. Jetzt, 269 ​​Milliarden E-Mails werden jeden Tag gesendet.

Es ist unmöglich sich vorzustellen, wie viele dieser E-Mails unnötig sind. Wie viele dienen nur dazu, mehr Verwirrung zu stiften. Um noch mehr Aufmerksamkeit und Geduld ihrer Empfänger zu verbrennen.

Eines ist jedoch sicher: Wenn mehr Menschen anfangen würden E-Mails effektiv beantworten 5 Tools zum Schreiben besserer E-Mails, auf die die Leute lesen und antwortenSchreiben ist nicht jedermanns Sache. Aber Sie müssen kein großartiger Schriftsteller sein, um eine großartige E-Mail zu senden. Sie benötigen lediglich einige Tools, um die Qualität der Nachrichten sicherzustellen. Weiterlesen Wir wären alle etwas weniger fest an unseren Posteingang gefesselt E-Mail-Angst So meistern Sie die Angst vor dem Posteingang in Google MailSo viele E-Mails, so wenig Zeit. Fühlen Sie sich bei der Verwaltung Ihres Google Mail-Posteingangs so? Wir zeigen Ihnen einfache Einstellungen und hilfreiche Tools zum Organisieren und Stresssichern Ihres Google Mail-Posteingangs.

Weiterlesen wäre etwas weniger schwächend.

Die naheliegendste Lösung ist hier nicht nur das „Inline-Antworten“, sondern auch das Inline-Antworten richtig. Bei der Inline-Antwort antworten Sie im Hauptteil der E-Mail, anstatt Ihre eigene E-Mail von Grund auf neu zu schreiben.

Inline-Antworten tun die meisten von uns bereits von Zeit zu Zeit. Aber wir sollten inline antworten weit öfters. Und wir sollten dies unter Berücksichtigung einiger Regeln tun, um diese komplizierten E-Mail-Threads organisiert und leicht verständlich zu halten.

Wir antworten auf eine falsche E-Mail

Das Gegenteil von Inline-Antworten ist das, was oft als "Top-Posting" bezeichnet wird. Hier klicken Sie auf Antwort auf eine E-Mail und geben einfach oben im Textfeld ein. So setzt sich heute der Großteil der E-Mails zusammen. Wenn Sie sich jedoch nicht mit extrem einfachen E-Mail-Konversationen befassen, kann das Top-Posting alle möglichen Probleme verursachen.

Zunächst einmal wird das Zurückverweisen auf die ursprüngliche E-Mail beim Top-Posting zu einem großen Aufwand, bei dem E-Mail nach E-Mail durchsucht wird, um das zu finden, wonach Sie suchen. Sie müssen dann zurück zu der E-Mail scrollen, die Sie gerade verfassen, um möglicherweise zu paraphrasieren, was Sie gerade gefunden haben, außerhalb des Kontexts und häufig fehlender hervorstechender Punkte.

Manchmal antwortet ein Empfänger auf Ihre E-Mail in einem völlig neuen E-Mail-Thread, was bedeutet, dass Ihre Konversation jetzt in zwei oder mehr separaten Threads stattfindet.

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Wenn Sie sich in einem Gruppengespräch befinden, wird es noch chaotischer. Verfolgen Sie, wer auf was, wann und auf welche Antworten geantwortet hat jene Antworten werden zu einer fast unmöglichen Leistung.

Inline-Antwort ist die Lösung

Anstelle von Top-Postings sollten wir dann antworten in der Reihe - Das heißt, innerhalb des Textes der ursprünglichen E-Mail-Nachricht. In Outlook und Apple Mail wird die ursprüngliche Nachricht angezeigt, sobald Sie auf "Antworten" klicken. Drücken Sie in Google Mail einfach auf die drei Punkte am unteren Rand des Erstellungsbildschirms, um die Konversation anzuzeigen.

Trinkgeld: Um die vertikale Anführungszeichenzeile aus Ihrer Antwort in Google Mail zu entfernen, markieren Sie die gesamte E-Mail und klicken Sie auf weniger einrücken Taste.

Inline-Antworten lösen das Problem, dass Sie durch eine Vielzahl von Nachrichten scrollen müssen, da die ursprüngliche E-Mail in der neuesten Nachricht enthalten und durchsuchbar ist, die Sie in dieser Konversation erhalten. Dies bedeutet, dass alles im Kontext gehalten wird.

Außerdem müssen Sie keine Zeit damit verschwenden, die Antworten anderer Personen zusammenzufassen oder E-Mail-Schnipsel zu kopieren, um Ihre eigenen Antworten sinnvoll zu gestalten. Mit Inline-Antworten ist alles für jeden da, auf den er jederzeit zurückgreifen kann.

Und für Threads, an denen mehrere Personen beteiligt sind, ist es einfach zu unterscheiden, wer was gesagt hat und auf wen geantwortet hat (wenn dies richtig gemacht wurde).

Inline richtig antworten

Wenn die meisten Leute inline antworten, schreiben sie ihre Antworten einfach neben den Text, auf den sie antworten möchten, und machen dies fett oder rot.

Das ist alles andere als ideal. Sobald jemand eine E-Mail im Klartext öffnet, kann er diese Formatierung nicht mehr sehen. Und sobald mehr als ein paar Leute in einem Thread sind, kann es schnell chaotisch werden.

Hier ist eine Kurzanleitung richtig Inline-Antworten, die skalierbar sind und die Verwirrung auf ein Minimum reduzieren.

1. Verlassen Sie sich nicht auf die Formatierung

Wie bereits erwähnt, kann ein Empfänger in einigen Fällen die Formatierung, die Sie in eine E-Mail aufnehmen, möglicherweise nicht sehen (z. B. bevorzugen sie möglicherweise einfachen Text). Wenn jemand farbenblind ist, fällt es ihm möglicherweise schwer, Themen mit mehreren Farben zu folgen.

Verwenden Sie auf jeden Fall die Formatierung, um Antworten beim Scannen einer E-Mail leichter zu finden. Aber verlassen Sie sich nicht einzig und allein darauf.

2. Vorwort antwortet mit Ihrem Namen

Anstatt sich auf die Formatierung zu verlassen, sollten Sie es sich zur Gewohnheit machen, allen Ihren Antworten Ihren Namen und, falls Sie besonders organisiert sein müssen, das Datum voranzustellen. Bitten Sie alle Empfänger, dasselbe zu tun.

Derzeit haben Sie in Google Mail keine andere Wahl, als Ihren Namen manuell einzugeben. Gleiches gilt für die immer langweilige Apple Mail App.

Wenn Sie jedoch Outlook verwenden, gibt es eine Funktion, mit der Sie Ihren Antworten automatisch Ihren Namen voranstellen können. Um dies zu tun, gehen Sie zu Datei> Optionen> Mail. Dann geh zu Antworten & Weiterleiten, Überprüf den Vorwort Kommentare mit Geben Sie Ihren Namen in das Textfeld ein. Wenn Sie im Text einer E-Mail antworten, wird Ihr Name automatisch in Klammern angezeigt.

Mailbird hat auch diese Option standardmäßig.

3. Verwenden Sie bitte Zeilenumbrüche

Wenn Sie eine Inline-Antwort hinterlassen, sollte diese in einer neuen Zeile stehen und nicht in der Mitte des Satzes oder am Ende eines Absatzes eingefügt werden.

Dies erleichtert anderen Personen die Beantwortung Ihrer Kommentare erheblich und vereinfacht das Scannen der Konversation um jeden Punkt erheblich.

4. Mehrstufige Antworten einrücken

Wenn mehrere Punkte in einer E-Mail adressiert werden, werden in einer einzelnen Nachricht mehrere Threads ausgeführt.

Um diese zu organisieren, sollten Sie Thread-Antworten einrücken, damit klar ist, welche Kommentare sich auf die einzelnen Punkte beziehen. Ich persönlich finde die Verwendung von spitzen Klammern (>) hier die intuitivsten Zeichen, da Aufzählungszeichen in Klartext-E-Mails möglicherweise nicht angezeigt werden.

Dies erspart Ihnen viel Mühe beim Herausfinden, auf welchen Teil des Gesprächs Sie achten müssen.

5. Letzter Ausweg: Verwenden Sie ein besseres Werkzeug

Niemand gibt vor, Inline-Antworten seien hier die perfekte Lösung. Wenn Sie jedoch keine andere Wahl haben, als E-Mail zu verwenden, nehmen Sie sich Zeit für Schreiben Sie E-Mails, die effizient und effektiv sind So schreiben Sie die perfekte professionelle E-Mail (mit Daten gesichert)E-Mail bleibt die Hauptkommunikationsform im Geschäft. Um in dieser Umgebung erfolgreich zu sein, sollten Sie lernen, wie Sie effektive professionelle E-Mails erstellen. Wir zeigen Ihnen 9 einfache Tricks, die sich bewährt haben. Weiterlesen . Aus den oben genannten Gründen ist die Inline-Antwort der beste Weg, um den Projektfortschritt aufrechtzuerhalten. Es hilft auch jedem, mit mehreren Konversationen innerhalb von E-Mail-Threads Schritt zu halten, ohne Zeit damit verschwenden zu müssen, lange Listen vergangener E-Mails zu durchsuchen.

Wenn Sie feststellen, dass selbst Inline-Antworten zu komplex werden oder Ihre Kollegen es sich nicht zur Gewohnheit machen können, Inline-Antworten richtig zu beantworten, ist es möglicherweise an der Zeit, nach einem anderen Tool zu suchen.

Kommunikationsmittel wie Locker, Jammern, und Haufen Erleichtern Sie die komplexe Teamkommunikation. Anstatt weiterhin mit E-Mails zu kämpfen, ist es möglicherweise an der Zeit, eine davon auszuprobieren.

Verbreite das Wort

Wenn Sie diese einfachen Inline-Antwortregeln anwenden, werden viele Empfänger zu schätzen wissen, wie effizient dies ist E-Mail-Verhalten 5 Tools, mit denen Sie bessere E-Mails schreiben könnenJeder versucht immer noch, das E-Mail-Problem zu lösen. Sprechen wir also auch über die grundlegendste Gewohnheit von allen - die Kunst, bessere E-Mails zu schreiben. Mit Hilfe einiger cooler Werkzeuge. Weiterlesen ist und fangen Sie an, Ihren Ansatz natürlich nachzuahmen.

Wenn sie Ihre nachdenkliche E-Mail-Etikette jedoch nicht auf natürliche Weise kopieren, ziehen Sie sie hoch. Senden Sie ihnen diesen Artikel. Beschreiben Sie, wie sie antworten sollen, und erklären Sie, dass dadurch Unmengen missverstandener Nachrichten, Zeitverschwendung und Kontextverlust eingespart werden.

Es gibt wirklich keinen Nachteil.

Denken Sie, dass diese Regeln Ihnen helfen werden, den Überblick über komplexe E-Mail-Threads zu behalten? Gibt es andere Inline-Antworttipps, die Sie für hilfreich halten?

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