So stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Signatur nicht den falschen Eindruck vermittelt

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Abschied zu nehmen ist so schwer, oder? Es ist unangenehm und manchmal unangenehm. Nun, es gibt möglicherweise keine Anweisungen für diese Situationen, aber zumindest können wir einige Anweisungen anbieten, wie Sie sich in einer E-Mail verabschieden können, ohne sich unbehaglich zu fühlen.

Ein E-Mail Signatur Auch Sie können von der Leistungsfähigkeit von E-Mail-Signaturen profitierenEine Unterschrift sagt etwas über eine Persönlichkeit aus. So wie zwei Menschen kaum gleich schreiben, unterschreiben sie auch unterschiedlich. So entstand die "Wissenschaft" der Graphologie. Aber das digitale Zeitalter und die E-Mail ... Weiterlesen ist in jeder Hinsicht Ihr "Auf Wiedersehen". Es geht nicht darum, ob Sie jemanden umarmen oder ihm einen Handschlag geben. Es geht nicht darum, ob Sie ihnen nur Ihren Namen geben oder ihnen Ihre Visitenkarte mit all Ihren Kontaktinformationen geben. So machen Sie Eindruck. Oder nicht.

In diesem Artikel werde ich die fünf wichtigsten Lektionen vorstellen, die ich in den letzten Jahrzehnten gelernt habe, in denen ich mit Menschen im Internet kommuniziert habe. Interessanterweise gibt es seit diesen frühen E-Mails die Dilemmata, die mit E-Mail-Signaturen verbunden sind In den 1960er Jahren wurden Nachrichten über BitNet und FidoNet oder sogar über das CTSS-Mailsystem des MIT gesendet, aber ich abschweifen.

E-Mail ist schon sehr lange bei uns. Wie machst du es richtig? Wie können Sie sich abmelden, ohne wie ein Snob auszusehen, aber auch genügend Informationen anbieten, damit die Leute wissen, wer und was Sie sind? Lass uns anfangen. Wenn wir fertig sind, haben Sie eine ziemlich gute Vorstellung davon, was Sie mit Ihrer eigenen E-Mail-Signatur tun möchten.

Was soll eine E-Mail-Signatur tun?

Heutzutage habe ich beim E-Mail-Versand von Personen drei verschiedene „Ebenen“ der E-Mail-Signatur. Warum? Nun, es gibt drei Ebenen von Beziehungen, die abgedeckt werden müssen - von einer kurzen Notiz an einen Freund bis hin zu einer formellen geschäftlichen E-Mail-Nachricht an ein Unternehmen. Drei Variationen sind wirklich alles, was Sie brauchen, und der Zweck dieser sollte der folgende sein:

1. Ein schnelles Lächeln - Diese Signaturversion sendet schnelle E-Mails an Freunde oder Kollegen, die Sie mehrmals täglich per E-Mail senden.

2. Lächeln und ein Händedruck - Diese Signaturversion sendet längere E-Mails an Arbeitskollegen, bei denen Ihre E-Mail nur ein wenig formeller sein muss.

3. Ein fester Händedruck und eine Visitenkarte - Dies ist für Zeiten gedacht, in denen Sie eine formelle geschäftsbezogene E-Mail schreiben und Ihren Titel und alle Ihre Kontaktinformationen angeben müssen.

Für jede dieser Arten von E-Mail-Signaturen gelten ungeschriebene Regeln. Zerbrich sie und es wird nicht das Ende der Welt sein. Wenn Sie jedoch einen besonders guten Eindruck hinterlassen möchten, sollten Sie einige dieser Tipps für jede Art von E-Mail beachten, die Sie senden.

Die Quick Smile Signatur

Sie benötigen nicht immer eine E-Mail-Signatur. Zumindest brauchen Sie nicht immer eine formelle. Dies ist genau so, als würden Sie an einem Kollegen im Flur vorbeigehen. Sie sehen sie mehrmals am Tag. Sie nehmen an denselben Besprechungen teil. Müssen Sie sie wirklich mit einem Handschlag im Flur begrüßen? Nein; Meistens ist es ein kurzes "Hey Fred" und ein Lächeln, wenn überhaupt. Wenn Sie einem Kollegen schnell eine E-Mail senden, um ihn um Rat oder ein Trinkgeld zu bitten, benötigen Sie möglicherweise überhaupt keine Unterschrift. Wenn Sie das Bedürfnis haben, sich abzumelden, können Sie meinen Ansatz wählen, nur Ihren Namen mit einem Bindestrich vorangestellt. Keine Notwendigkeit für blumige Zitate oder aufwändige Titel. Die Person weiß, wer Sie sind, was Sie sind und alles, was über Ihren Namen hinausgeht, wäre unangenehm. Betrachten Sie es als ein einfaches Gespräch des Wasserkühlers, das Sie normalerweise mit etwas wie "Okay, fangen Sie uns später!" Beenden. und eine schnelle Welle. Es wird nichts mehr benötigt.

Lächeln und ein Händedruck

Die andere Art der Unterschrift ist eine Art Hybrid zwischen formell und informell. Dies ist die schwierige Frage, um richtig zu machen. Dies können Kollegen sein, denen Sie eine E-Mail mit halbformalen Geschäftsanfragen senden möchten, aber Sie möchten nicht, dass sie glauben, dass Sie als steif empfunden werden. Sie müssen die Wichtigkeit der E-Mail schätzen, aber Sie möchten nicht, dass sie sich fragen, ob Sie tatsächlich noch Freunde sind. Hier kommt die sehr subtile Signatur ins Spiel. Diese sind normalerweise kleiner und in der Fußzeile der E-Mail selbst fast unbemerkt. Einer der besten Ansätze hierfür ist eine Signatur, die ich als „Einzeiler“ bezeichne.

In dieser Version werden alle Informationen mit einem "|" Charakter. Dies kann so einfach sein wie eine Adresse oder E-Mail, Telefonnummern, Handynummern oder was auch immer. Es sollte kurz sein, nur ein paar notwendige Informationen enthalten, und das war's. Ich habe sogar gesehen, dass einige Leute diese Signatur in einer Schriftart erstellt haben, die schwächer ist als der Rest der E-Mail - möglicherweise in Grau. Ein anderer Ansatz, den ich bemerkt habe, ist ein sehr kurzer Zweiliner. Grundsätzlich ein Name und eine Kontaktform, die eine einzelne Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse sein können.
Dies ist natürlich für Empfänger gedacht, die bereits wissen, wer Sie sind, mit welchem ​​Unternehmen Sie zusammenarbeiten und ihnen nur eine von vielen Korrespondenz-E-Mails senden. Es vermittelt das "Gefühl" einer freundlichen E-Mail, aber wenn die Person Sie kontaktieren muss und Ihre Nummer möglicherweise nicht gespeichert hat ihre Rolodex (verwenden die Leute diese immer noch ???), dann finden Sie Ihre Kontaktinformationen am Fuß der E-Mail direkt darin erreichen.

Ein formeller Händedruck

Natürlich gibt es Zeiten, in denen Sie jemandem außerhalb des Unternehmens eine E-Mail senden, oder vielleicht sind Sie es E-Mail an jemanden innerhalb des Unternehmens über etwas Offizielles, für das das Gespräch erforderlich ist formal. Es ist, als würden Sie ein formelles Outfit tragen, wenn Sie an einer Preisverleihung für Ihre Kollegen teilnehmen. Bevor ich erläutere, was Sie in diesen Fällen tun sollten, ist es lehrreicher, zunächst zu erläutern, was nicht zu tun ist. Ja, Sie sollten Kontaktinformationen wie Ihren Firmennamen, Ihre Website und Ihre E-Mail-Adresse angeben, müssen diese jedoch nicht übertreiben. Müssen wirklich vier verschiedene Telefonnummern angegeben werden, einschließlich eines Faxgeräts?

Nein, geben Sie genügend Kontaktinformationen an, damit Sie auf verschiedene Weise Kontakt aufnehmen können - per E-Mail, Telefon oder sogar über eine Website -, aber lassen Sie sich nicht mitreißen. Wenn Sie eine Liste mit Telefonnummern bereitstellen, sieht es so aus, als wären Sie so mobil, dass Sie nie in Ihrem Büro sind und zu schwer zu erreichen sind.

Ein weiterer häufiger Fehler ist die Selbstdarstellung. Leute wie diese überladen ihre E-Mail-Signaturen mit ihren Social-Networking-Konten bis zu einem Punkt, an dem die Signatur mehr als 10 Zeilen lang und größtenteils mit Selbstmarketing gefüllt ist.

Eine andere Möglichkeit, einen schrecklichen Eindruck zu hinterlassen, besteht darin, in Ihrer E-Mail-Adresse alle möglichen funky Farben und Schriftarten zu verwenden. Es ist schwierig, so etwas durchzuziehen, da die Farben übereinstimmen müssen und die Schriftarten richtig aussehen müssen. Leider haben viele Menschen keine Ahnung, wie sie Farben richtig zuordnen sollen, und ihre E-Mail-Signatur sieht aus wie etwas aus einer Willy Wonka-Fabrik.

Diese Art von Clownsignatur ist unprofessionell und jeder, an den Sie sie senden, wird denken, dass Sie keine Ahnung haben, was Sie tun, egal in welchem ​​Bereich Sie sich befinden. Vermeiden Sie also extravagante Farben. Halte es einfach.

Was Sie richtig machen können

Wie sieht eine gute formelle E-Mail-Signatur aus, wenn Sie einen guten Eindruck hinterlassen möchten? Gehen Sie mit den grundlegenden Informationen um, halten Sie die Formatierung und den Stil einfach und übertreiben Sie es nicht mit Informationen.

Hier ist ein Beispiel. Diese enthält 4 Zeilen - Name, Firma, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Das ist es.

Diese Person verwendete nur einfachen Text, und wenn sie nur vier Zeilen lang ist, wirkt sie edel und professionell.

Mit meiner eigenen Adresse gehe ich noch einen Schritt weiter, um die Signatur bescheiden zu halten, indem ich Kursivschrift verwende und sie dunkelgrau verblasse. Wenn Sie den Farbton heller als der E-Mail-Text selbst halten, wird dem Empfänger mitgeteilt, dass Sie Ihre eigenen Informationen als sekundär zur Nachricht selbst betrachten. Es ist ein subtiler Hinweis auf Demut.

Außerdem sollten Titel nur verwendet werden, wenn sie für das jeweilige Gespräch relevant sind. Bei den meisten Korrespondenz im Zusammenhang mit meiner eigenen Website müssen die Benutzer wissen, dass ich der Eigentümer der Website bin. Daher ist der Titel wichtig. Es sind nur genügend Informationen für einen schnellen Kontakt enthalten - E-Mail und Telefonnummer, fertig.

Ein weiteres Beispiel ist die Signatur, die ich für die interne und externe Korrespondenz von MakeUseOf verwende.

Hier habe ich tatsächlich zwischen der Verwendung des Titels und der Nicht-Verwendung gewaffelt. Dies ist normalerweise nur in der externen E-Mail-Kommunikation wichtig und in einigen internen Kommunikationen nur unwesentlich. Ich begann mit zwei Versionen - eine für externe und eine für interne -, hatte es aber satt, manuell zwischen den beiden zu wechseln, und entschied mich, bei der obigen zu bleiben. Auf die Gefahr hin, als selbst wichtig zu wirken, bleibt es verblasst und zweitrangig. Es wird auch das "|" Zeichen oben erwähnt, ein kleiner Farbtupfer, um den Namen der Website hervorzuheben, und ich entschied mich, fett zu sein und eine fünfte Zeile für ein Zitat hinzuzufügen.

Kommen mit die perfekte E-Mail-Signatur 6 Tipps, um mehr aus Signaturen in Google Mail herauszuholen Weiterlesen Das stellt dar, wer Sie sind, was Sie tun und wie Sie Kontakt aufnehmen können. Sie können einige Versuche unternehmen, aber sobald Sie es erhalten haben Richtig, es fühlt sich gut an zu wissen, dass Sie in jeder von Ihnen gesendeten E-Mail-Korrespondenz Ihren besten Beitrag leisten aus.

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Bildnachweis: Geschäftspaar über Shutterstock