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Wenn Sie geschäftlich unterwegs sind, wissen Sie wahrscheinlich, wie mühsam es sein kann, die Ausgaben für Reisen, Essen, Hotel und Unterhaltung im Auge zu behalten. Oft müssen Sie daran denken, Belege zu erhalten, diese zu erfassen und Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation eine Spesenabrechnung zu erstellen. Mit ExpenseCloud, einem neuen Onlinedienst und einer neuen mobilen App, sparen Sie möglicherweise eine Menge Zeit.
ExpenseCloud funktioniert ähnlich wie der beliebte persönliche Finanzdienst Mint.com. Mit ExpenseCloud können Sie Transaktionen von Ihren Online-Kredit- und Debitkartenkonten importieren oder Ausgaben manuell hinzufügen und am Ende eine Spesenabrechnung zur Genehmigung erstellen.
Obwohl Premium-Zahlungsoptionen für ExpenseCloud für Unternehmen mit mehreren Konten am nützlichsten sind, kann das kostenlose Konto für Einzelpersonen auch für Lehrer nützlich sein. Freiberufler, Regierungsangestellte und dergleichen, die möglicherweise kein Unternehmenskonto haben, aber die Ausgaben im Auge behalten und eine Spesenabrechnung erstellen müssen, auch für steuerliche Zwecke Zwecke.
Wie es funktioniert
ExpenseCloud ist eine plattformübergreifende mobile App für iPhone, Blackberry und Android. Nach der Registrierung Ihres Kontos können Sie ExpenseCloud direkt verwenden. Die Benutzeroberfläche des Startbildschirms besteht aus einer einfachen Sammlung von Dateneingabetasten zum Aufzeichnen von Parkgebühren, Hotelkosten, Kilometerstand, Unterhaltung, Flugreisen, Mahlzeiten und anderen Ausgaben.
Wenn Sie auf eine Kategorie tippen, können Sie manuell eine Ausgabe hinzufügen, die Datenfelder für Betrag, Datum und Händler enthält, und wenn eine Ausgabe abrechnungsfähig oder vorausbezahlt ist. Wenn Sie nach Übersee reisen, können Sie auch die von Ihnen verwendete Währung angeben.
Da sich ExpenseCloud auf Ihrem iPhone befindet, können Sie mit der integrierten Kamera Fotos von Belegen aufnehmen. Die iPhone-Kamera erfasst Dokumente noch besser als einige Scanner. Mit ein wenig Übung dauert es weniger als 30 Sekunden, um eine Quittung aufzunehmen und auf Ihrem iPhone zu speichern. Sie können die grüne Schaltfläche Hinzufügen in ExpenseCloud verwenden, um die Kamera zu aktivieren oder ein vorhandenes Foto einer Quittung in Ihrer Bibliothek hinzuzufügen.
Mit ExpenseCloud können Sie Daten natürlich manuell eingeben, wie Sie es möglicherweise tun, wenn Sie Belege speichern und Elemente mit Stift und Papier protokollieren. ExpenseCloud funktioniert jedoch wie eine Tabelle. Wenn Sie also Daten manuell eingeben, wird ein detaillierter Bericht bereitgestellt, in dem alle Daten für Sie berechnet werden, wodurch die Genauigkeit erhöht wird. Alle Eingaben, die Sie in der mobilen Version von ExpenseCloud vornehmen, werden mit Ihrem Online-Konto synchronisiert und umgekehrt.
Ausgaben für den automatischen Import
ExpenseCloud funktioniert ähnlich wie Mint.com, da es mit Ihren persönlichen Kredit- und Debitkartenkonten verknüpft und heruntergeladen werden kann Transaktionen auf Ihr ExpenseCloud-Konto, wodurch die manuelle Eingabe von Daten entfällt, außer natürlich, wenn Sie bezahlen mit Bargeld.
Der automatische Import ist eine nützliche Zeitersparnis, insbesondere wenn Sie viele geschäftliche Reisen unternehmen, bei denen Sie Ihre Ausgaben verwalten und melden müssen. Wie bei Mint können Sie und andere Personen beim Zugriff von ExpenseCloud auf Ihre Kreditkonten keine Änderungen mit ExpenseCloud vornehmen. Ihre Transaktionen werden nur zu Berichtszwecken heruntergeladen.
Spesenabrechnungen
Die enorme Zeitersparnis besteht darin, dass Sie Belege sammeln und sortieren, Ihre Ausgaben berechnen und eine Spesenabrechnung erstellen müssen. ExpenseCloud erledigt diese Aufgaben für Sie. Nachdem Sie von Ihrer Reise zurückgekehrt sind, können Sie sogar noch nicht erfasste Ausgaben hinzufügen und dann einfach Ihren Bericht erstellen, der als PDF exportiert oder direkt per E-Mail an die Buchhaltung gesendet werden kann.
Wenn Sie Fotokopien Ihrer Quittungen erstellen, werden diese natürlich auch Ihrem Bericht hinzugefügt.
Preisgestaltung
Größere Unternehmen werden wahrscheinlich ExpenseCloud-Konten für ihre Mitarbeiter einrichten, aber es gibt auch kostenlose und kostengünstige Einzeloptionen. Der kostenlose Plan beinhaltet den automatischen Import von Ausgaben, die Berichtsfunktionen und die Nutzung der kostenlosen mobilen App wird mit Ihrem Online-ExpenseCloud-Konto synchronisiert und in andere Kontosoftware wie z Quickbooks.
Bei mobilen Technologien wie ExpenseCloud gibt es kaum einen Grund, sich an die veralteten Papierbelege und die Protokollblattmethode zur Kostenverfolgung zu halten. Teilen Sie uns Ihre Meinung zu ExpenseCloud mit. Ist es ein Service, von dem Sie glauben, dass Sie ihn nutzen könnten?
Bakari ist freiberuflicher Schriftsteller und Fotograf. Er ist ein langjähriger Mac-Benutzer, Jazz-Musik-Fan und Familienvater.
