10 leistungsstarke Tipps und Tricks zur Produktivität für Outlook 2007

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Ich habe Microsoft Outlook als Teil der Unternehmensroutine entdeckt. Seitdem ist es für mich der De-facto-Desktop-E-Mail-Client. Ich habe möglicherweise von Internet Explorer zu Firefox, von Sony Walkman zum iPod, von Chinos zu PJs für die Arbeit zu Hause gewechselt, aber Outlook hat mich durchweg begleitet. Nennen wir es Loyalität oder Gewohnheit (oder die Tatsache, dass Google Mail das Herunterladen von Posteingängen zulässt).

Während ich es weiterhin benutze, bin ich weiterhin begeistert von seiner umfangreichen Funktionspalette. Ja, es mag für die meisten ein zu großer Overkill sein und es hat seinen Anteil an Klopfern, aber es ist nicht zu leugnen, dass es richtig eingestellt ist, es ist ein sehr ernstes Produktivitätswerkzeug.

Die heutigen E-Mail-Programme betonen, dass sich unser tägliches Leben um Kommunikation dreht. Teilen Sie E-Mails, Termine oder Tweets mit anderen oder halten Sie uns einfach mit Aufgabenlisten und Feeds auf dem Laufenden. Das E-Mail-Programm ist bereits das Nervenzentrum der meisten unserer Aktivitäten. Wenn Ihr Tag mit einem Klick auf das Outlook 2007-Symbol beginnt und damit endet, können diese Tipps und Tricks dazu beitragen, dass Sie umso mehr klicken.

Seien Sie schnell und verwenden Sie Quick Parts wieder

Quick Parts ist eine Funktion, die in Outlook 2007 und MS Word enthalten ist. Betrachten Sie es als automatischen Text in einem neuen Avatar. Wenn Sie in Ihren E-Mails wiederholt Textblöcke, Links oder Bilder verwenden, können Sie mit Quick Parts viel Tipparbeit sparen. So geht's "...

• • Öffnen Sie ein neues E-Mail-Fenster.
  • Geben Sie den häufig verwendeten Inhalt ein oder fügen Sie ihn ein.
  • Wählen Sie den Inhalt aus und klicken Sie auf Einfügen Tab. Wählen Schnelle Teile von dem Text Registerkarte der Einfügen Band.

• • Der Inhalt wird als neuer Baustein gespeichert. Sie können ihm einen neuen beschreibenden Namen geben und ihn in eine Kategorie einordnen.

• • Verwenden Sie den Inhaltsblock in jeder neuen E-Mail, indem Sie auf klicken Einfügen - Schnellteile. Ein kleines Vorschaufenster öffnet sich, in dem Sie zwischen den gespeicherten Schnellteilen wählen können.

Erforschen Sie diese Funktion weiter. "... das spart Zeit.

Mit Ribbon-Verknüpfungen können Sie schnell zeichnen

Bist du schnell mit der Maus oder den Tasten? In jedem Fall lohnt es sich, Tastaturkürzel zu kennen. Mit Gewohnheit werden wir schneller damit. Die Office-Suite hat eine raffinierte Möglichkeit gefunden, Tastaturkürzel ohne Überfall zu verwenden. Probieren Sie es aus, indem Sie ein neues E-Mail-Fenster öffnen.

• Drücken Sie die Alt Taste, um die Blasen der Schlüsseltipps für jede Registerkarte anzuzeigen.

• Drücken Sie die Taste für eine Registerkarte, um zu dieser Registerkarte zu wechseln. Drücken Sie zum Beispiel N. für die Einfügen Tab. Eine Presse der Alt erneut und Sie erhalten die Schlüsselblasen für alle Befehle auf der Registerkarte. Zum Beispiel drücken P. in dem Einfügen Die Registerkarte wird geöffnet Bilder. Ein paar Tage und ein paar Anwendungen später können Sie Ihre Maus fallen lassen.

• Hängen Sie Out-Not-Disturb an Outlook, indem Sie neue Nachrichtenwarnungen deaktivieren. Ständige Benachrichtigungen über neue E-Mails sind ein Produktivitätskiller. Es ist also immer besser, es zu deaktivieren, wenn Sie dies wünschen.

• Gehe zu Extras - Optionen - E-Mail-Optionen - Erweiterte E-Mail-Optionen.

• Deaktivieren Sie die Optionen wie im folgenden Screenshot gezeigt:

Klicken okay und du wirst in Frieden gelassen werden.

Befestigen Sie und senden Sie in einem glatten Fluss

Die meisten von uns nehmen normalerweise die Datei anhängen Route zum Senden von Anhängen mit Outlook. Der schnellere Weg zum Senden von Anhängen ist das einfache Kopieren und Einfügen.

• Öffnen Sie Outlook in Ihrem Posteingang.
• Kopieren Sie ein oder mehrere Dokumente aus dem Quellordner.
• Lass es in die Posteingang Aussicht. Eine neue Mail wird mit Ihren angehängten Dokumenten geöffnet. Ein einzelner Anhang enthält den Namen der Datei im Betrefffeld, während mehrere Anhänge die Betreffzeilenbank enthalten.

• Alles, was Sie tun müssen, ist, die anderen Details zu vervollständigen und sie zu senden.

Sehen Sie sich Ihre Anhänge an, bevor Sie sie speichern oder öffnen

Die Funktion zur Vorschau von Anhängen in Outlook selbst spart viel Zeit, da sie im Gegensatz zu früheren Editionen nicht separat geöffnet werden müssen. Ein kurzer Blick und Sie können entscheiden, ob Sie es speichern oder loswerden möchten. Beachten Sie, dass dies nur für Anwendungen funktioniert, auf denen Vorschau installiert ist (für PDF-Dateien nicht).

Standardmäßig sind MS Office-Vorschaubilder (einschließlich Bildvorschau) installiert. Das XPS Essentials Pack (für XPS-Dateien) für Windows Vista und Windows XP muss separat heruntergeladen werden.

Die Vorschau ist so einfach wie das Klicken mit der rechten Maustaste auf den Anhang und das Auswählen Vorschau. Nach der Vorschau der Datei können Sie diese speichern.

Finden Sie die Nadel im Heuhaufen mit Instant Search und Advanced Search

MS Outlook 2007 bietet zwei verschiedene Möglichkeiten zum Suchen nach E-Mails, Dokumenten und Dateien.

Sofortige Suche Wie der Name schon sagt, wird das gesuchte Element beim Beginn der Eingabe mit dem Suchbegriff abgeglichen. Innerhalb jedes Elements wird der Suchbegriff gelb hervorgehoben. Sie können einige Suchoptionen konfigurieren, indem Sie auf den durchgezogenen Abwärtspfeil klicken. Sie können Ihre Suche mithilfe von optimieren Abfrage Ersteller. Die Sofort-Suche ist Teil der Windows Desktop-Suche, die alle Inhalte auf dem Computer indiziert.

Erweiterte Suche ist wirklich für diese sehr kleine Nadel im Heuhaufen. Rufen Sie die erweiterte Suche auf, indem Sie auf drücken STRG + UMSCHALT + F.. Sie haben viele Optionen, die Sie in den drei Registerkarten der Box verwenden können. Eine Kombination einiger Kriterien führt zu präzisen und schnellen Ergebnissen.

Vermeiden Sie den früheren Punkt, indem Sie spezielle E-Mails nach Farbe markieren

Wichtige E-Mails von wichtigen Absendern sollten sich von dem Chaos abheben, das normalerweise in unserem Posteingang herrscht. Am einfachsten ist es natürlich, sie in eine separate Kategorie einzuteilen. Der zweitleichteste visuell auffällige Weg besteht darin, sie durch Farbe zu markieren.

Wählen Sie eine Nachricht aus dem wichtigen Kontakt. Klicken Sie im Menü auf Tools - Organisieren. Dies öffnet einen Abschnitt oben.

Wählen Sie die zweite Option - Farben verwenden. Wählen Sie Ihre bevorzugte Farbe und klicken Sie auf Farbe auftragen. Sie können auch eine Farbe für auswählen Nur an mich gesendete Nachrichten anzeigen als Möglichkeit, Nachrichten zu markieren, die nur für Sie und nicht für Gruppenmailings bestimmt sind. Weiter können Sie auf klicken Automatische Formatierung um mehr Regeln anzuwenden und eine andere Schriftart zu verwenden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen [X] nachdem du fertig bist.

Geben Sie Ihren alten E-Mails einen neuen Namen

Wir haben alle "Threads" von E-Mail-Konversationen in unserem Posteingang. Mails, die mit einem „Hallo“ im Betrefffeld begannen und nach einigen Gesprächen anfingen, über etwas Wichtiges wie eine neue Gehaltsaufschlüsselung zu diskutieren. Der Inhalt hat sich verschoben, aber die Betreffzeile des Starters tut nichts für uns. Das Ändern der Betreffzeile, um den Inhalt wiederzugeben, ist eine bewährte Methode, insbesondere wenn Sie Hunderte von E-Mails in Outlook archiviert haben. Das Ändern der Betreffzeile ist glücklicherweise so einfach wie beim ersten Mal.

Öffnen Sie die E-Mail mit der Betreffzeile, die geändert werden muss, in a neues Fenster.

Setzen Sie den Cursor auf die Betreffzeile und geben Sie den neuen entsprechenden Betreff ein. Bestätigen und schließen.

Suchen Sie Tweeter einen Platz in Outlook

Einige sagen, dass E-Mails ein alter Hut sind. Jetzt ist alles Twitter. Ich bin anderer Meinung, aber wir müssen diesen kleinen Nachrichten auch eine Ecke geben, weil es ein Jargon ist, den wir jetzt sprechen. TwInbox ist ein kleines Plug-In mit einer Größe von 460 KB, das in Outlook 2003 und 2007 als Twitter-Symbolleiste integriert ist.

Es stellt eine Verbindung zu Ihrem Twitter-Konto her und ermöglicht Ihnen die Vorschau aller Nachrichten in einen Ordner. Genau wie bei vielen Twitter-Tools können Sie damit im Grunde alles tun, was Sie auf einer Twitter-Seite tun würden. TwInbox verkürzt auch lange URLs über TinyURL. Das Entwicklerseite scheint ausgefallen zu sein, aber Sie können eine Kopie von herunterladen Hier.

Google füttert Outlook

Das Verknüpfen von RSS-Feeds aus Google Reader mit Outlook 2007 (oder 2003) erfolgt in drei Schritten.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den RSS-Feed-Ordner in Outlook und klicken Sie auf Eigenschaften.

Klicke auf das Startseite Tab. Prüfen Standardmäßig Startseite für diesen Ordner anzeigen.

Kopieren Einfügen der Google Reader URL - http://google.com/reader

Klicke aufAnwendenundokayschließen.

Outlook 2007 ist eine große Software für sich. Diese zehn Spitzen sind wahrscheinlich nur eine Spitze des Eisbergs. Aber hoffentlich haben sie dazu gedient, die besseren Eigenschaften eines seriösen E-Mail-Clients zu veranschaulichen.

Was sind die Tipps und Tricks für Ihr Haustier? Welche nennen Sie Ihre Produktivitätssteigerer? Oder welche wünscht du dir Outlook? Lassen Sie es uns in ein oder zwei Zeilen wissen.

Bildnachweis: Daniel F. Pigatto