Verwendung von Outlook für die einfache Aufgaben- und Projektverwaltung

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Wenn Sie an einem kleinen Projekt, als Freiberufler oder in einem Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern arbeiten, kann Outlook 2016 Ihnen helfen Verwalten Sie Ihre Projekte und Aufgaben ohne die Notwendigkeit von umfangreicher Software. Mit einfachen Anpassungen am Aufgabenbereich können Sie Erinnerungen und Fälligkeitstermine festlegen, Aufgaben zuweisen und die Zeit einfach verfolgen.

Warum Outlook für Projekte und Aufgaben verwenden?

Für große Projekte verwenden Projektmanager und größere Unternehmen professionelle Software wie Microsoft Project oder Basecamp, einige der besten Projektmanagement-Tools, um diese Aufgabe zu erledigen. Sie bieten die umfangreichen Funktionen, die für die Organisation und Verwaltung erfolgreicher Projekte erforderlich sind.

Für kleine Projekte, Freiberufler oder Teams von einem oder zwei Personen verfügt Microsoft Outlook jedoch über die wesentlichen Funktionen, die erforderlich sind, um in einer untergroßen Situation erfolgreich zu sein. Hier sind nur einige der grundlegenden Funktionen, die es enthält:

• Anpassbare Aufgabenfelder
• Zuweisbare Aufgaben
• Hilfreiche Erinnerungen
• Zeiterfassung
• Status Updates
• Priorisierung und Kategorisierung
• Exportfunktion

Wie können diese Outlook-Funktionen verwendet werden?

Passen Sie mit Feldern an, die Sie benötigen

Sie können Felder im Aufgabenbereich einfach hinzufügen und entfernen. Um beispielsweise die Zeit zu verfolgen, können Sie die tatsächliche Arbeit und die Gesamtarbeit hinzufügen. Für die Statusverfolgung können Sie den prozentualen vollständigen und benutzerdefinierten Status hinzufügen.

Um Ihre Felder auszuwählen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Spalten und wählen Sie Feldauswahl. Ziehen Sie dann einfach die gewünschten Felder per Drag & Drop in den Spaltenbereich.

Aufgaben einfach zuweisen

Wenn Sie mit einem Partner oder einem Mitarbeiter zusammenarbeiten, ist es einfach, sich gegenseitig Aufgaben zuzuweisen. Öffnen Sie die Aufgabe und wählen Sie in der oberen Navigation aus Aufgabe zuweisen. Drücke den Zu Klicken Sie auf die Schaltfläche, um Ihre Kontaktliste zu öffnen, wählen Sie den Empfänger aus und klicken Sie auf Zu Schaltfläche im Popup-Fenster. Dadurch wird Ihr Kontakt in die Aufgabe eingefügt und sobald Sie darauf klicken Sendenwird die Aufgabe auf dem Weg zum Empfänger sein.

Sie können auch ein Feld für einfügen Teamaufgabe dazu gehören einfache Häkchen und ein Zugewiesen an Feld auf einen Blick zu sehen, wessen Verantwortlicher.

Erinnerungen einrichten

Wie bei jeder Aufgabenanwendung sind Erinnerungen unverzichtbare Werkzeuge. In Microsoft Outlook können Sie Ihre Erinnerungen anpassen, indem Sie Datum, Uhrzeit und einen bestimmten Sound auswählen, wenn Sie möchten. Die Datumsauswahl erfolgt in einem Kalenderformat und die Zeitauswahl erfolgt in Schritten von 30 Minuten.

Zeit verfolgen

Für Freiberufler oder andere, die Kunden stundenweise belasten, ist die Zeiterfassung ein Muss. Mit Microsoft Outlook können Sie beide verwenden Eigentliche Arbeit und Gesamtarbeit Felder oder nur eines davon, je nach Ihren genauen Anforderungen. Beispielsweise können Sie die tatsächliche Arbeit für den abrechnungsfähigen Betrag und die Gesamtarbeit für die gesamte für die Aufgabe aufgewendete Zeit verwenden. In beiden Feldern wird die Zeit in Dezimalstunden aufgezeichnet.

Status aktualisieren

Microsoft Outlook enthält sowohl prozentuale Abschluss- als auch Statusfelder, um Ihre Projekte und Aufgaben auf dem Laufenden zu halten. Wie bei der Zeiterfassung können Sie je nach Wunsch beide oder nur einen verwenden.

Die gemeinsame Verwendung hat den Vorteil, dass das Statusfeld automatisch angezeigt wird, wenn Sie beispielsweise eine Aufgabe als zu 100 Prozent erledigt markieren Abgeschlossen und die Aufgabe wird durchgekratzt.

Das Statusfeld enthält auch Auswahlmöglichkeiten für "In Bearbeitung", "Warten auf eine andere Person" und "Zurückgestellt". Diese Optionen können sehr hilfreich sein, um auf dem richtigen Weg zu bleiben.

Verwenden Sie Priorisierung und Kategorisierung

Die Verwendung des Prioritätsfelds ist ein weiteres großartiges Werkzeug zum Anzeigen Ihre wichtigsten Artikel Das 3-Strike-System: So priorisieren Sie Ihre To-Do-ListeKommen Sie nicht durch Ihre To-Do-Liste? Das Problem ist möglicherweise nicht Ihre Produktivität, sondern nur Ihre Prioritäten. Lassen Sie uns lernen, wie Sie die Aufgabenliste priorisieren und die Dinge erledigen. Weiterlesen auf einen Blick. Elemente mit hoher Priorität werden mit einem roten Ausrufezeichen und Elemente mit niedriger Priorität mit einem blauen Abwärtspfeil angezeigt. Sie können auch eine hinzufügen Benutzerdefinierte Priorität Feld bei Bedarf.

Die Kategoriefunktion in Microsoft Outlook ist auch praktisch, um bestimmte Aufgabentypen auf einen Blick zu erkennen. Standardmäßig werden die Kategorien nach ihrer Farbe benannt, es ist jedoch hilfreich, sie in aussagekräftigere Namen zu ändern. Beispielsweise können Sie die grüne Kategorie für alle Finanzaufgaben verwenden und als solche benennen. Sie können Ihre eigenen Kategorien erstellen und auch die Farbe auswählen.

Exportieren Sie Ihre Daten

Wenn Sie Ihre Aufgaben in eine Tabelle exportieren möchten, Es ist ein einfacher Prozess So exportieren Sie Outlook-Kontakte nach überallMüssen Sie Ihre Outlook-Kontakte exportieren und sind sich nicht sicher, wo Sie anfangen sollen? Wir zeigen Ihnen, wie Sie aus Outlook exportieren und in Ihr Ziel importieren können. Weiterlesen . Wählen Sie zunächst aus Datei > Öffnen & Exportieren > Import Export. Wenn das nächste Fenster geöffnet wird, wählen Sie In eine Datei exportieren in der Liste der Auswahlmöglichkeiten. Sie können dann zwischen zwei Dateitypen wählen. Kommagetrennte Werte (.csv) oder Outlook-Datendatei (.pst).

Die Option Kommagetrennte Werte ist eine häufig verwendete Option. Sie können die Felder für einen sauberen Übergang zuordnen und die Datei kann hochgeladen oder in Datenbanken und Tabellen importiert werden. Wenn Sie eine einfache Sicherung Ihrer Outlook-Aufgaben erstellen möchten, kann die Outlook-Datendatei ausgewählt werden.

Wählen Sie im nächsten Schritt die Aufgaben Ordner aus der Liste der Optionen und klicken Sie auf Nächster. Sie können dann bei Bedarf den Dateinamen und den Speicherort anpassen. Sie werden dann Ihren Export abschließen. Sie können auf die klicken Benutzerdefinierte Felder zuordnen Klicken Sie bei Bedarf zuerst auf die Schaltfläche, um die Felder in Ihrer Datei zu ändern. Dieser Schritt ist optional. Klicken Fertig und Sie werden aufgefordert, einen Datumsbereich für die zu exportierenden Aufgaben einzugeben.

Weitere praktische Funktionen

Zur Vereinfachung der Verwendung bieten die Aufgaben in Microsoft Outlook zusätzliche praktische und nützliche Funktionen, die Sie bei Ihren Projekten und Aufgaben unterstützen.

• Nach einer beliebigen Spalte sortieren.
• Ziehen und Ablegen, um die Spalten neu anzuordnen.
• Senden Sie mit einem Klick einen Statusbericht für eine einzelne Aufgabe.
• Im Abschnitt mit den Aufgabendetails finden Sie Stunden, Rechnungsinformationen und Unternehmen.
• Filtern Sie alle Aufgaben nach Schlüsselwort, Status oder Zeit.

Ist die Synchronisierung von mobilen Apps verfügbar?

Derzeit enthält die mobile Microsoft Outlook-App keine Aufgabenfunktion. Wenn Sie Ihre Outlook-Aufgaben jedoch unterwegs synchronisieren müssen, gibt es glücklicherweise Apps, die Sie für Android oder iOS verbinden können.

• Denken Sie daran, die Milch (Pro-Version), Android und iOSJährlich 39,99 USD
• Aufgaben und Hinweise für MS Exchange (Exchange-Konto erforderlich), Android, $4.99
• SymTasks - Outlook Tasks Sync, Android [Nicht mehr verfügbar]
• TaskTask für Microsoft Outlook und Google Tasks, iOS, $4.99
• Todo Exchange-Aufgaben (Exchange-Konto erforderlich), iOS [Nicht mehr verfügbar]

Für zusätzliche mobile Optionen, die mit a Projektmanagement-App für Mac 5 Benutzerfreundliche Projektmanagement-Tools für MacMöchten Sie Projekte auf Ihrem Mac verwalten? Hier sind die einfachsten Projektmanagement-Apps unter macOS für Aufgaben jeder Größe. Weiterlesen Schauen Sie sich diese Tools an:

Haben Sie Outlook-Aufgaben für kleine Projekte ausprobiert?

Die Verwendung der Aufgabenfunktion von Microsoft Outlook funktioniert nicht für alle oder jedes Projekt. Wenn Sie jedoch bereits Microsoft Outlook-Benutzer sind und nur ein einfaches Tool benötigen, funktioniert es gut.

Weitere Informationen finden Sie unter Einige wenig bekannte Funktionen von Outlook 10 versteckte Funktionen von Microsoft Outlook, die selten verwendet werdenMicrosoft Outlook bietet eine Vielzahl von Funktionen. Verwenden Sie diese weniger bekannten Outlook-Funktionen und verbessern Sie Ihren E-Mail-Workflow Weiterlesen . Und wenn Sie nach einem speziellen Tool zur Aufgabenverwaltung suchen, dann diese plattformübergreifende Aufgabenlisten-Apps 8 Aufgabenlisten-Apps, die auf allen Ihren Geräten synchronisiert werdenWählen Sie eine dieser hervorragenden Aufgaben-Apps, wenn Sie Ihre Aufgaben und Checklisten auf allen Ihren Geräten synchronisieren möchten. Weiterlesen sind sicher zu helfen sowie monday.com für Projekte mit Teamzusammenarbeit Wie monday.com Ihre Teamzusammenarbeit verbessern kannmonday.com bietet leistungsstarke Tools für die Zusammenarbeit und Organisation Ihres Teams. Hier ist, warum Sie es versuchen sollten. Weiterlesen .