5 Wichtige Tools für ein produktiveres virtuelles Büro

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Ein virtuelles Büro ist ein mobiles Büro, das sich auf Ihrem Computer oder in der Cloud befindet. Wenn Ihr Job Sie nicht an einen bestimmten Ort bindet, können Sie Ihre Tools so einrichten, dass sie von überall auf der Welt aus funktionieren. Für immer mehr Menschen wird die Fernarbeit zu einer realistischen und herausfordernden Alternative zum Pendeln zur Arbeit in einem traditionellen Büro.

Während es eine unglaubliche Menge an Freiheit bietet, erfordert virtuelles und möglicherweise unterwegses Arbeiten auch große Disziplin und ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten. Ich arbeite und reise seit über einem Jahr und kann Ihnen daher ein oder zwei Dinge über die Arbeit in einem „virtuellen Büro“ erzählen.

E-Mail-Kommunikation

Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zur Produktivität. E-Mails bleiben ein unverzichtbares virtuelles Office-Tool für die professionelle Kommunikation und werden nicht so schnell ersetzt. Ihr E-Mail-Client sollte so eingerichtet sein, dass Ihre E-Mails automatisch gefiltert werden. Dies sollte Ihnen das Taggen erleichtern und sortieren Sie E-Mails, und Sie sollten in der Lage sein, online auf Ihre E-Mails zuzugreifen, falls etwas mit Ihrer passiert Computer.

Für mich, Google Mail Mit einigen benutzerdefinierten Einstellungen und mehreren aktivierten Google Labs-Funktionen werden alle diese Anforderungen erfüllt. Wir haben unzählige Artikel darüber geschrieben GMail auf MakeUseOf.

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Organisieren & Planen

Kein virtuelles Büro ist vollständig ohne einen Kalender, der Sie an Termine, Ereignisse und Termine erinnert. Aufgrund seiner nahtlosen Integration mit GMail verwende ich Google Kalender.

Die folgenden Artikel zeigen, wie Sie das Beste daraus machen können Google Kalender:

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Wenn Sie mehr Hilfe benötigen, als ein einfacher Kalender bieten kann, sollten Sie Ihr eigenes virtuelles Assistentensystem einrichten. Eine hervorragende Lösung für die Verwaltung Ihrer Rechnungen, Reisedetails und mehr ist Pageonce. Ein weiteres großartiges Werkzeug, um organisiert zu bleiben, ist Erinnere dich an die Milch, ein Tool zum Verwalten von Listen, Aufgaben und Erinnerungen online oder wo immer Sie möchten, beispielsweise in GMail.

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Direkte Kommunikation

Es ist wichtig, mit Menschen in Kontakt zu treten. Die direkte Kommunikation über Sofortnachrichten, Sprach-, Telefon- oder Videoanrufe hilft auch dabei, Informationen effizienter als per E-Mail weiterzuleiten. In jedem Fall müssen Sie direkt mit Kollegen oder Kunden kommunizieren.

Skype deckt die gesamte direkte Kommunikationsbandbreite ab. Sie können damit Sofortnachrichten, Sprach- oder Video-Chats erstellen und eine Telefonnummer anrufen.

In den folgenden Artikeln finden Sie Tipps und Tricks für Skype :

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Als Alternative zu Skype können Sie auch in Betracht ziehen Google Talk oder ooVoo.

Online-Speicherung und Freigabe von Dateien

Wenn Ihr Büro nicht nur virtuell, sondern auch in der Cloud ist, benötigen Sie ein zuverlässiges Online-Dateispeicher-Tool. Möglicherweise benötigen Sie auch ein Tool, um Dokumente mit Ihren Partnern auszutauschen oder gemeinsam zu bearbeiten. Dropbox kann all das und noch mehr.

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Hardware

Lassen Sie mich abschließend kurz auf Hardware eingehen, die sich als nützlich erweisen wird. Sie benötigen offensichtlich einen Computer und möglicherweise ein Mobiltelefon. Die Geräteauswahl hängt weitgehend von den persönlichen Vorlieben ab, oder Sie werden sich möglicherweise vollständig auf öffentliche Computer verlassen. In beiden Fällen sollten Sie zwei Zubehörteile berücksichtigen:

• Sicherung und Dateiübertragung
  Für Daten, die Sie nicht online speichern können oder möchten, erwerben Sie eine SD-Karte oder ein USB-Flash-Laufwerk mit ausreichender Speicherkapazität. Sie können auch mobile Apps auf diesen Geräten installieren, falls Sie sich auf öffentliche Computer verlassen möchten.
• Kopfhörer und / oder Headset
  Wenn Sie an einem geschäftigen und lauten öffentlichen Ort arbeiten, können gute Kopfhörer für Ihren Fokus und Ihre Gesundheit von entscheidender Bedeutung sein. Wenn Sie gelegentlich über Ihren Computer telefonieren müssen, sollten Sie sich multifunktionale Kopfhörer zulegen, die auch als Headset fungieren.

Fazit

Ein virtuelles Büro ist eine sehr individuelle Einrichtung von Computerhardware, Desktop-Software und Onlinediensten. Wie in einem herkömmlichen Büro hängen die von Ihnen ausgewählten virtuellen Bürotools stark von Ihren persönlichen Anforderungen und Vorlieben ab. Sie können die Organisation einfach und effektiv halten, aber vergessen Sie nie, Ihre Daten zu schützen und religiös zu sichern.

Welche Apps und Hardware verwenden Sie in Ihrem virtuellen Büro?

Bildnachweis: EDHAR